Дубликат документа

Автор: | 01.05.2019

Перед нами несколько одинаковых документов…
Какой документ является подлинником? Обладает ли дубликат юридической силой? Какой экземпляр нужно хранить в деле, а какой можно уничтожить?

Кто из делопроизводителей не сталкивался с такой ситуацией?

Попробуем разобраться

Для начала обратимся к

Подлинник — это первый или единственный экземпляр документа

Дубликат — повторный экземпляр подлинника

Копия — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа

Чем отличается подлинник от дубликата

Дубликат выдается взамен подлинника, если подлинник испорчен или утерян. То есть он заменяет подлинник и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Может выдаваться по запросам физических и юридических лиц. Чтобы отличить дубликат от подлинника, в верхнем правом углу дубликата документа ставится штамп «Дубликат». Тогда подлинник, в случае его обнаружения, не имеет права использоваться. Дубликаты оформляются на принятых в организации бланках документов и полностью воспроизводят реквизиты подлинника документа.

Чем отличается дубликат от копии

Копия документа, в отличие от дубликата, может оформляться не только на бланке, но и на обычной бумаге. Она точно воспроизводит документ, но не является одним из его экземпляров. Копия не имеет юридической силы, если не заверена в установленном порядке. Копия документа может быть изготовлена в электронной форме или на бумажном носителе.

А если копия заверена

Заверенная копия, в отличие от обычной, может обладать юридической силой. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов. Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле…№ …за год» и заверяется печатью организации.

Итак, подведем итоги чем отличается дубликат от копии или заверенной копии:

  1. В отличие от копии дубликат всегда один и выдается взамен оригинала. Копий может быть несколько.

  2. Дубликат имеет свои реквизиты: надпись «Дубликат», номер, дату документа. Копия воспроизводит все реквизиты оригинала.

  3. Дубликат обладает той же юридической силой, что и подлинник. То есть может его заменить. Заверенная копия обладает юридической силой, но гораздо в меньшей степени, чем оригинал документа. Даже заверенная нотариально. Так как для совершения многих действий только заверенной копии недостаточно. Например, провести регистрацию имущества на основании заверенной копии договора, а не оригинала документа, не представляется возможным.

В деле всегда хранится подлинник. В случае его отсутствия дубликат. Заверенная копия выдается по запросу либо по необходимости. Обычные копии используются во внутренней работе организации. Они не нуждаются в хранении.

С уважением, Инна

дубликат документа

Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:

  • дубликат документа — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. дубликат документа Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу. [ОАО… … Справочник технического переводчика

  • Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;… Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации … Официальная терминология

  • Дубликат — (лат. duplicatus «удвоенный») копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи… … Википедия

  • ДУБЛИКАТ — (от франц. donble, лат., duplex двойной). Акт или вообще какая либо бумага, представляющая точное повторение другой и отправляемая на случай её утраты. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДУБЛИКАТ 1)… … Словарь иностранных слов русского языка

  • ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого либо письменного до кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях, когда при совершении… … Финансовый словарь

  • дубликат — Экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с первым. Дубликатом является второй либо третий экземпляры документа с теми же подписями и печатями, что и первый. Он имеет ту же юридическую силу, что и первый экземпляр. В случае… … Справочник технического переводчика

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий (в отличие от копии) одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна… … Юридический словарь

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна из … Российская энциклопедия по охране труда

  • Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный; англ. duplicate) второй и каждый следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготавливается с целью замены подлинного документа … Энциклопедия права

  • ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только один … Юридическая энциклопедия

Оформление дубликатов документов при потере первого экземпляра

Цитата:Покупатель просит организацию предоставить дубликаты акта оказанных услуг и счета-фактуры взамен утерянных. Акт и счет-фактура были выставлены в прошлых периодах, когда у организации были другие руководитель и главный бухгалтер.
Кто имеет право подписи дубликатов первичных документов при смене руководителя и главного бухгалтера у организации-продавца?
28 июня 2013
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Подписание дубликатов акта оказанных услуг и счета-фактуры новыми руководителем и главным бухгалтером не является нарушением действующего законодательства.
Обоснование вывода:
В настоящее время нормативные акты по бухгалтерскому учету не запрещают организации формировать дубликаты первичных документов с теми же реквизитами, что были указаны в изначально оформленном первичном документе.
Однако бухгалтерское законодательство не определяет понятие дубликата первичного документа, а также не разъясняет механизм его составления.
Согласно п. 2.1. 28 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Таким образом, получается, что в рассматриваемой ситуации покупатель просит Вашу организацию представить ему повторные (не заверенные копии) экземпляры акта оказанных услуг и счета-фактуры.
На сегодняшний день общие требования к первичным документам поименованы в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).
Так, в соответствии с п.п. 6, 7 части 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в том числе, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события, а также подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Как видим, Закон N 402-ФЗ не обязывает подписывать первичный документ именно руководителя и (или) главного бухгалтера. В этой связи мы полагаем, что помимо «новых» руководителя и главного бухгалтера дубликат акта может подписать и другое лицо, ответственное за правильность оформления свершившегося события.
В части выставления дубликата счета-фактуры сообщаем.
НК РФ не содержит такого понятия, как дубликат счета-фактуры.
Из приведенного выше определения дубликата, по нашему мнению, следует, что дубликатом счета-фактуры признается повторно выданный продавцом экземпляр, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу. На практике это может быть оформленный в установленном порядке новый экземпляр счета-фактуры с надписью «Дубликат».
Действующее налоговое законодательство не запрещает выставлять дубликат счета-фактуры.
В силу п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
В таком же порядке подписывается и дубликат, то есть новый экземпляр счета-фактуры. Следовательно, его по общему правилу подписывают занимающие данные должности в настоящее время руководитель и главный бухгалтер. В Вашей ситуации, по нашему мнению, не будет лишним приложить к дубликату счета-фактуры копию заверенного приказа о назначении на должности руководителя и главного бухгалтера.
Однако в письме Минфина России от 08.12.2004 N 03-04-11/217 указывается, что выставление счетов-фактур с датами, не соответствующими фактическим датам их выписки, не допускается. Следовательно, выставление, например, в 2013 году счета-фактуры, датированного 2010 годом, по мнению финансового ведомства, неправомерно. Следует отметить, что ранее налоговые органы придерживались противоположной позиции (письмо Управления МНС по г. Москве от 01.08.2003 N 24-11/42672).
В этой связи у покупателя (заказчика) возникает риск споров с представителями ИФНС на предмет правомерности вычета предъявленного Вашей организацией НДС.
К сожалению, арбитражная практика по вопросу вычета НДС по дубликату крайне обширная и противоречивая.
Так, в ряде случаев судьи придерживаются мнения, согласно которому право на вычет НДС возникает только на основании оригиналов счетов-фактур (смотрите, например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 N А19-9152/07-44-Ф02-726/2008, Второго арбитражного апелляционного суда от 16.01.2012 N 02АП-7814/11).
Другие судьи указывают, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур. Поэтому у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 11.03.2012 N Ф07-582/12, ФАС Московского округа от 30.08.2011 N Ф05-8262/11, от 20.06.2011 N Ф05-5479/11, от 31.01.2011 N Ф05-15827/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2012 N 09АП-543/12, от 16.03.2011 N 09АП-2269/11).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член МоАП Завьялов Кирилл
Ответ прошел контроль качества
13 июня 2013 г.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *