Лист заверитель

Автор: | 04.05.2019

Лист-заверитель в системе учетных документов

Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел. Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.

От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.

Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.

Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

Справка

К стандартным реквизитам бланка относятся:

  1. Название вида документа;
  2. Наименование должности составителя;
  3. Подпись;
  4. Расшифровка;
  5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Литерные номера;

Пропущенные номера;

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Обложка;

Титульный лист;

Внутренняя опись;

Подшитые в дело служебные бумаги;

Лист-заверитель;

Обложка;

Заполнение листа-заверителя

При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:

Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;

Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);

Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;

Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера;

Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.

Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи;

Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

  • Наклеенные фотографии;
  • Нестандартный (крупный) формат;
  • Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
  • Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
  • Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.

Проставить дату оформления;

В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги. В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела. В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.

Справка

Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева

Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Вложенные документы:

Лист-заверитель дела

Скачать бланк листа-заверителя

Скачать образец заполнения

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

  • Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
  • Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

  1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
  2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
  3. Далее указывается количество листов в описи дела;
  4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 — фотография);
  5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

  • На лицевую часть обложки сшитого дела;
  • На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Мы подобрали для вас лучшие предложения для ИП и ООО по открытию расчетного счета.

Открытие расчетного счета в банке «Тинькофф»

  • 6 месяцев бесплатно для новых ИП и малого бизнеса (ООО).
  • Открытие за 1 день.
  • Интеграция с онлайн бухгалтерией (автоматический расчет УСН, ЕНВД, страховых взносов).
  • 6% на остаток по счету.

Подать заявку на регистрацию счетаза 9 минут

Открытие расчетного счета в банке «Точка»

  • Бесплатное открытие расчётного счёта.
  • 3 месяца бесплатного обслуживания.
  • 7% годовых на остаток каждый месяц.

Подать заявку на регистрацию счеталучший мобильный банк 2015, 2016, 2017

Открытие расчетного счета в банке «Восточный банк»

  • 3 месяца бесплатно.
  • Овердрафт сразу после открытия.
  • Онлайн регистрация счета.

Подать заявку на регистрацию счетакредит для бизнеса сразу после открытия счета

Открытие расчетного счета в банке «Открытие»

  • Бесплатное открытие расчетного счета.
  • Обслуживание 0 руб. в месяц.
  • Онлайн регистрация.

Подать заявку на регистрацию счетаспецпредложения от AmoCRM, Tilda, Shiptor, Insales

Открытие расчетного счета в банке «ВТБ»

  • Бесплатное открытие расчетного счета.
  • Бесплатное обслуживание 3 месяца.
  • Онлайн регистрация.
  • Переводы и операции с наличными 0 руб.

Подать заявку на регистрацию счетапереводы наличных 0 руб. комиссия

Бланкер.ру

Лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела.

Лист-заверитель дела в обязательном порядке должен быть составлен на отдельном листе, в котором фиксируются:

  • количество листов дела;
  • литерные номера;
  • пропущенные номера (в случае, если были найдены ошибки нумерации ее не стоит переделывать).

Таким образом, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 4 … – лист 2а будет литерный т.к. первоначально он не был пронумирован. Следует иметь в виду, что при наличии внутренней описи необходимо отдельно указывать количество ее листов. Особенности состояния и формирования дела заполняют только в том случае, если речь идет о документах с неразборчивым текстом, склеенных или порванных листов и т.д. В случае, если дело подшито без составления листа-заверителя, то его следует прикрепить на внутреннюю сторону обложки дела или же наоборот – поместить после последнего документа и прошить.

Лист-заверитель дела должен быть подписан его составителем. При этом необходимо дать расшифровку должности и подписи, а так же проставить дату. В процессе использования единиц хранения в случае необходимости в лист-заверитель могут вноситься нужные отметки.

Составление заверительной надписи (листа-заверителя)

  • 1. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заве- рителе дела составляется заверительная надпись по установленной форме, в которой:
    • • цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела;
    • • оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков, конвертов с вложениями и т. д.;
    • • указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
  • 2. Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой.

Пример оформления листа-заверителя дела

  • 3. Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают на верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. Лист- заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.
  • 4. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
  • 5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
  • 6. Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Составление внутренней описи документов дела, которая представляет собой учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

  • 1. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.
  • 2. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий дел:
    • • особо ценные;
    • • личные дела;
    • • судебные и следственные дела и т. д.;
    • • дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов;
    • • постоянного хранения;
    • • временного (свыше 10 лет) хранения;
    • • дел о присуждении ученых степеней и званий;
    • • дел на авторские свидетельства и патенты.
  • 3. Внутренняя описьдокументов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (см. Пример внутренней описи).
  • 4. Внутренняя опись содержит:
    • • номер дела, документы которого внесены в данную опись;
    • • порядковый номер документа;
  • • индекс документа;
  • • дату документа;
  • • вид документа и краткое содержание документа;
  • • номера листов, на которых расположен документ;
  • • примечание.

Пример внутренней описи

  • 5. К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в нее документов.
  • 6. Внутренняя опись подписывается составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела за верхний край.
  • 7. В графе «Примечание» отражают со ссылками на соответствующие акты все изменения в составе дела (при изъятии, включении документов, замене их копиями). При необходимости составляют новую итоговую запись к внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу выполняется по установленной форме (приложение 4).

Обложка дел постоянного хранения и документов поличному составу должна быть прочной. Для обложек дел, сдаваемых в государственный архив, применяется бескислотный картон.

Правила оформления обложки дел постоянного и долговременного хранения установлены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», а также закреплены в Основных правилах работы архивов организаций. На обложке должны быть следующие данные:

  • • название учреждения, указание на ведомственную подчиненность;
  • • название структурного подразделения, в котором дело сформировано;
  • • индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
  • • архивный шифр дела;
  • • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
  • • заголовок дела;
  • • даты заведения и окончания дела;
  • • аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  • • количество листов в деле;
  • • срок хранения дела.

Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

Наименование организации, структурного подразделения на обложке дел постоянного хранения указывается полностью в именительном падеже и оформляется ниже верхнего поля с целью проставления наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение.

При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования. Если дело сформировано за период, когда название организации (структурного подразделения) менялось, то на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения), при этом прежнее наименование заключают в скобки.

Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, когда структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т. п.

Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенкла турой дел с учетом изменений, которые были сделаны в процессе подготовки дел к оформлению. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок каждого тома (части). В заголовок могут вноситься уточняющие сведения: номера приказов, протоколов, указание на копийность.

В связи с тем, что заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел в начале года, он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отразить основное содержание документов. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т. д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указываются автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов.

Индекс дела после переплета переносят на обложку из номенклатуры дел.

Аннотация к документам составляется в случаях, если вделе имеются:

  • • особо ценные документы, содержащие сведения поличному составу, имеющие справочное значение;
  • • документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку.

Аннотация пишется после заголовка с красной строки. В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

Если в заголовке дела содержатся распорядительные документы, то в него вносятся номера этих документов.

Дата дела обязательно указывается на обложке дела. Она должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, т. е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

При обозначении дат используют буквенно-цифровой способ: число и год обозначают арабскими цифрами, а месяц — словами:

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

На обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, дата не проставляется, так как она отражена уже в заголовке дел.

Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т. д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год».

Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то проблемы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком:

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после сверки с ведомственным или типовым перечнем документов с указанием сроков хранения документов. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года, может быть уточнен по решению ЭК учреждения.

На делах постоянного хранения пишут «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения после того, как годовой раздел описи, содержащий данное дело, утвержден ЭПК архивного органа. В нем указываются номер фонда, номер подписи и номер дела.

Архивный шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение.

На личных делах и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу с ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

В конце года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел содержанию подшитых документов; вводятся дополнительные сведения (например, номера приказов и протоколов, виды и формы отчетных документов), проставляются крайние даты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *