Как оплачивается разъездной характер работы

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Разъездной характер работы – что это значит?

Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.

Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда. В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции. С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2018 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2018 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2018 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.

Пошаговая инструкция оформления и составления договора

Правильное оформление сотрудников с разъездным характером работы должно происходить по следующему алгоритму:

  • Шаг-1: Разработка и утверждение условий разъездной работы на уровне предприятия. В документе должны быть указаны: общие положения должности, размеры и способ возмещения расходов, размер надбавки.

  • Шаг-2: Отражение условий разъездной работы в трудовом договоре. Если в 2018 году работник сразу устраивается на работу разъездного характера, то условия труда будут прописаны в договоре. Если такая необходимость возникла позже, то можно оформить дополнительным приложением к договору.

  • Шаг-3: Оформление приказа. Этот пункт актуален не только при первичном приеме работника на разъездную должность, но и при переводе на подобную должность уже работающего сотрудника.

Приказ имеет практическое значение. Посредством этого документа остальные сотрудники узнают о кадровых назначениях в компании. Учитывая тот факт, что трудовой договор не доступен для изучения третьим лицам, бухгалтер для начисления заработной платы информацию берет из приказа.

Разъездной характер работы в должностной инструкции

Должностная инструкция работника в 2018 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора. Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами. Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.

Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.

Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.

Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2018 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

  • Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
  • Аренда жилья или проживание в гостинице;
  • Суточные выплаты;
  • Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
  • Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2018 году выделяются два способа возмещения:

  • в виде надбавки к основному окладу;
  • на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Налогообложение при разъездном характере работы

Инспекция труда и представители различных фондов пристально проверяют оформление документов на разъездных сотрудников. Особое внимание в 2018 году уделяется документам, подтверждающим правомерность компенсации расходов. Причина в том, что компенсация учитывается при расчете налога на прибыль. Кроме того, расходы по разъездам освобождены от НДФЛ и страховых взносов, так как классифицируются выплатами на исполнение служебных обязанностей.

Однако эти нюансы не имеют отношение к надбавкам. Надбавки облагаются всеми видами положенных налогов.

Для того чтобы исключить проблемы юридического и налогового характера с проверяющими органами, условия разъездной работы, в частности размер компенсации, должны быть отражены в трудовом договоре. Такому положению обязует письмо ФНС РФ от 06.08.2010 и положение Минздрава и соцразвития от 27.02.2010.

Согласно простой логике, работник должен подтвердить свои расходы кассовыми чеками и квитанциями. В некоторых организациях такое положение не практикуется, а принято периодически начислять на счет работника фиксированную сумму. В таких случаях представители инспекции труда имеют склонность засчитать эту сумму за надбавку. Или другой вариант: выдача работнику кредитной карты организации для расчетов. По каждой расходной операции руководитель получает уведомление от банка.

Выходные и дополнительный отпуск

Статья 113 ТК РФ разрешает работодателям привлекать своих работников в производственный процесс в выходные и праздничные дни с соблюдением определенных условий. Работники с разъездным характером деятельности в этом не исключение. Условия заключаются в следующем:

  • письменное согласие рабочих на работу в выходной и праздничный день. Есть случаи, когда письменное согласие не требуется, а работник обязан выходить на работу: угроза производственной аварии или последствия таковой, необходимость обеспечить сохранность имущества работодателя, государства или муниципального характера, выполнение работ, связанных с введением военного или чрезвычайного положения в стране;
  • об оплате выполненных работ в эти дни следует руководствоваться статьей 153 ТК РФ. В ней декларируется, что труд в эти дни должен оплачиваться в двойном размере. Точный размер оплаты должен быть определен во внутренних документах или в трудовом договоре;
  • по желанию сотрудника, упущенный выходной или праздничный день может быть компенсирован предоставлением другого рабочего дня в последующем. В таком случае двойная оплата отменяется. Зарплата начисляется в обычном порядке.

Порядок работы в выходные и праздничные дни между локальными и разъездными сотрудниками ничем не отличаются. Кроме того, для разъездных работников не теряет актуальность выплаты компенсаций в порядке, указанном в статье 168 ТК.

Перечень оправдательных документов

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Транспортные расходы работника можно подтвердить:

  1. Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
  2. Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

Особенности документации

Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

Надбавка за разъездной характер работы устанавливается в зависимости от:

  • частоты поездок;
  • длительности командировки;
  • сложности задания и пр.

Во внимание можно принять также квалификацию, опыт работы конкретного сотрудника. Соответственно, совсем не обязательно устанавливать единую сумму для всех.

Упрощенный документооборот

Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

  1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
  2. Оплату аренды жилья.
  3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
  4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.

Надбавку также предусматривают, если работник:

  • расходует обычно одинаковую сумму в поездках;
  • не тратит деньги на проживание и проезд в другом регионе или за границей.

Если сотруднику установлена доплата за разъездной характер работы, ему нет необходимости собирать билеты, чеки и другие оправдательные документы. А компенсацию ему выдадут в конце месяца.

Общий порядок начисления

В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.

Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: «Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада». Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.

При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:

  1. Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
  2. Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.

Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.

Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, — Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.

Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение

Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.

Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.

По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.

Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.

Бухгалтерский учет

Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?

В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
  • Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.

Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.

По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.

Упрощенный документооборот не всегда на руку работодателю. Если наниматель планирует считать, что надбавки за разъездную работу не являются элементами зарплаты, то существует риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В таких случаях целесообразно подробнее изучить судебную практику по этому вопросу.

Надбавка при разъездной работе

Нормы ТК РФ, в частности статьи 146–148, 152–154, предусматривают обязанность организаций начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Выделяют доплаты за труд:

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т. д.), производить же почасовую доплату, как, например, за труд в ночное время, работодатель не обязан.

В тоже время практика материального стимулирования работников, проводящих большую часть времени в разъездах, достаточно распространена. Ведь выплата надбавок за разъездной характер работы — совершенно разумное решение, направленное на удержание сотрудников в должности и стимулирование добросовестного отношения к работе.

Ввиду того, что нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа», на практике возникает масса вопросов по поводу отнесения той или иной профессии/должности к категории разъездной. Соответственно, возникает сложность и с начислением надбавок. Не меньше неясностей возникает при разграничении разъездной работы и командировок, работы вахтовым методом и иных подобных случаев.

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок. При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой.

К таковым относятся:

  • расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);
  • расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  • затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения. Все эти вопросы администрации организации необходимо расписывать в своих внутренних документах либо трудовом договоре, если в нем говорится о разъездном характере работы.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Особенность разъездной работы состоит также в том, что нормами ТК РФ и другими законодательными актами не определен точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным. Часть 2 статьи 168.1 относит данный вопрос к компетенции администрации организации, наделяя ее правом в своих внутренних документах самостоятельно определить, работа каких сотрудников является разъездной.

На практике чаще всего принято к разъездной работе относить деятельность сотрудников, не имеющих рабочего места как такового в пределах организации либо большую часть рабочего времени проводящих в дороге.

К таковым профессиям можно отнести, к примеру:

  • проводников и стюардов;
  • экспедиторов;
  • работников сферы снабжения, обслуживания, логистики, деятельность которых основана на регулярных перемещениях вне пределов компании.

Что касается бюджетных организаций, то классическими примерами разъездной работы являются:

  • деятельность врачей скорой помощи;
  • сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, занятых на обслуживании конкретной территории);
  • сотрудников патрульно-постовой службы МВД.

Подобный характер работы сотрудников чрезвычайных служб часто закрепляется и в ведомственных документах. Например, на разъездной характер работы сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, обслуживающих закрепленную за ними территорию) указывает примечание к пункту 2 приказа МЧС РФ «Об организации служебных…» от 10.01.2008 № 3. На разъездной характер работы водителей (работу в пути) указывает пункт 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15, согласно которому время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) являются его рабочим временем.

Порядок стимулирования при разъездной работе

Отдельное стимулирование работника, выполняющего разъездную работу, нормами ТК РФ также не предусмотрено. При желании же стимулировать своих сотрудников, находящихся в разъездах, администрации организации, согласно требованиям статей 57 и 168.1 ТК, необходимо соблюсти следующий порядок:

  1. Во внутренних документах организации необходимо указать перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и размеры выплаты им соответствующих надбавок.
  2. Указание на разъездной характер деятельности должно содержаться в трудовом договоре с таким сотрудником.

При соблюдении приведенных условий работодатель вправе выплачивать соответствующие надбавки.

Конкретные размеры выплат определяются также администрацией организаций. Наиболее практичным вариантом представляется начисление процентной надбавки пропорционально отработанному времени. Например, для разных категорий разъездных работников (с учетом напряженности труда) может быть установлена надбавка в пределах от 5 до 15 процентов оклада (почасового, сменного или месячного).

Что касается налогообложения такой надбавки, то согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ вознаграждение, полученное за выполнение трудовых обязанностей, включается в налогооблагаемую базу. Кроме того, на надбавки при разъездной работе, согласно пункту 1 статьи 421 НК, необходимо также уплачивать страховые взносы.

Как видите, большую часть вопросов статья 168.1 ТК РФ оставляет на усмотрение администрации организации, предоставляя ей широкое поле для финансового маневра и возможность начисления надбавки именно тем сотрудникам, чья работа предполагает дополнительную нагрузку, связанную с частыми перемещениями.

Оплата труда сотрудника с разъездным характером работы

Время, проведенное в пути в выходной день работником, которому установлен разъездной характер работы, нужно оплатить не менее, чем в двойном размере или предоставить отгул. Официальных разъяснений об оплате труда в такой ситуации нет. В соответствии со статье 166 ТК РФ и Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками. Но так как в данном случае поездка связана с выполнением работников служебных обязанностей, время, проведенное в пути является рабочим временем сотрудника. Если работник по распоряжению работодателя в выходной день выполнял служебные обязанности, это время нужно оплачивать как работу в выходной (праздничный) день.

Чтобы привлечь сотрудников к работе в выходной или праздничный день, нужно оформить приказ о привлечении сотрудника к работе. Оплату за работу в выходной день нужно производить на основании табеля учета рабочего времени и приказа руководителя. Дополнительные выплаты за работу в дни отдыха устанавливаются коллективным и (или) трудовым договором (другими внутренними документами организации) в соответствии со статьей 149 ТК РФ, но не менее, чем в двойном размере в соответствии со статьей 153 ТК РФ. Если сотрудник вышел на работу по собственной инициативе, организация не должна за этот день доплачивать деньги или предоставлять дополнительный выходной. Такой вывод следует из положений статьи 113 Трудового кодекса РФ.

Обоснование

Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы

Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Нерабочие дни

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Командированный сотрудник вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда за эти дни.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ, пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтверждается пунктом 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Ситуация: как оплатить сотруднику день выезда в командировку (возвращения из командировки), а также дни нахождения в пути, приходящиеся на его выходные (праздничные) дни

Оплачивайте такие дни как работу в выходные (праздники).

По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Данная норма распространяется и на случаи, когда командированный сотрудник следует к месту командировки или обратно. Дело в том, что время нахождения в пути не может быть признано временем отдыха сотрудника. Такой вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663.

Поэтому выезд в командировку (возвращение из командировки), нахождение в пути, приходящиеся на выходной день сотрудника или праздник, следует рассматривать как работу в выходной (праздничный) день.

Таким образом, сотрудник, находящийся в пути в командировку (из командировки) в свой выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда (ст. 153 ТК РФ).

Аналогичные выводы есть в письме Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

Стоит отметить, что затраты на дополнительную оплату труда можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль, если Правила трудового распорядка предусматривают режим работы в выходные и праздничные дни. Ну и, разумеется, эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Это следует из пункта 3 статьи 255, пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Подтверждена правильность данного подхода в письмах Минфина России от 18 апреля 2014 г. № 03-03-06/2/17862 и ФНС России от 20 августа 2014 г. № СА-4-3/16564 (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).

На сумму доплаты начислите:

  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Сумма доплат входит в налоговую базу по НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Это правило относится как к доплатам в минимальных пределах (установленных законодательством), так и к доплатам в повышенных размерах (установленных организацией). И те и другие являются частью зарплаты сотрудника (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).

Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Ситуация: как оформить поездки сотрудника, который живет и работает в одном регионе и несколько раз в год приезжает отчитываться в организацию в другом регионе. Обязанности сотрудника связаны с разъездами по региону

Такие поездки сотрудника нужно оформить как обычные поездки, связанные с разъездной работой.

Командировкой признается разовая поездка сотрудника на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места;
  • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях).

К работам с разъездным характером относятся работы, которые:

  • происходят в пути;
  • предполагают постоянные разъезды;
  • выполняются в полевых условиях.

Это следует из положений статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Служебные поездки сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя считать командировками (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Тот факт, что сотрудник едет из одного региона, в котором он обычно работает, в другой регион, где расположена организация, значения не имеет. В данном случае поездки сотрудника с целью отчета перед организацией признаются поездками, связанными с его разъездной работой. Оплачивать их нужно по правилам статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

При этом оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если такая оговорка отсутствует, в трудовой договор с сотрудником нужно внести изменения (ст. 74 ТК РФ).

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как вести учет рабочего времени

Способы учета

Существует два способа учета рабочего времени:

  • поденный (применяется при пяти- и шестидневной рабочей неделе);
  • суммированный (применяется, когда условия производства не позволяют соблюдать установленную для сотрудников ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в т. ч. для сотрудников с вредными или опасными условиями труда).

Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.

Табель учета

Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как оформить Правила трудового распорядка

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Правила трудового распорядка оформите как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК РФ). Если коллективный договор в организации отсутствует, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники

Общий порядок действий

Чтобы привлечь сотрудников к работе в выходной или праздничный день, нужно:
– оформить приказ о привлечении сотрудника к работе;
– ознакомить сотрудника с его правом отказаться от работы (в случае необходимости);
– получить письменное согласие сотрудника на работу в выходной или праздничный день (в случае необходимости);
– учесть мнение профсоюза (если он есть в организации).

Об этом сказано в статье 113 Трудового кодекса РФ.

Приказ о работе в выходной (праздник)

Приказ о привлечении к работе в выходной или праздничный день составляйте в произвольной форме. Унифицированной формы этого документа законодательством не установлено.

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как рассчитать доплату за работу в выходные и праздники

Дополнительные выплаты за работу в дни отдыха устанавливаются коллективным и (или) трудовым договором (другими внутренними документами организации) (ст. 149 ТК РФ). Размер таких доплат может быть любым, но не ниже минимального уровня, установленного статьей 153 Трудового кодекса РФ. То есть работу в выходной или праздничный день оплачивайте:

  • сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
  • сотрудникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, – в размере двойной дневной или часовой тарифной ставки;
  • сотрудникам, получающим оклад, – в размере одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если человек работал в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Такой порядок установлен в статье 153 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли оплачивать в двойном размере работу в выходной (праздничный) день (предоставлять отгул) сотруднику, который вышел на работу в эти дни по собственной инициативе

Нет, не нужно.

По общему правилу в такой день сотрудник должен отдыхать. Поэтому, если сотрудник вышел на работу по собственной инициативе, организация не должна за этот день доплачивать деньги или предоставлять дополнительный выходной. Такой вывод следует из положений статьи 113 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: какие доплаты начислить сотруднику, у которого в течение месяца имелись как часы сверхурочной работы, так и часы работы в выходной (праздничный) день. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени

Ответ на этот вопрос зависит от того, работал ли сотрудник в выходные (праздничные) дни по графику рабочего времени или сверх графика.

Если работа в выходной (праздник) является для сотрудника одновременно сверхурочной (осуществлялась сверх графика), то оплачивайте сразу работу в выходной (праздничный) день. При подсчете сверхурочных часов за учетный период работу в выходной (праздник) не учитывайте, поскольку она уже оплачена в двойном размере (п. 4 разъяснения Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 8 августа 1966 г. № 13/П-21, решение Верховного суда РФ от 30 ноября 2005 г. № ГКПИ 05-1341).

Если сотрудник работал в выходной (праздник) в рамках графика рабочего времени, то учтите следующее. Если в графике предусмотрена работа в праздничные дни, начислите и доплату за работу в праздничный день, и доплату за сверхурочную работу (с учетом количества сверхурочных часов за учетный период). Если в графике рабочего времени предусмотрена работа в субботу (воскресенье), эти дни не будут считаться выходными. Поэтому начислите только доплату за сверхурочную работу. Такой вывод можно сделать на основании статей 153, 152 и 107 Трудового кодекса РФ и пункта 4 разъяснения Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 8 августа 1966 г. № 13/П-21.

Ежедневные задачи каждой фирмы не могут ограничиваться стенами офиса. Для решения этих задач сотрудники покидают офис, но не рабочее место. Разъездная работа имеет свои особенности, которые фиксируются в кадровой документации фирмы.

От чего зависит оплата разъездной работы

Подробный учет рабочего времени фиксируются в табеле каждому сотруднику. Все передвижения сотрудника отмечаются в маршрутном листе ежедневно. Примерный образец маршрутного листа:

№ п/п Пункт посещения Место нахождение Цель поездки Вид транспорта Сопроводительная документация Дата/ время (час,мин) Отметки о посещении
1 Магазин одежды Ул. Правды,38 Доставка товара Метро, автобус Карта Тройка, абонемент на проезд за ноябрь 15.11.17 Подпись
2 Салон красоты Пр-кт Ленина 17 Получить бракованный товар автобус Проездной документ 15.11.17 Подпись

Маршрутный лист составляется ежедневно и по окончании рабочей поездки передается в расчетный отдел (руководителю, менеджеру, бухгалтеру). В конце месяца рассчитывается фактический доход сотрудника:

  • Оклад за фактически отработанный период;
  • Надбавка за разъездной вид работы по ст. 129ТК РФ;
  • Компенсация расходов при выполнении обязанностей связанных с разъездной работой.

Руководство вправе премировать сотрудника по результатам успешной работы (к примеру, повышение продаж и т.п.). На сотрудника, работа которого связана с поездками распространяются все поощрения, предоставление и оплата отпуска, компенсация при нетрудоспособности (подтверждается документами) и прочие выплаты, предусмотренные трудовым кодексом РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *