Как заполнить книгу жалоб ИП?

Автор: | 29.04.2019

Пошаговая инструкция

Итак, как оформить книгу? Зарегистрировать книгу могут потребовать специалисты администрации вашего муниципалитета. Это может быть своего рода способом мониторинга сферы местного малого бизнеса.

Регистрация документа в администрации является добровольным решением предприятия. Никаких законных оснований к этому не существует.

Помните, что зарегистрировав книгу, вы также можете извлечь некую выгоду для себя и бизнеса.

Ведь грамотно выстроенные доверительные отношения с местной властью – гарантия поддержки в трудный момент.

Обратитесь в экономический отдел администрации вашего города. Специалисты подробно проконсультируют вас. Если вы решили зарегистрировать сей важный документ в администрации вашего города, воспользуйтесь следующим алгоритмом:

  1. Приобретите книгу отзывов в книжном магазине или составьте самостоятельно.
  2. Оформите ее соответствующим образом: пронумеруйте страницы, прошейте, укажите юридический адрес организации, поставьте дату и вашу личную подпись руководителя.
  3. Обратитесь в администрацию города. Возьмите с собой документы, подтверждающие ваш статус индивидуального предпринимателя или сотрудника предприятия.
  4. Уточните, необходима ли регистрация документа ежегодно. Не забывайте продлевать ее в срок.

Книгу отзывов и предложений обязано вести каждое предприятие. Регистрации документа современное законодательство не требует.

Достаточно обеспечить грамотное оформление и ведение записей. Иногда местные власти предлагают предпринимателям зарегистрировать документ у них.

Это решение является добровольным, и принуждение к ней незаконно. Помните, что факт регистрации станет для клиентов гарантией подлинности и ответственности, а также поможет наладить отношения с местной администрацией.

Внешний вид книги и её основное предназначение

Жалобная книга имеет законные основания, прописанные в действующем законодательстве РФ, которое защищает права потребителей и обязывает любое торговое учреждение иметь в наличии данный документ.

Внешний вид документа должен соответствовать определённым требованиям, которые прописаны в законодательном кодексе. В нём должны быть указаны адреса организации, печати и подписи руководителей.

Все страницы нумеруются и прошиваются, так как данное условие необходимо для возможного устранения мошенничества и уничтожения отзывов клиентов.

Жалобы и предложения, которые вносятся в книгу, должны быть написаны только при наличии адресных данных директора, управляющего или предоставления номера горячей линии, по которой потребитель может выяснить все интересующие его вопросы. При правильном оформлении документа оставленный отзыв будет рассмотрен и по нему вынесется соответствующее решение.

При этом книга жалоб имеет основные назначения:

  • обеспечение права потребителя высказать своё мнение о торговом учреждении и его сотрудниках, а также о предоставленном уровне обслуживания и последующем ответе управляющих организации;
  • проверка книги соответствующими органами проверки, так как анализ мнений потребителей позволяет выяснить все недостатки по поводу обслуживания клиентов и устранить их;
  • обозначение личных претензий потребителя и их возможное удовлетворение со стороны торгового предприятия.

Важно! Книга отзывов и предложений и образец её заполнения должен присутствовать в любом заведении, которое предоставляет определённые виды услуг и ведёт торговлю различными товарами.

Прежде чем решить, как оформить книгу жалоб и предложений необходимо учесть тот факт, что законодательство не запрещает самостоятельное изготовление документа. При этом его можно приобрести в канцелярских магазинах в готовом виде.

Вне зависимости от способа составления документа книга с отзывами и предложениями оформляется в соответствии с такими требованиями:

  • приобретение специальной книги или обычной тетради;
  • указание достоверной информации и контактов учреждения;
  • обязательная прошивка и прошнуровка листов документа.

Документ пломбируется, что является подтверждением его правильного составления согласно правовым нормам действующего законодательства.

При возникновении вопроса как оформить книгу жалоб следует соблюсти все необходимые нормативы при составлении, так как при нарушении потребитель может обратиться в Роспотребнадзор для привлечения специальных органов проверки соответствующего учреждения.

Титульный лист документа должен содержать следующие данные:

  • название бумаги («книга, по отзывам и предложениям»);
  • наименование заведения с указанием контактных данных;
  • номер регистрации;
  • заполнение даты начала действия книги;
  • установление печатей и соответствующих подписей.

Это нужно знать – как вернуть товар без объяснения причин по закону в течение 14 дней.

Инструкция по возврату матраса надлежащего качества.

вы можете прочесть о том, как сделать возврат товара в Кастора.

Основные правила ведения книги отзывов и предложений заключается в обязательном заполнении реквизитов:

  • содержание первой страницы документа основывается на описании процедуры регламента и прав потребителя;
  • вторая страница содержит данные о наименовании заведения, юридических адресах и контактных данных администрации учреждения;
  • в третьей странице указываются органы надзора и проверки, которые следят за правильностью заполнения и ведения документа;
  • остальные страницы предназначены для отзывов и жалоб клиентов;
  • на обратной странице оставленного отзыва оставляется решение или ответ руководства заведения.

Важно! Если были оставлены записи в книге жалоб и предложений, то руководство в обязательном порядке должно отреагировать на заявленную претензию и отметить это в документе!

Возможность отказа предоставления документа по требованию

Оформление книги по жалобам и предложениям также сопровождается установленными требованиями её предъявления в обязательном порядке.

Сотрудники заведения не имеют права отказывать потребителю в предоставлении документа, так как такое действие расценивается, как противозаконное.

В некоторых случаях отказ основывается на возможной регистрации документа, но при этом клиент может выразить свои претензии на отдельном листке бумаги, который впоследствии должен быть прикреплён в книгу.

Если же всё-таки книгу не предоставили, то можно попытаться пообщаться с администратором иди другим представителем руководства. При полном игнорировании просьбы потребитель обладает правом обратиться в Роспотребнадзор, который проверит законность работы соответствующей организации.

Читайте о том, как подать жалобу на судью.

А информация о том, как сделать возврат денежных средств за неоказанные услуги.

Решение возникшего вопроса

При возникновении серьёзного конфликта и нежелания продавца предоставить книгу для записи жалоб и предложений следует обратиться в районное отделение полиции.

Действия сотрудника учреждения неправомерны и он может понести за них административную ответственность с дальнейшим получением штрафа в размере 30000 тысяч рублей.

Для того чтобы осуществить привлечение к ответственности необходимо подать письменное заявление в полицию с указанием подробных нюансов возникновения спорного вопроса. При соблюдении всех мер скорое реагирование приведёт к ответу за свои действия в лице указанной организации.

Если же жалоба попала в Роспотребнадзор, то нарушители понесут заслуженное наказание и проверка заведения будет проведена в обязательном порядке. Многие сомневаются в эффективности книги отзывов и предложений. Но в последнее время конкуренция на рынке большая и основная часть производителей нацелена на то, чтобы улучшить сервис и не терять своих клиентов.

Важно! В соответствующем документе указываются не только негативные комментарии, а также может быть выражена благодарность заведению за предоставленный сервис и получение качественного товара!

Правильное заполнение книги потребителем

Оставление письменного отзыва или комментария о качестве купленного товара или предоставленной услуги осуществляется в произвольной форме. При необходимости можно воспользоваться образцом заполнения документа, который расположен на первой странице документа.

При написании жалобы или отзыва следует учесть некоторые рекомендации:

  • краткое и детальное описание проблемы;
  • исключение ненужной информации;
  • указание даты произошедшего события;
  • личные контактные данные для дальнейшего информирования.

Составление благодарственного отзыва или жалобы не должно содержать оскорбительных заявлений и чрезмерного описания излишних подробностей. Информация должна быть изложена чётко и лаконично и по возможности объективно.

Перед тем как заполнить книгу отзывов и предложений можно воспользоваться фотографиями образцов, используемых при составлении документа. Личные данные указываются по желанию, а оставленное прошение рассматривается на протяжении 5 дней. Если же для исправления найденных недостатков необходимо время, то срок продлевают на 15 дней.

При отсутствии регистрации книги гарантия точного рассмотрения оставленного комментария снижается, но при этом должен быть представлен правильно оформленный образец жалобы в книгу по жалобам и предложениям со всеми необходимыми реквизитами.

Как заполнить книгу отзывов и предложений?

5/5 (7)

У каждого из нас есть свои определенные потребности. Приобретая товары или пользуясь различными услугами, мы сталкиваемся с тем, что они не всегда соответствуют нашим запросам и желаниям.

Сложился стереотип, что граждане других государств, приезжая в нашу страну, получают лучшее обслуживание, чем россияне. Но даже от них можно услышать жалобы на некачественное обслуживание, а порой даже на хамское отношение к ним как к потребителям товаров и услуг.

С чем приходится сталкиваться простым россиянам, даже сложно описать. Продавцы часто не проявляют к своим клиентам ни внимания, ни человечности.

В редких случаях, их можно немного «припугнуть» обращением в Роспотребнадзор. Но большинство граждан понимают, что дело это хлопотное, тем более что ни одна крупная государственная организация не будет рассматривать жалобу, которая ничем не подтверждена.

«Книга отзывов и предложений» – одно из средств воздействия на нерадивых продавцов. Грубое отношение последних можно запечатлеть с помощью видео- или аудиозаписей, но и запись в книге жалоб также довольно весома.

Что такое книга отзывов и предложений

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8 (800) 551-71-02

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

Официальный документ, который помогает проследить качество оказания услуг и товаров, представляемых различными продавцами и организациями, называется «Книга отзывов и предложений».

Обычно она находится в таком месте, где ее может увидеть покупатель и потребовать у продавца. Запись в книге производится только ручкой. Если такой документ отсутствует, владелец магазина или администрация организации заплатит штраф.

К примеру, так выглядит уголок покупателя в магазине «Магнит» — все необходимые документы, включая книгу жалоб и предложений, расположены на стенде:

Что обычно записывается в книгу отзывов?

В нее вносятся следующие факты:

  • качество обслуживания клиентов. Фиксируется грубое или некорректное обращение продавца с покупателем, некачественное обслуживание, несогласие принять товар плохого качества на обмен, прочее;
  • обслуживание клиентов в неустановленное время, необоснованное повышение стоимости товара или услуги, прочее;
  • отзывы о хорошем обслуживании, качестве товара и т. д.;
  • пожелания и предложения по поводу качества обслуживания и предоставляемых услуг.

«Книга отзывов и предложений» имеет как положительные, так и отрицательные стороны.

Положительные записи приводят к тому, что:

  • повышается количество покупателей и клиентов;
  • сотрудники получают премии, благодарности, начинается карьерный рост;
  • улучшается процесс обслуживания клиентов, а также снижается количество граждан, которых плохо обслужили.

К негативным моментам относятся:

  • снижение количества покупателей и клиентов, так как в адрес продавца или организации высказывается слишком много нареканий;
  • на основании жалоб клиентов, проводятся специальные проверки;
  • сотрудники, допустившие грубость или хамство, будут наказаны соответствующим образом.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Что такое книга жалоб и предложений?

Как правильно оформить жалобную книгу (образец)

К ведению книги жалоб предъявляются определенные требования, которые регламентированы законом. Несоблюдение данных норм является нарушением, за которое можно понести административное наказание.

В случае отсутствия документа, потребитель может обратиться с жалобой в Роспотребнадзор. В результате рассмотрения жалобы, надзорные органы выезжают для проверки факта нарушений.

Если таковые имеются, данные органы выдвигают требования об устранении нарушений.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец книги отзывов и предложений:

Обязательным требованием к ведению книги является прошивка страниц документа. Сделано это должно быть таким образом, чтобы ни один из листков не мог быть вырван.

Прошивают книгу с помощью шила и шнурка. В качестве шнурка можно использовать толстую нить или тонкую, сложенную в несколько раз.

Следующим условием ведения документа является нумерация страниц. Пломба должна ставиться на оборотной стороне последней пронумерованной страницы (прописью указывается количество прошнурованных страниц, ставится подпись руководителя или индивидуального предпринимателя и печать, если таковая имеется).

Титульный лист «Книги жалоб и предложений» оформляется следующим образом:

  • записывается название документа;
  • название организации;
  • перечисляются регистрационные документы;
  • указывается дата оформления книги;
  • ставится печать (при наличии);
  • документ подписывается руководителем.

Внимание! На фото показано, как заполнена первая страница книги отзывов и предложений в действующем магазине, где и как ставится печать и подпись руководителя, где она прошивается и какими нитками.

Существует также определенный порядок оформления следующих страниц:

  • регламент оформления книги жалоб помещается на первой странице. Здесь можно найти условия и правила предоставления книги клиенту. В некоторых случаях, данные записи занимают несколько страниц;
  • на следующей странице содержится информация об организации, ее адрес (фактический и юридический), контактные сведения (номер телефона, адрес электронной почты, факс), а также другая информация;
  • на третьей странице размещают сведения о государственных органах, которые контролируют работу и оказание услуг потребителям;
  • все последующие страницы отведены отзывам и пожеланиям клиентов. Важно! Потребитель имеет право не оставлять свои контактные данные в специальной строке;
  • на оборотной стороне страниц с записями, оставленными потребителями, вносятся сведения о решениях и действиях администрации в ответ на жалобы и пожелания клиентов. Администрация обязана отреагировать на запись клиента и указать, что было предпринято в ответ, даже если жалобы были необоснованными;
  • если в течение года книга не была заполнена полностью, ее можно продолжить и в следующем году. Но при этом следует обязательно отметить данный факт.

Посмотрите! На фото показана последняя страница книги из того же магазина, а так же показано как прошивается книга, как заклеивают концы нитей и скрепляют это печатью организации, для того чтобы нельзя было убрать странички из книги. Указано общее число страниц во всей книге.

Как прошить книгу для предложений и претензий

Процедура прошивки книги жалоб происходит следующим образом: слева на документе делается два небольших отверстия, через которые продевается шнур, сверху наклеивается небольшой листик бумаги. Далее на этом листочке ставится печать.

С какой целью прошивается данная книга?

Это делается для того, чтобы при случае нерадивые граждане не смогли вырвать из нее «ненужный» лист. Такое действие является незаконным, поэтому за такое нарушение предусмотрены штрафные санкции.

То есть прошив листы и пронумеровав страницы «Книги отзывов и предложений», администрация выполняет требования закона.

Ничего сложного в этой процедуре нет. Если все сделано правильно, удалить листы из книги не представляется возможным.

Пошаговая инструкция прошивки документа:

  • дыроколом проделать две (три) дырочки. Если нет дырокола, сделать отверстия можно с помощью обычного шила или большой иглы;
  • каждая страница книги должна быть пронумерована. Нумерация начинается с первой страницы и не нарушается на протяжении всей книги;
  • нить продевается через отверстия, таким образом, все страницы соединяются воедино;
  • края нити завязываются с задней стороны в узелок;
  • далее концы нити и узелок заклеиваются листом бумаги. На этом листе расписывается ответственное лицо;
  • документ заверяется печатью.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как прошить книгу отзывов и предложений?

Правила ведения и хранения книги отзывов

К оформлению титульника книги отзывов есть определенные требования.

На этой странице записываются следующие данные:

  • наименование организации;
  • дата начала действия документа;
  • номер документа;
  • данные директора организации;
  • подпись директора.

Оформление оборотной части книги:

  • сведения об органах контроля и надзора;
  • количество страниц в книге.

Обычно на первой странице документа предлагается образец заполнения книги. Если клиент делает какую-либо запись, он должен обязательно поставить дату.

Если клиент жалуется на конкретное лицо или хочет выразить благодарность, необходимо указывать личные данные этого лица, а именно его фамилию, имя, отчество и занимаемую должность.

Когда запись сделана, клиенту необходимо оставить сведения о себе, номер телефона или другие координаты, по которым с ним могут связаться для того, чтобы дать объяснения по результатам рассмотрения его жалобы. Клиент обязательно ставит свою подпись под сделанной записью.

Обратите внимание! Книга отзывов и предложений должна быть доступной для клиентов.

В некоторых случаях, администрация может распорядиться убрать книгу с общедоступного места с целью ее сохранности. Но по первому требованию, она должна быть представлена потребителю.

Никто не имеет права требовать у клиента предъявления документов, удостоверяющих личность. Для оставления записи в книге, потребитель не должен показывать свой документ.

Сотрудники фирмы или организации не имеют права отказывать в выдаче книги. Никакие доводы отказа не могут приниматься во внимание. Органы надзора и контроля, а также потребители не имеют права забирать книгу, чтобы сделать ее копию.

Документ должен находиться в той организации, которой он принадлежит. В обязанности надзорных органов входит регулярная проверка правильности заполнения документа (один раз в три месяца).

Как правильно написать отзыв в книге для пожеланий

Если у вас возникла необходимость внесения записи в книгу отзывов, действуйте следующим образом:

  • укажите дату и время (по желанию) оставления записи в документе;
  • запишите свои контактные данные (если вы хотите получить ответ на вашу жалобу);
  • напишите личные данные сотрудника, в отношении которого сделана ваша запись;
  • опишите проблему;
  • если вы хотите, чтобы ваша проблема была решена в установленные законом сроки, сделайте на этом акцент в своем заявлении;
  • поставьте подпись, сделайте ее расшифровку.

Требований к стилю изложения проблемы нет, но не стоит отходить от официального тона и делать изложение слишком эмоциональным.

Примеры

Жалоба на продавца магазина:

Жалоба на качество товара:

Внимание! Ваше заявление должно быть рассмотрено в течение 2-х дней с момента его написания, а ответ дается в течение 5 рабочих дней.

То есть если все нормы и сроки будут соблюдены, в книге должна стоять отметка о принятых мерах уже через неделю после появления в ней соответствующей записи.

В случае если вы указали контактные данные, отчет о принятом решении должен быть отправлен вам в письменном виде.

Если по истечении указанного времени (7 дней) ответа на ваше заявление не последует, направляйте жалобу в Роспотребнадзор. В данном случае, в организации будет проведена соответствующая проверка.

Посмотрите видео. Как правильно написать в «книге жалоб»:

Как ответить на запись в книге замечаний

В Постановлении Правительства РФ от 19.01.1998 г. N 55 говорится о том, что книга отзывов и предложений предназначена для внесения в нее замечаний, связанных с деятельностью организаций, индивидуальных предприятий, качеством товаров (производимых и реализуемых), а также качеством услуг и выполняемых работ.

Записи в книге отзывов и предложений являются письменным обращением. Именно поэтому на них распространяются нормы и требования закона.

Что делать в ситуации, когда в книге появилась запись?

Ответ является очевидным – необходимо заполнить документ согласно требованиям.

Если потребитель заполнил отведенную для записей часть, то ИП вносит в документ следующие данные:

  • номер записи (по порядку появления в книге);
  • результат рассмотрения поднятой потребителем проблемы, дату рассмотрения, ФИО, а также должность лица, отвечающего за ведение документа;
  • запись о передаче ответа потребителю (указывается дата и регистрационный номер ответа).

Пример ответа на жалобу в книге отзывов:

Записям в книге отзывов и предложений присваивается порядковый номер. Номера начинаются с первого дня наступившего календарного года.

Каковы действия администрации, если в книгу записали благодарность?

Не всегда у клиентов возникает желание писать только негативные замечания, довольно часто люди хотят добрым словом отметить хороших сотрудников организации.

Существует ли в таком случае необходимость фиксировать сведения о результатах рассмотрения записи?

Нет, в данном случае, ничего писать не требуется. При наличии в обращении гражданина только лишь благодарности, запись в книге отзывов принимается к сведению, и ответ на нее не направляется.

Пример ответа на благодарность:

Как поступать, если замечание составлено не по адресу?

Ранее уже упоминалось о том, что в книге могут записываться замечания, отзывы или предложения о деятельности индивидуального предпринимателя. Кроме этого, потребитель имеет возможность оценить качество товара или услуг, представляемых ИП или организацией.

В ответ на реакцию потребителей, ИП должны в пределах своей компетенции постараться сделать все возможное, чтобы восстановить права, свободы и законные интересы потребителей. В Постановлении Правительства РФ от 19.01.1998 г. N 55 не указан порядок оформления решений по обращениям, которые составлены не по адресу, и их решение не входит в компетенцию данного ИП. Последний не обязан отвечать на данное обращение.

В книге отзывов и предложений в разделе «Сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения» может быть сделана запись, что данные отзывы не имеют отношения к деятельности ИП.

Кроме этого, может даваться рекомендация по поводу организации, куда следует обратиться потребителю (указывается организация или конкретное лицо).

Подобная запись может выглядеть следующим образом:

«Предложение, оставленное в документе, не имеет отношения к деятельности индивидуального предпринимателя Светлова К.И. В данном случае, необходимо обратиться в ГП «Хлебозавод». 13.09.2015 г., ИП Светлов, К.И. Светлов».

Если такой ответ внесен в книгу, заявитель имеет возможность с ним ознакомиться и действовать дальше в соответствии с полученной информацией.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Ответ на жалобу в книге отзывов и предложений.

Можно ли использовать книгу отзывов в электронном варианте

Книга отзывов – бумажный носитель. Ее страницы пронумерованы и прошиты. В месте сшивки делается соответствующая пломба и ставится печать. Такой вид книги удобен для потребителей различной возрастной категории.

В чем преимущество бумажного носителя?

  • находится на месте, где производится реализация товара, или оказываются услуги;
  • книга находится в свободном доступе;
  • никаких сложностей в процедуре оформления записей нет.

Недостатки бумажного носителя:

  • приходит в негодность из-за неправильной эксплуатации;
  • может быть легко уничтожена противоправными действиями некоторых несознательных лиц;
  • может пострадать или быть полностью уничтожена в результате непредвиденных обстоятельств (пожар, потоп, прочее).

Кроме бумажной книги существует ее электронный вариант. Он называется Единой книгой жалоб.

Из названия следует, что подать жалобу или оставить отзыв можно через интернет. В данном случае, ответ на свой отзыв потребитель получает в более сокращенные сроки, чем в случае с бумажным носителем.

Если существует электронная книга отзывов, бумажный вариант отменять не обязательно.

Посмотрите видео. Как правильно вести книгу отзывов и предложений:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

Журнал учета предложений, заявлений и жалоб граждан

Журнал учета предложений, заявлений и жалоб граждан.
Все поступившие обращения граждан в федеральные органы правительственной связи и информации, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в Журнале учета предложений, заявлений и жалоб граждан, включенном в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа.
Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы (службы) или учебы заявителя.
Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю федерального органа, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.
Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью «В дело» и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) федерального органа, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек.
Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается.
Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) федеральных органов отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей.
Срок хранения дел и Журналов учета предложений, заявлений и жалоб граждан — 5 лет после окончания их ведения делопроизводством.

Графы для заполнения Журнала учета предложений, заявлений и жалоб граждан:

  1. № п/п
  2. Дата поступления
  3. Фамилия, имя, отчество заявителя
  4. Адрес
  5. Краткое содержание существа обращения
  6. Фамилия руководителя, рассматривавшего письмо
  7. Фамилия исполнителя, которому поручена проверка письма
  8. Отметка о принятом решении и сообщении о результатах заявителю
  9. Отметки об осуществлении контроля за разрешением письма
  10. Примечание

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *