Инвентаризация в магазине

Автор: | 02.05.2019

В каких случаях нужна инвентаризация

Инвентаризация в розничной торговле и по организации в целом выявляет фактическое наличие имущества. Сличает результаты с теми, что числятся на балансе. Осуществляется как в добровольном, так и в обязательном порядке. В первом случае ревизия проводится исключительно по инициативе руководства. В остальных – по требованию закона.

Таблица 1: формы и отличия инвентаризации

Добровольная Обязательная
  • плановая (по утвержденному графику);
  • внезапная;
  • сплошная: сырье, запасы, оборудование, мебель, денежные средства;
  • выборочная: склад, отдел в магазине, вид товара (бытовые или пищевые продукты);
  • запрашиваемая: сотрудник настаивает на ревизии
  • имущество сдается в аренду;
  • увольняется материально-ответственный сотрудник (бригадир, продавец, кладовщик);
  • ответственный сотрудник сдает смену;
  • по прошествии стихийных бедствий: пожар, наводнение, техногенные аварии;
  • участились/обнаружены случаи кражи имущества;
  • по итогам года составляется бухгалтерская отчетность

В любом случае положение о ревизиях (сроках, формах, времени проведения) принимаются руководителем и главным бухгалтером. Документооборот формируется с учетом методических рекомендаций Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49.

Для оформления результатов проверки организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы актов, ведомостей, но этот момент следует упомянуть в учетной политике. Замена унифицированных бланков на разработанные самостоятельно не должна искажать информацию, содержать ошибки.

Как проходит инвентаризация в магазине

По общему правилу инвентаризация начинается с того, что:

  • издается приказ (бланк ИНВ-22) о начале проверки, где устанавливаются сроки и участники комиссии;
  • материально-ответственные лица передают расписку в бухгалтерию о том, что товарооборот завершен, все ТМЦ оприходованы, списаны и акты об этом переданы в бухгалтерию;
  • ограничивается доступ в зал, где ведется ревизия посторонним;
  • при необходимости прервать процедуру помещение закрывается и пломбируется.

Фактические данные о товаре: вес, количество, объем вписываются в инвентарный акт (ИНВ-3) участниками комиссии. Документ составляется в двух экземплярах. Помарки, ошибки или исправления в записях не допускаются.

В момент ревизии все члены комиссии должны присутствовать в магазине вместе с продавцами, товароведами и прочими материально-ответственными лицами. Это дает гарантию того, что ТМЦ не подменят, вынесут излишек, спишут качественную единицу в брак.

Исключить поступление новых товаров в процессе инвентаризации сложно. Если в этот период осуществляется поставка, она вписывается в специальную ведомость «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации» и приходуется после завершения.

При необходимости изъять что-либо нужно согласовать этот шаг с руководителем и бухгалтером, внести списываемое в опись «ТМЦ, выбывшие во время инвентаризации». Следует помнить, что каждое действие должно осуществляться в присутствии свидетелей: членов комиссии, ответственных за товары лиц.

Документальное оформление результатов проверки

По результатам инвентаризации формируется сличительная ведомость (ИНВ-19), где отражены недостача или излишки товаров. По каждому факту отклонения в любую сторону комиссия обязана провести проверку и занести результаты в итоговую ведомость (ИНВ-26):

  • недостаток по причине естественной убыли;
  • по недосмотру или халатности;
  • по злому умыслу (если проверка инициирована с целью пресечь кражу или порчу ТМЦ).

Причины помогут руководителю установить виновника и взыскать с него убыток в денежном выражении. Выявить наличие единиц устаревшего или просроченного товара, списать его в убыток.

По завершении проверки инвентаризационный акт подписывают все участники комиссии, руководитель и главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за движение ТМЦ.

Таблица 2: учет результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Что списываем/приходуем Куда списываем/приходуем
дебет кредит
1 Излишки товаров 41 91.1
2 Недостачу товаров 94 41
3 В пределах норм естественной убыли 44 94
4 Убыток за счет виновного сотрудника 73.2 94
5 Убыток за счет прибыли организации 91.2 94
6 НДС в части товаров, которые списаны в убыток 91.2 19.3

Проводки, которые отражают результаты инвентаризации, формируются в том периоде, к которому относится дата проведения проверки (дата составления описи).

Отражение в 1С излишка и недостачи

Если учет автоматизирован, то оформить и проанализировать результаты инвентаризации ТМЦ в 1С намного проще. Для примера предлагаем использовать версию «Управление торговлей 10.3».

В разделе «Управление складом и запасами» создается операция «Перерасчет товаров», где отражается:

  • фактическое и учетное количество товаров;
  • отклонения между фактическим и учетным количеством.

В первую очередь создаем документ:

Рис 2: анализ результатов инвентаризации

Заполняется форма автоматически, делая выборку данных на основании ежедневных проводимых операций. После проведения в программе формируются проводки и регистрируются условия по ТМЦ, меняя фактические остатки по складам: приходуется избыток, списывается недостача.

Для удобства в программе формируется отчет, который наглядно показывает наименование, артикул номенклатуры, количество единиц и отклонения.

Рис 3: сличительная ведомость остатков

Унифицированные формы, которые требуются для проведения ревизии, поддаются редактированию. Меняется общее количество участников инвентаризационной комиссии (по закону должно быть не менее 3 человек).

Сервис бухгалтерской программы дает возможность переоценить морально устаревшие товары. Или провести дооценку с учетом изменившихся рыночных цен на аналогичную продукцию. Подробности узнайте на видео:

Кроме того, реализована возможность подключения к программе кассовое оборудование, сканера для пересчета ТМЦ. Это позволяет исключить возникновение ошибки, учитывая загруженность персонала и объемы номенклатуры в сфере торговли.

Возмещение ущерба ответственным лицом

Сотрудник берет на себя ответственность в момент подписания соответствующего соглашения. При выявлении факта недостачи полная ответственность возлагается на персонал, если:

  • совершено административное или иное преступление;
  • доказан факт умышленного нанесения вреда;
  • установлено наличие алкогольного опьянения у работника.

В любом случае ущерб возмещается только в отношении прямых расходов (полная стоимость ТМЦ, снижение общей стоимости). Ответственное лицо дает письменное объяснение по недостаче или порче товара. Результаты передаются руководителю. Он издает приказ о возмещении убытка.

Бухгалтерия удерживает из заработка сотрудника не более 20% в месяц и погашает задолженность перед организацией. Работника необходимо ознакомить с результатами проверки под роспись. Если не соблюдать регламент, то результаты ревизии работник может оспорить через суд.

Ревизия — обязательное условие нормальной работы магазина.

Любой, даже маленький магазинчик проводит у себя инвентаризацию, не говоря уже о крупных магазинах и гигантах торговли. Но не все проводят ревизию эффективно. Очень часто товар лежит на разных полках, его неудобно считать (подробнее: Пример проведения инвентаризации).

Как результат: неправильно посчитанное количество товара, пропущенные позиции и прочие ошибки.

Ошибки при проведении инвентаризации скажутся не только на текущей ревизии, но и на всех последующих, поэтому проведение качественной (без ошибок) ревизии важно вдвойне.

Поэтому нелишним будет узнать, как подходят к вопросу проведения инвентаризации в крупной сети гипермаркетов:

«За два часа до начала инвентаризации весь персонал, участвующий в инвентаризации со стороны заказчика, осуществлял предварительную подготовку объекта к инвентаризации – сортировку и фасовку товара. За час до начала инвентаризации ответственные лица собрали всех сотрудников, задействованных в инвентаризации, и объяснили распорядок дня, правила передвижения по магазину, а также поставили всем задачи по объему выполняемой работы, продемонстрировав работу на примере конкретной зоны.

Фактическое наличие товарно-материальных запасов в торговом зале просчитывалось методом двойного просчета. Пока не завершился первый просчет инвентарной зоны, начинать в ней повторный просчет запрещено.

Товар считается сверху вниз и слева направо, по принципу «змейки». После подсчета каждого вида товара одну штуку следует перевернуть так, чтобы на упаковке был виден штрих-код (отфейсовать). При первом просчете товара количество записывается черным фломастером на заранее приклеенной наклейке под отфейсованным товаром. При втором просчете, если количество пересчитанного товара совпадает с первым просчетом, цифру первого просчета необходимо обвести кругом, а если не совпадает, то записать через дробь другую цифру рядом, например, 10/12.

Первая группа считала и писала количество на листке бумаги. Вторая группа, сформированная из инвентаризаторов, проходила со сканерами, проверяла правильность подсчета, сканировала и вносила данные по количеству в ТСД. В случае необходимости инвентаризации весовой продукции, на которой этикетки отсутствуют, инвентаризаторами принималось решение о печати этикеток. По окончании сканирования всех зон сектора старший контролер-ревизор передавал сканер лицу, ответственному за инвентаризацию.

В ходе инвентаризации при обнаружении в секторе испорченного товара и товара, принадлежащего другим зонам, сотрудники выкладывали его в тележки, находящиеся в центральном проходе. После окончания инвентаризации сотрудники сортировали товар. Кондиционный товар после передачи в соответствующий сектор сканировался поштучно и заносился в отдельную инвентаризационную книгу.

После переноса данных подсчета из всех ТСД в торговую программу осуществлялся выборочный просчет по 5 позиций просчитанного товара из каждой товарной группы.

В случае нахождения ошибок количества, кода товара или пропуска товара ошибки исправлялись инвентаризаторами, руководствовавшимися регламентами инвентаризации. Если количество ошибок было слишком большим или если порядок распечатки не позволял гарантировать точный контроль, то комиссией принималось дальнейшее решение о проведении пересчёта.

После закрытия всех приходных и расходных документов создавалась сличительная ведомость для контрольной проверки недостающего товара и излишков. Представители магазина совместно с инвентаризаторами выбирали позиции товара, которые необходимо назначить на пересчет – оформляется паспорт пересчета товара.

Товар, назначенный на пересчет, считался во всех зонах хранения.

Инвентаризация товарных остатков производилась не только в торговых залах, но и на складах. В этом случае склады также размечались на зоны, а пересчёт становился более «масштабным» — считали паллеты и упаковки.»

Отношение к инвентаризации и затраченные ресурсы впечатляют. Это наглядный пример того, как нужно готовиться и проводить инвентаризацию.

Даже если вы не можете выделить большие ресурсы на проведение инвентаризации и у вас нет необходимости несколько раз пересчитывать один и тот же товар, вы можете:

  • расставить товар так, что бы было удобно посчитать количество
  • проверить наличие штрихкодов и повернуть товар так, чтобы штрихкод был виден сразу
  • разделить обязанности сотрудников (один подготавливает товар, второй сканирует штрихкод и вводит количество)

Использовались материалы сайта www.trademanagement.ru

Проводить инвентаризацию гораздо удобнее с терминалом сбора данных. Нет ТСД? — Возьмите в аренду.

Tags: 1С, Автоматизация, Бизнес, Закон, Обработка, Продажи, Статья, Товар, Торговля

Инвентаризация товара в магазине регламентирована нормами приказа Минфина от 13 июня 1995 г. № 49 в пп. 3.15-3.26. Процедура осложняется большим номенклатурным списком и высокой вероятностью обнаружения ошибок из-за недостаточного уровня контроля сохранности товарно-материальных ценностей в течение рабочего дня.

Правила проведения инвентаризации в магазине

Товарные группы пересчитываются по правилам, применяемым ко всем видам активов предприятия. Одно из главных условий – наличие сформированной и утвержденной руководителем инвентаризационной комиссии. Одним из первых шагов должно быть издание приказа о предстоящей проверке ценностей с указанием в нем данных о:

  • составе комиссии;
  • периоде счетных мероприятий;
  • объектах, подлежащих проверке.

Установленные законодательством правила поясняют, как проводится инвентаризация в магазине:

  1. Обязательно должен быть зафиксирован факт подачи материально ответственными сотрудниками расписок.
  2. Приходование торговой точкой и отпуск товаров на период инвентаризационных действий строго ограничен, при необходимости разрешается принять ТМЦ в присутствии комиссии. При подведении итогов инвентаризации члены комиссии должны будут отметить этот факт в описи «ТМЦ, поступивших во время инвентаризации». Аналогичный механизм предусмотрен и для отпуска товара, в конце заполняется отдельная опись по отпущенным ТМЦ.
  3. Для обеспечения объективности получаемой информации в помещения, в которых проводятся подсчет ценностей, должен быть ограничен доступ для посторонних лиц.
  4. Обязательным считается присутствие каждого члена комиссии.
  5. На время перерывов в работе представителей комиссии проверяемые объекты закрываются.

Как правильно провести инвентаризацию в магазине?

Перед тем, как приступить к непосредственным инвентаризационным действиям членами комиссии выполняется:

  • проверка фактического наличия и текущего состояния документации по ТМЦ;
  • изучение регистров аналитического учета и имеющихся инвентарных документов.

Следование рекомендациям по оптимизации инвентаризационной процедуры поможет сократить временные затраты. Для этого надо разбить товары на группы, проверить на этикетках штрих-коды (при обнаружении материальной ценности без штрих-кода она считается отдельно). Целесообразно распределить обязанности между членами комиссии – кто будет сортировать товары, кто проверять штрих-коды и др.

Чтобы избежать ошибок при пересчете ТМЦ, проведение инвентаризации в магазине осуществляется последовательно одним из способов:

  • либо проверкой товаров в порядке, в котором они расположены в торговом или складском помещении;
  • либо по местам хранения с опечатыванием каждого проверенного корпуса или комнаты.

Пересчитываемые ценности указываются в описях отдельно по каждому из наименований с приведением всего спектра данных о товаре (сорта, артикула, количества в наличии, группы продукции). При проверке ТМЦ могут проводиться следующие мероприятия:

  • осмотр;
  • поштучный подсчет;
  • взвешивание;
  • обмер.

Порядок проведения инвентаризации в магазине запрещает вносить сведения в описи со слов материально ответственных лиц. При заполнении этих бланков следует разграничивать товары на те, которые находятся на дату инвентаризации в пути, которые были отгружены, отдельной категорией будут неоплаченные ценности. По каждой из групп необходимо составлять отдельные описи.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *