Содержание
- Организация работы
- Документальное оформление приема и выдачи денег
- Кассовая дисциплина
- Бухгалтерский учет
- Инвентаризация
- Организация работы кассы
- Правила ведения кассовых операций
- Документальное оформление кассовых операций
- Бухгалтерский учет кассовых операций
- Правила ведения кассовых операций на предприятии
- Документальное оформление наличности в кассе
- Бухгалтерский учет операций с наличностью
- Инвентаризация кассы
- Общие положения
- Требования к помещениям касс предприятий
- Касса и ККТ — в чем различия?
- Кассовый учет
- Учет операций, которые проводятся через ККТ
- Штрафные санкции
- Установление лимитов и сроков для кассовой наличности
Организация работы
Для организации работы с наличностью у компании должна быть касса и сотрудник, знающий кассовую дисциплину и работающий в соответствии с нормами законодательства. Порядок ведения операций по кассе регламентирует Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 (далее — Указание ЦБ).
В штате крупных компаний есть должность кассира. В небольших организациях его функции выполняет главбух, бухгалтер или иное уполномоченное лицо. Перед началом работы с ним заключают договор о материальной ответственности и знакомят под роспись с его должностными правами и обязанностями.
За обустройство кассы и сохранность находящихся в ней ценностей в первую очередь отвечает руководитель. Запрещено хранить в кассе деньги и ценности, не принадлежащие организации.
Для кассы необязательно отводить отдельное помещение, основная задача — обеспечение сохранности средств. Для этого достаточно иметь сейф. В нем можно хранить не только деньги, но и ценности, печати и т. д.
Руководство может разработать локальный акт, касающийся организации кассовой дисциплины в компании. Документ обеспечит соблюдение установленных правил и поможет правильно организовать ведение кассовых операций. С бумагой необходимо ознакомить всех сотрудников, имеющих отношение к наличности.
Компания должна приказом руководителя установить лимит денег, который может оставаться в кассе на конец дня. Предел организация определяет самостоятельно в зависимости от сферы деятельности и объема прихода и расхода средств.
Лимит для юрлиц рассчитывается по формуле, которая приведена в Приложении к Указанию ЦБ. Суммы, превышающие лимит, могут находиться в кассе в дни выплаты заработка и иных выплат, а также в выходные и праздники, если в эти дни велись операции по кассе.
ИП и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать лимит.
Документальное оформление приема и выдачи денег
Основные источники поступления денег в кассу и основания выдачи отражены в таблице:
Приход | Расход |
Со счета на зарплату, хознужды, командировочные, операционные и прочие расходы | Зарплата сотрудникам |
Выручка от продаж | Выдача подотчетных сумм на хознужды, командировки, прочие расходы |
Возврат подотчетных сумм | Выплата пособий, компенсаций, ссуд работникам |
По другим основаниям | Передача инкассаторам |
Учет в кассе ведется с использованием следующих бумаг:
- приходных ордеров;
- расходных ордеров;
- журнала регистрации документации;
- Кассовой книги;
- Книги учета поступивших и выданных денег и документов.
Кассовые бумаги вправе оформлять следующие сотрудники:
- руководитель;
- главбух;
- кассир;
- бухгалтер;
- иной уполномоченный сотрудник.
Данные в Кассовую книгу кассир вносит на основании первичных бумаг. Перед заполнением она пронумеровывается и прошнуровывается, заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха.
Подписывают бумаги главбух или директор и кассир (уполномоченное лицо), при их ведении руководителем он же их и подписывает.
Кассиру выдается печать с реквизитами для подтверждения операций. Он должен иметь оригиналы подписей лиц, которые вправе расписываться в кассовых бумагах.
Документы оформляются на бумаге или в электронной форме. Они подтверждают достоверность и контроль движения наличности, соблюдение кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина
Юрлица и ИП обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Она представляет собой свод правил контроля над наличностью, установленных законодательством.
Все приходные и расходные операции с наличными деньгами проходят через кассу и оформляются соответствующими ордерами.
Компании, занимающиеся продажей за наличный расчет, обязан использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Специальные кассовые машины (ККМ) фиксируют приход денег и хранят сведения об операциях.
Субъекты, продающие товары и услуги за наличку могут не использовать ККМ в следующих случаях:
- затруднительно применение ККТ при работе, например, рыночная торговля на лотках, курьерская доставка;
- применяются бланки строгой отчетности (БСО) при работе с гражданами и ИП, на расчеты с юрлицами это исключение не распространяется;
- применяется патентная система налогообложения или ЕНВД, при этом прием денег должен оформляться товарным чеком или иным документом с аналогичными реквизитами.
Если хозяйствующий субъект не использует ККМ, он все равно обязан соблюдать правила ведения кассовых операций.
Они состоят из комплекса требований, обеспечивающих достоверность учета наличных средств:
- все операции по кассе оформляются типовыми первичными документами, утвержденными законодательством;
- деньги должны расходоваться только на те нужды, на которые получены;
- компания обязана обеспечить необходимые технические условия для помещения, отведенного под кассу;
- организация должна вести всю необходимую документацию;
- остаток в кассе не может превышать лимит;
- наличный расчет по одному контракту между юрлицами не должен превышать 100 тыс. р.;
- руководство должно приказом назначить ответственного за кассовые операции сотрудника;
- выдача налички под отчет должна сопровождаться оформлением авансового отчета.
Бухгалтерский учет
Информация о наличии и движении наличности в кассе отражается на сч. 50 «Касса».
Субсчета к нему и их предназначение приведены в таблице:
Счет, субсчет | Назначение |
50.1 «Касса компании» | Учет денег в кассе основной компании |
50.2 «Операционная касса» | Учет денег в кассах: билетных привокзальных и портовых, товарных бюро, отделений связи и т. д. |
50.3 «Денежные документы» | Учет марок: почты, вексельных, госпошлины; оплаченных талонов на топливо, питание, иных денежных бумаг |
50.4 «Валютная касса» | Учет операций в иностранной валюте при внешнеэкономической деятельности. В т. ч. при отправлении сотрудников в загранкомандировки |
50.5 «Касса подразделения» | Учет операций в отдельных подразделениях, имеющих собственный баланс |
В бухгалтерии кассовые операции учитывают по отчету кассира. Выбытие средств (Кт сч. 50) отражают в журнале-ордере № 1, а Кт сч. 50 фиксируют в ведомости № 1.
Основные проводки по сч. 50 представлены в таблице:
Дт | Кт | |
50 | 90 | Поступила наличка от покупателя за продукцию и ТМЦ |
51 | Получены деньги из банка | |
62 | Получен в кассу аванс от покупателя | |
71 | Внесен остаток подотчетной суммы | |
73.2 | Погашена задолженность кассиром, выявленная при описи | |
76 | Поступили деньги за товар, купленный в кредит | |
70 | Возвращена в кассу ошибочно выданная сумма заработка | |
91.1 | Выявлен излишек при инвентаризации | |
51 | 50 | Внесены деньги из кассы на банковский счет |
75 | Выплата дивидендов | |
70 | Выплата зарплаты | |
71 | Выдано под отчет | |
76.4 | Выдана депонированная зарплата | |
84 | Выдана единовременная премия | |
94 | Выявлена недостача наличных при инвентаризации |
Ведомость по сч. 50 составляется ежемесячно по данным отчета кассира. Она обобщает операции по движению денег по данному счету и формирует соответствующие бухгалтерские записи. По ее данным заполняется оборотная ведомость, данные из которой заносят в Главную книгу.
Инвентаризация
Внеплановая инвентаризация кассы может проводиться по распоряжению руководителя. Плановая процедура необходима при смене кассиров и ежегодной описи активов предприятия. В последнем случае комиссия инвентаризирует кассу в первую очередь.
Перед началом проверки комиссия принимает последние на данный момент первичные кассовые документы. Кассир или иное ответственное лицо должно написать комиссии расписку о том, что вся первичка сдана в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выданные — списаны.
В ходе инвентаризации все операции с наличкой и документами прекращаются. В кассе пересчитывают деньги и переписывают денежные бумаги. Комиссия сверяет полученные данные с учетными.
Результаты описи фиксируют в акте. Он заполняется в двух экземплярах, подписывается кассиром и комиссией. Если причиной переписи является смена кассиров, то оформляют 3 бланка документа, по одному для кассиров и один — для бухгалтерии.
Недостачи и излишки отражаются в акте с указанием обстоятельств их образования. МОЛ пишут соответствующие объяснения.
Недостача взыскивается с кассира, при этом делаются записи:
Дт 73.2 Кт 94 | Учтена задолженность кассира по недостаче. |
Дт 50 Кт 73.2 | Долг погашен кассиром. |
Итак, работу кассы хозяйствующий субъект организует самостоятельно, соблюдая установленные Указанием Центробанка требования. Каждая операция с наличностью оформляется документально и отражается в учете. Периодически проводится инвентаризация денег, ценностей и кассовых документов, что позволяет подтвердить правильность работы и избежать административной ответственности.
Организация работы кассы
Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.
Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:
· Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Советом директоров Банка России от 05.01.98 № 14-П (ред. от 22.01.99);
· Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.93 № 40 и доведенный до сведения письмом ЦБ России от 04.10.93 № 18 (ред. от 26.02.96 № 247);
· Постановление Правительства РФ от 30.07.93 № 745 (ред. от 02.12.2000) «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин.
В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
· приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ № 14-П);
· производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами — в пределах установленной ЦБ РФ суммы (в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 60 000 руб. по одному платежу);
· для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ № 14-П);
· прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований Постановления Совета Министров — Правительства РФ № 745 от 30.07.93 (ст. 1 Закона РФ от 18.06.93 № 5215-1).
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со статьей 11 Положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13.07.76, Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками или выполняемые ими работы, предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны.
Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством .
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
Установленный Центробанком порядок ведения операций по кассе обязателен для всех организаций и предпринимателей, независимо от налогового режима, который они применяют. Важные изменения произошли в августе 2017 г., когда порядок ведения кассовых операций в РФ был обновлен, и об этом мы уже писали ранее, а здесь рассмотрим основные правила ведения кассы и порядок бухучета операций с наличностью.
Правила ведения кассовых операций
Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.
Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны.
В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком. На сегодня основные правила заключены в следующих документах:
- Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
- Указание Центробанка № 3073-У от 07.10.2013 о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.
Фирма и ИП самостоятельно определяют:
- каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
- порядок и сроки проверок «налички» в кассе.
Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы. Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.
Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.
Документальное оформление кассовых операций
Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).
Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88 от 18.08.1998, № 1 от 05.01.2004 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:
- Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
- Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
- Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
- Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.
Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Бухгалтерский учет кассовых операций
Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:
- 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
- 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.
По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:
- по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
- дебет счета 50 и кредит счета 62 — поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.
Расходные кассовые операции отражаются по кредиту счета 50, например:
- сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
- по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
- оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.
Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.
Правила ведения кассовых операций на предприятии
Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.
Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.
Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.
Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.
С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.
Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.
Документальное оформление наличности в кассе
Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:
Поступление в кассу (приход) | Выдача из кассы (расход) |
Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы | Суммы причитающейся работникам заработной платы |
Выручка от реализации работ, услуг или товаров | Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы |
Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам |
По прочим основаниям | Передача на инкассацию |
Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:
- Приходный ордер
- Расходный ордер
- Журнал регистрации кассовых документов
- Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
- Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов
Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.
Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.
В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:
Лон = Оп : Пр × Дс,
где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.
В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.
В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.
Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.
Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.
Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.
Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:
- Сделок купли-продажи ценных бумаг,
- Оплаты аренды недвижимости,
- Выдачи и возврату ссуд или займов,
- Проведения различных лотерей и азартных игр.
В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.
Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.
Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:
- Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
- Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).
В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.
Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.
Бухгалтерский учет операций с наличностью
Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.
Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.
Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.
Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:
- Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
- Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
- Составление проводок при обработке первичных документов;
- Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
- Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.
Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.
Инвентаризация кассы
Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.
Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.
Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.
Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.
Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.
Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:
- Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
- Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.
Общие положения
Требования к помещению кассы оговорены в Указании ЦБ №3210-У «О порядке ведения кассовых операций» от 11 марта 2014 года. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных при их хранении, транспортировке организуются и определяются самим ЮЛ и ИП. Рассмотрим общие требования к помещению кассы:
- Банки, почтовые отделения, головные кассы предприятий – все это считается помещениями группы «А». То есть такие зоны относятся к высшей категории укрепления.
- Помещения должны быть оснащены инструментами механической защиты, охранной сигнализацией. Нужно это для противодействия воровству, преступным действиям.
Для обеспечения безопасности помещение кассы должно соответствовать этим требованиям:
- Изолированность от прочих помещений (служебных, подсобных).
- Нахождение на промежуточных этажах, если это многоэтажное здание. Это не должен быть первый или последний этаж.
- Если это двухэтажное здание, касса находится на верхнем этаже.
- Если это одноэтажное здание, окна помещения снабжаются внутренними ставнями.
- Наличие капитальных стен, надежных перекрытий и качественных перегородок.
- Наличие двух дверей: внешней и внутренней. Первая открывается наружу, вторая – внутрь.
- Наличие окошка для передачи наличных.
- Наличие металлического сейфа для хранения наличных. Ящик должен быть прикреплен в полу и стенам.
- Наличие работающего огнетушителя.
Важно обеспечить пожарную безопасность. Соответствующие мероприятия выполняются в соответствии с ПУЭ, СНиП 2.04.09-84, СНиП 3.05.06-85.
Требования к помещениям касс предприятий
Требования к помещениям касс являются комплексными. Они касаются всех аспектов помещения.
Стены и перекрытия
К стенам и перекрытиям предъявляются эти требования:
- Стены и перекрытия должны быть толщиной не меньше 500 мм, бетонные блоки — толщиной не меньше 200 мм, железобетонные панели — толщиной не меньше 180 мм.
- Перегородки должны быть аналогичными наружным стенам. Сооружаются они из гипсокартонных панелей толщиной 80 мм. Между панелями прокладывается металлическая решетка диаметром не меньше 10 мм. Размеры ячеек составляют не более 150 х 150 мм.
- Если стены и перекрытия не отвечают перечисленным требованиям, внутренняя их поверхность укрепляется металлическими решетками. Диаметр их составляет не меньше 10 мм. Если установить решетки с внутренней стороны не представляется возможным, они устанавливаются с наружной стороны. Однако это решение нужно согласовать с охранными подразделениями.
- Если помещения касс располагаются рядом с другими помещениями (бойлерные, подъезды и прочее), стены и перекрытия с внутренней стороны также укрепляются.
Стены и перекрытия – это основа безопасности комнаты.
Двери
К дверям предъявляются следующие требования:
- Двери должны отвечать нормам ГОСТ 6629-88, ГОСТ 24698-81, ГОСТ 24584-81. Они должны быть прочными, выдерживать попытки взлома: как физические (удары плечом), так и предполагающие использование инструментов (лом, топор и прочее).
- Требование к входным дверям – исправность. Толщина их составляет не меньше 40 мм. Двери снабжаются двумя врезными замками минимум. Монтируются они на расстоянии не меньше 300 мм.
- Входные двери обиваются листовой сталью. Изнутри они снабжаются металлической цепочкой и глазком.
- Прочность дверей можно повысить. Для этого применяются специальные накладки, угловые замковые планки, надежные дверные петли. Можно усилить дверное полотно.
- Для обеспечения увеличенной защиты можно использовать фигурные решетки.
- Дверной проем обрамляется посредством стального профиля.
Двери – это также основа безопасности. Именно через них обычно производится преступное проникновение.
Окна
Окна должны отвечать этим требованиям:
- Наружная дверь или стена имеют дверцу, через которую осуществляются операции с наличными. Ее размер составляет не меньше 200 x 300 мм. Если размер окна больше нормативного, с наружной стороны оно укрепляется решеткой вида «восходящее солнце».
- Окна и форточки остекляются и снабжаются надежными запорами. Стекла качественно крепятся в пазах.
- Проемы кассового помещения снабжаются металлическими решетками. Производятся они из стальных прутьев. Диаметр их составляет не меньше 16 мм.
- Возможно использование декоративных решеток. Однако прочность их должна быть достаточной для обеспечения безопасности. То есть решетки не могут играть только декоративную функцию.
- Решетки могут монтироваться и с внутренней стороны, и между рамами. В последнем случае форточка открывается наружу.
- Если на окна помещаются решетки, одна из них должна быть раздвижной. На такую решетку устанавливается навесной замок.
- Если помещение относится к группе А, дополнительно к решеткам нужно использовать защитные щиты.
Окна могут быть внутренними и внешними. Первые используются для выдачи средств.
Вентиляционные шахты и дымоходы
В помещение можно проникнуть также через вентиляционную шахту. Поэтому и она снабжается конструкциями для защиты:
- Шахты и дымоходы с выходом в другие помещения и на крышу снабжаются металлическими решетками.
- Для защиты можно применять фальшрешетки, которые изготавливаются из металлических трубок с диаметром не меньше 6 мм.
Решетки должны быть прочными. Они обеспечивают преграду к проникновению.
Запирающие устройства
Запирающие устройства – это замки. Если ими оборудуются помещения группы «А», устройства должны отличаться повышенной надежностью. Рассмотрим требования к запирающим устройствам:
- В качестве запирающих устройств используются врезные замки без функции автоматического защелкивания, накладные и навесные замки, засовы и задвижки.
- Устанавливаются замки высокой секретности по типу «Аблой».
- Степень защиты признается высокой при наличии пяти стопорных штифтов на замыкающем цилиндре.
- Навесные замки обычно являются инструментом для дополнительной защиты.
- Дверные крюки выполняются из прутка из металла диаметром не меньше 12 мм.
На охранные качества влияет метод крепления предохранительных накладок и прочих деталей. Крепление в замках осуществляется посредством винтов.
Дверные петли
Дверные петли изготавливаются из стали. Последняя обеспечивает необходимую прочность. Крепление выполняется посредством шурупов. Если двери открываются наружу, монтируются торцевые крюки.
Охрана и пожарная сигнализация
Существует две границы охраны помещения:
- Это двери, окна, стены, вентиляционные конструкции.
- Сейфы и металлические шкафы.
Для обеспечения безопасности персонала касс нужно устанавливать кнопку тревожной сигнализации. Охранно-пожарная безопасность должна соответствовать актуальному СНиП «Пожарная автоматика». Инструменты для извещения о пожарной опасности помешаются в самостоятельные шлейфы. Нужно это для организации их круглосуточного функционирования.
Касса и ККТ — в чем различия?
Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:
- операция 1 — денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды — это приход по операционной кассе;
- операция 2 — выданы суммы сотрудникам под отчет — это расход по операционной кассе.
При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.
Назначение ККТ — фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.
В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.
Кассовый учет
Существует два вида кассового учета — базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:
- Приходный кассовый ордер — оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
- Расходный кассовый ордер — при выдаче наличных.
- Кассовая книга — в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
- Авансовые отчеты — составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
- Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.
Особенности упрощенного учета
С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.
Учет операций, которые проводятся через ККТ
Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ — кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.
Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.
Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.
Расходные операции бывают двух типов:
- Выдача денег из кассы сотруднику организации.
- Возврат денег покупателю.
В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.
Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.
- Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
- Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
- Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
- оформляется заявление о возврате, а на его основании — расходный кассовый ордер;
- по данным РКО составляется платежное поручение;
- по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).
Штрафные санкции
Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе, это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение — на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.
Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.
Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью — она может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Если продавец не выдал чек, на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому — 10000 рублей.
Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники, то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.
Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.
Кассовые операции для хозяйственной деятельности организаций являются одним из центральных звеньев, позволяющих оперативно решать многие вопросы.
Наличные средства могут быть использованы:
- на заработную плату и приравненные к ним выплаты;
- командировочные расходы;
- целевые хозяйственные расходы;
- другие выплаты.
Кассовые поступления могут составлять:
- выручка за реализованные товары и услуги;
- погашение задолженности работников по заработной плате;
- возврат подотчетных сумм;
- получение наличных на целевые выплаты с расчетного счета банка;
- и другие поступления.
Ответственное лицо:
Для хранения, получения и выдачи наличных денежных средств распоряжением руководителя организации назначается материально-ответственное лицо: кассир.
В некоторых случаях его обязанности выполняют: бухгалтер-кассир или главный бухгалтер (на предприятиях, где бухгалтер в единственном лице). С кассиром заключается договор о материальной ответственности (ежегодно). Назначенное лицо несет полную материальную ответственность и подчиняется распоряжениям руководителя и главного бухгалтера.
Установление лимитов и сроков для кассовой наличности
Ежегодно, в конце каждого отчетного года, экономисты предприятия обязаны составлять плановые лимиты для обслуживающего банка и своего предприятия на предшествующий год. В них должны быть предусмотрены допустимые нормы наличных денег в кассе, рассчитанные согласно кассовым приходно-расходным оборотам за текущий год.
В случае каких-то изменений в деятельности предприятий, лимиты могут быть пересмотрены. Лимиты устанавливаются банками на основании расчетов, согласовываются и утверждаются руководителями предприятия и банка.
Подробнее почитать про установку лимита кассы и скачать форму №0408020 (расчет на установление лимита) можно по .
Основные задачи ведения бухгалтерского учета операций в кассе:
- обеспечение сохранности налично-денежных средств;
- своевременное оформление первичных документов, их регистрация в журнале (кассовой книге).
Последовательность работы с кассовыми документами:
- проверка соответствия записей в кассовой книге с поступившими приходно-расходными ордерами;
- последующая обработка документов для отражения в отчете кассира с указанием корреспонденции счетов.
Движение наличных денежных средств отражается на активном счете 50 «Касса» и записывается в журнал № 1.
В настоящее время большинство организаций пользуются программными продуктами 1С, что значительно упрощает процедуру контроля и заполнения кассовых документов, отчетов и регистров по операциям.