Инвентаризация спецодежды в эксплуатации

Автор: | 01.05.2019

«Годовая» инвентаризация спецодежды, выданной работникам

Вопрос: Нужно ли перед составлением годового отчета проводить инвентаризацию спецодежды, выданной работникам в пользование?

Ответ: Перед составлением годового отчета инвентаризируются все оборотные активы, в том числе спецодежда, выданная работникам в индивидуальное или же коллективное пользование.

Обоснование: Оборотные активы, к которым в числе прочего относится спецодежда в эксплуатации, нужно инвентаризировать.

Перед составлением годовой бухотчетности инвентаризацию спецодежды наряду с другими материалами проводят не ранее 1 ноября <*>.

Используемую работниками спецодежду инвентаризируют по количеству и наименованию в местах ее эксплуатации и хранения.

Так, когда проводится инвентаризация дежурной спецодежды коллективного пользования, находящейся, например, под ответственностью мастера цеха, ее фактическое наличие в обычном порядке фиксируют в инвентаризационные описи формы 6-инв или самостоятельно разработанной формы, если в установленной, по мнению организации, недостаточно информации <*>.

А вот информацию о наличии спецодежды, выданной работникам в индивидуальное пользование, разрешено заносить в групповую инвентаризационную опись. Форма такой описи не предусмотрена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно <*>.

Инвентаризация спецодежды (специнвентаря)

1С:Предприятие 8.2 /
Бухгалтерия для Украины /
Учет малоценных активов

В разделе описано формирование инвентаризационной описи спецодежды (специнвентаря) по материально ответственному лицу, а также порядок анализа движения спецодежды по материально ответственным лицам.

Учет спецодежды, переданной в эксплуатацию материально ответственному лицу, в бухгалтерском учете ведется на забалансовом учете на счете МЦ » Малоценные активы в эксплуатации». Учет спецодежды на забалансовом учете ведется до фактического выбытия. С особенностями учета спецодежды можно ознакомиться в статье «Особенности учета малоценных необоротных активов и библиотечных фондов». Передача специнвентаря материально ответственному лицу оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию». Подробнее см. раздел Выдача спецодежды материально ответственному лицу .

Учет специнвентаря, переданного в эксплуатацию материально ответственному лицу, в бухгалтерском учете ведется на забалансовом учете на счете МЦ «Малоценные активы в эксплуатации». Учет специнвентаря на забалансовом учете ведется до фактического выбытия. Передача специнвентаря материально ответственному лицу оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию». Подробнее см. раздел Выдача специнвентаря материально ответственному лицу .

Проанализировать движение спецодежды можно с помощью документа «Инвентаризация товаров на складе» — если нужно сформировать сличительную ведомость или инвентаризационную опись по материально ответственному лицу.

Инвентаризация спецодежды проводится по материально ответственному лицу. Для этого в документе «Инвентаризация товаров на складе» нужно указать материально ответственное лицо в поле «Ответственное лицо» (меню «Склад — Инвентаризация товаров на складе»).

Список спецодежды заполняется автоматически по данным бухгалтерского учета по кнопке «Заполнить»:

  • Счет учета — 15311 «Покупка других необоротных материальных активов»,
  • Отклонение — отклонение между фактическим остатком, зафиксированным в результате поведения инвентаризации, и остатком по данным учета,
  • Количество — указывается фактическое количество товара, зафиксированное по результатам проведения инвентаризации,
  • Учет. количество — отображается количество по данным бухгалтерского учета. Эти данные не редактируются,
  • Сумма — указывается фактическая себестоимость товара по результатам проведения инвентаризации,
  • Учет. сумма (сумма по данным учета) — отображаются данные о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. Эти данные не редактируются.

На закладке «Дополнительно» можно указать реквизиты приказа о проведении инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии.

После записи или проведения документа можно распечатать данные инвентаризации:

  • Инвентаризация товаров на складе,
  • М-21 (Инвентаризационная опись товаров),

Сформировать список спецодежды (специнвентаря), выданной работникам организации, стандартными бухгалтерскими отчетами — если нужно проанализировать движение спецодежды по всем материально ответственным лицам.

Движение спецодежды (специнвентаря), выданной работникам, можно проанализировать стандартными бухгалтерскими отчетами, например, с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Для этого нужно сформировать отчет по забалансовому счету МЦ «Малоценные активы в эксплуатации». При необходимости, данные можно детализировать по документам движения.

Другие материалы по теме:
передача материалов в эксплуатацию, ответственное лицо, малоценные активы в эксплуатации, отклонение, инвентаризация товаров, инвентаризация товаров на складе, малоценные активы, инвентаризация, передача, оборотно-сальдовая ведомость по счету, оборотно-сальдовая ведомость, активы, дополнительно, сформировать, товара, результат, товар, данные, сумма, склад, период, бухгалтерия, отчет, действия, учет, счет, документ

В соответствии с законодательством предприятия обязаны обеспечить сотрудников в условиях вредных и опасных работ средствами индивидуальной защиты для физической защиты и защиты от загрязнений. Рассмотрим теоретические аспекты проведения таких операций с учетом бухгалтерских и налоговых особенностей, а также практический способ ввода данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» подразумевает средства индивидуальной защиты, куда помимо непосредственно одежды входит спецобувь и защитные приспособления.

Нормативная база:

  • Приказ Минфина № 135н от 26.12.2002;
  • Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н;
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н;
  • Справка о типовых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
  • Налоговый кодекс;
  • Трудовой кодекс (статьи 209, 221);
  • Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27.1 п.4 – штраф на должностных лиц от 20 000 до 30 000, на организацию от 130 000 до 150 000 рублей за необеспечения сотрудников спецодеждой).

Выдача спецодежды на определенных видах предприятий и по отдельным видам профессий закреплена законодательно. Срок использования и количество выдаваемой спецодежды определяется отраслевыми нормами или типовыми правилами. Спецодежда выдается работникам бесплатно, при этом продолжает оставаться собственностью работодателя, затраты по ее стирки и чистки лежат на предприятии. Один из важных моментов: спецодежда должна быть сертифицирована.

Первоначально приказ Минфина №135н предусматривал учет спецодежды в составе оборотных средств. На счете Материалы открывались два субсчета:

  • Спецодежда на складе (в 1С это счет 10.10) ;
  • Спецодежда в эксплуатации (в 1С счет 10.11) .

В настоящее время допускается применять ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (Письмо N 16-00-14/159 Департамента методологии БУ и отчетности Минфина РФ от 12 мая 2003 г.), но для этого срок службы спецодежды должен составлять более одного года и критерий стоимости подходить под определение основного средства.

Остановимся на «традиционном» подходе, когда спецодежда учитывается на 10-м счете. Для корректного списания стоимости спецодежды на затраты требуется правильно определить срок ее эксплуатации. Возможные варианты:

  • Норма службы не больше года – затраты в БУ в полном объеме учитываются в расходах в момент передачи в эксплуатацию;
  • Норма службы больше года – в БУ следует применять линейный метод списания расходов в течение всего срока службы одежды.

В НУ стоимость спецодежды учитывается в расходах сразу (ст. 254 п. 1 пп.3). В результате для налога на прибыль появляются временные разницы (ПБУ 18/02).

Следует сделать оговорку, что при желании налогоплательщик может в НУ не списывать стоимость сразу, а отразить расходы в нескольких отчетных периодах. В БУ также возможен вариант, когда при передаче в эксплуатацию спецодежды, у которой срок службы меньше 12 месяцев, не сразу списывать всю стоимость, а делать это линейным методом в течение всего срока эксплуатации. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике.

Спецодежда в эксплуатации со сроком службы более года числится на счете 10.11, износ ежемесячно списывается на счет затрат. По всей выданной спецодежде ведется забалансовый учет до момента, когда в результате износа (или по другой причине) происходит выбытие. В 1С используется забалансовый счет МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

После того как в затраты БУ списана вся стоимость со счета 10.11, спецодежду следует списать с баланса в связи с износом. В случае увольнения сотрудника или перевода его на должность, где спецодежда не нужна, работник должен сдать на предприятие выданные ему средства защиты.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Оприходование спецодежды от поставщиков схоже с поступлением других видов материальных ценностей. Главная особенность – в справочнике номенклатуры установить правильный тип – Спецодежда . Тогда поступление отразится на счете 10.10.

При передаче спецодежды в эксплуатацию путь по меню:

Склад => Спецодежда и инвентарь => Передача материалов в эксплуатацию.

Пункты меню Списание материалов из эксплуатации и Возвраты материалов из эксплуатации разберем ниже (но этот скриншот в дальнейшем приводить не будем).

Для получения корректных проводок важно правильно заполнить раздел Назначение использования. На каждый вид номенклатуры он заполняется заново (это не ошибка, так задумано).

По костюмам выберем из справочников Линейный способ погашения стоимости и Способ отражения расходов – счет 20.01 (варианты 23, 25, 26, 44).

По защитным очкам другой способ погашения стоимости – при передаче в эксплуатацию.

Поскольку пару перчаток мы выдаем сверх нормы, расходы будем списывать на счет 91.02. При этом в расчете налога на прибыль принимать их к учету не будем, в результате чего образуется постоянная разница в размере 30 руб. (150 руб. х 20%).

В разделе Способ отражения расходов добавим вид расходов по спецодежде сверх норм, укажем какой это вид расходов и снимем «галку» учитывать в НУ.

Счет затрат укажем 91.02.

После заполнения документа проведем его. Из проводок мы видим:

  • Сначала все позиции списались на счет 10.11.1;
  • По позициям, которые списываются единовременно, произошло списание в БУ на счета 20.01 и 91.02;
  • По защитным костюмам в БУ списания нет;
  • В налоговом учете суммы по защитным костюмам списались и образовались временные разницы;
  • По одежде сверх норм посчиталась постоянная разница. Кроме того, заполнились данные по забалансовому счету МЦ.02.

Оборотно-сальдовая ведомость за январь до закрытия месяца.

Можем посмотреть аналитику по забалансовому счету.

В карточке видно, какому конкретно сотруднику передали в эксплуатацию спецодежду.

Закроем месяц. Образовалась ОНО в размере 720 рублей (3600 руб. х 20%).

По костюмам защитным списание расходов пока не произошло. Стандартная функциональность 1С:Бухгалтерия начинает списывать линейную амортизацию по спецодежде, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию, хотя следует отметить, что методологически этот момент не обозначен в законодательстве. Если бухгалтер не против реализованного алгоритма, советуем закрепить его в учетной политике, чтобы избежать возможных разногласий с проверяющими органами.

Закроем следующий месяц. Теперь в форме Закрытие месяца появился пункт про погашение стоимости спецодежды.

Суммы списались на 20-й счет.

Списалась сумма ОНО (200 руб. х 20% = 40 руб.).

На забалансовом счете МЦ.02 спецодежда должна числиться все то время, пока находится в эксплуатации. По истечению 18 месяцев балансовая стоимость спецодежды списана полностью.

Спишем пришедшую в негодность и полностью амортизированную спецодежду.

Чтобы облегчить заполнение документов, можно на основании передачи материалов в эксплуатацию создать документ Списание материалов из эксплуатации. Очки и перчатки можно было списать после года эксплуатации, но в целях примера покажем списание всех позиций в одном документе.

Заполнить таблицу данных можно По остаткам.

После проведения увидим проводки.

Забалансовый счет обнулился.

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Довольно часто бывает, что сотрудник увольняется (или переходит в другое подразделение) и сдает спецодежду до истечения срока амортизации. Тогда следует создать документ Возврат материалов из эксплуатации. Табличную часть можно автоматически Заполнить по остаткам, а потом оставить только фамилии уволенных сотрудников.

Спецодежда вернется на счет 10.10, списание стоимости в расходы временно прекратиться. Потом ее можно будет передать другому сотруднику по алгоритму, показанному выше.

Следует отметить, что вопрос, что делать со спецодеждой, если сотрудник увольняется, а остаточная стоимость еще не списана, стоит довольно остро и не имеет единого методологического решения. Ситуация, которая приведена выше, показывает самый простой вариант. Но иногда спецодежду нельзя передать новому сотруднику:

  • По соображениям гигиены;
  • В связи с физическим износом;
  • Спецодежда шилась на заказ на конкретного сотрудника.

Также бывают ситуации, когда уже после увольнения сотрудника счетные работники обнаружили, что спецодежду он не сдал. Остаточная стоимость не списана и висит на балансе. Что же делать в таких случаях?

На вопрос, каким образом подобные ситуации затронут расчет налогов (НДС, прибыль, НДФЛ и страховые взносы), единого ответа нет. Понятно, что позиция налоговых органов и Минфина нацелена на увеличение налоговой нагрузки на предприятие. В то же время судебная практика часто говорит в пользу организаций, которые не стали доначислять лишние, с их точки зрения, налоги. Рассмотрим некоторые варианты действий, не настаивая при этом на том, что только они единственно верные. Главный бухгалтер предприятия должен для себя выработать стратегию действий в подобной ситуации и закрепить ее в учетной политике.

Предположим, что по суммам на момент увольнения сотрудника сложилась такая ситуация:

Дт

Кт

Сумма

Операция

1 800

Оприходована стоимость защитного костюма

Оприходован НДС

НДС принят к вычету

1 800

Передан костюм в эксплуатацию, срок носки 18 месяцев

1 000

За 10 месяцев начислен износ по спецодежды

Остаточная стоимость спецодежды при увольнении сотрудника

Далее приведем несколько примеров действий сотрудника и варианты реакции бухгалтера на них:

Дт

Кт

Сумма

Операция

1. Сотрудник сдал спецодежду на склад, но выдать ее заново нельзя. Комиссия по инвентаризации сформировала акт на списание в связи с износом.

Списана остаточная стоимость спецодежды

Стоимость списанной спецодежды учтена в составе внереализационных расходов

2. Если бухгалтер в Примере 1 решит, что списанные на счет 91.2 затраты не принимаются для расчета налога на прибыль, а НДС надо восстанавливать дополнительно, то проводок будет больше. По прибыли постоянная разница 160 руб.(800 руб. х 20%). По НДС теоретически два варианта действий – рассчитать сумму налога пропорционально, как при раздельном учете, и восстановить НДС в сумме 144 руб. (800 руб. х 18%). В тоже время возможно следует действовать с оглядкой на положение налогового кодекса, где сказано, что восстанавливать НДС пропорционально балансовой стоимости следует по основным средствам, а ведь у нас материалы. Поэтому надо для себя решить вопрос, не следует ли восстанавливать НДС полностью с суммы 324 руб.?

Постоянная разница по налогу на прибыль

144 (? 324)

НДС восстановлен

144 (? 324)

НДС списан на внереализационные затраты

3. Сотрудник не сдал спецодежду, окончательный расчет при увольнении им еще не получен. Бухгалтер решил высчитать остаточную стоимость одежды из заработной платы.

Списана остаточная стоимость спецодежды

Стоимость спецодежды перенесена на расчеты с сотрудниками

Стоимость спецодежды погашена за счет начисления зарплаты

Следует отметить, что если Пример 3 несколько изменить, и сотрудник уже успел получить расчет, то взыскать стоимость спецодежды можно только через суд, т.к. это своего рода хищение имущества предприятия. Здесь стоит соотнести стоимость недостачи и судебных издержек.

4. Сотрудник компенсирует предприятию остаточную стоимость спецодежды и оставляет ее себе. Делать это он должен добровольно, предоставив заявление с просьбой сделать удержание из зарплаты.

Спецодежда передана сотруднику

Задолженность учтена при расчете зарплаты

5. Пример 4 вызывает жаркие споры между предприятиями и налоговыми органами о том, надо ли начислять НДС на остаточную стоимость спецодежды при ее передаче сотруднику. Контролирующие органы говорят, что надо, т.к. происходит передача права собственности – это реализация и НДС возникает. Суды склоняются к тому, что данная ситуация является возмещением затрат, и НДС не возникает. Если отражать передачу спецодежды как реализацию, то возможны такие проводки

944 (800 + 144)

Внереализационные доходы от реализации спецодежды

Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды

НДС

Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты

6. При отражении передачи спецодежды как реализации не все однозначно с ценовым вопросом. До этого мы рассматривали примеры, в которых в целях реализации учитывали остаточную стоимость. Но что, если необходимо производить реализацию исходя из рыночных цен, и необходимо делать какую-то наценку? Скажем сразу, что при продаже спецодежды с наценкой и начислением НДС вы будете избавлены от претензий со стороны проверяющих, но вот выгодно ли это предприятию и сотрудникам – вопрос. Допустим, стоимость одежды без НДС сделаем равной 1 000 руб., тогда проводки будут такими:

1 180 (1 000 + 180)

Внереализационные доходы от реализации спецодежды

1 000

Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды

НДС

1 180

Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты

Мы рассмотрели далеко не полный список вопросов, которые могут возникнуть у бухгалтера при передаче спецодежды сотрудникам. Например, есть возможность оформить такую операцию как безвозмездную передачу. НДС тогда все равно возникает, а сотрудник, скорее всего, должен будет заплатить НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35%.

Видя спектр вопросов, связанных с остаточной стоимостью средств защиты при увольнении сотрудников, становится понятен подход поэтапного списания в расходы даже той спецодежды, срок эксплуатации у которой меньше года, особенно в условиях большой текучки кадров.

Понятно, что показать весь спектр действий пользователя 1С в одной статье при таком множестве вариантов невозможно, здесь нужна книга или квалифицированная помощь консультанта. Понимая всю сложность выбора, мы можем предложить определиться с планом действий в подобных ситуациях и зафиксировать найденный алгоритм в учетной политике. То есть предварительно составив список проводок и сумм, которые следует в итоге получить, обратиться к консультантам по работе с 1С для отражения данной ситуации в программе 1С:Бухгалтерия.

Учет форменной одежды

Немного про форменную одежду и ее отличия от специальной. Спецодежда является средством защиты, и несмотря на неоднозначность вопросов учета при увольнении, по многим другим имеет четкие рамки, обозначенные действующим законодательством. Помимо этого существует такое понятие, как форменная одежда. Она служит для идентификации сотрудника, как человека, относящегося к некоторой организации или структуре. Для многих профессий ношение формы закреплено законодательно. Многие организации вводят форму на рабочих местах для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, для создания имиджа компании.

Не всегда вопросы учета форменной одежды освещены налоговым кодексом, а позиции контролирующих органов не всегда слажены и однотипны. Следует отметить, что возможны два варианта:

  • Форма выдается сотруднику на время работы, являясь собственностью фирмы;
  • Форма становится собственностью сотрудника и остается в его владении и после увольнения.

В первом случае расходы учитываются как материальные затраты, во втором – такая передача отражается как оплата труда с начислением НДФЛ. Если выдача формы предусмотрена законодательством, страховые начисления делать не надо, соответственно, в обратном случае страховые взносы начисляются.

Отражение стоимости спецодежды в инвентаризационной описи

Согласно учетной политике организации спецодежда и спецоснастка учитываются в составе материально-производственных запасов. На спецодежду и спецоснастку, выданные в эксплуатацию, ежемесячно начисляется износ. Какую стоимость спецодежды и спецоснастки необходимо отражать в инвентаризационной описи в случае инвентаризации?

22.07.2016

По общему правилу спецодежду и спецоснастку включают для целей бухгалтерского учета в состав оборотных активов (п. 2 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н (далее — Методические указания № 135н)). При этом Методические указания № 135н определяют особенности бухгалтерского учета подобных активов, имеющих особый порядок отнесения их стоимости в затраты на производство и продажу продукции (работ, услуг).

Предусмотрено, что фирма может организовать учет специальных инструментов, специальных приспособлений, специального оборудования в порядке, предусмотренном для учета ОС (п. 9 Методических указаний № 135н; ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н). Отметим, что спецодежда в указанной норме не названа, а упомянутые специальные инструменты, специальные приспособления, специальное оборудование далее именуются как спецоснастка (п. 10 Методических указаний № 135н).

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности компании обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются (п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) их наличие, состояние и оценка.

При этом основные цели инвентаризации имущества определены так (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации, утв. приказомМинфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания по инвентаризации)):

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

Спецодежда и спецоснастка соответствуют определению такой категории активов, утратившей на сегодняшний день актуальность, как «малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (далее — МБП). Между тем инвентаризации МБП посвящен отдельный пункт в действующих по настоящее время Методических указаниях по инвентаризации (п. 3.25 Методических указаний по инвентаризации). Однако ни Общие правила проведения инвентаризации (пп. 2.1—2.16 Методических указаний по инвентаризации), ни упомянутые нормы Методических указаний по инвентаризации не содержат прямого указания на то, по какой стоимости следует отражать в инвентаризационных описях (актах) активы, учитываемые как объекты спецоснастки и спецодежды (или МБП), стоимость которых погашается в порядке, аналогичном начислению износа.

Спецоснастку и спецодежду принимают к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, то есть в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление, исчисленных в порядке, предусмотренном для учета МПЗ (п. 11 Методических указаний № 135н; Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания № 119н)).

Предусмотрено, что инвентаризация и проверка наличия (состояния) спецоснастки и спецодежды проводятся в порядке, установленном для МПЗ (п. 42 Методических указаний № 135н; пп. 21—35 Методических указаний № 119н).

Например, установлено, что передачу спецоснастки и спецодежды в производство (эксплуатацию) отражают в бухучете по дебету счета «Материалы» и открываемому к нему субсчету «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» в корреспонденции со счетами учета МПЗ (кредит счета «Материалы», по субсчетам) в сумме фактических затрат, связанных с приобретением и (или) изготовлением спецоснастки и спецодежды (по фактической себестоимости) (п. 20 Методических указаний № 135н).

Аналитический учет спецоснастки и спецодежды, находящихся в производстве (эксплуатации), ведется бухгалтерской службой по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц (п. 22 Методических указаний № 135н).

Стоимость объекта спецоснастки и спецодежды, который выбывает или не используется для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского учета (п. 30 Методических указаний № 135н).

Списание спецоснастки и спецодежды с бухгалтерского учета в качестве отдельного объекта учета осуществляют только при их фактическом физическом выбытии. При этом окончание переноса стоимости объекта спецоснастки на себестоимость выпущенной продукции (работ, услуг) может не совпадать по времени с его фактическим физическим выбытием (п. 31 Методических указаний № 135н).

Если провести аналогию с порядком отражения в учете стоимости МПЗ при их принятии к учету и списании в производство, то можно отметить следующее.

Как известно, материально-производственные запасы принимают к учету по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01 ,утв. приказомМинфина России от 09.06.2001 № 44н (далее — ПБУ 5/01); п. 62 Методических указаний № 119н). Между тем при отпуске МПЗ (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка может производиться как по себестоимости каждой единицы, так и по средней себестоимости или по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО) (п. 16 ПБУ 5/01).

С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием проводят проверки как в местах хранения запасов, так и в местах их эксплуатации (п. 23 Методических указаний № 119н; п. 42 Методических указаний № 135н). Между тем указание в инвентаризационных описях МПЗ стоимости, по которой их списывают в производство (если их списывают по средней себестоимости или по себестоимости первых по времени приобретения), по нашему мнению, по меньшей мере нецелесообразно.

Кроме того, на примере комплектов спецодежды как объектов учета можно отметить, что их выдают в пользование работникам по мере износа предыдущих (согласно нормам) или вновь принятым работникам, когда те приступают к работе. Поэтому если идентичные комплекты спецодежды из одной партии (с одинаковой фактической себестоимостью) передают в эксплуатацию ежемесячно, то остаточная стоимость идентичных комплектов спецодежды в эксплуатации из одной партии может существенно отличаться. Тем самым, если в инвентаризационных описях спецодежды и спецоснастки указывать их остаточную стоимость, утрачивается сопоставимость показателей стоимостной оценки фактически имеющихся в наличии (в эксплуатации) идентичных объектов учета.

Помимо вышеизложенного, если исходить из основных целей инвентаризации (п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации), то в ходе инвентаризационной работы большее внимание уделяют выявлению именно фактического наличия имущества и сопоставлению фактического наличия имущества с данными о его наличии в бухгалтерском учете.

Таким образом, с точки зрения экономического смысла показателей инвентаризационных описей (и сопоставимости стоимостной оценки идентичных объектов учета), по нашему мнению, в инвентаризационных описях следует указывать фактическую (первоначальную) себестоимость объектов спецоснастки и спецодежды. С другой стороны, указание в описях остаточной стоимости, полагаем, в любом случае не даст объективную оценку фактическому состоянию объектов спецодежды и спецоснастки в силу различных режимов эксплуатации (например, различной интенсивности носки спецодежды и различий производственной среды в разных цехах).

В заключение лишь отметим, что в положениях, которые на сегодняшний день утратили силу, содержалось прямое указание на то, что при инвентаризации МБП (в эксплуатации) в описях следовало указывать их первоначальную стоимость (п. 5.12 Основных положений по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов; приложение к письму Минфина СССР от 30.12.1982 № 179).

Вместе с тем с учетом особенностей собственной хозяйственно-экономической деятельности и присущих ей особенностей учетной работы организации следует самостоятельно принять решение по рассмотренному вопросу, закрепив его в учетной политике. При этом отметим, что организацией могут быть избраны различные варианты в отношении различных объектов учета, например в отношении спецодежды — по фактической (первоначальной) себестоимости, а в отношении спецоснастки — по остаточной.

Актуальная бухгалтерия

Подписка Разместить:

Выдать или не выдать? Вот в чем вопрос

Для начала разберемся, всех ли работников нужно обеспечивать спецодеждой. Работодатель должен за счет собственных средств приобрести сертифицированную или декларированную спецодежду (обязательно возьмите у поставщика сертификат или декларацию соответствия) и бесплатно выдать ее сотрудникам, которые заняты на работахч. 2 ст. 212, ч. 1 ст. 221 ТК РФ; пп. 4, 8 Правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н (далее — Правила № 290н); приложение № 4 к Техническому регламенту 019/2011, утв. Решением Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 № 878 (далее — ТР ТС 019/2011):

  • <или>с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • <или>выполняемых в особых температурных условиях;
  • <или>связанных с загрязнением.

А для того чтобы определить, трудятся ли сотрудники на таких рабочих местах, работодателю необходимо провести специальную оценку условий труда, причем в отношении всех сотрудников (кроме надомников и дистанционных работников)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ (далее — Закон № 426-ФЗ). Если компания ранее делала аттестацию рабочих мест, то их спецоценку можно не проводить в течение 5 лет со дня окончания аттестациип. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ. При этом спецодежда также должна выдаваться, если результаты проведенной аттестации подтверждают такую необходимость.

Что будет, если не выдать спецодежду

С 1 января 2015 г. в КоАП введена новая ст. 5.27.1, предусматривающая ответственность за нарушение законодательства об охране труда. Покажем в таблице, что вам может грозить за выявленные нарушения.

Нарушитель За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат декларированию соответствия (первый класс риска)ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011 За необеспечение работников СИЗ, которые подлежат обязательной сертификации (второй класс риска)ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ; примечание к ст. 5.27.1 КоАП РФ; п. 5.5 ТР ТС 019/2011 За повторное аналогичное правонарушениеч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ
Организация
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 50 000 до 80 000 руб.
Штраф от 130 000 до 150 000 руб.
  • <или>штраф от 100 000 до 200 000 руб.;
  • <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
ИП
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 2000 до 5000 руб.
Штраф от 20 000 до 30 000 руб.
  • <или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.;
  • <или>приостановление деятельности на срок до 90 суток
Руководитель
  • <или>предупреждение;
  • <или>штраф от 2000 до 5000 руб.
Штраф от 20 000 до 30 000 руб.
  • <или>штраф от 30 000 до 40 000 руб.;
  • <или>дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет

Порядок выдачи и возврата спецодежды

Выдача

Выдавать спецодежду работодатель должен по типовым нормам, которые предусмотрены для его вида деятельностипп. 5, 14 Правил № 290н. Только если профессий или должностей ваших работников нет в соответствующих типовых нормах, спецодежда выдается по нормам для сквозных профессий (должностей) всех отраслей экономикиутв. Приказом Минтруда от 09.12.2014 № 997н.

А если и в этих нормах работодатель не найдет соответствующих профессий (должностей), тогда нужно руководствоваться типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых вашими сотрудниками работ.

Кроме того, работодатель может устанавливать и свои нормы выдачи спецодежды, но при условии, что они улучшают защиту работников по сравнению с типовыми (например, обеспечивают более высокое качество защиты)п. 6 Правил № 290н. Собственные повышенные нормы нужно обязательно утвердить приказом (или иным локальным нормативным актом).

Также работодатель должен организовать учет выдачи спецодежды и контроль за этим процессом. Так, ее выдача фиксируется ответственным лицом в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Форма карточки приведена в приложении к правилам обеспечения спецодеждойп. 13 Правил № 290н; п. 61 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 26.12.2002 № 135н (далее — Методические указания). При этом работники должны расписаться в получении спецодежды. Но на практике могут встречаться и другие способы учета ее выдачи и возврата, главное, чтобы этот процесс контролировался работодателем.

И еще. Работодатель должен не только своевременно выдавать работникам спецодежду, но и обеспечивать ее хранение, химчистку, стирку, сушку, ремонт и заменуч. 3 ст. 221 ТК РФ; п. 30 Правил № 290н.

Возврат СИЗ

Собственником спецодежды является работодатель, а работник только пользуется ею. Поэтому работник должен ее вернутьп. 64 Методических указаний:

  • <или>при увольнении;
  • <или>при переводе на другую работу, на которой ношение спецодежды не требуется;
  • <или>по окончании сроков ее носки взамен получаемой новой.

Если возвращенная спецодежда пригодна для дальнейшего использования (это должна определить комиссия по охране труда или при ее отсутствии — должностное лицо, уполномоченное работодателем) даже после окончания срока носки, она после стирки (или чистки, дезинфекции, ремонта) может быть вновь выдана работнику и использоваться дальше по назначениюп. 22 Правил № 290н.

При этом работодатель должен позаботиться о том, чтобы работники были уведомлены о порядке сдачи (возврата) спецодежды. Для этого можно:

  • <или>прописать в положении о СИЗ порядок возврата спецодежды и ознакомить с ним под личную подпись работников;
  • <или>прописать в трудовых договорах условие о возврате работодателю спецодежды либо ее стоимости при увольнении.

Возврат спецодежды нужно также отразить в личной карточке учета выдачи СИЗп. 13 Правил № 290н.

Как учесть затраты на спецодежду

Порядок списания стоимости спецодежды на затраты должен быть отражен в учетной политике как для бухгалтерских, так и для налоговых целей.

В бухгалтерском учете

Если стоимость одной единицы спецодежды (без учета НДС) будет более 40 000 руб. (или иного лимита, установленного организацией) и срок ее службы превышает 12 месяцев, то спецодежда соответствует признакам основных средствпп. 4, 5 ПБУ 6/01. Тогда расходы на ее приобретение списываются через амортизациюп. 17 ПБУ 6/01.

Под единицей спецодежды понимается не комплект (скажем, куртка, брюки, нательное белье, ботинки и т. д.), выданный одному работнику, а каждая вещь (или пара — для обуви, перчаток и т. п.).

В случае если стоимость спецодежды ниже установленного лимита (40 000 руб. или иного), она учитывается в составе материально-производственных запасовп. 5 ПБУ 6/01; пп. 11, 13 Методических указаний. А дальше нужно обратить внимание на срок службы спецодежды, установленный типовыми нормами выдачипп. 21, 26 Методических указаний:

  • <если>он не превышает 12 месяцев, то вы можете списывать стоимость спецодежды на расходы:
  • <или>единовременно в момент ее выдачи сотрудникам;
  • <или>равномерно в течение срока ее службы;
  • <если>он более 12 месяцев, то расходы на спецодежду признаются только равномерно в течение срока ее использования.

Сроки пользования спецодеждой исчисляются со дня фактической выдачи ее работникамп. 13 Правил № 290н.

При этом движение спецодежды, которая учитывается в составе МПЗ, оформляйте такими проводками:

Дт Кт
На дату принятия к учету
Приобретенная спецодежда принята к учету 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком спецодежды 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
НДС принят к вычету (при выполнении определенных условий) 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

ВАРИАНТ 1. При единовременном списании — на дату выдачи работникам

Спецодежда выдана работникам 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу») 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

ВАРИАНТ 2. При равномерном списании

На дату выдачи работникам
Спецодежда выдана работникам 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
Ежемесячно равными долями в течение срока носки
Отражено погашение части стоимости спецодежды 20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44) 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»
В случае выбытия (например, порчи или утраты) — на дату выбытия
Списана остаточная стоимость спецодежды 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

В налоговом учете

НДС. Компания может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиком спецодежды, еслиподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ:

  • поступление спецодежды отражено в учете на основании первички поставщика;
  • есть правильно оформленный счет-фактура поставщика;
  • работники, которым выдана спецодежда, задействованы в облагаемой НДС деятельности.

Поскольку право собственности на спецодежду остается у компании и работникам она выдается во временное пользование, то на дату выдачи реализации не происходит и НДС начислять не нужноподп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Налог на прибыль. Стоимость спецодежды можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняется следующееПисьма Минфина от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8:

  • вредные и (или) опасные условия труда, наличие особых температурных условий или условий, связанных с загрязнением, требующих предоставления спецодежды и спецобуви, подтверждены результатами проведенной специальной оценки условий труда (или аттестацией рабочих мест по условиям труда)ст. 3, п. 3 ст. 7 Закона № 426-ФЗ;
  • спецодежда выдается в пределах типовых норм или по повышенным нормам, которые утверждены компанией.

Порядок признания затрат на покупку спецодежды в расходах будет зависеть от ее стоимости и срока полезного использования:

  • <если>ее стоимость (без учета НДС) более 40 000 руб. за единицу и срок ее использования более года, тогда спецодежда признается амортизируемым имуществом и ее стоимость погашается путем начисления амортизациип. 1 ст. 256, п. 1 ст. 259 НК РФ; Письмо Минфина от 16.04.2009 № 03-03-06/1/244;
  • <если>одно из условий признания имущества амортизируемым не будет выполняться (например, стоимость менее 40 000 руб. или срок использования — 12 месяцев или меньше), тогда затраты на спецодежду признаются материальными расходами и учитываются по мере выдачи ее работникам на усмотрение организацииподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ:
  • <или>единовременно в полной сумме;
  • <или>равномерно в течение всего срока эксплуатации специальной одежды.

С 1 января 2016 г. амортизируемым будет признаваться имущество стоимостью более 100 000 руб.п. 7 ст. 2, п. 4 ст. 5 Закона от 08.06.2015 № 150-ФЗ Вряд ли какая-либо спецодежда будет «дотягивать» до такой стоимости, поэтому порядок списания затрат на спецодежду через амортизацию, скорее всего, станет неактуальным.

УСНО. Если компания применяет «доходно-расходную» УСНО, то она может учесть при расчете «упрощенного» налога стоимость спецодеждыподп. 1, 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ:

  • <или>как материальные расходы (когда спецодежда не признается амортизируемым имуществом);
  • <или>как расходы на приобретение основных средств (при стоимости более 40 000 руб. и сроке эксплуатации более 12 месяцевп. 4 ст. 346.16 НК РФ).

Условия признания будут те же, что при учете спецодежды при расчете налога на прибыль (необходимо проведение спецоценки условий труда и соблюдение норм выдачи). К ним добавится еще одно — затраты можно признать только после оплаты спецодежды поставщикуп. 2 ст. 346.17, подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Поскольку спецодежда выдается работникам в пользование, а не в собственность, то никаких доходов от ее получения у работников не возникает. К тому же такая выдача не является вознаграждением за труд. А это значит, что стоимость выданной спецодежды (как в пределах типовых норм, так и сверх них) не подлежит обложению:

  • НДФЛст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 31.08.2009 № 03-04-06-01/226 (п. 2), от 08.08.2012 № 03-04-06/9-227;
  • страховыми взносамич. 1 ст. 7, подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 (п. 3).

Если работник не вернул спецодежду

Материальная ответственность работника

А вот если работник не вернет (или по своей вине испортит) спецодежду, то это фактически является причинением ущерба работодателю, который придется возместитьст. 238, ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Его размер должен определить работодатель исходя из стоимости спецодежды с учетом степени ее износа на день причинения ущерба (к примеру, на дату увольнения работника)статьи 246, 247 ТК РФ. Кроме того, в компании должен обязательно вестись учет выдачи спецодежды. Ведь чтобы доказать размер ущерба, нужны сведения об остаточной стоимости спецодежды на дату увольнения, о сроках носки спецодежды, о степени ее годности на момент выдачи (то есть выдана ли новая спецодежда или бывшая в употреблении)Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 09.02.2015 № 33-1150/15, А-12.

Правда, работодателю до принятия решения о возмещении ущерба работниками нужно соблюсти определенную процедуру: провести с помощью специально созданной комиссии проверку, чтобы выяснить причины возникновения ущерба, и получить письменные объяснения от работниковст. 247 ТК РФ. И если сумма ущерба не будет превышать среднемесячный заработок работника, то работодатель по своему распоряжению (обычно выпускается в форме приказа) может удержать ее из зарплаты виновного работника даже без его согласияст. 248 ТК РФ; Определение Санкт-Петербургского горсуда от 30.01.2012 № 33-1070/2012. Только не забудьте, что работника нужно под личную подпись ознакомить с приказом о взыскании ущерба.

Если же работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, работодатель может требовать возмещения ущерба только через судч. 2 ст. 248 ТК РФ.

Налоговые последствия для работодателя

НДС. Если работник при увольнении договорился с работодателем, что он не будет возвращать спецодежду и при этом работодатель удержит ее стоимость из зарплаты, тогда к работнику переходит право собственности на эту спецодежду. Такая передача права собственности на возмездной основе есть не что иное, как реализация товара, которая облагается НДС в общеустановленном порядкеПисьмо Минфина от 09.07.2013 № 03-07-11/26420. НДС придется начислить и при безвозмездной передаче, когда работодатель не будет требовать от работника компенсации остаточной стоимости спецодеждыабз. 2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

А вот если, несмотря на требования, работник просто не вернул спецодежду и компания хочет взыскать причиненный тем самым ущерб, то должна быть соблюдена процедура взыскания ущерба (то есть документы нужно оформить так, чтобы они подтверждали именно причинение убытков работодателю). В таком случае оснований для начисления НДС не будет, ведь компенсация убытков не связана с реализациейст. 232 ТК РФ; Постановление 7 ААС от 18.06.2010 № 07АП-4338/10.

НДФЛ и страховые взносы. Если работник при увольнении не вернул спецодежду и работодатель не будет взыскивать с него ее стоимость, то компании нужно начислить работнику НДФЛ с дохода, полученного в натуральной формеп. 1 ст. 210, п. 1 ст. 211 НК РФ. Также придется начислить и страховые взносыч. 6 ст. 8 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 3 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Правда, есть решение суда в пользу организации, когда инспекции не удалось доказать, что к бывшим работникам перешло право собственности на спецодежду и у них возник доход, даже при отсутствии документов об изъятии спецодежды при увольненииПостановление ФАС ЗСО от 04.02.2014 № А27-6103/2013.

***

По общему правилу спецодежду работодатель должен приобретать за счет собственных средствст. 212 ТК РФ. А известно ли вам, что такие затраты (или хотя бы их часть) вам может компенсировать ФСС РФподп. «г» п. 3 Правил, утв. Приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее — Правила № 580н)? Правда, живые деньги от Фонда вы не получите, но сможете уменьшить на возмещаемую сумму свои страховые взносы «на травматизм» за текущий год (то есть уплатить взносов меньше, чем начислили)п. 2 Правил № 580н; п. 2 ч. 1 ст. 7 Закона от 01.12.2014 № 386-ФЗ.

Для получения возмещения нужно до 1 августа текущего года в территориальный орган ФСС по месту своей регистрации представить заявление (в бумажном или электронном виде), а также комплект документов, утвержденный Минтрудомп. 4 Правил № 580н.

Если ФСС примет решение о возмещении ваших расходов на приобретение спецодежды, тогда:

  • вы обязаны отчитаться перед территориальным органом Фонда об использовании средств и представить документы, подтверждающие ваши расходып. 12 Правил № 580н;
  • начисленные взносы «на травматизм» вы можете учесть в расходах для целей налога на прибыль в полном объеме;
  • полученная помощь ФСС не учитывается в прибыльных доходах, а стоимость спецодежды, на которую уменьшаются взносы «на травматизм», — в расходахПисьмо Минфина от 24.09.2010 № 03-03-06/1/615 (п. 2); Постановление ФАС ЗСО от 25.03.2013 № А27-9150/2012.

>Годовая инвентаризация спецодежды, выданной в эксплуатацию

Годовая инвентаризация спецодежды, выданной в эксплуатацию

Скоро конец финансового года, а это значит необходимо провести инвентаризацию.

Проводится она согласно Инструкции, утвержденной постановлением Министерства финансов РБ № от 30 ноября 2007 года №180. Все там вроде бы понятно написано, но вот сегодня мне задали интересный вопрос.

Как провести инвентаризацию спецодежды, выданной в эксплуатацию рабочим-строителям?

В принципе даже не важна профессия рабочего и отрасль, в которой он трудится.

Итак, дословно читаем пункт 55 Инструкции 180
«55. Оборотные активы, находящиеся в эксплуатации, пользовании (специальная одежда, специальная обувь, средства индивидуальной защиты, специальный инструмент и инвентарь, т.п.), инвентаризируются по их количеству, наименованию в местах их эксплуатации и хранения.
При инвентаризации специальной одежды, специальной обуви, средств индивидуальной защиты, специального инструмента и инвентаря и т.п., выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей.
Специальная одежда, столовые белье и принадлежности, отправленные в стирку или ремонт, записываются в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих соответствующие услуги».

«70. Сличительные ведомости по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются согласно приложениям 5, 20, 21».

Вот это называется юмор в бухгалтерии! Как это технически возможно сделать? Приехать на строительный объект в составе комиссии и начать личный осмотр рабочих – те ли на них сапоги, которые выданы были полгода назад, в тех ли он брюках и т.д. А если он уже в своих, извините, штанах, т.к. порвал выданные до истечения установленного срока носки, то зачем бухгалтерии эта информация, и как отразить недостачу фирменных штанов и излишек личных?!
Самой формы групповой инвентаризационной ведомости в инструкции, конечно же, нет. Есть обычная инвентаризационная опись для инвентаризации ценностей по одному материально-ответственному лицу.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *