2 НДФЛ сотруднику при увольнении

Автор: | 02.05.2019

Содержание

Справки, которые выдаются работнику при увольнении

Какие справки выдаются работнику при увольнении? Нужно знать, что по письменному заявлению сотрудника каждый работодатель должен в течение трёх рабочих дней выдать человеку копии всех запрашиваемых документов, которые касались выполнения им своих должностных обязанностей до момента увольнения. Это могут быть разного рода распоряжения и расчёты: приказы о приёме и увольнении, решение о дисциплинарном взыскании или поощрении, справки о размере зарплаты или уплате страховых взносов, в общем, всё, что человек посчитал нужным получить на руки.

Единственное, что руководитель организации или должностное лицо не обязаны выдавать увольняемому, — рекомендательное письмо для следующей работы. Это может быть сделано только по желанию непосредственного руководителя или директора предприятия. Поэтому по данному вопросу нужно обращаться лично, делается это обычно в устной форме. При этом заверять рекомендательные письма необязательно. А вот указать контактный номер того, кто давал рекомендацию, нужно.

Общие требования к справкам и копиям — нюансы подготовки

Документы при увольнении от работодателя прописываются в заявлении. Кадровики не обязаны определять, что конкретно нужно подготовить для выдачи. Документов за время работы сотрудника может скопиться множество, поэтому выбор нужных справок и документов оставлен за работником-заявителем.

Заявитель не обязан разъяснять основания, по которым он испрашивает справки, связанные со своими трудовыми взаимоотношениями. Он не должен докладывать, для чего ему нужна эта документация, и как он планирует её использовать.

Формулировка в заявлении может быть следующей:

— Прошу выдать копии следующих документов: … (далее — приведён их перечень).

Например, этот реестр может быть следующим:

  • справка о доходах физ. лица (2-НДФЛ) за период с ___ по ___— 2 экземпляра;
  • справка о среднем заработке за 3 месяца для службы занятости — 1 экз.;
  • справка о размере заработной платы по форме №182Н за период с ___ по ___ (указать период, по которому нужны данные) — 1 экз.;
  • записка-расчёт (справка о расчётных суммах при прекращении трудового договора) — 1 экз.;
  • выписки-справки о начисленных и уплаченных страховых взносах из отчётности во внебюджетные фонды (может быть выдана только за период начиная с 2017 года, СЗВ-М — с начала 2016):
    • СЗВ-СТАЖ;
    • СЗВ-М;
  • выкопировка из трудовой книжки;
  • медицинская книжка (запрашивается, если сдавалась или оформлялась при принятии на работу);
  • копия приказа о приёме на работу;
  • копия трудового договора;
  • копия решения о расторжении трудового договора;
  • копия приказа о переводе на вышестоящую должность;
  • (или) приказ о поощрении;
  • характеристика с указанием данных (можно перечислить сведения, которые должны быть указаны в документе);
  • оригиналы сертификатов о пройденных тренингах (если были, аналогичные бумаги заверять работодателем не нужно).

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

  • присутствие даты и регистрационного номера справки;
  • подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
  • если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
  • все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

Учтите, что ставить на копиях бумаг резолюцию, — «Копия верна», как это было раньше, — не стоит. Оформляя документацию, нужно ориентироваться на действующий ГОСТ по делопроизводству и ставить просто — «Верно».

После верификации копии документа нужно;

  • поставить должность ответственного лица;
  • расшифровку визы (Ф. И. О.);
  • поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
  • поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

Образец верификации копии документа по ГОСТу выглядит так, обратите внимание на правильную расшифровку ФИО ответственного лица: сначала идёт имя и отчество

Важно знать несколько моментов при подготовке ксерокопий:

  • визирует копию ответственный сотрудник, который сам лично её сделал и(или) сличил копию и оригинал;
  • печать, которой ратифицируется документ, может быть не только основной печатью организации, а и печатью «для копий», «для документов» или подразделения, например, службы управления персоналом;
  • если у предприятия основной печатью является гербовый оттиск, его на копиях ставить нельзя, в этом варианте допускается использование любой другой печати («для документов», например).

Знайте: требование должностного лица оплатить бумагу или расходники ксерокса является незаконным. Работодатель обязан изготовить все бумаги за свой счёт, причём (в рамках разумного, конечно) копий каждой справки может быть несколько. Особенно это актуально для справки 2-НДФЛ, например, которая может понадобиться в нескольких инстанциях.

В заявлении на выдачу документов, связанных с работой, можно указать все необходимые, например, вышеперечисленные справки, другие документы

Новая форма справки 2-НДФЛ в 2019 — основная налоговая отчётность физ. лица

Справка по главному налогу — стандартному тринадцати процентному сбору на доход физ. лиц — один из самых нужных финансовых документов для наёмного работника (в некоторых случаях, например, нерезидент РФ выплачивает в госбюджет не 13%, а 30%).

Форма 2-НДФЛ — это свидетельство того, что предприятие выплатило НДФЛ за работника в госказну в полном объёме.

Свидетельство об уплате подоходного налога может пригодиться в различных жизненных ситуациях. Разберёмся, для чего может понадобиться этот документ:

  • если уволенный планирует обращаться в суд или в инспекцию по труду, инициируя споры, касающиеся его работы;
  • если работнику назначены алименты, или этот вопрос может когда-либо возникнуть;
  • при оформлении визовой карты и для обращения в посольство;
  • при увольнении по достижению пенсионного возраста (эту справку требует ПФР);
  • если человек планирует взять под опеку ребёнка;
  • 2-НДФЛ обязательна для подачи документов в ИФНС, в частности, при оформлении налоговых вычетов (имущественного, социального, на образование детей), в том числе при сдаче комплекта бумаг по этому вопросу для компенсации на новой работе;
  • для подтверждения личных доходов при взятии кредита в банке;
  • для расчёта пособия по нетрудоспособности на новом рабочем месте;
  • при оформлении субсидий или льгот.

Особый случай — когда человек приобретает право на налоговый вычет за приобретение недвижимости и проводит его через работодателя, предприятие выплачивает ему зарплату полностью, не удерживая НДФЛ. После прекращения трудовых взаимоотношений с предыдущим работодателем документ из ИФНС, который подтверждает право работника на вычет, должен быть передан в бухгалтерию по новому месту работы. Для этого в налоговую инспекцию сдаётся полный пакет документации, в который входит справка 2-НДФЛ.

Как правило, такая справка выдаётся за каждый календарный год: полностью или частично отработанный.

Примите к сведению: легитимной считается только оригинал данной справки с оригинальными визами бухгалтера и руководителя предприятия. Поэтому при увольнении рекомендуем брать у работодателя несколько оригиналов 2-НДФЛ.

В форму 2-НДФЛ категорически запрещено вносить корректировки. Если же в документе была допущена ошибка, нужно распечатывать и подписывать новый бланк. Поэтому бухгалтерам, которые готовят данную справку, рекомендуется внимательно относиться к её оформлению.

Наиболее распространёнными просчётами при заполнении бланка, отражающего объём дохода физ. лица, считаются:

  • финансовый документ не подписан нанимателем;
  • на справке нет визы главного бухгалтера и её расшифровки (ставится в блоке «налоговый агент»), заполняется эта часть только ручкой синего цвета;
  • дата указана некорректно, должна стоять строго в определённом формате (число, месяц, год);
  • ранее ошибкой было то, что оттиск печати мог быть поставлен не в том месте (он должен быть расположен над надписью М.П.), но в новом бланке даже нет места для этого.

Обратите внимание: с 2016 года действует уточнённая форма справки 2-НДФЛ, которая утверждена официальным сообщением ФНС РФ от 30.10.2015 №ММВ-7–11/485, она, хоть и немного, но отличается от предшествующего бланка. При этом уже вступил в силу новый приказ налоговиков о внесении корректировок и в обновлённую форму (№ММВ-7–11/19 от 17.01.2018). Причина корректировок — возможность вносить данные 2-НДФЛ правопреёмнику налогового агента.

Разберёмся, в чём заключаются отличия формы 2-НДФЛ 2019 года от предыдущей версии:

  • изменён штрих-код бланка;
  • в блоке под названием «Номер корректировки», как правило, ставится «00», если выдаётся уточнённая форма — нумерация идёт по порядку («01» и т. д.). Бланк несёт аннулирующую информацию, если в нём указан шифр «99»;
  • раздел №1 дополнен новым блоком для правопреёмников при реорганизации предприятия или его ликвидации;
  • из блока, где фиксируются данные о физ. лице, убраны данные по его месту жительства;
  • при этом для иностранных граждан обязательно указание ИНН;
  • если раньше бланк о доходе обязательно должен был скрепляться оттиском печати работодателя, то теперь, как мы уже упоминали, в справке не предусмотрено место для неё;
  • другие, менее значительные уточнения.

Начало использования скорректированной формы — с 10 февраля 2018 года. Но следует уточнить, что ФНС РФ пока не требует от работодателя (налогового агента) заполнять бланк только в новой форме. Пока идёт переходный период можно использовать и форму конца 2015 года и бланк 2019. Даже на портале ФНС РФ пока нет нового бланка. Ознакомиться с информацией, как заполнять старый шаблон и скачать его можно на странице налоговиков.

Видео: оформление справки 2-НДФЛ для сотрудника в 1С

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

Согласно пункту 2 статьи 3 Закона РФ №1032–1 (редакция от 29.07.2017) «О занятости населения в РФ», человеку, желающему получить официальный статус безработного, необходимо встать на учёт в региональной службе занятости населения по месту прописки. Без справки о среднем заработке за финальные до увольнения 3 месяца встать на учёт в службе занятости населения невозможно.

Нужно знать, что единой формы данной справки нет. Но для конкретного города, как правило, действует определённая форма, поэтому, как правило, у нанимателя есть шаблон. Если же таковой отсутствует, при необходимости работник может взять образец в территориальном центре занятости, сделать это лучше до ухода с работы, чтобы не возвращаться к этому вопросу впоследствии. Хотя сделать это можно в любое время и после.

Существует утверждённый Минтруда РФ бланк под номером №16–5/В-412 от 15.08.2016, которым можно воспользоваться, если у работодателя нет другого образца.

Бланк справки о зарплате за последние 3 месяца лучше взять в ЦЗН, здесь — рекомендованный Минтруда РФ образец

Даже если увольняемый не планирует регистрироваться на бирже труда, рекомендуется получить эту справку, ведь жизнь может повернуться по-разному.

Тем более значима эта необходимость, если расторжение договора связано с ликвидацией предприятия: после окончания этой процедуры запрашивать бумагу будет не у кого. Не исключён и такой момент, что этот документ может пригодиться впоследствии при формировании пенсии в качестве добавочного подтверждения стажа и заработка.

Примите к сведению: работодатель обязан выдать справку о среднем заработке в определённые законодательством сроки даже в случае, когда сотрудник отработал на предприятии период менее трёх месяцев. Даже если срок на последней работе составил 1 рабочий день, справка должна быть выдана.

Справка по форме №182н

Бланк №182н о зарплате за 2 предшествующих года предназначена, чтобы подтвердить доход работника, на который были начислены страховые сборы. Отражаются здесь и те периоды, когда социальные взносы не формировались: например, когда работник находился на больничном, в длительном отпуске по беременности или уходу за ребёнком до трёх лет.

Этот документ сдаётся новому работодателю, и применяется им при расчёте пособия по нетрудоспособности, а также выплат по беременности, для формирования пенсии, других социальных выплат по компетенции соцзащиты.

Несмотря на то что в отчётности работодателя есть стандартная унифицированная форма 182н, заполнение этого бланка отдаётся на откуп ответственному лицу. Данные в справку допускается вносить от руки, можно заполнить её на компьютере, на фирменном бланке организации или на простом листе А4.

Визировать бланк должны 2 лица: директор компании или собственник частного бизнеса (ИП) и главбух, при этом не допускается визирование документа факсимиле — нужна только оригинальная личная виза. А вот ставить оттиск печати необязательно, так как с 2016 года организации и ИП не обязаны скреплять документы такого рода печатью.

Как и во всех предыдущих случаях в справке 182н не допускаются исправления, в том числе корректором. Если допущена ошибка, нужно полностью переделать документ.

Алгоритм оформления такой справки достаточно прост, форма 182н состоит из четырёх разделов, которые заполняются следующим образом:

  1. В первом разделе должны быть указаны общие данные об организации-страхователе, которая выдаёт справку.

Образец заполнения формы 182н — как заполнить раздел №1 с данными по работодателю, по ИП здесь будет отсутствовать только КПП

  1. Во второй части — ставится информация о застрахованном лице-работнике, как обычно, указываются: ФИО, данные основного документа человека, прописка, номер пенсионного свидетельства человека и пр. Обратите внимание, что в блоке с периодами трудовой деятельности месяц в датах прописывается словом, а не номером, так делать правильнее.

Во втором разделе указывается информация о работнике, месяц в датах пишем словом

  1. В третьем блоке справки должны быть отражены суммарные цифры о зарплате за 2 последние года, с которой в ПФР, ФФОМС и ФСС уплачивались страхвзносы, причём только те объёмы ЗП, на которые они были начислены. Знайте, что при указании зарплатных сумм есть фиксированный лимит, который устанавливается для каждого года индивидуально, по пенсионке и соцстраху — разный верхний порог. Например, ограничения в 2017 году составят: 876 000 ₽ — max сумма выплат по пенсионке, 755 000 ₽ — по отчислению в соцстрах. Естественно, что берётся только период, в который человек трудился на предприятии.

В третьем разделе указывается объём зарплаты за последние 2 года, чтобы определить взносы в фонды, сумма ставится цифрой и в скобках — словом (причём правила требуют писать числительное с большой буквы)

  1. В четвёртом — о периодах, когда выплаты во внебюджетные фонды не осуществлялись, например, в период, когда человек был б/листе. Указывается total-сумма, а также прописываются по порядку все временные отрезки, когда наёмный сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

В разделе №4 указываются периоды и количество дней, когда человек был на больничном

Обратите внимание на нововведения Минтруда РФ 2017 года, которые были внесены в справку 182н, исправления коснулись:

  • пунктов №3—4 справки;
  • установлено разграничение об исчислении страховых взносов в период до 31.12.2016 года и с 01.01.2017 года.

Эти корректировки внесены в момент, когда страховые взносы были переведены под юрисдикцию ФНС РФ.

Выписки-расчёты из персонифицированного учёта ПФР

В выписках из унифицированных форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М содержатся данные, касающиеся страхового стажа и пенсионных взносов работника. Такие данные нужны человеку, чтобы по необходимости иметь на руках доказательства выплат работодателя во внебюджетный фонд.

Так как такие справки — это групповая форма отчётности нанимателя, для сотрудника вычленяются определённые данные, в которых отображается персональная информация о нём. Поэтому такие данные называют «выписками». Согласно требованиям законодательства, разглашение всех персональных данных человека должностными лицами подлежит административной ответственности.

Форма СЗВ-СТАЖ — это относительно новая отчётность для нанимателя. Формат принят решением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 и определена для отслеживания Пенсионным фондом РФ страхового стажа физ. лица: осуществлялись ли в отчётном периоде пенсионные взносы. Но заполнение не должно вызывать затруднений. Единственные моменты, которые следует учесть:

  • как уже говорилось, в форму вносятся только данные по одному человеку;
  • период считается нарастающим итогом за период с начала года по день прекращения трудового договора, а если работник был взят в штат в текущем году — со дня его трудоустройства;
  • можно взять справку только за период не ранее 2017 года, в котором она была запущена (если работнику требуется справка за период до 2017 года, увольняемому можно предоставить документ по форме РСВ-1);
  • датой выдачи справки считается последний день увольнения;
  • разделы №4—5 в форме заполняются только при выходе работника на пенсию.

Разделы №4—5 в форме СЗВ-СТАЖ заполняются только при выходе работника на пенсию

Как правило, форма СЗВ-М охватывает при увольнении сотрудника крайний месяц его работы. Но по заявлению сотрудника этот период может распространяться и на любой другой период, вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

В справке СЗВ-М также даются сведения только об одном застрахованном лице, здесь могут быть отражены данныс с 2016 года

Справка Т-61 при увольнении — записка-расчёт

ТК РФ требует от нанимателя при прекращении трудовых взаимоотношений произвести каждому служащему определённые компенсационные выплаты, к ним относятся:

  1. Заработная плата за дни текущего месяца, отработанные до финального дня.
  2. Компенсация за дни накопленного, но не отгулянного оплачиваемого отпуска.
  3. Так называемые отступные, если такие пособия предусмотрены статьёй ТК РФ, по которой увольняется человек, либо условиями контракта о трудоустройстве.

В каждом конкретном варианте объём выплат определяется расчётным путём исходя из условий трудового договора и формы расторжения контракта. Финальная total-сумма, которая подлежит уплате, ставится в справке, именуемой запиской-расчётом. Как и все остальные справки она выдаётся по письменному запросу увольняющегося.

Цели получения такого документа могут быть разными, например:

  • когда человек хочет лично проверить расчёты бухгалтерии;
  • чтобы заранее понимать сумму, которую он (по мнению работодателя) должен получить при уходе с предприятия, в некоторых ситуациях это может помочь вовремя без привлечения суда разобраться на месте при «ошибках» расчётчиков, задать все вопросы исполнителям;
  • этой справкой можно подтвердить свой последний доход при новом трудоустройстве.

Форма записки-расчёта №Т-61 регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, бланк содержит самую необходимую информацию для учёта оплаты труда. И хотя ТК РФ не требует обязательного применения именно этого шаблона, многие кадровики применяют именно эту форму при расчёте финальных выплат для увольняемого.

Оформляется записка-расчёт на одном листе — титульный лист и оборот:

  1. На первом листе заполняются основные данные о сотруднике, причина прекращения контракта и количество начисленных отпускных дней.

Титульный лист формы Т-61 содержит базовую информацию о сотруднике, основание для увольнения и total-расчёт по количеству отпускных дней

  1. На обороте расшифровываются детальные расчёты по выплатам.

Образец расчётов на оборотной стороне формы Т-61

Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

Трудовая книжка

В книжку надо внести запись об увольнении. Формулировка для расторжения договора со собственному желанию такая:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Рядом в графе 4 приведите реквизиты приказа об увольнении. Ниже вписывают должность и Ф.И.О. сотрудника, который ответственный за ведение книжки. А еще ниже подпись и расшифровку увольняющегося.

О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Образец трудовой при увольнении

Все образцы заполнения трудовых книжек вы найдете в Системе Главбух. Просто кликните по книпке ниже.

посмотреть образцы трудовых книжек

Когда нужно выдать справки при увольнении

Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения — 3 рабочих дня.

Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.

При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).

Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, — если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

  1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
  2. Ещё один вариант — журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
  3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки, скачать бланк акта можно здесь. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

Бланк акта приёма-передачи документов выглядит просто

  1. Можно просто попросить уходящего написать расписку, что он принял все запрошенные документы и перечислить их, для того, чтобы скачать типовой образец, перейдите по ссылке.

Бланк расписки в получении документов выглядит так

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

  • написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
  • направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

  • написать жалобу в инспекцию по труду;
  • написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

  • при личном посещении;
  • почтовым отправлением;
  • через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Сейчас наиболее популярный способ подачи обращений от граждан – с помощью онлайн – приёмных через официальные сайты государственных органов. Срок рассмотрения обращения – 30 дней с момента регистрации документа. При подаче жалобы через интернет, датой регистрации является дата получения заявителем электронного уведомления.

В жалобе на работодателя необходимо указать причину её подачи. В данном случае стоит применить такую формулировку: «Прошу привлечь работодателя за нарушение трудового законодательства к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и выдать предписание о выдаче мне, в соответствии со ст. 62 ТК РФ, документов за период моей работы». Соответствующими надзорными органами будет проведена проверка. Если такое нарушение совершено впервые, то работодателю может быть вынесено только предупреждение или наложен минимальный штраф. Если же подобное происходит регулярно, и работодатель уже привлекался к ответственности со стороны инспекции или прокуратуры, то размер штрафа возрастает в несколько раз.

Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику

Выдавать при увольнении справку – не право, а обязанность нанимателя без напоминаний физ. лица об этой необходимости. Если справку не выдали вовремя, это выполняется после обращения работника в короткие сроки. Эта норма закреплена в статье 62 ТК.

При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.

Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.

На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.

После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.

Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.

2 НДФЛ выдается за какой период

На новом трудовом месте бухгалтеру понадобятся доходы физ. лица за последний год. Также нужна поданная декларация о сумме вычетов и “совокупный” размер НДФЛ при увольнении. Кроме того, понадобятся сведения о начислениях и удержаниях за произвольный отрезок времени для иных целей, это зависит от конкретных задач.

Так, например:

  • Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
  • для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.

Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.

У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.

Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.

Правила оформления документа

Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:

  • Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;

  • информация о получателе прибыли – физ. лице;
  • прибыль, подлежащая налогообложению;
  • вычеты, которые применены в отчетном периоде;
  • сумма прибыли и НДФЛ.

В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.

В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:

  • Фамилию, имя, отчество;
  • гражданство и статус как налогоплательщика;
  • место регистрации и место жительства;
  • паспортные данные.

Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.

Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.

В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.

За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.

К такому виду относятся:

  • Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
  • о страховых суммах в пенсионный фонд России;
  • о стаже работы в компании.

Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.

При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:

  • Сведения предоставляются только безвозмездно;
  • декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
  • не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.

Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.

Если в справке допущена ошибка

Если в справке, выданной физ. лицу при увольнении допущена ошибка, которую обнаружили самостоятельно или при проведении фискальной проверки, формируют “уточненку” и передают в налоговые органы. В обязательном порядке исправленный вариант отправляют и бывшему сотруднику.

Прямого обязательства за непредставление декларации 2 НДФЛ по письменному запросу сотрудника на руки при увольнении нет, однако в КоАП в ст. 5.27 предусмотрены штрафы за несоблюдение трудового законодательства и руководителя накажут в сумме 1 000 – 5 000 руб., а к организации применят санкции 30 000 – 50 000 руб.

Увольнение сотрудника должно сопровождаться выдачей не только всех заработанных и полагающихся сумм, но и документов, содержащих необходимую для будущего работодателя информацию, как то:

  • занимаемые прежде должности;
  • стаж работы;
  • размер заработной платы;
  • объем выплат и сведения об удержании налогов.

Порядок увольнения сотрудника в российских компаниях регулируется ст. 84.1 ТК РФ. Ее нормами предусматривается обязанность работодателя передать работнику трудовую книжку и полностью рассчитаться по зарплате в день увольнения. А вот документы, связанные с рабочей деятельностью сотрудника в компании оформляют лишь по заявлению работника. К подобным документам относится и справка о доходах и удержанном с них налоге.

Справка 2-НДФЛ при увольнении: за какой период выдается

Фискальными службами не указывается и период, за который возможно представление 2-НДФЛ увольняющимся (и не только увольняющимся) сотрудникам, следовательно, запросить сведения можно за любой интересующий период. Обычно уволенным работникам справка о доходах предоставляется за период с начала текущего года по день увольнения, так как для последующего трудоустройства требуется документ именно за этот период.

Если необходимо получить сведения по доходам за предыдущие периоды, то, как правило, проблем с заполнением справки в бухгалтерии также не возникает. Например, увольняющийся с 1-го июля 2018 работник вправе получить справки 2-НДФЛ за первое полугодие 2018, 2017, 2016, 2015 годы (при подаче запроса). Современные автоматизированные системы расчета зарплаты сегодня позволяют формировать справку 2-НДФЛ за любой указанный период, конечно, с учетом разумных сроков. Скорей всего получить справку шестилетней давности у работодателя не удастся, поскольку хранить подобные документы налоговые агенты обязаны на протяжении 4-х лет.

Работодатели, представляют в ИФНС сведения о доходах физлиц за истекший год, поэтому в крайнем случае, в случае невозможности получить сведения от работодателя, можно запросить их у налоговой и ПФР, обратившись в ИФНС и отделение фонда по месту жительства.

Итак, выдать 2-НДФЛ при увольнении по заявке работника могут за прошлые годы (например, для оформления имущественного вычета в ИФНС) или за несколько месяцев текущего года (к примеру, для расчета ипотечного кредита), т. е. за тот период, которой будет указан в запросе. Сделать это работодатель должен в день увольнения.

Читайте также: Социальные вычеты в 2-НДФЛ

Документы, выдаваемые при увольнении

Процедура увольнения строго регламентируется законодательными нормами. При ее проведении, главное, произвести полный расчет с работником и выдать ему все причитающиеся документы на руки. Фактически стороны должны закрыть взаимные претензии друг к другу, чтобы впоследствии не поднимать документацию для решения дополнительных вопросов. Получение всех обязательных бланков на руки позволяет увольняемому в будущем сэкономить время на дополнительные поездки к бывшему нанимателю для получения не забранных ранее документов.

При расторжении трудового договора с сотрудником наниматель обязан в обязательном порядке выдать ему на руки:

  1. Трудовую книжку с записью о работе в данной организации.
  2. Медицинскую книжку, если таковая имелась.
  3. Документы об образовании, при условии, что их оригиналы хранились у нанимателя. Речь идет не о дипломах, а о сертификатах повышения квалификации, удостоверениях о полученных в процессе работы навыках и иное.
  4. Справку, которая позволит на будущей работе производить начисления по листкам нетрудоспособности в случае болезни работника.
  5. При сокращении сотрудника ему выдается справка для центра занятости.

По требованию самого увольняемого ему выдаются:

  1. Копии приказов о приеме и увольнении.
  2. Заверенные копии бланков о поощрениях и переводах.
  3. Справка о доходах за последние 12 месяцев по форме 2-НДФЛ.

Все бумаги требуют соответственного заполнения и заверения, наниматель обязан придерживаться установленных норм оформления.

Справка о доходах при увольнении

Справка о доходах при расторжении трудового договора не входит в пакет обязательных к выдаче бланков, но должна предоставляться по требованию самого увольняемого. К тому же ее можно затребовать даже после того, как договор расторгнут, отказать в ее выдачи организация не вправе, а подготовить документ необходимо в трехдневный срок.

Чтобы получить справку 2-НДФЛ вместе со всеми иными документами при увольнении, работнику не понадобится производить каких-то дополнительных действий. Теоретически он просто обязан оповестить о своем желании работодателя, просьба выражается кадровым служащим, бухгалтерам или самому руководителю. Устной формулировки должно быть достаточно для удовлетворения потребности.

Если по каким-то причинам наниматель отказывается от выдачи документа или, ссылаясь на свою занятость, отговаривает от ее получения, лучше подстраховать себя письменной просьбой.

Письменная просьба о подготовке бланка может выражаться в произвольной форме. Важно не то, как она будет составлена, а то, что она представляется.

При написании заявления следует соблюсти два важных пункта:

  1. В тексте прошения четко изложить свою просьбу, с указанием срока его подачи.
  2. Зарегистрировать бланк при подаче. Сделать это можно путем подачи его нанимателю напрямую или отправкой документа по почте заказным письмом.

При письменном прошении отказать в просьбе наниматель не сможет, согласно законодательным нормам.

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2 НДФЛ при увольнении позволяет подтвердить наличие официальных доходов за предыдущий период и показать, что подоходный налог был уплачен.

Этот документ может понадобиться:

  1. Для предоставления в налоговую инспекцию.
  2. При обращении к банковским организациям для оформления кредитных сумм.
  3. Для нового работодателя, чтобы подтвердить свои доходы и выплаты.

Новый наниматель может воспользоваться ею для:

  1. Расчета больничной компенсации.
  2. Произведение налогового вычета на детей.
  3. Начисление иных компенсаций и льгот.

Расширение границ требования данного документа не позволяет с уверенностью сказать, где может понадобиться бланк для каждого конкретного уволенного, поэтому лучше оформить его при увольнении, чтобы впоследствии не тратить время на его получение.

Перед оформлением справки следует определиться с тем, какие именно финансовые сведения в нее необходимо включать. Чтобы не путаться с тем, какие суммы включаются, а какие исключаются из бланка, следует уяснить главное – прописываются только те сведения, которые подлежали налогообложению.

Нельзя учитывать такие материальные выплаты:

  1. Пособие, выплачиваемое при сокращении штатов или при ликвидации предприятия.
  2. Государственные компенсации за время в декрете и отпуске по уходу за ребенком.
  3. Компенсации за причиненный моральный или физический вред.
  4. Иные необлагаемые подоходным налогом суммы.

При заполнении самой формы указываются поэтапно следующие сведения:

  1. Год, за который предоставляются сведения.
  2. Порядковый номер бланка и дата оформления.
  3. Код налогового органа, куда поддаются сведения об уплаченном налоге.
  4. Реквизиты работодателя, как юридического лица.
  5. Сведения об увольняемом, его ФИО, ИНН, гражданство и адрес проживания.
  6. Налоговая ставка, по которой производятся отчисления.
  7. Доходы помесячно и итоговой суммой.
  8. Вычеты, произведенные в каждом месяце из начисленных сумм.

Справка заверяется главным бухгалтером предприятия и его директором. Подписи скрепляются печатью, после чего документ отдается на руки работнику.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *