Бухгалтерия интернет магазина

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Как вести бухгалтерию интернет-магазина с помощью «Моё дело»?

Для упрощения ведения учёта интернет-магазина воспользуйтесь сервисом «Моё дело». Зарегистрировавшись в сервисе, вы сможете самостоятельно заниматься составлением бухгалтерской и налоговой отчётности своего интернет-магазина, будучи уверенным в правильном заполнении всех необходимых документов – большинство из них формируется в «Моё дело» автоматически. Налоговый календарь для ИП и организаций обеспечит максимально полный контроль над собственной бухгалтерией, позволяя грамотно планировать свой график работы и своевременно, без опозданий представлять налоговую и бухгалтерскую отчётность в контролирующие органы.

В сервисе «Моё дело» предусмотрена возможность отправки документов через интернет: подача отчётности не отнимет много времени и не потребует каких-то специальных знаний, а также доверенности на её сдачу. С вопросами по налоговому и бухгалтерскому учёту вы всегда можете обратиться в консалтинговую службу сервиса.

Узнать подробнее про:

  • Бухгалтерский сервис для малого бизнеса
  • Электронная бухгалтерия ИП и ООО
  • Налоговый учёт при УСН

Налогообложение

В настоящее время предпринимателям доступны для выбора основные системы налогообложения:

  • ОСНО;
  • УСН;
  • ЕНВД.

ОСНО

Будучи налоговой системой «по умолчанию», ОСНО сегодня остается самой невыгодной и сложной в плане документооборота, что действительно в том числе и для интернет-магазина.

Общая система налогообложения не освобождает предпринимателей от перечисления в бюджет НДС, НДФЛ и налога на прибыль, ежеквартально необходимо сдавать декларации.

Применяется в ОСНО в случаях, если:

  • Переход на иную систему налогообложения невозможен;
  • Заявление о применении УСН не было подано в срок;
  • На предприятии работает более ста сотрудников;
  • Годовая прибыль более 150 миллионов рублей;
  • У организации есть филиалы или представительства.

УСН (доходы)

При этой системе налогообложения учитываются только доходы предприятия, расходы не влияют на сумму налога. Учет ведется в книге учета доходов и расходов (КУДиР). Отчетный период – календарный год. Вести учет на данной системе довольно просто, что удобно даже новичку.

Наиболее выигрышной система УСН (доходы) считается для предприятий, в которых:

  • Незначительные траты на содержание сайта и закупку товара;
  • Расходы сложно обосновать и подтвердить (продукция изготовлена вручную или приобретена на иностранных площадках).

УСН (доходы минус расходы)

Упрощенный налог, рассчитываемый от чистой прибыли организации, требует более тщательного учета доходов и особенно расходов. Применять такой тип упрощенки есть смысл только при расходах, составляющих более 60% от выручки.

Расходы придется не только официально подтверждать чеками, выписками и прочими документами, но и соотносить с утвержденным государством перечнем (статья 346 Налогового Кодекса). Согласно ему далеко не все траты можно отнести к расходам компании.

ЕНВД

В классическом понимании интернет-магазина использование ЕНВД невозможно. Дело в том, что под вмененку пока попадают исключительно точки с торговой площадью, от размера которой и будет зависеть размер налога. Склад или офисное помещение, которые могут быть у интернет-магазина, к торговому помещению не относятся.

Допускается ЕНВД только для ресурсов, принадлежащих физическим торговым точкам. Например, свой сайт розничного магазина на ЕНВД может лишь демонстрировать товар, но не давать возможность купить его онлайн.

Налогообложение интернет-магазина или как платить налоги интернет-магазину.

Выдаваемые документы

Как и в любом другом магазине, в интернете покупатель должен получить некое подтверждение совершения покупки.

При безналичном расчете клиент получает:

  1. Электронное письмо с подтверждением оплаты. Оформляется оно произвольно, но обязательно должно содержать реквизиты продавца и покупателя, перечень оплаченного товара и итоговую сумму.
  2. Накладная (инвойс), вложенная в упаковку с товаром. Оформление ее тоже свободное, а данные дублируются из электронного письма. Если товар не материальный (например, компьютерные игры, музыка, которые покупатель сразу скачивает на свой компьютер), не нужно отправлять отдельным письмом накладную. Получить ее покупатель может и в цифровом виде.

Закон о защите прав потребителей: в момент доставки товара покупатель должен получить письменную информацию о приобретенном товаре и условиях его возврата. Административное нарушение данного требования грозит штрафом 500-1000 рублей для ИП и 5000-10000 рублей для юридических лиц.

Оплата покупки наличными при получении подразумевает выдачу не только накладной, но и кассового чека. Поэтому у курьера обязательно должен быть мобильная ККТ и POS-терминал, если предусмотрена возможно расплачиваться банковской картой (эквайринг). Невыдача чека может грозить магазину штрафу от налоговой.

Бухгалтерский и налоговый учет в интернет-магазине

Если компания-создатель интернет-магазина уже выбрала форму налогообложения, можно приступать к организации налогового и бухгалтерского учета.

Система учета начинается с формирования перечня основных операций.

В нашем случае это:

  1. Содержание сайта: создать сайт можно своими силами, а можно по договору со специализированной компанией, но на этом расходы не заканчиваются, регулярно сайт требует оплату хостинга, доменного имени, программную поддержку и техническое обслуживание.
  2. Учет товаров: закупка для перепродажи, его продажа за наличные, банковской картой или через электронный кошелек.
  3. Доставка: своим курьером, по договору с курьерской службой или почтой.
  4. Возврат товара покупателем.
  5. Прочие расходы: заработная плата сотрудников, аренда складских помещений, оплата банковских услуг, списание товара (брак) и так далее.

Основные расходы и проводки

Магазину в сети в отличие от торговой точки не нужно регулярно платить аренду торгового помещения, оплачивать его оформление и оборудование, зарплату продавцам. Но вместо этого у интернет-продавца появляются такие статьи расхода, как поддержка сайта, доставка, иногда содержание call-центра.

Статья расхода Бухгалтерский учет Налоговый учет
Аренда склада Расходы на аренду склада учитываются каждый месяц по дебету счета «Расходы на продажу» (44) Приравнивается к прочим затратам, связанным с производством и реализацией
Доставка Оплата за доставку отражается в общей выручке. Расходы учитываются на счете 44 Организация доставки относится к косвенным расходам процесса реализации товара. В частности, к ним относятся топливо и ремонт автомобилей, осуществляющих доставку, расчет с курьерской службой или доставка почтой. У организаций на ОСНО, со своей службой доставки, затраты на проезд курьеров относятся к оплате труда
Маркетинговые исследования Затраты накапливаются на счете 44, в конце месяца списываются в дебет счета «Продажи» (90). Так как любые маркетинговые расходы идут на повышение объема продаж Расходы можно учесть как часть прочих расходов в процессе реализации продукции
Реклама Оплата рекламных услуг вне зависимости от лица, предоставляющего их (ИП, ООО, физическое лицо), отражается по дебету счета 44 в корреспонденции с кредитом счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (60), списывается в дебет субсчета 90-2 («Себестоимость продаж») Стоимость рекламных акций относится к обычным коммерческим тратам

Способы ведения учета

Учет в интернет-магазине практически не отличается от бухгалтерии любой другой торговой точки.

В качестве примера рассмотрим путь продукта в интернет-магазине с курьерской доставкой и оплатой наличными при получении:

  1. Закупка товара;
  2. Размещение его на сайте;
  3. Оформление заказа покупателем, подтверждение заказа менеджером;
  4. Доставка товара покупателю, получение курьером оплаты;
  5. Получение денег и документов бухгалтерией;
  6. Завершение учета по проданному товару: занесение в программу факта оплаты, подсчет чистой прибыли, ПДВ и налогов.

Как видно из примера, учет в интернет-магазине необходимо вести на всех этапах от закупки товара до его доставки покупателю. Это довольно трудоемкая работа, с которой не каждый новичок сможет справиться самостоятельно.

Предприниматель вправе выбрать любой из удобных способов ведения бухгалтерии своего интернет-магазина:

  1. Самостоятельно;
  2. С помощью штатного бухгалтера;
  3. По договору с аутсорсинговой конторой, предоставляющей бухгалтерские услуги.

Интернет-магазину на ОСНО, да еще и с большим оборотом, практически не обойтись без штатного бухгалтера. На УСН уже проще воспользоваться услугами аутсорсеров или своими силами.

Бизнесменам, которые решают обойтись собственными силами, на помощь приходят специализированные программы учета, самой известной из которых остается 1С.

Однако, современные онлайн-программы имеют более широкий спектр возможностей, в числе которых синхронизация с каталогом интернет-магазина и банковскими операциями. Например, к таким сервисам относится «Мой склад» (складской учет), «Мое дело» (налоговый и бухгалтерский учет).

Они позволяют:

  • Выписывать и заполнять документы;
  • Работать с заказами, обрабатывать их и отслеживать выполнение;
  • Осуществлять складской учет;
  • Учет продаж формировать в статистику и отчеты по обороту товара;
  • Вести базу клиентов, учет заказов, их историю по каждому покупателю;
  • Совершать sms или .

Самостоятельное ведение учета интернет-магазина требует немало времени, ведь все операции придется вносить в программу самому, заниматься бухгалтерским и налоговым учетом. При наличии в штате магазина менеджеров, обрабатывающих заказы, им же можно доверить и параллельное ведение складского учета.

Из года в год компьютерные программы и онлайн-сервисы берут на себя все больше функций, автоматизируя весь процесс учета, поэтому не стоит бояться большого количества операций, главное – выбрать себе надежного помощника.

Бесплатная система складского учёта

  • Облачный сервис Облачный сервис «КОРОБКА.ОНЛАЙН» — это незаменимое решение для современного бизнеса. Обрабатывайте заказы и продажи, работайте с клиентской базой, ведите складской и финансовый учет, печатайте документы, управляйте сетью магазинов и складов, а также Интернет-магазином.
    А за счет использования облачного сервиса «КОРОБКА.ОНЛАЙН» вы сэкономите средства на покупке собственного сервера и лицензий, получите возможность организовать совместную работу сотрудников в режиме реального времени и из любой точки мира, абсолютную надежность хранения своих данных.
  • Складской и финансовый учет Облачный сервис «КОРОБКА.ОНЛАЙН» поможет выстроить и контролировать все процессы, связанные с закупками, продажами и хранением, избавиться от рутинных операций и получить больше времени на развитие вашего бизнеса. Сервис предоставит вам актуальную информацию по складским остаткам, денежным средствам, текущим задачам, расчетам с контрагентами и многому другому.
  • Анализ результатов Главная задача «КОРОБКА.ОНЛАЙН» – это помогать вам принимать верные бизнес-решения. Для этого мы предлагаем вам всесторонний оперативный анализ результатов работы вашей организации.
    Сервис построит для вас наглядные отчеты, графики и диаграммы. С их помощью вы сможете отслеживать состояние своего бизнеса в реальном времени и проводить эффективное финансовое планирование.

Особенности бизнес-процессов в интернет-магазине

Учет товаров в интернет-магазине мало отличается от такового в обычной розничной торговой точке. Но осуществление продаж в онлайне не освобождает предпринимателей от необходимости вести бухгалтерию, платить налоги и соблюдать 54-ФЗ. Однако выполнять эти требования при интернет-торговле проще за счет использования специальных программ.

Торговля в интернете не проще, чем на розничной торговой точке

Налоговый и бухгалтерский учет при продаже через сайты имеет свои особенности:

  1. Возможные системы налогообложения ограничиваются режимами УСН и ОСНО, продавать в интернете на региональных патентах или ЕНВД запрещено.
  2. Большинство фискальных чеков при интернет-торговле отправляются по электронной почте. Данный функционал предусмотрен в определенных моделях онлайн-касс.
  3. Отправка продукции часто производится по схеме дропшипинга напрямую со склада поставщика.

Интернет-магазин может осуществлять и выдачу бумажного чека, если клиент обратился напрямую в офис. Также распечатать документ может при доставке товара курьер с помощью мобильной онлайн-кассы. В большинстве же случаев оплата за товар производится сразу на сайте с помощью банковской карточки или наложенным платежом. В последнем случае чек выдает почта или транспортная компания.

Сложность логистических процессов и учета заказов в интернет-магазине возрастает в разы при больших объемах продаж. Поэтому в этом бизнесе необходимо постоянно заниматься автоматизацией торговли и учета продукции.

Актуальность автоматизации учета в интернет-магазина

Если запуск сайта прошел успешно и объемы продаж растут, самое время задуматься о приобретении программы учета для интернет-магазина. На настройку софта уйдет определенное время, но впоследствии выполнение рабочих задач значительно ускорится.

На рынке представлено много надежных программ по автоматизации интернет-магазинов

Программы для управления интернет-магазином позволяют организовать в рамках единой системы контроль над всеми бизнес-процессами. Построить эту работу в таблицах Excel или в бумажных журналах практически невозможно. Поэтому при желании заниматься успешным бизнесом от автоматизации торговли не уйти.

Удобной функцией специализированного ПО является возможность ведения учета по складу и заказам в облачных сервисах. Такая схема не привязывает сотрудников к офису и позволяет организовывать удаленные места работы. В итоге экономия на персонале и аренде офиса перекрывает затраты на облачные решения.

Основными задачами программы учета товара в интернет-магазине являются:

  • обработка заказов;
  • управление закупками;
  • контроль доставки;
  • контроль финансов;
  • складской учет;
  • анализ продаж.

Следует отметить, что из-за большого разнообразия организационных форм интернет-магазинов, универсальной программы для работы с ними нет. В том или ином случае рекомендуется использовать различные IT-решения.

Крупные продающие сайты могут позволить себе заказать, например, разработку индивиду дуального софта на базе 1С Предприятие. Большинству же небольших и средних торговых площадок будет достаточно программы учета товара в интернет-магазине от компании ЕКАМ.

Возможности программ учета товаров в интернет-магазине

Чем больше функциональность складской программы для интернет-магазина, тем будет выше её стоимость. Однако не всех пользователей устраивают громоздкие приложения с сотней ненужных надстроек. Поэтому выбирать программу для продаж нужно с учетом её возможностей и потребностей конкретного интернет-магазина.

Работа с ассортиментом

Основным преимуществом интернет-магазина по сравнению с розничной торговой точкой является широкий ассортимент. Работа с ним должна быть максимально автоматизирована, чтобы предприниматель не контролировал самостоятельно наличие каждой единицы номенклатуры.

В программе для учета в интернет-магазине должен быть модуль работы с ассортиментом

Для этого программа продаж для интернет-магазина должна иметь такие возможности:

  • загрузка номенклатуры на сайт из файлов поставщиков;
  • автоматизация ценообразования;
  • разбивка товаров на группы и категории;
  • контроль наличия товаров на складе.

Особенно важно обеспечивать актуальность информации о наличии того или иного товара. Это нужно, чтобы клиент не тратил время на оформление товара, который отсутствует в магазине. Ведь такие ситуации могут сформировать у покупателя негативный имидж в отношении сайта.

Выгрузка заказов с сайта

При большом количестве заказов необходимо, чтобы они автоматически выгружались с сайта в программу.

При этом синхронизироваться могут следующие элементы:

  1. Номенклатура товаров и её группы.
  2. Характеристики товаров, их изображения.
  3. Цены.
  4. Остатки.
  5. Параметры заказов.
  6. Каталог товаров.

Выгрузка позволяет менеджерам обрабатывать заказы клиентов непосредственно в программе продаж для интернет-магазина. При оплате за товар происходит обратная загрузка финансовой информации на сайт. Таким образом, обработка заказов, бухгалтерские операции и складской учет ведутся в одном приложении, что значительно облегчает администрирование бизнеса.

Учет продаж на сайте

Программа учета товара интернет-магазина должна предоставлять предпринимателю широкие возможности по учету и анализу продаж.

Программы предоставляют возможность удаленного контроля над онлайн-бизнесом

В зависимости от поддерживаемых схем реализации продукции, может понадобиться такая функциональность:

  1. Торговля взятым под реализацию товаром.
  2. Предоставление услуг.
  3. Поддержка программ лояльности, предоставления скидок, начисления баллов.
  4. Отправка товара наложенным платежом.
  5. Предоставление продукции под реализацию.
  6. Продажа по спецзаказу.
  7. Учет схемы дропшипинга.
  8. Продажа товара с автоматическим заказом его у поставщика для соблюдения нормы запаса на складе.

Помимо поддержки непосредственных процессов продажи, программа должна предоставлять возможности по их анализу в течение времени. Это позволит оценивать результативность проводимых акций, сезонность торговли и вовремя обнаруживать падение реализации по группам товаров.

Полноценный складской учет

Хорошая программа для интернет-магазина бесплатно не распространяется. Преимуществом платных решений является ответственность разработчика за свой продукт.

Крупные складские объекты автоматизируют с помощью WMZ систем управления складом

В таком деле, как учет на складе, очень важно уделять внимание деталям, потому что речь идет о материальной ответственности рядовых сотрудников компании. Поэтому складская программа для интернет-магазина обязательно должна покупаться с оглядкой на наличие сервисной поддержки. Хорошая автоматизация склада позволит всегда иметь в наличии полный ассортимент и быстро отправлять заказанный товар.

Возможности складских программ должны обеспечивать выполнение следующих операций:

  1. Приходно-расходные операции с товаром, его внутренние перемещения, списание.
  2. Оперативный контроль над остатками.
  3. Печать этикеток.
  4. Инвентаризация.
  5. Подключение складского оборудования: весов, сканеров штрихкодов и прочего.
  6. Синхронизация с файлами Excel (выгрузка остатков, загрузка прайсов, поставщиков).
  7. Формирование перечня заказа для поставщиков.
  8. Быстрая обработка заказов, принятых через сайт.

Лучшие программы для интернет-магазина предоставляют дополнительно возможности ведения складской базы в облачном сервисе. На данный момент стоимость этой услуги приемлема для большинства предпринимателей.

На облачных сервисах можно центрировать все бизнес-процессы

Также удобной функцией складских программ является автоматизация рабочих мест кладовщика, менеджера по продажам, кассира, товароведа. Когда все сотрудники работают в одной базе с единым интерфейсом, снижается количество ошибок и ускоряется взаимодействие в рамках бизнес-процессов. К тому же, сочетание автоматизации торговли с облачными сервисами позволяет персоналу выполнять работу удаленно через интернет.

Работа с поставщиками

От организации работы интернет-магазина с поставщиками зависит скорость отправки заказов покупателям и актуальность информации о наличии товара. Специализированные учетные программы должны способствовать оптимизации этих процессов.

Клиентам должны озвучиваться реальные сроки доставки купленных товаров

Основными возможностями ПО в при работе с поставщиками являются:

  • автоматическое формирование и отправка заказов поставщикам для поддержания норм неснижаемого остатка;
  • оприходование товара с оформлением соответствующих документов;
  • контроль над закупочными ценами;
  • отслеживание кредиторской задолженности;
  • возврат поставщику;
  • отражение прихода по бухгалтерии;
  • автоматическое формирование отпускной цены;
  • загрузка номенклатуры с прайсов поставщиков.

Удобной опцией является также возможность формирования отчётности по движению товара в разрезе поставщиков.

Печать сопроводительных документов

Спецификой программ учета товаров для интернет-магазина является поддержка отправки электронного фискального чека. Они должны учитывать продажу в момент оплаты заказа на сайте и сразу формировать все необходимые бухгалтерские и товаросопроводительные документы. Это требование предполагает круглосуточное подключение к сайту онлайн-кассы и ее работу в автоматическом режиме.

Пример заполнения расходной накладной для отправки с товаром

Складская программа для интернет-магазина должна уметь формировать следующие документы:

  1. Расходные накладные.
  2. Счета.
  3. Приходные накладные.
  4. ТТН.
  5. Акты предоставления услуг.
  6. Доверенности.
  7. Кассовые ордера.
  8. Почтовые бланки.

Желательно, чтобы программа поддерживала редактирование шаблонов документов, а также создание новых форм. Это позволит быстро подстраиваться под потребности магазина и изменения в законодательстве.

Полнофункциональная CRM система

Признаком хорошей CRM системы для интернет-магазина является комбинация её простоты и функциональности.

Список каналов для взаимодействия с клиентом постоянно расширяется

В розничной торговле главными задачами, которые выполняет это программное обеспечение, являются:

  • учет клиентской базы;
  • сохранение истории покупок в разрезе каждого клиента;
  • поддержка индивидуальных программ лояльности;
  • омниканальность торговли;
  • единая система идентификации клиента в интернете и в офлайне;
  • сегментирование клиентов;
  • ведение истории взаимодействия с клиентом через все инфоканалы;
  • фиксация условий заказа по клиентам (адреса доставки, способа оплаты, валюты и прочего).

При открытии интернет-магазина лучше использовать IT-продукты проверенных компаний. Оптимально встроенная в работу продающего сайта CRM система позволяет накапливать статистику продаж, с помощью которой в дальнейшем планируются организационные и маркетинговые решения.

Контроль доставки товара

Быстрая отправка товара и возможность отслеживания посылки является залогом будущей лояльности клиента. Поэтому наличие в программе для учета в интернет-магазине инструментов, ускоряющих доставку, крайне желательно.

Доставка товара должна обязательно подтверждаться документами

К таким возможностям можно отнести:

  • формирование и печать маршрутного листа с перечнем заказов для курьерской службы;
  • формирование реестра мест доставки для каждого курьера;
  • автоматический расчет стоимости доставки, исходя из параметров заказа;
  • финансовый контроль над курьерами и почтовыми службами;
  • печать унифицированных форм Почты России;
  • отслеживание посылок.

Перечисленные возможности позволят доставить товар быстрее и проконтролировать оплату при наложенном платеже.

Средства коммуникации с клиентом

В учетной программе могут быть представлены следующие возможности для информационного взаимодействия с клиентом:

  1. Отправка сообщений клиенту из карточки заказа.
  2. Наличие шаблонов сообщений.
  3. Информирование об изменении статуса заказа до его отправки.
  4. Рассылки промо предложений по СМС и E-mail.
  5. Формирование списка рассылок с промо-текстом.

Информированность клиента о статусе своего заказа всегда положительно сказывается на принятии решения о повторной покупке в этом же интернет-магазине.

Финансовый учет

Программа учета для интернет-магазина должна не только предоставлять инструменты для продаж и работы с заказами, но и облегчать предпринимателю ведение бухгалтерии и оплату налогов.

Прибыль – главная цель организации любого интернет-магазина

С этой целью в приложении могут быть предусмотрены следующие функции:

  1. Формирование банковских выписок, платежных ведомостей.
  2. Контроль возврата выручки курьерами и службами доставки.
  3. Формирование унифицированных бухгалтерских и налоговых документов на основании имеющейся в базе информации.
  4. Интеграция с клиент-банком.
  5. Учет накладных расходов.
  6. Печать актов сверок.
  7. Ведение кассовых операций (при наличии).
  8. Контроль над расчетами с поставщиками.
  9. Расчет мотивационной составляющей зарплаты курьера и менеджера, исходя из полученной за их счет прибыли.
  10. Возможность оприходования излишков или списания недостач на складе.

Инструментов по обращению с деньгами много не бывает. Поэтому этот функционал всегда интересен и востребован у предпринимателей.

Отчеты и аналитика

Аналитические возможности программ для учета товаров позволяют контролировать бизнес-процессы, вовремя выявлять негативные тенденции и направлять деятельность в наиболее прибыльное русло.

Аналитические инструменты позволяют лучше контролировать бизнес

Наиболее востребован расчет следующих показателей:

  • рентабельность интернет-магазина;
  • себестоимость товара;
  • динамика продаж в целом и по категориям ассортимента;
  • объем запланированных поставок;
  • сезонность торговли;
  • складские остатки;
  • кассовые обороты;
  • почековые отчеты.

Немаловажную роль в автоматизации торговли играют онлайн-кассы. Их функционал, совместно с инструментами на сайте ОФД, позволяют предпринимателю анализировать реализацию продукции по множеству параметров. Применение фильтров по сотрудникам, периодам времени, группам товаров облегчает поиск узких мест бизнеса и его сильных сторон.

Альтернативы использованию программ для учета в интернет-магазине практически нет. Чтобы обеспечить покупателю достойный сервис, предприниматель вынужден применять специальные приложения. Но и сам бизнесмен получает при этом множество полезных инструментов для роста своего бизнеса и облегчения его администрирования.

Особенности ПО для интернет-магазина

Если вы запустили онлайн-магазин, и он набирает обороты, то рано или поздно вам понадобится программа учета, которая поможет эффективно организовать управленческий и оперативный учет интернет-торговли.

Что используют в начале? Пока количество заказов небольшое, меньше десятка в день, обработка заказов, как правило, ведется на бумажках или в MS Excel. С ростом бизнеса, чтобы он не снизил темпов развития, необходимо перейти на специализированное ПО.

Хорошая новость в том, что сейчас можно выбирать между внедрением традиционной программы для обработки заказов, которая устанавливается на сервер или компьютер, и использованием облачных сервисов, которые работают в интернет-браузере и, тем самым, обеспечивают свое главное преимущество — мобильность. Есть и другие преимущества программы учета для онлайн-магазина, работающей через интернет: безопасность выше, сложность меньше и, конечно, экономия. Используя облачный сервис, вы можете платить за него помесячно. Получается, разработчик дает рассрочку на несколько лет в отличие от покупки традиционного ПО, когда лицензия сразу же оплачивается полностью.

Что должна уметь система учета для интернет-магазина? Основные задачи бэк-офиса: обработка заказов, контроль доставки, складской учет, управление закупками, контроль финансов и анализ продаж (на основе накопленной статистики). Например, чтобы обрабатывать заказы клиентов вовремя, необходимо уметь резервировать товар, отслеживать статусы заказов, распределять заказы по курьерам и печатать необходимые документы.

Зачем вообще нужна автоматизация и программа для обработки заказов? Экономия времени на рутинные операции позволяет медленнее наращивать штат. Анализ статистики позволит принимать верные решения. А контроль над работниками и соблюдением процедур позволит вам быстрее превратиться из стартапа в зрелую успешную компанию.

>Интернет-магазин: учет от «А» до «Я»

Особенности расходов интернет-магазина

При дистанционной торговле перечень расходов отличается от розничных магазинов. Например, отсутствуют расходы на аренду торговых площадей для обслуживания покупателей, но могут арендоваться складские помещения. В штате могут отсутствовать продавцы, но много работников, занимающихся доставкой товаров. Транспорт может быть как собственный, так и арендованный, в том числе у работников. Значительную долю расходов занимает реклама, расходы на маркетинговые исследования, доставку, поддержание работы сайта, содержание службы, принимающей заказы (в том числе call-центра) и др.

Такие расходы, как заработная плата, стоимость основных средств, аренды и пр., не требуют отдельного рассмотрения. Остановимся на характерных.

Расходы на создание интернет-магазина

Основа любого интернет-магазина — программное обеспечение. Его можно разрабатывать самостоятельно, или заказать разработку «под ключ» в специализированной компании (см., например, программный продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» — универсальный инструмент для создания и управления современным интернет-проектом — подробнее см. http://www.1c-bitrix.ru/).

Что касается расходов на создание интернет-сайта, то Минфин России предлагает учитывать их в составе расходов на рекламу при размещении на нем рекламной информации или как нематериальный актив, если организации принадлежат исключительные права на него (см. письма от 12.03.2006 № 03-03-04/2/54 и от 22.10.2004 № 07-05-14/280).

Но если организация осуществляет торговлю через интернет-магазин, расходы по его созданию и обслуживанию (круглосуточная поддержка работоспособности, аренда дискового пространства на сервере партнера и т. п. расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и рекламными не являются (см. письмо УМНС России по г. Москве от 17.11.2003 № 23-10/4/65062 со ссылкой на письма МНС России от 24.03.2003 № 02-5-11/73-К342 и от 27.03.2003 № 02-5-11/90-Л035).

Рекламные расходы

Большую долю затрат занимают рекламные расходы: стоимость рекламы ежегодно растет, в том числе и в Интернете. А «дистанционщику» приходится пользоваться специфическими видами рекламы и услугами посредников.

Многие проблемы в работе интернет-магазинов возникают не на стадии разработки, а на этапе эксплуатации. Ведь чем больше посещаемость сайта, тем больше потенциальных клиентов.

Соответственно, необходимо заставить сайт работать по максимуму, то есть «раскрутить» его. Для этого производят регистрацию сайта в поисковых системах и каталогах и оптимизируют его под эти системы.

Например, владельцы поисковых систем при поиске конкретного товара могут выдать ссылку на сайт в числе первых 10 или, скажем, сотой позицией. Пользователь чаще всего обращается к первым, потом просто устает искать более выгодный вариант. Соответственно, помещение ссылки в начале стоит существенно дороже. Реальные переходы отслеживаются системными администраторами, и поисковые системы выставят счет за него, независимо от того, купил ли пришедший на сайт потенциальный покупатель товар или нет. Ведь главная задача посредника — привести клиента, а остальное уже ваше дело.

Придется размещать рекламу и на «дружественных» сайтах, платить за осуществленный переход с этого сайта партнеру, обмениваться баннерами, меняться ссылками.

Расходы на рекламные мероприятия через телекоммуникационные сети, в том числе Интернет (п. 4 ст. 264 НК РФ) не нормируются, то есть учитываются для налога на прибыль в полном объеме.

Конечно, аудиторы проверят не только договоры и акты, подписанные с контрагентами, но и попросят предъявить расшифровки сумм, например, распечатки таких «электронных переходов» или другие отчеты системных администраторов. Не забудут они поинтересоваться и взаиморасчетами за рекламные услуги. Иногда посреднику выплачиваются не деньги, а предоставляется скидка на товар магазина или начисляются баллы, бонусы, на которые он может осуществить закупку для себя. Эти операции, конечно, нужно правильно квалифицировать и отразить в учете.

Маркетинговые исследования

Чтобы удержать посетителей на сайте, необходимо очень тщательно работать с его содержанием. Поэтому для обеспечения эффективной работы магазинов некоторые фирмы проводят маркетинговые исследования, благодаря которым можно выяснить, насколько качественно сайт решает поставленные задачи, каким образом увеличить отдачу от интернет-магазина, как привлечь на сайт наибольшее количество потенциальных клиентов. Кроме того, анализируется удобство использования сайта как посетителями, так и администраторами, оценивается маркетинговая эффективность сайта, составляются рекомендации по продвижению и развитию интернет-ресурса.

В целях исчисления налога на прибыль расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка и сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг), относятся к прочим расходам (подп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ). Неплохо было бы дословно повторить эту формулировку в договоре на исследования.

Если предприятие решит исследовать перспективы развития рынка, например, на ближайшие несколько лет, лучше воспользоваться при учете данных затрат для исчисления налога на прибыль подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ — другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, при условии, если эти расходы будут соответствовать критериям, указанным в статье 252 НК РФ. Маркетинговые расходы стратегического (долгосрочного) характера лучше списывать равномерно в течение срока, установленного руководством (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если же исследуется рынок не с целью сбыта продукции, а для наиболее выгодного приобретения активов, то результаты оптимально квалифицировать как информационно-консультационные услуги, и включать их стоимость в первоначальную стоимость приобретаемого актива (п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов», п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 2 ст. 254 и п. 1 ст. 257 НК РФ).

Маркетинговые исследования достаточно дороги, некоторые компании заключают фиктивные договоры на такие работы с фирмами-«однодневками». В дальнейшем сами составляют приблизительный отчет (или берут из Интернета готовый) и списывают такие траты в расходы. Отсюда и настороженность налоговых инспекторов по отношению к данному виду затрат при проверках.

Некоторые фирмы заказывают исследования зарубежным компаниям. Поскольку в этом случае местом реализации является Россия, российские организации выполняют функции налогового агента (абз. 5 подп. 4 п. 1 ст. 148 и ст. 161 НК РФ). Если маркетинговые услуги оказываются за рубежом, НДС не взимается. Но налоговые инспекторы обращают внимание и на такие контракты, поскольку вывод денег за рубеж, особенно в оффшорные зоны, имеет место.

Хотелось бы обратить внимание читателей на достаточно большое число арбитражных судов по данному вопросу. И судьи часто поддерживают налоговиков, если организация не может доказать, как исследования связаны с ее деятельностью и использованы в дальнейшем, как изменились показатели работы организации (состав поставщиков, покупателей, объем выручки), какой экономический эффект принесли исследования, какая новая эксклюзивная информация была представлена в отчете заказчику, недоступная широкому круг лиц. См., например, Постановления ФАС Московского округа от 24.04.2007 № КА-А40/1940-07 и Восточно-Сибирского округа от 06.04.2006 № А33-9867/05-Ф02-1356/06-С1.

Однако есть судебная практика и в пользу налогоплательщиков. Например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 07.07.2005 № А05-12199/03-10 и ФАС Волго-Вятского округа от 09.03.2006 № А79-6184/2005 говорится, что пункт 1 статьи 252 НК РФ прямо не устанавливает, каким должно быть соотношение расходов и финансовых результатов для признания расходов экономически обоснованными.

Проверяют налоговые органы и цены на данный вид услуг.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 06.04.2006 № А33-9867/05-Ф02-1356/06-С1 встал на сторону налогового органа, приняв во внимание обстоятельство, что стоимость услуг намного превышала расценки на аналогичные услуги в соответствующем регионе.

Расходы по доставке товаров

Если продавец и покупатель товара расположены в разных регионах, то покупка зачастую доставляется по почте. Обычно трудностей с учетом издержек на пересылку товаров почтой не возникает. Самая распространенная практика — включить стоимость доставки в цену товара. Тогда затраты на оплату почтовых услуг включаются в расходы на продажу.

Если же почтовая отправка не включена в стоимость покупки, а оплачивается покупателем отдельно от товара, зачастую с покупателя взимается усредненная стоимость доставки. В этой ситуации нужно отразить и выручку от оказания услуг по доставке, и расходы по пересылке в составе расходов, связанных с признанием данных услуг.

Регулярно следует сверять тарифы почты с суммами, взимаемыми с клиента, чтобы по данной операции не уйти в убыток.

Иногда интернет-магазины пользуются почтовыми отправлениями с наложенным платежом. Таким образом, покупатель платит деньги за товар в почтовом отделении, а затем сумма наложенного платежа перечисляется отправителю. Ведь именно это входит в обязанности Управления федеральной почтовой связи при таком способе отправления (постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»).

Особенностью данной услуги являются проблемы отчетности, которую представляет почта. Зачастую и отчет, и деньги от нее поступают со значительным опозданием ввиду разветвленности почтовой сети и неповоротливости ее служащих. По данным же представленного отчета часто сложно идентифицировать физическое лицо и заказ, по которому получены деньги. В связи с этим возможно искажение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности продавца. Со временем инвентаризация расчетов становится большой проблемой, если она проводится только раз в год.

Доставка курьером используется, если продавец и покупатель находятся недалеко друг от друга, например, в одном городе.

В зависимости от масштаба бизнеса и вида продукции требуется и штат курьеров, и их оснащение. Например, пиццу можно доставить в сумках-рефрижераторах или на небольших автомашинах, принадлежащих либо физическому лицу (курьеру), либо организации. Если требуется сборка доставляемого сложного товара, могут понадобиться работники соответствующей квалификации, а иногда и физической силы, если, к примеру, они доставляют холодильники. Курьерам может понадобиться переносная ККТ, сотовый телефон, проездные билеты.

Системы заработной платы курьеров могут также быть различными. Обычно, их заинтересовывают в быстроте выполнения заказов, и помимо фиксированного оклада, выплачивают процент от выработки (например, сданной выручки). Чаевые клиентов, обычно, в счет не включают, это доход курьера. Конечно, расходы на доставку автотранспортом оформляются и учитываются, как и в любой другой организации, требуется учет ГСМ.

Возврат товара

Как мы уже говорили в начале статьи, при дистанционной торговле расширены возможности покупателя по возврату товара. Возврат товара надлежащего качества при дистанционной торговле возможен в случае, если сохранены его товарный вид, потребительские свойства, что дает возможность продавать его повторно, если только в процессе транспортировки от покупателя товар не претерпел изменения и не истек его срок годности.

Правилами дистанционной торговли установлено, что покупатель должен предъявить документ, подтверждающий факт и условия покупки указанного товара, что не всегда обязательно. При этом продавец составляет накладную или акт о возврате, в которой (-ом) указываются все данные, позволяющие идентифицировать дату продажи и покупателя. По этой причине уже не стоит вопрос, по какой цене приходовать возвращенный товар — по прошлой себестоимости.

Вопросы бухгалтерского и налогового учета возврата товаров мы рассматривали в статье Л.П. Фомичевой «Возврат товаров: учет и оформление». Там же мы рассматривали вопросы учета возвращенного бракованного товара.

Еще раз напомним, что Минфин России в письме от 07.03.2007 № 03-07-15/29 указал, как продавец должен действовать при возврате товаров, реализованных в режиме розничной торговли с использованием контрольно-кассовой техники и выдачей физическому лицу чека (без выдачи покупателю счета-фактуры). В книге покупок продавца рекомендуется регистрировать реквизиты расходного кассового ордера, выписанного при возврате денежных средств покупателю, при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров. При этом регистрация документов в книге покупок продавца производится на дату принятия на учет возвращенных товаров. Если денежные средства возвращаются безналичным путем, вероятно, следует регистрировать эти платежные документы по отправке денежных средств покупателю.

Покупатель может вернуть и товар, имеющий недостатки. Потери от брака для целей налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, которые связаны с производством и реализацией (подп. 47 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако торговые организации, пользуясь статьями 475 и 518 ГК РФ, выставляют претензию поставщику бракованного товара. В претензии выставляются все убытки покупателя, в том числе уплаченный поставщику НДС, убытки по возврату продукции и транспортные расходы по его доставке (п. 7 Временной методики определения размера ущерба (убытков), причиненного нарушениями хозяйственных договоров, сообщенной письмом Госарбитража СССР от 28.12.1990 № С-12/НА-225).

На практике ситуации потерь при возвратах шире. Например, доставляя еду клиенту, владельцы пиццерии сталкиваются с ситуацией, когда при доставке по указанному покупателем адресу товар невозможно продать — никто не открывает дверь и не отвечает по телефону.

Повторно продать такой товар не всегда возможно, и расходы владельцы списывают на убытки. Но налоговые инспекторы вряд ли посчитают такие убытки экономически обоснованными.

И еще один вариант потерь можно назвать для организаций, которые занимаются почтовой торговлей. Эти «дистанционщики» берут на себя риск повреждения товара как при доставке его к покупателю, так и при его возврате. Почтовое ведомство в случае утраты или порчи (повреждения) отправления с объявленной ценностью отвечает в размере объявленной ценности и суммы платы за пересылку, за исключением платы за объявленную ценность.

И если объявление ценности при доставке до покупателя зависит от продавца, то, как покупатель вышлет назад товар — его дело. По этой причине не всегда возвращенный качественный товар продавец может пустить в повторный оборот и взыскать убытки с почты при повреждении товара.

Бухгалтерский учет интернет магазина

В настоящее время все большее количество индивидуальных предпринимателей осуществляют свою торговлю через интернет — магазины. Данный вид торговли относится к электронной розничной торговле и более экономичен со стороны затрат, так как отсутствуют такие расходы как аренда помещения, оборудования и т.д.).

Бухучет интернет магазина не многим отличается от ведения учета в стационарном магазине. Применяются те же методы деления затрат (расходов) магазина, учет доходов, ведение кассовой дисциплины и т.д. Ведения учета осуществляется по общему для всех закону о Бухгалтерском учете № 402 ФЗ, соответственно правила ведения учета одинаковы.

Однако есть различия ведения учета, а именно продажа товара осуществляется в основном физическим лицам, купля-продажа осуществляется без личного присутствия покупателя, интернет продажа не возможна без сайта магазина, без доменного имени и прочее.

Оплата товара интернет магазина

Для того чтобы осуществлять продажу физическим лицам необходимо учитывать тот факт, что расчет будет вестись как наличными денежными средствами, так и безналичными.

Рассмотрим каждый конкретный случай более подробно.

  • оплата товара наличными деньгами.

В этом случае вам необходимо пользоваться кассовым аппаратом. Его необходимо приобрести в специализированном магазине (через специальные компании, которые окажут вам техническую поддержку), поставить на учет в территориальную налоговую инспекцию и далее по выбитым кассовым чекам (на приход) вести журнал учета приходных и расходных кассовых ордеров, кассовую книгу.

Стоимость: 10 000 — 12 000 руб. (все включено)

  • Составление и сдача деклараций УСН и НДС, бухгалтерской отчетности и прибыли
  • Расчет заработной платы на сотрудников
  • Консультации по учету и налогообложению и т.д.
  • Ведение кадрового документооборота

Перед тем, как передать товар заказчику, вы должны пробить кассовый чек на стоимость товара, оформить приходный кассовый ордер (1 экз. оставить себе, отрывную часть отдать клиенту) и все эти документы отдать вместе с товаром. Если покупатель откажется от товара, то данный чек аннулируется.

  • оплата товара банковской карточкой.

Данная оплата осуществляется через специальный банковский аппарат, который функционирует с помощью банковской услуги «эквайринг». В банке, который будет вам оказывать данную услугу вы открываете расчетный счет и каждая сумма, которая будет поступать вам за оплату товара будет ложиться на этот счет.

Перед тем как отправлять товар покупателю, вы формируете счет, в котором указываете свои банковские реквизиты. Покупатель оплачивает товар, вы проверяете поступление денежных средств и только после прихода оплаты отправляете товар.

Услуга банка не бесплатная, банк снимает сумму комиссии за каждую поступающую сумму. Для того чтобы знать сумму прихода вам необходимо 1 раз в месяц брать в банке банковскую выписку за предыдущий месяц. Или вы можете оформить в банке услугу «интернет банк онлайн» и с помощью компьютера и банковской программы (программу выдаст вам ваш банк) самостоятельно формировать выписки и следить за движением денежных потоков.

  • оплата «электронными деньгами».

Наиболее распространенными электронными платежными системами являются такие как Webmoney, CyberPlat, Е-port и другие. Для того, чтобы воспользоваться данной услугой вам необходимо заключить с администратором платежной системы договор обслуживания, оставив заявку на сайте платежной системы.

Для того, чтобы оплатить ваш товар покупатель вносит деньги (наличные, безналичные) на счет гарантийного агентства системы электронных платежей. Далее вы высылаете счет покупателю, в котором указываете свой личный счет «электронного кошелька», на который покупатель переводит «электронные деньги» со своего счета на ваш. Как только оплата поступает на ваш счет, вы формируете товарную накладную и вместе с товаром передаете покупателю.

Система налогообложения для интернет магазина

Кроме способов оплаты и ведения бухучета многих предпринимателей волнует следующий вопрос: Какую систему налогообложения выбрать, чтобы уменьшить налоги и упростить ведение бухгалтерского учета?

В налоговом учете различают следующие системы налогообложения: Основная (ее еще называют ОСНО), Упрощенная 6% (Доходы), Упрощенная 15% (Доходы минус Расходы).

Основная система подразумевает взаиморасчеты и функционирование бизнеса в основном с юридическими лицами (т.е. компаниями), получение выручки в совокупном размере за 9 мес. отчетного года более 45 млн. руб., а также другие факторы. При общей системе налогообложение подразумевается ежеквартальный расчет и уплата НДС, полное ведение бухучета, а также ежегодный расчет и уплату подоходного налога в размере 13%.

Наиболее подходящая система налогообложения для интернет магазина Упрощенная. В этом случае вам лишь необходимо определится с расходами, а именно, будете ли вы их учитывать или нет?

Если расходы (перечень которых регламентируется статьей 346.16 НК РФ) в общей сумме выручки составили 60%, то в этом случае вам необходимо применить Упрощенка 15%. В этом случае налог будет рассчитываться как разница между приходом наличных денежных средств (приход-эта дата поступления средств на ваш расчетный счет или в вашу кассу) и расходом (расход- эта дата списания денежных средств с вашего расчетного счета или выдачи вам из кассы денег на хозяйственные расходы) умноженная на 15%. Если расход превысил доход, то в этом случае вам придется уплатить 1% от выручки.

Что касается ведения бухгалтерского учета вам необходимо вести учет не только доходов, но и расходов. Тем самым вести Книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу, банковские выписки, авансовые отчеты и т.д.

Если расходы минимальны или вы не можете их подтвердить документально, а именно каждый расход подтвердить кассовым чеком, безнальной оплатой, то в вашем случае вам удобно применять Упрощенную 6% систему «Доходы». В этом случае налог будет рассчитываться как приход наличных денежных средств (приход-эта дата поступления средств на ваш расчетный счет или в вашу кассу) умноженная на 6%. Что касается ведения бухгалтерского учета вам необходимо вести Книгу учета доходов и расходов, кассовую книгу, банковские выписки. Т.е. ведение бухгалтерского учета упрощается.

Бухучет интернет магазина

Для того чтобы безошибочно рассчитывать налоги, вести бухгалтерский учет, оформлять регистры бухгалтерского и налогового учета магазину необходимо либо принять в штат бухгалтера либо обратится в специализированную компанию, которая по договору возьмет ведения учета на себя.

Оформив в штат бухгалтера у вас возникнут лишние расходы на оплату труда, налоги с заработной платы, компьютерное оборудование, бухгалтерские программы и т.д.

Заключив договор на бухобслуживание с фирмой, вы получаете качественное безошибочное ведение учета, минимизируете риск получения штрафов и пеней со стороны налоговой и других государственных органов. Также вы освобождаете время, которое можете потратить на развитие своего бизнеса.

Мы предлагаем вам воспользоваться услугами по ведению бухгалтерского учета вашего интернет магазина компанией БУХпрофи. Мы оказываем удаленное ведение бухгалтерии, а именно аутсорсинг бухгалтерских услуг компаниям на любой системе налогообложения и оказываем различные виды бухгалтерских услуг, про которые вы можете прочитать на нашем сайте.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *