Денежные документы в бухгалтерском учете

Автор: | 03.05.2019

Что такое денежные документы

Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.

Денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

В соответствии с п. 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с проставлением на них записи «фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, в которых фиксируются операции с денежными средствами.

В кассовой книге (ф. 0504514) учреждения учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах, на которых проставляется отметка «фондовый».

Согласно методическим указаниям по ведению кассовой книги, утвержденным Приказом Минфина РФ № 173н, итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).

Отражение в бухгалтерском учете движения денежных документов

Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью. Конкретных рекомендаций по учету тех или иных видов денежных документов на федеральном законодательном уровне не разработано, поэтому, по нашему мнению, порядок их использования и отражения в учете необходимо закрепить в учетной политике исходя из специфики учреждения.

Талоны на питание обучающихся. Существует категория обучающихся, которым учебное заведение обязано предоставить бесплатное питание. Такое питание отпускается по талонам на питание. Талон может быть изготовлен типографским способом или отпечатан на принтере. Он должен содержать ряд обязательных реквизитов:

– индивидуальный номер;

– срок действия;

– вид питания;

– сумму (стоимость);

– печать или штамп выдавшей организации и подпись ответственного работника.

Для муниципальных учреждений в некоторых регионах созданы правила обращения отдельных видов денежных документов. Четкий порядок выдачи и учета талонов на предоставление на льготной основе питания в образовательных учреждениях разработан, например, комитетом по образованию правительства Санкт-Петербурга (Распоряжение от 08.06.2009 № 1139-р).

Согласно этому документу образовательные учреждения снабжаются талонами единого образца. Руководитель учреждения

обеспечивает хранение бланков талонов и выдает их работнику, ответственному за организацию питания, в соответствии с количеством учащихся льготных категорий. Бланки талонов передаются по акту, форма которого разработана специально и приведена в приложении 3 к данному распоряжению. Этот работник выдает заполненные бланки талонов педагогу, выполняющему функцию классного руководителя или мастеру производственного обучения (куратору группы). Выданные, но не использованные талоны возвращаются. Все действия с талонами должны быть зафиксированы в книге учета выдачи талонов, форма которой приведена в приложении 2 к Порядку выдачи и учета талонов, утвержденному Распоряжением № 1139-р.

При предоставлении льготного питания самим образовательным учреждением использованные по назначению талоны подсчитываются в конце каждого рабочего дня и прикладываются к кассовому отчету. Они хранятся вместе с контрольно-кассовой документацией в течение пяти лет и после окончания срока хранения уничтожаются по приказу руководителя учреждения.

При предоставлении льготного питания в учреждении образования организацией общественного питания еженедельно проводится сверка использования талонов и составляется соответству­ющий акт об их реализации по форме, которая приведена в приложении 3 к Порядку выдачи и учета талонов.

Казенное образовательное учреждение заключило договор с предприятием общепита на поставку завтраков и комплексных обедов для учащихся. Учреждение уплатило по договору 120 000 руб. На эту сумму по акту приема-передачи были получены талоны на питание. Они были оприходованы в кассу как денежные документы. Часть талонов из кассы на сумму 30 000 руб. была передана подотчетному лицу, которое выдавало эти талоны учащимся. После того как учащиеся получили питание по данным талонам, был составлен акт на сумму 30 000 руб. (приложен к авансовому отчету подотчетного лица, получившего талоны).

Согласно Приказу Минфина РФ № 171н расходы казенного учреждения на оплату услуг по организации горячего питания учащихся относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Данные операции в бухгалтерском учете учреждения будут отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Произведена оплата по договору

1 302 26 830

1 304 05 226

120 000

Получены талоны на питание в кассу учреждения

1 201 35 510

1 302 26 730

120 000

Выданы из кассы талоны подотчетному лицу

1 208 26 560

1 201 35 610

30 000

Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам

1 109 хх 226*

1 208 26 660

30 000

По соответствующему коду синтетического учета.

Талоны на ГСМ. Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов: по договору производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Полученные талоны на основании товаросопроводительных документов поставщика (накладной, счета-фактуры и т. п.) приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату).

По мере необходимости талоны на право получения топлива выдаются водителям или специально назначенному сотруднику под отчет.

Обычно для контроля заводится специальная книга учета, в которой регистрируется движение талонов.

Полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения после сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон.

Бюджетное образовательное учреждение в рамках деятельности по выполнению государственного (муниципального) задания получило от поставщика талоны на 1 000 л бензина Аи92 на сумму 28 000 руб. Номинал талона – 20 л стоимостью 560 руб. Подотчетному лицу выдано

2 талона, на которые оно произвело заправку автомобиля, после чего представило авансовый отчет.

Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены в соответствии с Инструкцией № 174н следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Получены талоны на ГСМ в кассу учреждения

4 201 35 510

4 302 34 730

28 000

Выданы из кассы 2 талона подотчетному лицу

4 208 34 560

4 201 35 610

1 120

Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным талонам

4 105 33 340

4 208 34 660

1 120

Карты экспресс-оплаты сотовой связи и Интернета. Сотрудники учреждений часто пользуются корпоративной мобильной связью или получают компенсации за использование собственных средств связи в служебных целях. Широко используется такой вид платежей за мобильную связь и Интернет, как карты экспресс-оплаты, которые приобретаются учреждением и должны быть учтены как денежные документы.

Для того чтобы у проверяющих и налоговых органов не возникло вопросов о правомерности и целесообразности оплаты расходов на сотовую связь, учреждению нужно разработать соответству-

ющее положение (внутренний нормативный акт). В данном документе должен содержаться перечень должностей сотрудников, которые имеют право на получение карт оплаты сотовой связи, и условия, которые должны соблюдаться (например, сотрудникам оплачиваются только звонки, совершенные в рабочее время, или еще возможна оплата звонков, произведенных в нерабочее время (в выходные дни)). Целесообразно прописать порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь (представление детализации переговоров и служебной записки сотрудника о том, какие звонки были служебными).

Автономное учреждение за счет средств от приносящей доход деятельности через подотчетное лицо приобрело 100 карт экспресс-оплаты номиналом 100 руб. на общую сумму 10 000 руб. Данные денежные документы были приняты в кассу учреждения. Заместителю директора были выданы под отчет 3 карты оплаты. Подотчетное лицо представило авансовый отчет с оправдательными документами.

Расходы на приобретение карт оплаты для мобильных телефонов в соответствии с Приказом Минфина РФ № 171н относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражаться в соответствии с Инструкцией № 183н следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Получены карты оплаты в кассу учреждения

через подотчетное лицо

2 201 35 000

2 208 21 000

10 000

Выданы 3 карты оплаты подотчетному лицу

2 208 21 000

2 201 35 000

Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным картам оплаты

2 109 80 221

2 208 21 000

Почтовые марки и конверты с марками. Несмотря на технический прогресс услуги почтовой связи по-прежнему остаются актуальными и востребованными. Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов, которые согласно Инструкции № 157н необходимо учитывать как денежные документы. Типичной ошибкой в учете является одномоментное списание приобретенных конвертов и марок. Например, как можно оправдать списание сразу 200 маркированных конвертов, если даже за месяц фактически было отправлено 20 писем? Их нужно учитывать как денежные документы и по мере необходимости выдавать под отчет ответственным за отправку корреспонденции лицам, которые должны составить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.

Принятие к учету и выдача под отчет почтовых марок и маркированных конвертов будет отражаться в учете следующим образом:

Казенное учреждение

(Инструкция № 162н)

Бюджетное учреждение

(Инструкция № 174н)

Автономное учреждение

(Инструкция № 183н)

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Поступление в кассу учреждения марок и маркированных конвертов

0 201 35 510

0 302 21 730

0 208 21 660

0 201 35 510

0 302 21 730

0 208 21 660

0 201 35 000

0 302 21 000

0 208 21 000

Выдача под отчет марок и маркированных конвертов

0 208 21 560

0 201 35 610

0 208 21 560

0 201 35 610

0 208 21 000

0 201 35 000

Проездные билеты. В соответствии со ст. 166, 168.1 ТК РФ сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы на проезд.

Согласно трудовому законодательству размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. В образовательном учреждении оплата проездного билета может быть произведена социальному педагогу, характер работы которого связан с разъездами (посещение обучающихся по месту жительства, поездки для участия в заседаниях различных комиссий и советов профилактики и т. п.).

На основании Приказа Минфина РФ № 171н расходы учреждения на приобретение проездных билетов сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Казенное образовательное учреждение приобрело проездной билет на автобус стоимостью 950 руб. на сентябрь 2013 г. для социального педагога. Оплата проездного билета была произведена безналичным путем за счет бюджетных средств. Проездной билет был оприходован в кассу учреждения и выдан педагогу под отчет. В конце месяца педагог представил авансовый отчет с приложенным к нему уже использованным проездным документом.

В учете казенного учреждения эти операции должны быть отражены в соответствии с Инструкцией № 162н следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Оплачена стоимость проездного билета

1 302 22 560

1 304 05 222

Получен проездной билет в кассу учреждения

1 201 35 510

1 302 22 660

Выдан проездной билет подотчетному лицу

1 208 22 560

1 201 35 610

Подотчетное лицо представило авансовый отчет

1 401 20 222

1 208 22 660

Недостача денежных документов в кассе

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ регламентируется Положением № 373-П. Согласно п. 1.11 данного положения мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денежных средств определяются юридическим лицом. Значит, порядок проверки кассы и кассовых операций устанавливается локальными нормативными актами, например, положением о внутреннем финансовом контроле, учетной политикой, положением о кассовых операциях. Во время мероприятий контроля кроме полного пересчета денежной наличности в кассе производится проверка и других ценностей, хранящихся в кассе, в том числе денежных документов.

Для отражения результатов инвентаризации денежных документов, находящихся в кассе учреждения, применяется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (по ф. 0504086, утвержденной Приказом Минфина РФ № 173н).

В ходе проверки в кассе бюджетного учреждения была выявлена недостача денежных документов – 2 карт экспресс-оплаты номиналом по 100 руб. каждая, приобретенных за счет субсидии на выполнение государственного задания. Виновное в данной недостаче лицо установлено и сумма недостачи погашена им добровольно в натуральной форме.

Учреждение должно отразить в учете возникшую ситуацию в соответствии с п. 86, 87, 109, 110 Инструкции № 174н следующим образом:

>Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

Есть категория документов, которые имеют стоимостную оценку, но в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

  • акции, которые были выкуплены у акционеров;
  • ценные бумаги;
  • бланки строгой отчетности (см. «Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении»);
  • документы на нематериальные активы.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
  • Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Раздел

Что написать в учетной политике

Организация бухгалтерского учета

Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №… к настоящей Учетной политике.

Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике

Порядок проведения инвентаризации

Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:

  • ________________________________
  • ________________________________
  • наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.

Учет финансовых активов

В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):

  • почтовые марки;
  • маркированные конверты;
  • карты экспресс-оплаты услуг связи;
  • оплаченные талоны на бензин и масла;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • _______________________
  • _______________________

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

  • приобретены по безналичному расчету;
  • приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
  • выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *