Инкассация денежных средств

Автор: | 02.05.2019

Документальное оформление инкассации

До заключения договора на инкассацию администрация банка обязана выявить наличие в аптеке помещения для передачи денег, а также проинспектировать подъездные пути к аптеке.

Заключив договор, аптечная организация должна заказать специальный пломбир и приобрести свинцовые пломбы. На пломбире должны быть № и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Если организация сдает инкассаторам наличную выручку в нескольких аптеках, то для каждой такой аптеки требуется изготовить свой отдельный пломбир. После этого, аптечная организация представляет в подразделение инкассации 2 экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опломбироваться сумки с денежной наличностью в каждой аптеке.

Руководитель подразделения инкассации банка заверяет все экземпляры оттиска образцов, для этого на шпагат ниже пломбы аптеки накладывается пломба банка, и 1 экземпляр каждого заверенного образца пломбы передается аптечной организации, этот экземпляр кассир аптеки (фармацевт) будет предъявлять инкассаторам при передаче им сумок с наличностью. От количества мест инкассации (аптек) зависит количество сумок для денежной наличности, которые выдаются аптечной организации. Обычно на каждую торговую точку инкассации первоначально выдаются 2 сумки, далее происходит их кругооборот. Забрав 1 сумку с наличностью, при следующем заезде инкассаторы привозят пустую сумку, забирая заполненную. На каждой сумке служба инкассации проставляет порядковый номер.

Инкассация осуществляется по утвержденному графику. Задержка инкассационной машины оплачивается либо аптекой, либо виновным лицом. Из этого следует, что к времени приезда машины инкассации должна быть подготовлена инкассаторская сумка с наличностью для передачи инкассатору.

В соответствии с положением Банка России №373п все организации обязаны сдавать в банки, поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на счет организации.

Сдача денежных средств на счета в банках может производиться:

— Непосредственно в кассы банков.

— С помощью услуг инкассаторской службы банков.

— С помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России (РосИнкассо).

— Через федеральную почтовую связь.

— В автоматические сейфы.

Для перевозки наличных денег кредитная организация (банк) может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. Отношения с инкассаторскими работниками осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию определяются Договором о полной материальной ответственности.

Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками, то заключается договор с инкассаторами о коллективной материальной ответственности.

В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию. Пересчет и заключение денежной наличности на банковские счета организации.

Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, то подписывается двухсторонний договор (банк и аптека), если привлекается не банковская кредитная организация (РосИнкассо), подписывается трёхсторонний договор.

К договору прилагаются: перечень организаций, с указанием адреса, телефона, ФИО руководителя и кассира; заявка на проведение инкассации; протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.

По договору инкассации аптеки вменяется обязанность – обеспечить свободные и освещенные подъездные пути, входы и выходы, коридоры, изолированного и не просматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного перемещения вооруженных инкассаторов в здание по маршруту: вход – касса – выход, и сопровождение работником охраны.

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки – в явочной карточке фармацевтом аптеки ответственным по приказу за передачу денег инкассатору: дата, время, сумма сданной наличности, номер сумки с наличностью, номер пустой принятой сумки, а также ФИО фармацевта.

Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководитель инкассации по согласованию с аптекой устанавливает время заездов инкассаторов. Перед выездом в организацию после заключения договора инкассаторы получают: порожние сумки (холщовый мешок с металлической рамкой), доверенность на инкассацию и перевозку денег, штамп, явочные карточки, ключи.

При прибытии в аптеку инкассатор предъявляет фармацевту:

— Документ, удостоверяющий личность.

— Доверенность на перевозку наличных денег.

— Явочную карточку.

— Порожнюю сумку, закрепленную за аптекой.

Кассир (фармацевт) в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы (картонка, на которой образец пломбы, а также печать аптеки). Передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке и квитанцию к сумке. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы её вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целостности сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость, накладная и квитанция к сумке. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости (она лежит в сумке), должна соответствовать общей сумме наличных денег. На обратной стороне препроводительной ведомости и накладной к сумке печатается реестр (номинальная стоимость банкнот и их кол-во). Мелочь не вкладывается в инкассаторскую сумку и банкноты стоимостью менее 100 рублей тоже не вкладываются. Инкассатор в присутствие кассира определяет целостность сумки и пломбы в соответствие имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег в явочной карточке, накладной и квитанции, сверяет номер сумки с наличными, с номером указанным в явочной карточке накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет право производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целостности сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время, при этом делается соответствующая запись в раздел «Повторные заезды» явочной карточки. В данном случае инкассация взимает штраф с организации, а организация с кассира. Если сумка не сдана инкассатору, кассир обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа, а также заверить своей подписью.

Для сдачи сумки инкассатору кассиром оформляется препроводительная ведомость, в которой указывается сдачик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона препроводительной ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой наличности. Препроводительная ведомость заполняется в 3-х экземплярах (1-й экземпляр препроводительной ведомости, 2-й экземпляр накладная, 3-й экземпляр – квитанция к препроводительной ведомости). Препроводительная ведомость вкладывается в сумку с денежной наличностью, после чего сумку пломбируют.

Второй экземпляр препроводительной ведомости называемый накладной кассир передает инкассатору в обмен на пустую сумку соответствующей нумерации. В журнале регистрации сданных сумок, который ведется в аптеке, кассир обозначает сданную сумку выручки, номер сумки, а также в журнале расписывается инкассатор, который фиксирует дату и время приема средств.

Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных средств (подделка) работниками банка в одностороннем порядке составляется акт. После проверки деньги зачисляются на счет аптечной организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию.

Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

— Накладной или явочном листе, если сумка сдается инкассатором

Кроме того, проверяется:

— Не имеет ли поступившая сумка с наличными каких-либо повреждений – заплат, разрыва тканей, наружных швов, поврежденных замков или пломб, разрыва обвязки, или узлов на обвязке.

— Целостность сумки с наличными и пломба на ней.

— Соответствует ли номер сумки с наличными номеру указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторов.

При выявлении несоответствий в сопровождающих документах, делается соответствующая запись

Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку (инкассаторов) сумка вскрывается, а наличность принимается путем полистного пересчета.

При выявлении излишка или недостачи наличности, составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег.

В акте указываются:

— Наименование банковской организации.

— Дата.

— Наименование организации, сдавшей деньги.

— Реквизиты упаковки.

— Причина вскрытия сумки.

— Наименование должностей.

— ФИО работников, осуществлявших пересчет и присутствующих при пересчете наличных денег.

— Сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег.

— Сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета подписывается лицами, осуществляющими пересчет.

Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй – направляется организации, а третий экземпляр передается инкассаторским работникам. Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет утрата сумки, то он в соответствии действующего законодательства, несет материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств.

Инкассаторские услуги в автономном учреждении

Л. Ларцева
Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2015

Избежать рисков при работе с наличными средствами помогает использование инкассаторских услуг, предоставляемых банками. За счет применения бронированных автомобилей, различных средств связи, систем слежения и иных охранных систем, а также привлечения специально обученного персонала банковская инкассация обеспечивает высокую степень безопасности перевозок и сохранности денежной наличности.

При доставке денежных средств собственными силами учреждения подвергают неоправданному риску своих сотрудников, допускают серьезную опасность утраты денежных средств в момент доставки, а также несут дополнительные расходы, используя служебный автомобиль и время сотрудника, сопровождающего деньги. Избежать рисков помогает использование инкассаторских услуг, предоставляемых банками. За счет применения бронированных автомобилей, различных средств связи, систем слежения и иных охранных систем, а также привлечения специально обученного персонала банковская инкассация обеспечивает высокую степень безопасности перевозок и сохранности денежной наличности. О порядке использования инкассаторских услуг автономными учреждениями и их отражения в бухгалтерском учете расскажем в данной статье.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 318-П) под инкассацией наличных денег понимаются сбор, доставка наличных денег учреждений в кредитную организацию (далее – банк) для зачисления их сумм на банковские счета. Инкассация наличных денег выполняется инкассаторскими работниками, работу которых организует должностное лицо банка (п. 1.5 Положения № 318-П).

Правомерность использования инкассаторских услуг автономными учреждениями

Автономные учреждения, у которых открыты банковские счета, вправе на общих основаниях воспользоваться услугами инкассации для сдачи наличных денег на такие счета.

Однако с учетом того, что большинство автономных учреждений для осуществления операций с наличными денежными средствами открывают лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства (ОФК), могут ли они воспользоваться инкассаторскими услугами для доставки денег, зачисляемых на лицевые счета?

Аналогичный вопрос рассматривался специалистами Минфина в Письме от 16.12.2013 № 02-03-007/55345 в отношении бюджетных учреждений.

Ссылаясь на Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которых открыты в ОФК, финансисты разъясняют, что наличные денежные средства, поступающие в кассу учреждения, подлежат внесению на счет, открытый ОФК в подразделении ЦБ РФ или кредитной организации на балансовом счете 40116 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям», для последующего перечисления на счет, открытый ОФК в подразделении ЦБ РФ на балансовом счете 40601 «Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Финансовые организации».

С учетом изложенного, по мнению Минфина, учреждение, лицевые счета которому открыты в ОФК, вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг, при условии, что инкассируемые суммы наличных денег учреждения в соответствии с условиями указанного договора будут внесены инкассаторскими работниками на балансовый счет 40116, без зачисления названных сумм на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги.

Поскольку цели использования лицевых счетов, открытых автономными и бюджетными учреждениями в ОФК, совпадают, приведенный выше вывод специалистов Минфина в полной мере справедлив и в отношении автономных учреждений.

Правила и документальное оформление инкассации наличных денег

Инкассация наличных денег производится согласно Положению № 318-П.

Инкассация наличных денег осуществляется инкассаторскими работниками, численность которых определяется руководителем инкассации в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций.

Для инкассации наличных денег кредитные организации применяют технически исправный автотранспорт, оборудованный в соответствии с требованиями законодательства РФ к транспортным средствам, предназначенным для перевозки денежных средств и ценных грузов, а также средствами радиосвязи, переговорными устройствами и другими средствами, необходимыми для обеспечения безопасности инкассаторских работников, водителей автотранспорта и обеспечения сохранности перевозимых ценностей. Кроме того, инкассаторские работники в целях самообороны и для обеспечения сохранности наличных денег снабжаются служебным оружием на основании Федерального закона от 13.12.1996 № 150-ФЗ «Об оружии» (п. 7.2 Положения № 318-П).

Для инкассации наличных денег на каждое учреждение в банке оформляются явочные карточки (ф. 0402303). Кроме того, исходя из объема инкассируемых наличных денег, банк определяет количество порожних сумок, выдаваемых учреждению, с присвоением каждой сумке индивидуального номера (п. 9.1, 9.2 Положения № 318-П).

Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с учреждением.

Согласно п. 9.6 Положения № 318-П перед получением в учреждении сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику учреждения:

  • документы, удостоверяющие личность, и доверенности на инкассацию наличных денег, оформленные в соответствии с законодательством РФ;
  • явочную карточку;
  • порожнюю сумку.

Кассовый работник учреждения, в свою очередь, предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, заполняет явочную карточку, а также оформляет препроводительную ведомость к сумкам (ф. 0402300), представляющую собой комплект документов, состоящий из ведомости, квитанции (п. 9.6 Положения № 318-П). Указанная ведомость к сумке является приходным кассовым документом, на основании которого банк осуществляет прием наличных денег от учреждения (п. 2.4 Положения № 318-П)

После проверки в присутствии кассового работника целости сумки и пломбы, правильности заполнения накладной и квитанции к сумке инкассаторы подписывают квитанцию, проставляют оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращают ее кассовому работнику учреждения (п. 9.7 Положения № 318-П).

Таким образом, в случае сдачи сумки с наличными деньгами инкассаторскими работниками ведомость к сумке вкладывается учреждением в сумку с наличными деньгами, квитанция к сумке остается в учреждении, а накладная к сумке и явочная карточка представляются в банк вместе с сумкой с наличными деньгами (п. 4.2 Положения № 318-П).

Принятые инкассаторским работником в учреждении сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам и явочные карточки на все время работы на маршруте инкассации наличных денег размещаются в автотранспорте инкассаторов. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в банк (п. 9.10, 9.11 Положения № 318-П).

Образец договора на оказание инкассаторских услуг

Образец договора

инкассации денежной наличности

г. Москва «19» января 2015 г.

Акционерный коммерческий банк «Русское поле», именуемый в дальнейшем «Банк», в лице генерального директора , действующего на основании Устава, с одной стороны, и МАУК «Театр», именуемое в дальнейшем «Клиент», в лице руководителя , действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Банк принимает на себя обязательства осуществлять инкассацию денежных средств Клиента, а Клиент принимает на себя обязательства оплатить предоставленные ему услуги.

2. Обязанности сторон

2.1. Банк обязуется:

2.1.1. Осуществлять прием наличных денежных средств непосредственно от представителя Клиента, в соответствии с утвержденным графиком инкассации денежной наличности, являющимся неотъемлемой частью договора (приложение __). По согласованию сторон инкассирование Клиента может быть произведено вне графика.

2.1.2. Производить пересчет принятой от Клиента денежной наличности, проверку на подлинность и зачисление денежных средств на лицевой счет Клиента, открытый в ОФК № , не позднее следующего рабочего дня.

2.1.3. Банк закрепляет в пользование Клиента необходимое количество инкассаторских сумок, которые являются собственностью Банка и при расторжении договора подлежат возврату. Пришедшие в негодность инкассаторские сумки принимаются Банком в обмен на новые.

2.2. Обязательства Клиента:

2.2.1. Клиент оплачивает оказанные Банком услуги по инкассации денежной наличности в соответствии с п. 3.1 настоящего договора.

2.2.2. Клиент обеспечивает наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов и коридоров, изолированного помещения для передачи денежной выручки, обеспечивающих безопасность инкассаторов Банка в помещениях Клиента.

2.2.3. Клиент представляет Банку образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки с денежной выручкой. Все экземпляры оттисков пломбиров Клиента заверяются пломбиром Банка путем наложения пломбы Банка на шпагат ниже пломбы Клиента. Один экземпляр оттиска остается у Банка, второй – передается Клиенту.

2.2.4. Клиент обеспечивает своевременную подготовку инкассаторских сумок с денежной выручкой, правильное оформление и заполнение сопроводительных документов к ней.

2.2.5. Клиент обязуется сообщать Банку обо всех изменениях режима работы инкассируемых Банком объектов не позднее предшествующего инкассации рабочего дня, а по вновь открываемым и подлежащим инкассации объектам предварительно согласовывать с Банком график их инкассации не позднее, чем за 3 дня до начала инкассирования, а также уведомить Банк об отказе от инкассации до 10.00 дня инкассации.

3. Порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по инкассации денежной наличности составляет 3 000 (три тысячи) рублей в месяц. Повторный заезд инкассаторских сотрудников оплачивается в размере 5% от сдаваемой Клиентом суммы наличных денег.

3.2. Оплата услуг, оказываемых Банком, осуществляется путем списания необходимой суммы в конце каждого месяца с расчетного счета, открытого Клиентом в Банке.

3.3. В случае возникновения любой задолженности Клиента по настоящему договору Банк вправе приостановить оказание услуг инкассации до полного погашения задолженности.

3.4. За несвоевременную оплату оказываемых Банком услуг Клиент уплачивает Банку неустойку (пеню) в размере 0,7 (ноль целых семь десятых процента) от суммы просроченных платежей за каждый день просрочки. Обязательство по уплате неустойки возникает у Клиента с момента выставления Банком Требования об уплате неустойки.

4. Ответственность сторон

4.1. Банк и Клиент обязуются выполнять условия настоящего договора.

4.2. Ответственность Банка перед Клиентом за целостность и сохранность сумок с денежной наличностью начинается с момента принятия их инкассатором в установленном данным договором порядке и до зачисления выручки на счет Клиента.

4.3. При исправности и целостности сумки с денежной наличностью и наложенной на нее пломбы материальную ответственность за недостачу денежных средств в сумке и наличия в ней фальшивых, сомнительных или неплатежных денежных билетов несет Клиент.

4.4. Банк несет ответственность за недостачу денежных средств в сумке, наличия в ней фальшивых, сомнительных и неплатежных денежных билетов, если повреждение сумки или пломбы произошло после принятия ее инкассаторами.

4.5. В случае порчи или утери инкассаторской сумки Клиент возмещает Банку стоимость сумки.

4.6. В случае просрочки оплаты Клиентом за услуги, предоставленные Банком по настоящему договору, Клиент обязан уплатить на эту сумму проценты в порядке и в размере, предусмотренных ст. 395 ГК РФ. Обязанность по оплате процентов возникает у Клиента с момента получения требования Банка об уплате неоплаченных сумм и суммы процентов.

4.7. Стороны не несут ответственности за невыполнение своих обязательств по настоящему договору без каких-либо санкций, если это неисполнение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств, а именно: пожаров; стихийных бедствий, военных действий; массовых беспорядков; забастовок; блокады и других обстоятельств непреодолимой силы.

5. Прочие условия

5.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Банком и Клиентом по вопросам, касающимся настоящего договора, решаются путем переговоров.

5.2. Стороны обязуются сохранять в тайне информацию, полученную в ходе выполнения настоящего договора, и принять все необходимые меры к ее неразглашению, за исключением случаев предусмотренных действующим законодательством РФ.

5.3. По взаимному соглашению стороны могут изменить отдельные условия настоящего договора, а также условия договора могут быть расширены или дополнены.

6. Срок действия договора

6.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение календарного года.

6.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Отражение в бухгалтерском учете операций
по сдаче наличных денег через инкассаторов и расходов на оплату инкассаторских услуг

Прежде всего стоит отметить, что в настоящее время Инструкция № 183н не предусматривает конкретные бухгалтерские проводки для отражения операций по сдаче денежной наличности через инкассаторских работников.

Отдельные разъяснения по данному поводу приведены в Письме Минфина РФ от 29.10.2012 № 02-06-10/4516. В нем отмечается, что в соответствии с Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» денежные средства, сданные из кассы учреждения инкассаторской службе банка, не зачисленные на балансовый счет 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям», отражаются в бухгалтерском учете как средства в пути на счете 0 201 23 000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути».

Вместе с тем отметим, что соответствующие бухгалтерские записи по отражению операций по сдаче наличных денег из кассы с привлечением инкассаторских работников, предусмотрены проектом изменений Инструкции № 183н, размещенным на официальном сайте Минфина. Рассмотрим их:

Дебет

Кредит

Пункт Инструкции № 183н, в который планируется внести изменения

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при передаче наличных денежных средств инкассаторам

0 201 23 000

0 201 34 000

Поступление (зачисление) на лицевой счет учреждения сумм, сданных инкассаторам

0 201 11 000

0 201 23 000

Поступление (зачисление) денежных средств на балансовый счет 40116 из кассы учреждения при условии их зачисления на счет в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы

0 210 03 000

0 201 23 000

Из предложенных проектом бухгалтерских записей видно, что зачисление наличных денежных средств на балансовый счет 40116 осуществляется с применением бухгалтерского счета 0 210 03 000 только в случае, когда такое зачисление происходит не в день сдачи денег из кассы. Вместе с тем в недавно изданном Письме Минфина РФ от 01.07.2015 № 02-07-07/38257 разъясняется, что при данном зачислении использовать счет 0 210 03 000 все же нужно.

Исходя из этого, а также принимая во внимание то, что разработанный проект еще может быть скорректирован, по мнению автора, зачисление наличных денежных средств на балансовый счет 40116 необходимо отражать в бухгалтерском учете с применением счета 0 210 03 000, независимо от того, сколько операционных дней потребуется на это зачисление. Учитывая сказанное, предлагаем вам использовать и закрепить в учетной политике следующие бухгалтерские записи по отражению операций по сдаче наличных денег из кассы на лицевой (банковский) счет автономного учреждения использованием инкассаторских услуг:

Дебет

Кредит

Документ-основание

Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам

0 201 23 000

0 201 34 000

Расходный кассовый ордер, квитанция к сумке

Поступили суммы, сданные инкассаторам, на банковский счет учреждения

0 201 21 000

0 201 23 000

Выписка с банковского счета

Зачислены денежные средства на лицевой счет, открытый ОФК на балансовом счете 40116

0 210 03 000

0 201 23 000

Выписка с лицевого счета

0 201 11 000

0 210 03 000

Одновременно с отражением движения денежных средств на балансовых счетах производятся записи по забалансовым счетам 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на оплату инкассаторских услуг следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Договором на инкассацию денежной наличности предусматривается ежемесячная оплата услуг банка по инкассации денежных средств. Стоимость таких услуг может быть установлена в фиксированном размере или в процентном отношении от инкассируемых денежных сумм.

Для отражения расходов по оплате инкассаторских услуг автономными учреждениями используются счета 0 109 00 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг (в части прочих работ, услуг), 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги».

Отражение расходов на оплату инкассаторских услуг осуществляется на основании выписки с лицевого (банковского) счета, а также приложенных к ним актов оказанных услуг.

Автономное учреждение сдает выручку от оказания платных услуг на лицевой счет, открытый в ОФК, с привлечением инкассаторских работников банка. Выручка, принятая в кассу, составила 150 000 руб. Указанная сумма передана инкассаторским работникам для зачисления на лицевой счет. Согласно договору об инкассации денежной наличности, заключенному с банком, стоимость инкассаторских услуг за месяц равна 2 700 руб. Указанная сумма перечисляется с лицевого счета учреждения.

Расходы на оплату инкассаторских услуг согласно учетной политике учреждения включаются в состав общехозяйственных расходов.

Все операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Что это такое и для чего нужна?

Инкассация денежных средств – комплексное понятие, означающее совокупность взаимосвязанных мер по физическому перемещению денежной наличности между отдельными хозяйствующими субъектами (организациями), их структурными (обособленными) подразделениями и обслуживающими банками.

Перевозка наличных денег осуществляется уполномоченными инкассаторами – специалистами, имеющими необходимую профессиональную подготовку.

Действия всех участников этой процедуры – кассиров, инкассаторов, банковских сотрудников – подчиняются установленному порядку, регламентированному Указанием Центробанка РФ № 3210.

Как правило, к инкассаторам обращаются по следующей причине – обеспечение сохранности наличных денежных средств в процессе её перевозки.

Осуществление инкассации наличных денег является гарантией их безопасности, защищенности от внешних посягательств.

По сути, транспортировка наличных денег вооруженными инкассаторами является приоритетным и наиболее безопасным способом их физического перемещения из кассы предприятия в обслуживающий банк.

Процедура инкассации наличных средств позволяет успешно решать следующие задачи:

  • Физическое перемещение (транспортировка) наличной выручки коммерческого предприятия из торговой точки в обслуживающий банк.
  • Доставка нужной суммы денежной наличности из финансового учреждения в кассу хозяйствующего субъекта для очередной выдачи зарплаты его сотрудникам.
  • Перевозка наличных денежных средств между обособленными структурными подразделениями (филиалами) конкретного банка.
  • Регулярное пополнение банкоматов необходимым количеством бумажных купюр с формированием отчета об актуальном состоянии денежных счетчиков.
  • Периодическое изъятие денежной выручки из платежных терминалов, осуществляющих прием наличности.
  • Безопасная транспортировка материальных ценностей и документации.

Сервис денежной инкассации, подразумевающий последующее зачисление перемещаемых средств на банковский счет, обеспечивается на законных основаниях следующими способами:

  • Непосредственно через банковские кассы.
  • С помощью инкассаторской службы, уполномоченной перевозить денежную наличность. Это могут быть подразделения инкассации при обслуживающих финансовых учреждениях, а также частные охранные структуры, имеющие законное право сопровождать перевозку денежной наличности.
  • Посредством службы РосИнкас – инкассаторской структуры, имеющей специальное разрешение Центробанка РФ.
  • Через федеральную систему почтовой связи.
  • Непосредственно через автоматические сейфы.

Обязательна ли для ООО?

Действующим законодательством – нормативной документацией Центробанка РФ – предусматривается требование об ограничении кассового остатка хозяйствующими субъектами.

Речь идет об установлении лимита на общую сумму наличности, остающейся в кассе организации к завершению каждого операционного дня.

Это условие распространяется на всех хозяйствующих субъектов, осуществляющих приходно-расходные транзакции с наличностью, кроме индивидуальных предпринимателей и организаций, относящихся к малым предприятиям.

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, подпадающие под исключения, имеют право лимитировать кассовый остаток, но не обязанность.

Если индивидуальный предприниматель/малое предприятие все же решит воспользоваться этим правом, соблюдение установленного норматива (лимита) будет являться обязательным. О лимите для малых предприятий .

Сверхлимитная наличность – превышение установленного ограничения – подлежит изъятию из кассы хозяйствующего субъекта и обязательной передаче в обслуживающий банк с последующим её зачислением на расчетный счет организации.

Инкассация считается наиболее безопасным способом физического перемещения наличных денег из кассы предприятия в обслуживающее финансовое учреждение.

Если речь идет о значительных суммах, рекомендуется пользоваться услугами профессиональных инкассаторов, гарантирующих сохранность перемещаемых денег.

Накапливать и удерживать сверхлимитную кассовую наличность хозяйствующим субъектам разрешается лишь в дни выдачи зарплаты, праздничные/выходные дни.

Нарушение данных правил обуславливает наложение штрафных санкций на виновных лиц. Штраф для должностных субъектов составляет от 4000 до 5000 рублей, для организаций (предприятий) – от 40 000 до 50 000 рублей.

Правила и порядок проведения для наличных денег на предприятии

Существуют общеобязательные нормы законодательства, четко регламентирующие порядок выполнения инкассации наличности в организации.

Эти правила, как уже говорилось ранее, должны неукоснительно соблюдаться всеми участниками данного процесса – кассиром предприятия, передающим наличность, и инкассатором, осуществляющим доставку переданных денег в банк.

Кроме того, правила инкассации могут регламентироваться подписанным соглашением о предоставлении инкассаторских услуг, которым, например, предусматривается периодичность передачи средств и другие конкретные условия.

Сама процедура инкассации денежных средств подразумевает последовательное выполнение её участниками следующих действий:

  • Передаваемая наличность готовится кассиром хозяйствующего субъекта к отправке. На этой стадии осуществляются тщательный пересчет и упаковка денежных средств, размещаемых после этого по сумкам. Оформляется набор необходимых документов в нескольких экземплярах. Составленные бумаги также помещаются в инкассаторские сумки с деньгами. Завершается этот этап опломбированием сумок, подлежащих передаче инкассаторам.
  • Денежная наличность, упакованная в сумках, передается инкассатору. Данное действие выполняется кассиром передающей организации в особом помещении. Контролировать эту процедуру вправе ревизор, финансовый контролер, главный бухгалтер, руководитель организации. Кассир проверяет личность и бумаги инкассатора, вносит сведения в явочную карточку, предоставляет образец пломбы, отдает инкассатору сумку с деньгами и документацию. Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет кассиру нужные бумаги и возвращает пустые сумки, принимает сумки с деньгами, проверяет исправность пломб, сверяет данные документов, подписывает и датирует квитанцию, ставит печать.
  • Перевозка (физическое перемещение, транспортировка) переданных денежных средств непосредственно в обслуживающий банк. Осуществляется эта процедура уполномоченным инкассатором по маршруту, разработанному и утвержденному заранее.
  • Сдача-приемка сумок с денежной наличностью в финансовое учреждение. Инкассатор передает сумки с деньгами в обслуживающий банк, который надлежащим образом принимает эти средства. Процедура сдачи-приемки выполняется по установленным правилам. Если она завершается успешно, полная материальная ответственность инкассатора за переданные деньги прекращается.
  • Переданная наличность принимается и приходуется банковским сотрудником, проверяющим сумки, целостность пломб, правильность сведений в сопроводительных бумагах.

Документальное оформление

Чтобы корректно передать инкассатору наличность для транспортировки в банк, кассир составляет следующую документацию:

  • Сопроводительная ведомость в трех экземплярах (один – в сумку, второй – кассиру, третий – инкассатору);
  • регистр выполненных транзакций (помещается в сумку), сумма которого должна соответствовать сумме ведомости;
  • накладная для денежной сумки;
  • квитанция для денежной сумки.

Инкассатор удостоверяет свою личность, предъявляет доверенность, передает кассиру явочную карточку для заполнения.

Кассир вносит нужные сведения в явочную карточку и возвращает её инкассатору. Впоследствии данная карточка проверяется банковским сотрудником, сверяется с кассовым ордером.

Бухгалтерский учет и проводки

В бухучете хозяйствующего субъекта, передающего наличность в банк посредством инкассации, используются определенные корреспонденции счетов, сопровождающиеся оформлением нужных документов:

Операция

Дебет

Кредит

Документ

Кассир передал наличность инкассатору

57

50

РКО, квитанция

Инкассированная сумма зачислена на банковский счет

51

57

Выписка банковского счета

Банку уплачена соответствующая комиссия

91

51

Выписка банковского счета

Закрытие смены

В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация, а за прием, хранение и распределение денег в кассе должен отвечать кассир, назначенный приказом руководителем предприятия.

Кассир — является материально ответственным лицом. Он должен знать порядок ведения кассовых операций и в процессе работы соблюдать все правила. Это касается сохранности денег в кассе, ведения кассовой книги, оформление документации.

Исполнять обязанности кассира в организации могут разные сотрудники, например, бухгалтер или в небольшом магазине — продавец. Помещение кассы должно обеспечивать надлежащий уровень защиты и сохранности денег – быть по мере возможности изолированным без возможности доступа посторонних лиц.

Кассовые аппараты в 2018 году: что нужно знать предпринимателю

Как известно, каждое предприятие приказом утверждает свой, так называемый, «лимит остатка кассы» – это максимальная сумма денежных средств, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня.

Все денежные средства, находящиеся в кассе сверх данного лимита, в обязательном порядке должны сдаваться в банк. После чего они должны зачисляться на счет предприятия.

Лимит остатка кассы магазина необходимо правильно рассчитать и согласовать с банком. Это должна быть сумма, обеспечивающая нормальную и стабильную работу магазина.

Лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя сроком на год. При его расчете важно учитывать выручку фирмы за последние несколько месяцев, поделенную на количество рабочих дней.

Также необходимо учитывать расходы фирмы – в том числе, зарплаты, пособия, выданные работникам – после чего сумму расходов также делят на количество рабочих дней за последние несколько месяцев (например, четыре месяца). Данное число и будет среднемесячной суммой расходов фирмы.

Кассовые аппараты согласно 54-ФЗ

В приказе об утверждении лимита остатка кассы важным аспектом будет указание сроков, в которые магазин предположительно будет сдавать выручку. Это может быть ежедневно (например, для магазинов) или раз в несколько дней, для предприятий малого бизнеса.

Расчет лимита кассы заверяется подписью и печатью руководителя организации и бухгалтера, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй сдается в финансовое учреждение, в котором у магазина открыт банковский счет.

Руководитель и кассир организации должны следить за тем, чтобы после рабочего дня сумма денежных средств в кассе не превышала положенного лимита. Передача сверхлимитных денег в банк организуется специализированной инкассаторской службой банка.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП

Порядок действий при инкассации денежных средств

Перечислять свои денежные средства на счет в банке фирма может различными способами:

  • через кассу;
  • с помощью инкассаторской службы банка или просто воспользовавшись услугами специализированной инкассаторской службы;
  • через услуги почтовой связи или при помощи автоматических сейфов.

При оформлении документации и передаче денежных средств инкассаторам кассир должен руководствоваться Положением, утвержденным Центральным банком России в 2008 году №318-П «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Осуществлять кассовые операции по обработке наличных, инкассацию и перевозку денежных средств предприятий в нашей стране имеют право только организации, входящие в систему Банка России.

Нормативными актами прописываются порядок действий и кассира, и сотрудника инкассаторской службы для оказания услуги по инкассации денежных средств предприятия.

Обязательным условием передачи денег инкассаторам является документальное оформление оприходование выручки и ее сдачу приходным и расходным ордерами соответственно. Все соответствующие записи вносятся в разделы кассовой книги.

За сохранность данных вы можете не волноваться если работаете в сервисе для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница. Документация, отчеты и вся конфиденциальная информация хранится в датацетре. Также ограничено количество попыток авторизации и доступ к информации только у авторизованных пользователей.
Попробуйте весь функционал сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница >>>

Для того, чтобы деньги организации после инкассации зачислялись на счет банка, необходимо заключить двухсторонний договор: один о непосредственной инкассации и второй договор – о перечислении полученных в ходе инкассации средств на банковский счет.

Перед тем, как сотрудники инкассационной службы осуществят выезд на фирму, им должны выдать соответствующие документы:

  • специализированная емкость для перевозки и переноса денег (сумка);
  • ключи, явочные карты по форме 0402303;
  • штамп;
  • доверенность на перевозку денег фирмы.

В явочной карточке, которая оформляется банком ежемесячно, указываются номера сумок, закрепленных за данным инкассатором, наименование организации, ее адрес, а также время, в которое инкассационная служба должна забрать денежные средства фирмы.

После того, как сотрудник инкассационной службы прибыл в организацию, он должен в обязательном порядке предъявить кассиру удостоверяющие его личность документы, доверенность на инкассацию денег, явочную карточку, а также пустую емкость для перевозки денег (сумку).

Если все документы удовлетворяют требованиям кассира, тот забирает пустую сумку, кладет деньги туда. Далее он предъявляет сотруднику инкассаторской службы образец пломбы, передает сумку с деньгами , а также квитанцию. Необходимо обратить внимание на качество пломбировки сумки: она должна быть опломбирована так, чтобы при ее вскрытии посторонними лицами оставались видимые следы нарушения целостности пломбы.

Также необходимо составить препроводительную ведомость – сумма денежных средств, указанная в ней, должна соответствовать сумме денег в реестре всех проведенных операций – его заполнение является также обязательным аспектом проведения процесса инкассации.

Далее кассир заполняет явочную карточку инкассатора и проставляет в ней сумму денежных средств, которые передаются инкассатору – эта сумма должна соответствовать суммам, поставленным в накладной по форме и квитанции.

Как составить договор с материально ответственным лицом

Далее инкассатор должен проверить правильность заполнения кассиром всех документов, целостность пломбы, а также ее соответствие образцу, соответствие номеру сумки с деньгами ее номеру, указанному в явочной карточке.

Также он должен пересчитать денежные средства в сумке и сравнить сумму с суммой денежных средств, проставленной в накладной и квитанции. Если качество пломбы, правильность заполнения всех документов устраивает инкассатора, он принимает сумку.

При приеме сумки с наличностью фирмы инкассатор подписывает квитанцию: проставляет дату приемки наличности, ставит печать и возвращает квитанцию кассиру. Если сумка с деньгами не будет принята инкассатором, кассир в явочной карточке ставит «отказ», описывает подробно причины отказа и заверяет карточку своей подписью.

С программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Розница вы будете получать актуальные данные об остатках в кассе в режиме онлайн и сможете вызвать инкассацию даже из дома. Также программа позволит автоматически оформлять основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера, всего в несколько кликов!
Попробуйте весь функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>

Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам

Передачу наличных денежных средств фирмы сверх лимита остатка кассы необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого оформляется расходный кассовый ордер и используется счет 57 «Переводы в пути». Для бухгалтерского учета передачи денег фирмы через инкассатора в банк используются следующие бухгалтерские проводки:

  • Дебет 57 – Кредит 50 – «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам» (проводится на основании двух документов – расходного кассового ордера и квитанции, полученной от инкассатора);
  • Дебет 51 – Кредит 57 – «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету);
  • Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).

Читайте также как правильно работать с кассой:

  1. Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП
  2. Как работать на кассе
  3. Все, что нужно знать об онлайн-кассах в 2018 году
  4. Перерегистрация ККТ: когда и как проводить
  5. Как выбрать онлайн-кассу без переплат

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *