Доверенность на подписание кадровых документов

Автор: | 29.04.2019

Кому можно доверить подписание кадровых документов?

На практике сложилось, что от имени компании без дополнительного подтверждения полномочий действует ее руководитель. Его полномочия закрепляются в учредительных документах, и все юридически значимые действия, в том числе и проставление подписи на документах, осуществляются без доверенности. Хотя законом предусмотрена возможность назначать сразу несколько лиц, имеющих право выступать от имени компании (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Но этой возможностью редко кто пользуется при создании компании. А вносить изменения в учредительные документы позже не всегда удобно, проще выписать доверенность, передав отдельные права выбранному лицу.

С расширением штата объем кадровых документов, подписание которых возложено на руководителя компании, увеличивается в разы. Руководитель же с развитием бизнеса оставляет за собой решение стратегических задач, перекладывая часть своих полномочий на подчиненных. Это касается и документопотока, который направляется в обход руководителя, поэтому право подписи всех или наименее значимой части кадровых документов поручается отдельному сотруднику.

Выбор уполномоченного сотрудника зависит от структуры компании. Если в ней есть отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой, то кадровые документы поручают подписывать начальнику этого подразделения. Если же в штате просто предусмотрена отдельная должность, в рамках которой сотрудник занимается кадровой работой, то право подписи выпускаемых им же документов не всегда ему доверяют. Этим вопросом может быть уполномочен заниматься один из замов руководителя.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Прямого запрета на делегирование полномочий по подписанию кадровых документов компании лицом, в ней не работающим, в законодательстве нет. Поэтому допускается, что с лицом будет заключаться, например, договор поручения, и ему будет выдана доверенность на подписание кадровых документов.

Форма и содержание доверенности на подписание кадровых документов

В законодательстве нет каких-либо конкретных требований к форме и содержанию доверенности, посредством которой будут передаваться полномочия на подписание кадровых документов. Поэтому здесь действуют общие нормы, установленные главой 10 ГК РФ. Вот что это за требования:

  • Доверенность выдается в письменном виде (ст. 185 ГК РФ); для подписания кадровых документов обычно нотариально удостоверенная доверенность не требуется (ч. 1 ст. 185.1 ГК РФ).
  • Доверенность оформляется за подписью руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
  • В доверенности обязательно указывается дата ее составления — без этого она ничтожна. Если не указать в доверенности срок ее действия, то ей можно пользоваться ровно год (ч. 1 ст. 186 ГК РФ).
  • В доверенности нужно перечислить все названия документов, подписывать которые сможет уполномоченное лицо.

В компании с большим штатом есть смысл разработать образец доверенности, который можно было бы время от времени корректировать. Его удобно использовать для передачи полномочий по подписанию кадровых документов лицу, занимающему определенную должность.

>Как составить доверенность на право подписи: образец бланка и примеры, как это сделать для разных документов

Кто несет ответственность?

Подписи на бумагах организации могут иметь разное значение. Чтобы понять, кто несет ответственность за последствия использования права подписи по доверенности, нужно их знать.

Итак, подпись может быть:

  1. Правоустанавливающей (обязывающей) — это подпись, после которой предприятие испытывает изменение обязательств перед контрагентами (документы, свидетельствующие факты приобретения продукции).
  2. Подтверждающей законность — удостоверяет, что содержание хозяйственной операции не противоречит закону (бухгалтерские отчеты).
  3. Информационной — свидетельствует о том, что содержание бумаги соответствует фактическим параметрам деловой операции (ведомость по зарплате).

Важно! Лишь начальник предприятия может выписывать доверенности. Как правило, за последствия передачи права подписывать бумаги фирмы отвечает именно он.

Физическое лицо

  • В случае с обязывающей подписью ответственным лицом признается предприятие, в котором работает главный управленец, выписавший доверенность. Хотя в случаях правонарушений на управленца могут наложить административные и даже уголовные меры. Но если речь идет о трудовых правоотношениях, тогда ответственный – сам начальник предприятия (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • Подпись, подтверждающая правомерность документа. Ответственные лица – главный управленец и компания, где он работает.
  • Информационная подпись – самая безобидная в плане юридических санкций для доверителя: при самом плохом раскладе документы просто не будут рассматривать. Ответственность за содержание документа подписант не несет.

Юридическое лицо

В основном такая ситуация имеет место быть в вопросах с налоговой и финансовой отчетностью. Когда речь идет о финансовых отчетах, то тут ответственными лицами являются начальник предприятия и поверенный.

  1. Ставить подпись в финансовых бумагах будут лишь те работники, которые обладают соответствующими полномочиями по уставу организации.
  2. Когда бухгалтерский учет отдан на управление юридическому лицу, сотрудники такого юридического лица не будут подписываться в бухгалтерских бумагах за главного управленца, даже когда у них есть нужный документ.

Чтобы понять, кто ответственное лицо за подпись на фискальных отчетах и почему, нужно знать, что во всех отношениях государства и налогоплательщика участником правоотношений считается всегда непосредственно лицо, которое должно уплатить налог, действует ли оно само, или через представителя (Письмо Минфина России от 20.10.2005 N 03-02-07/1-274, Письмо УФНС России по г. Москве от 25.05.2007 N 20-12/049059 и от 23.09.2005 N 28-10/67686).

Справедливо это и для всех случаев правоотношений, когда дело касается уплаты налогов.

Если юридическое лицо доверяет подписывать налоговую отчетность физическому лицу, то ответственность за подпись несет само предприятие.

Когда сотрудник — это организация

Бывает так, что управленческие функции предприятия передаются на осуществление специальной фирме. Тогда, при заключении акта передачи права подписываться, ответственными лицами являются начальник управляющего предприятия, или директор специальной фирмы (например, если она занимается бухгалтерским учетом), иногда ответственность может быть возложена на сотрудников предприятия, которое делегировало право подписываться.

Виды бумаг, для которых делегируются полномочия

Специфика подписей, права на которые делегируются доверенностью, может быть разной. Право подписи может передаваться на кадровые документы, на отгрузочные, кассовые и т. п. Однако, поскольку законодательством строго не регулируется этот момент, то содержание этих документов не особо меняется от одного вида к другому.

Основное, что обязательно должно быть во всех видах доверенностей:

  1. Подпись руководителя (ч. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
  2. Дата (если в документе не обозначен срок действия, то по умолчанию он считается равным одному году) (ч. 1 ст. 186 ГК РФ)).
  3. Доверенность должна содержать исчерпывающий список документов, которые поверенный будет иметь право удостоверять своей подписью.

Полномочия поверенного должны быть четко регламентированы: не допускаются формулировки, которые могут быть двояко истолкованы, дабы избежать нежелательных последствий, связанных со злоупотреблением полномочиями поверенным.

Кадровые

К вышеуказанному списку обязательных пунктов нужно добавить запись о том, что доверитель доверяет поверенному подписывать кадровые документы (отдельной строкой, вверху документа, после слова «доверенность»).

Если у вас много сотрудников, то можно составить шаблон доверенности на делегирование права подписывать кадровые документы и хранить его, по необходимости корректируя и используя.

Отгрузочные

Основные пункты доверенности указаны выше и ниже в статье. В данном конкретном случае нужно после слова «доверенность» добавить предложение о том, что доверитель доверяет поверенному подписывать отгрузочные документы.

Обратите внимание! Налоговый орган может потребовать доверенность, делегирующую право подписываться в документах.

Кассовые

Обязательное содержание доверенности описано выше в данном пункте статьи. Для того, чтобы оформить доверенность на подписание кассовых документов, необходимо добавить в документе, после слова «доверенность» предложение о том, что доверитель доверяет поверенному подписывать кассовые документы. Рядом с подписью можно ставить примечание: «подписано по доверенности».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *