Командировочные расходы в Казахстане

Автор: | 30.04.2019

Командировочные и представительские расходы: Общие положения

– Гражданский кодекс Республики Казахстан от 1 июля 1999 года ¹ 409-I(далее – ГК РК);

– Закон Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года ¹ 234-III (далее – Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности);

– формы первичных учетных документов, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 21 июня 2007 года ¹ 216 «Об утверждении форм первичных учетных документов»;

– типовой план счетов бухгалтерского учета;

– международные и национальные стандарты финансовой отчетности;

– правила ведения бухгалтерского учета, утвержденные приказом министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года ¹ 221;

– учетная политика предприятия.

Документирование хозяйственных операций

В соответствии со статьей 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности все бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций.

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов. Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету.

Каких-либо нормативных документов о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок следует отражать в учетной политике, не существует. Соответствен

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

– первичные документы;

– учетные регистры;

– бухгалтерская и налоговая отчетность;

– график документооборота;

– хранение документов.

В настоящее время значение процедур документирования усиливается в связи с требованиями налогового законодательства, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций.

Так, согласно статье 100 Налогового кодекса, вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены, за исключением расходов будущих периодов, определяемых в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности и требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

К ведению бухгалтерской документации предъявляются требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы – документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе:

– наименование документа (формы);

– дата составления;

– наименование организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

– содержание операции или события;

– единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

– наименование должности, а также фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

– регистрационный номер налогоплательщика.

Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способов обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях индивидуальный предприниматель или организация должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

В бухгалтерской документации текст и цифры должны быть написаны ясно и четко, все подписи – разборчиво.

Ошибки в первичных документах должны исправляться путем зачеркивания неверного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть отмечено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Многие первичные документы имеют унифицированные, то есть типовые формы. К таким документам относятся документы по приему и выдаче денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), по перечислению денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), по поступлению и отпуску материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д.

Все вышеуказанные требования должны соблюдаться и при оформлении документов для направления работника в командировку.

Основные положения по учету командировочных расходов в учетной политике организации

Статьи 101 и 155 Налогового кодекса устанавливают нормы компенсации расходов, понесенных в служебных командировках, в целях налогового учета. Нормы командировочных расходов госслужащих регламентированы Правилами о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 сентября 2000 года ¹ 1428 (далее – Правила о служебных командировках в пределах РК).

Для работников других организаций в целях ведения бухгалтерского учета такие нормы не разработаны. НСФО ¹ 2 или МСФО не содержат указаний по учету командировочных расходов, поэтому руководитель или другое ответственное лицо организации должны самостоятельно разработать нормы суточных и прочих расходов при служебных командировках с отражением этих расходов в учетной политике организации.

Организации при составлении учетной политики руководствуются положениями Налогового кодекса, Трудового кодекса и вышеуказанными правилами о служебных командировках.

Ниже приведен пример положений налоговой учетной политики ТОО, касающихся командировочных расходов.

Вычет сумм компенсаций при служебных командировках

К компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

– фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

– фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;

– суточные, выплачиваемые работнику за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути, в размере, установленном директором ТОО;

– расходы, произведенные ТОО или его работником при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательного медицинского страхования).

Все расходы относятся на вычеты при наличии документов, подтверждающих расходы и их оплату.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

– письменного распоряжения директора ТОО о направлении работника в командировку;

– количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд;

– командировочного удостоверения.

Дата выбытия – это дата отправления транспортного средства к месту командировки, дата прибытия – дата прибытия транспортного средства к основному месту работы.

После прибытия из командировки работник обязан в течение пяти дней представить руководству отчет о проделанной работе и сдать документы в бухгалтерию.

При отсутствии у работника документов, подтверждающих произведенные расходы и их оплату, выданный аванс на командировочные расходы удерживается из заработной платы работника.

Нормы по возмещению работникам суточных расходов, связанных с командировками, утверждается ежегодно приказом директора ТОО.

Место направления в командировку

Норма суточных на 2012 год

Республика Казахстан

6 МРП

За пределы Республики Казахстан

8 МРП

Примечание. В случае необходимости приказом руководителя нормы суточных могут быть изменены.

Приложение № 1

Раздел «Расходы»формы 100.00

Журнал регистрации вычетов по командировочным расходам

За период ____________________________________________

№ п/п

№ и наименование документа

Количество дней командировки

Суточные по Республике Казахстан, тенге

Расходы на проезд по Республике Казахстан, тенге

Расходы за наем помещения по Республике Казахстан, тенге

Суточные за пределами Республики Казахстан, тенге

Расходы на проезд за пределы Республики Казахстан, тенге

Расходы за наем помещения за пределами Республики Казахстан, тенге

БИН поставщика

Сверхнормативные расходы, не идущие на вычет, тенге

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

Итого

х

х

х

х

х

х

х

х

х

Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.

Размер суточных для загранкомандировок

Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов. В организации разрабатывают внутренний документ (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).

Суточные – это компенсация работнику расходов при проживании вне постоянного места жительства (ст.168 Трудового кодекса РФ). Организация вправе установить любой размер суточных. Однако, есть следующая тонкость — с сумм превышения установленных норм по Налоговому кодексу предприятие начислит:

  • НДФЛ (в общем случае 13%);

  • страховые взносы (в ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%).

Установленные законом нормы составляют (п. 3 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ):

  • 700 рублей для поездок по России;

  • 2500 рублей для командировки за рубеж.

Российское законодательство постоянно меняется, но будут ли установлены новые необлагаемые суточные при командировке в Беларусь в 2019, нормы для командировок в другие зарубежные страны, пока неизвестно.

Компания может установить свой размер суточных для поездки в каждую страну. При однодневной зарубежной поездке суточные составляют 50 % от установленных сумм (п.19 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749).

Пример

ООО «Полет» направило своего сотрудника Васильева А.П. в командировку в Казахстан. На предприятии утверждено Положение о командировках, в котором указано: «командировка в Казахстан — суточные (2019 год) установить в размере 3000 рублей за каждый день пребывания за рубежом». В Казахстане Васильев А.П. пробыл 2 дня.

При утверждении авансового отчета бухгалтер ООО «Полет» произвел следующие расчеты:

2 дня х 3000 = 6000 рублей — начислены суточные за дни пребывания в Казахстане,

2 дня х 2500 = 5000 рублей – установленная НК РФ норма для целей НДФЛ по суточным в загранкомандировках,

6000 – 5000 = 1000 рублей – сумма превышения фактических суточных над нормой,

1000 х 13 % = 130 рублей – начислен НДФЛ для удержания с Васильева А.П.,

1000 х 22 % = 200 рублей – начислены страхвзносы ПФР,

1000 х 2,9% = 29 рублей – начислены взносы ФСС,

1000 х 5,1% = 51 рубль – взносы ФФОМС.

Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ

Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.

При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):

  • даты определяются по проездным документам;

  • день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;

  • день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.

Компания может установить свою методику расчета, но для целей включения суточных в расходы по налогу на прибыль стоит руководствоваться общим порядком.

ООО «Краски» г. Москва направило своего сотрудника Лотова М.А. в Беларусь в г. Минск. Он выехал из Москвы поездом 18.10.2018 г. в 22.55. Пересек границу и въехал на территорию Беларуси 19.10.2018. Обратно из Минска Лотов выехал 23.10.2018 г. в 08.00 часов, пересек границу и вернулся в Москву в 17.00 часов того же дня. В Положении о командировках ООО «Краски» указало, что при командировках в Беларусь размер суточных 2018 г. равен 2500,00 рублей, для российских поездок суточные – 700 рублей.

Начисляем суточные:

18.10.2018 – день в России,

19.10.2018 – день въезда (день пересечения границы) считается как день за рубежом,

21.10.2018 – 22.10.2018 – дни, проведенные за границей,

23.10.2018 – день выезда (день пересечения границы) считается как день в России.

Итого дней в командировке: 2 дня в России (18.10.2018, 23.10.2018), 3 дня за рубежом (19.10.2018, 21.10.2018, 22.10.2018).

2 дня х 700 рублей = 1400 рублей суточные по территории России,

3 дня х 2500 рублей =7500 рублей суточные по Беларуси.

Всего ООО «Краски» начислило суточных Лотову М.А.:

1400 + 7500 = 8900 рублей.

Для точного подсчета необходимо обращать внимание не только на даты отъезда-приезда, но и на даты/время пересечения границ.

При отсутствии билетов подтвердить даты могут другие документы – путевой лист ТС с чеками заправки по маршруту следования, счета из гостиниц и так далее (п.7 Положения № 749).

В какой валюте выдавать суточные

Организация вправе решить сама, выдаст она аванс на суточные в конвертируемой валюте, валюте страны направления либо в рублях по курсу на день отъезда. Если деньги были выданы в валюте, то после возвращения из командировки сотрудника и составления авансового отчета, суточные и расходы за рубежом в иностранной валюте пересчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета (п. 7 и приложение к ПБУ 3/2006).

ООО «Ива» направило в командировку Карпова П.В. в Казахстан 10.01.2019. В день отъезда Карпову П.В. выдали аванс — суточные в командировке в Казахстан 2019 года в общей сумме 170 000 тенге. Вернувшись, Карпов составил авансовый отчет. Отчет утвержден руководителем 23.01.2019 г.

Курс тенге, установленный Центробанком, на 10.01.2019 — 17,80 руб. за 100 тенге; на 23.01.2019 г.- 18,00 руб. за 100 тенге.

Для учета суточных бухгалтер 10.01.2019 перевела выданный аванс в рубли:

курс: 100 тенге = 17,8 руб., 1 тенге = 0,178 руб.

170 000 х 0,178 = 30260 руб. – выдан аванс на командировку в пересчете на рубли.

На день утверждения авансового отчета 23.01.2019 бухгалтер пересчитала суточные по текущему курсу Центробанка:

аванс выданный в валюте 170 000 тенге, пересчитан на рубли по курсу 23.01.2019,

курс: 100 тенге = 18,0 руб., 1 тенге = 0,18 руб.

170 000 х 0,180 руб. = 30 600 руб. – размер аванса в рублях на дату утверждения отчета.

При этом образуется положительная курсовая разница в размере 340 руб. (30 600 – 30 260).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *