Начислены отпускные проводка

Автор: | 18.10.2018

Работнику, уходящему в отпуск с первых чисел месяца, отпускные нужно выплатить в предыдущем месяце. Учесть в расходах эти суммы лучше в периоде, на который приходится такой отпуск, а вот уплатить НДФЛ придется еще до его начала.

Рассчитываем отпускные

Если работник уходит в отпуск с 1, 2 или 3-го числа месяца, то отпускные ему нужно выплатить еще в предыдущем месяце. Чтобы деньги он получил не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска <1>. Поэтому рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц расчетного периода отработан еще не полностью. Тем не менее в расчет среднего заработка включайте полный месяц. Например, если сотрудник пойдет в отпуск с 1 июля, то в расчетный период войдут полные 12 месяцев с 1 июля 2016 г. по 30 июня 2017 г.
Кстати, если на момент расчета отпускных вам неизвестно точно, какая зарплата у работника за последний в расчетном периоде месяц, то возьмите при подсчете отпускных, к примеру, чистый оклад. Если потом зарплата сотрудника за последний месяц расчетного периода изменится (допустим, работнику начислили премию уже после выплаты отпускных), то пересчитаете отпускные.
Шаг 1. Рассчитайте отпускные после того, как станет известна зарплата за последний месяц расчетного периода.
Шаг 2. Сравните выплаченную перед отпуском сумму с суммой из шага 1:
— если сумма выплаченных работнику отпускных больше, чем должна быть, то засчитайте переплату в счет следующей выплачиваемой зарплаты;
— если сумма выплаченных отпускных меньше, чем должна быть, то доплатите разницу, например, в ближайшую выплату зарплаты.
———————————
<1> Статьи 14, 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Начисляем страховые взносы и уплачиваем НДФЛ

Страховые взносы нужно начислить в месяце выплаты отпускных, а уплатить их не позднее 15-го числа следующего месяца.
К примеру, если отпуск с 1 июля 2017 г., то нужно с отпускных:
— начислить страховые взносы в июне;
— уплатить страховые взносы не позднее 17 июля 2017 г. (с учетом того, что 15 и 16 июля — выходные дни) <2>;
— начисленные в июне страховые взносы включить в отчетность по страховым взносам за полугодие 2017 г. <3>.
Страховые взносы с доплаты (если она будет) начислите в месяце ее выплаты, уплатите взносы не позднее 15-го числа следующего за ним месяца.
С суммы отпускных, рассчитанных в предшествующем отпуску месяце, нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные. Например, при отпуске с 1 июля 2017 г.:
— отпускные должны быть начислены и выплачены не позднее 27 июня;
— НДФЛ должен быть уплачен в бюджет не позднее 30.06.2017 <4>.
С суммы доплаты удерживайте и уплачивайте НДФЛ в таком же порядке в месяце, в котором сделана доплата.
———————————
<2> Пункт 3 ст. 431, п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
<3> Письмо Минтруда России от 17.06.2015 N 17-4/В-298.
<4> Пункт 6 ст.

Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1

226, подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; Письма Минфина России от 10.04.2015 N 03-04-06/20406; ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/190790.

Учитываем отпускные в расходах

Отпускные безопаснее включать в расходы по налогу на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их выплаты сотруднику. Например, если отпуск с 1 июля 2017 г., то отпускные, выплаченные в июне (во II квартале), лучше включить в расходы по налогу на прибыль в III квартале. Это позиция Минфина <5>. И поэтому, если вы включите отпускные в расходы на дату их начисления, возможен спор с проверяющими <6>.
Страховые взносы, начисленные на отпускные, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, в периоде их начисления <7>.
———————————
<5> Письма Минфина России от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147, от 12.05.2015 N 03-03-06/27129.
<6> Пункт 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ.
<7> Подпункты 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина России от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643.

Проводим отпускные в бухучете

В месяцах начисления отпускных и доплаты разницы, если первоначально отпускных выплатили меньше, сделайте такие проводки:

Содержание операции

Дт

Кт

Начислены отпускные работнику

(26, 44, 96)

Начислены страховые взносы на сумму отпускных

(26, 44, 96)

Удержан НДФЛ с отпускных

68,

субсчет "НДФЛ"

Перечислен НДФЛ в бюджет

68,

субсчет "НДФЛ"

Выплачены отпускные работнику

* * *

Лучше не выплачивать отпускные намного раньше начала отпуска. Потому что есть вероятность, что работник, допустим, заболеет до начала отпуска. И отпускные придется пересчитывать.

Оформление отпуска: порядок бухгалтерского учета и налогообложения

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, так как законодательство не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков руководитель издает соответствующий приказ. Самому работнику составлять заявление с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.

При уходе работников в отпуск должны быть оформлены Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма N Т-6 составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, а затем подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, которым может быть и главный бухгалтер).

Будущий отпускник должен быть ознакомлен с подписанным приказом и оставить на нем свою подпись. Только после этого работник кадровой службы вправе заполнить Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).

Приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.

На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (это должен сделать работник отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (эту операцию производит бухгалтер).

Отпуск работнику может быть предоставлен в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.п.).

Основное требование ТК РФ — работник должен иметь отпуск не менее 28 календарных дней. Замена этого отпуска денежной компенсацией запрещается, за исключением случаев увольнения. Согласно ст.115 ТК РФ допускается предоставление работнику отпуска сроком более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), например в тех случаях, когда работник не отгулял (не догулял) отпуск за предыдущий расчетный период. Возможна и такая ситуация, когда работнику предоставляется удлиненный отпуск в счет будущих расчетных периодов.

На основании заявления сотруднику за все неиспользованные дни отпуска можно выплатить денежную компенсацию. Это правило распространяется и на удлиненные отпуска.

Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, так как ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе. Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, в котором указываются основание переноса отпуска и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если в отпуск уходит сотрудник, который не полностью отработал расчетный период, его дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или по иным причинам, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску. Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены только полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. Если работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления отпуска не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления отпуска.

Пример. На предприятии работник, занятый в основном производстве, уходит в частичный отпуск сроком на 14 календарных дней. Расчетным периодом для оплаты отпусков являются три календарных месяца. Расчетный период работником отработан не полностью. В феврале работник находился 10 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Заработная плата за январь — 15 000 руб., за февраль — 10 500 руб., за март — 15 000 руб. Заработная плата работника за расчетный период, предшествующий уходу работника в отпуск, составит 40 500 руб. (15 000 руб. + 10 500 руб. + 15 000 руб.). Для определения размера среднего дневного заработка указанную сумму заработной платы за расчетный период необходимо разделить на среднемесячное число календарных дней (29,6) января и марта и количество календарных дней в феврале (18 дней), приходящихся на неотработанное время.

Средний дневной заработок составит 524,61 руб. (40 500 / (29,6 + 29,6 + 18)), сумма отпускных — 7344,54 руб.

«Переходящие» отпуска: налоговый и бухгалтерский учет

(524,61 руб. х 14 дней).

Согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы на оплату ежегодных отпусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в виде отпускных производится по налоговой ставке 13%. Начисленная сумма налога должна быть удержана из доходов работника при их фактической выплате и перечислена не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.

Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца. При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата данного налога также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет. Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца независимо от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.

В бухгалтерском учете делают записи:

Дебет 20, Кредит 70 — начислена сумма отпускных (7344,54 руб.);

Дебет 70, Кредит 68 — удержан налог на доходы физических лиц (7344,54 х 13% = 955 руб.);

Дебет 70, Кредит 50 — выданы отпускные (7344,54 — 955 = 6398,54 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-1 — начислен ЕСН (ФСС, 4% х 7344,54 = 293,78 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-2 — начислен ЕСН (обязательное социальное страхование от несчастных случаев, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-2-1 — начислен ЕСН (федеральный бюджет, 28% х 7344,54 = 2056,47 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-1 — начислен ЕСН (ФОМС, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-2 — начислен ЕСН (ТФОМС, 3,4% х 7344,54 = 249,71 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-2 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии (7344,54 х 11% = 807,90 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-3 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии (7344,54 х 3% = 220,34 руб.).

При отзыве работника из отпуска следует пересчитать сумму среднего заработка за использованные дни отпуска, а разницу между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни удержать с работника. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, перерасчет среднего заработка не производится.

Пример. Работнику организации с 1 по 28 мая 2003 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению с работником из-за производственной необходимости он был вызван из отпуска с 22 мая 2003 г.

Сумма среднего заработка за отпуск, выплаченная работнику, составила 8960 руб. из расчета среднедневного заработка 320 руб. (320 руб. х 28 календарных дней отпуска = 8960 руб.).

Всего работник не использовал 7 календарных дней отпуска с 22 по 28 мая включительно и использовал 21 календарный день (с 1 по 21 мая включительно). Сумма среднего заработка за фактически использованные дни отпуска составила 6720 руб. (21 календарный день х 320 руб.).

Допустим, за период с 23 по 31 мая работнику начислена заработная плата из расчета тарифной ставки, премий, доплат и надбавок в сумме 5200 руб. К выплате она причитается за минусом суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в размере 2240 руб. (7 неиспользованных календарных дней отпуска х 320 руб.).

При предоставлении неиспользованных дней отпуска в дальнейшем средний заработок рассчитывается заново согласно новому расчетному периоду и учитываемым в нем выплатам.

Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. На основании п.1 ст.210 НК РФ сумма отпускных, полученная работником, включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п.1 ст.236 НК РФ начисленная сумма отпускных признается у организации-работодателя объектом обложения единым социальным налогом.

В ст.136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

Наиболее распространенными выплатами, связанными с отпусками работников, являются отпускные или заработная плата за время отпуска и компенсация за неиспользованный отпуск. Все указанные выплаты исчисляются исходя из среднемесячного заработка. Общие правила исчисления среднемесячного заработка установлены в ст.139 ТК РФ.

Из расчетного времени в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 N 213, исключаются:

праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;

не отработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);

дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.ст.128 и 263 ТК РФ;

время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;

время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.

О.Стулова

ООО "КОСМОС-АУДИТ"

Работнику, уходящему в отпуск с первых чисел месяца, отпускные нужно выплатить в предыдущем месяце. Учесть в расходах эти суммы лучше в периоде, на который приходится такой отпуск, а вот уплатить НДФЛ придется еще до его начала.

Рассчитываем отпускные

Если работник уходит в отпуск с 1, 2 или 3-го числа месяца, то отпускные ему нужно выплатить еще в предыдущем месяце. Чтобы деньги он получил не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска <1>. Поэтому рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц расчетного периода отработан еще не полностью. Тем не менее в расчет среднего заработка включайте полный месяц. Например, если сотрудник пойдет в отпуск с 1 июля, то в расчетный период войдут полные 12 месяцев с 1 июля 2016 г. по 30 июня 2017 г.
Кстати, если на момент расчета отпускных вам неизвестно точно, какая зарплата у работника за последний в расчетном периоде месяц, то возьмите при подсчете отпускных, к примеру, чистый оклад. Если потом зарплата сотрудника за последний месяц расчетного периода изменится (допустим, работнику начислили премию уже после выплаты отпускных), то пересчитаете отпускные.
Шаг 1. Рассчитайте отпускные после того, как станет известна зарплата за последний месяц расчетного периода.
Шаг 2. Сравните выплаченную перед отпуском сумму с суммой из шага 1:
— если сумма выплаченных работнику отпускных больше, чем должна быть, то засчитайте переплату в счет следующей выплачиваемой зарплаты;
— если сумма выплаченных отпускных меньше, чем должна быть, то доплатите разницу, например, в ближайшую выплату зарплаты.
———————————
<1> Статьи 14, 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Начисляем страховые взносы и уплачиваем НДФЛ

Страховые взносы нужно начислить в месяце выплаты отпускных, а уплатить их не позднее 15-го числа следующего месяца.
К примеру, если отпуск с 1 июля 2017 г., то нужно с отпускных:
— начислить страховые взносы в июне;
— уплатить страховые взносы не позднее 17 июля 2017 г. (с учетом того, что 15 и 16 июля — выходные дни) <2>;
— начисленные в июне страховые взносы включить в отчетность по страховым взносам за полугодие 2017 г. <3>.
Страховые взносы с доплаты (если она будет) начислите в месяце ее выплаты, уплатите взносы не позднее 15-го числа следующего за ним месяца.
С суммы отпускных, рассчитанных в предшествующем отпуску месяце, нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные. Например, при отпуске с 1 июля 2017 г.:
— отпускные должны быть начислены и выплачены не позднее 27 июня;
— НДФЛ должен быть уплачен в бюджет не позднее 30.06.2017 <4>.
С суммы доплаты удерживайте и уплачивайте НДФЛ в таком же порядке в месяце, в котором сделана доплата.
———————————
<2> Пункт 3 ст. 431, п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
<3> Письмо Минтруда России от 17.06.2015 N 17-4/В-298.
<4> Пункт 6 ст. 226, подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; Письма Минфина России от 10.04.2015 N 03-04-06/20406; ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/190790.

Учитываем отпускные в расходах

Отпускные безопаснее включать в расходы по налогу на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их выплаты сотруднику. Например, если отпуск с 1 июля 2017 г., то отпускные, выплаченные в июне (во II квартале), лучше включить в расходы по налогу на прибыль в III квартале. Это позиция Минфина <5>. И поэтому, если вы включите отпускные в расходы на дату их начисления, возможен спор с проверяющими <6>.
Страховые взносы, начисленные на отпускные, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, в периоде их начисления <7>.
———————————
<5> Письма Минфина России от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147, от 12.05.2015 N 03-03-06/27129.
<6> Пункт 4 ст.

Расчет отпускных, если начало отпуска 1 числа

272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ.
<7> Подпункты 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина России от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643.

Проводим отпускные в бухучете

В месяцах начисления отпускных и доплаты разницы, если первоначально отпускных выплатили меньше, сделайте такие проводки:

Содержание операции

Дт

Кт

Начислены отпускные работнику

(26, 44, 96)

Начислены страховые взносы на сумму отпускных

(26, 44, 96)

Удержан НДФЛ с отпускных

68,

субсчет "НДФЛ"

Перечислен НДФЛ в бюджет

68,

субсчет "НДФЛ"

Выплачены отпускные работнику

* * *

Лучше не выплачивать отпускные намного раньше начала отпуска. Потому что есть вероятность, что работник, допустим, заболеет до начала отпуска. И отпускные придется пересчитывать.

Калькулятор отпускных онлайн!

Каждый бухгалтер знает, что расчет отпускных — это сложно, трудоемко и, как правило, сделать эту задачу нужно очень быстро. Особенно, если в отпуск начальство кого-то взяло и отпустило. В бесплатном калькуляторе отпускных от онлайн-бухгалтерии &#171;Контур Бухгалтерия&#187; оформление отпуска для сотрудника занимает, в среднем, не больше пяти минут. И это может сделать не только бухгалтер, но и работник &#8212; ведь считает-то калькулятор отпускных, нужно просто ввести исходные данные для расчета.

  Калькулятор отпускных &#8212; как с ним работать:

1) Для расчета отпускных (компенсации) необходимо указать расчетный период, за который нужно рассчитать отпускные. Это может быть период в 12 месяцев, предшествующих дате начала отпуска (или увольнения), либо другой, Вы можете выбрать нужный год и месяц самостоятельно.

Начисление отпускных для целей бухгалтерского учета

Правила выбора расчетного периода указаны в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922. Также в калькуляторе отпускных нужно выбрать один из трёх видов отпуска.

2) Если в расчетном периоде есть периоды, которые надо исключить, то ставьте галочку рядом с &#171;Есть периоды исключения&#187;, здесь калькулятор отпускных покажет вам отдельную строчку, в которой Вы указываете количество календарных дней исключений.

3) Зарплата должна быть указана сумма заработной платы и других начислений, а также с учетом повышения должностных окладов (тарифных ставок), если таковые имелись. На первом шаге калькулятор отпускных предлагает ввести размеры оклада до повышения и после повышения, указывая при этом месяц.

4) На втором шаге калькулятор отпускных предлагает помесячную таблицу начислений, рассчитывая при этом самостоятельно повышающий коэффициент (если на первом шаге была поставлена галочка напротив строчки &#171;расчетном периоде было повышение зарплаты по организации или подразделению&#187;)

5) На третьем шаге калькулятор отпускных рассчитает вам сумму отпускных к выплате, размер налога НДФЛ и сумму к выплате без НДФЛ

На каждом из трёх шагов, из которых состоит онлайн-калькулятор отпускных, есть всплывающие подсказки и ссылки на законы или нормативные документы, регламентирующие соответствующие расчеты.

Если вы бухгалтер, и хотите попробовать все возможности онлайн-бухгалтерии для зарплатного, налогового или бухгалтерского участка предприятия &#8212; регистрируйтесь в нашем сервисе, первые 30 дней использования мы вам дарим в качестве подарка по промокоду 5000, также по акции с данным промокодом Контур Бухгалтерия подарит вам 3 месяца обслуживания на любом платном тарифе:

"Главбух", N 10, 2004

СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ РАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ

В редакцию приходит много писем с вопросами от бухгалтеров, которые начали рассчитывать отпускные. В этом году одна из наиболее часто встречающихся проблем связана с ситуацией, когда сотрудник отработал не весь расчетный период. Непонятными бухгалтеры считают и случаи, в которых работник пропустил из этого периода целый месяц или даже два. Помимо того, вечные сложности вызывает порядок, в котором надо учитывать премии в расчете среднего заработка. Также много вопросов задают о пересчете отпускных…

В основу данного материала легла позиция специалистов Минтруда России по поводу всех этих бухгалтерских проблем и практические рекомендации по их разрешению.

Как определить отпускные,

если расчетный период отработан не полностью

По общему правилу средний заработок для расчета отпускных исчисляют за три календарных месяца, предшествующие отпуску (ст.139 Трудового кодекса РФ). Для этого сначала определяют среднедневной заработок: зарплату, начисленную в расчетном периоде, делят на 3 и на среднемесячное число календарных дней — 29,6. А затем полученный результат умножают на количество дней отпуска. Как видите, сделать такой расчет нетрудно. Но так поступают, когда до своего отдыха сотрудник полностью отработал последние три месяца. А вот когда человек появлялся на службе не все дни расчетного периода, перед бухгалтером встает проблема с расчетом отпускных.

Чтобы решить эту задачу, достаточно заглянуть в п.п.9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213 (далее — Положение). Там сказано, что если расчетный период отработан не полностью, то надо использовать такую формулу:

Зср = Зпл : (29,6 х М + К),

где Зср — среднедневной заработок в периоде, который отработан не полностью; Зпл — заработная плата сотрудника, начисленная в расчетном периоде; М — количество месяцев, полностью отработанных в расчетном периоде; К — количество календарных дней, приходящихся на не полностью отработанные месяцы расчетного периода.

Кстати, последний показатель в данной формуле определяют по-особому. Для этого число отработанных сотрудником дней по календарю пятидневной рабочей недели нужно умножить на коэффициент 1,4. Заметьте, этот коэффициент применяется и для шестидневной рабочей недели.

Пример 1. Секретарь ООО "Изумруд" Калугина Л.П. взяла отпуск на 28 календарных дней с 17 мая 2004 г. Значит, в расчетный период, за который исчисляется средний заработок, вошли февраль, март и апрель 2004 г. Оклад Калугиной — 7600 руб. В феврале секретарь была на больничном 4 дня, поэтому ее заработок составил 6000 руб. Март и апрель она отработала полностью. В ООО "Изумруд" установлена пятидневная рабочая неделя.

Заработная плата Калугиной за февраль, март и апрель 2004 г. равна:

6000 руб. + 7600 руб. х 2 мес. = 21 200 руб.

В феврале по календарю пятидневной рабочей недели 19 рабочих дней. Из них Калугина отработала 15 дней (19 — 4). С учетом коэффициента это составит 21 календарный день (15 дн. х 1,4). Среднедневной заработок этой сотрудницы составляет:

21 200 руб. : (21 дн. + 29,6 дн. х 2) = 264 руб. 34 коп.

За время отпуска секретарю начислят:

264 руб. 34 коп. х 28 дн. = 7401 руб. 52 коп.

А как определить средний заработок сотрудника, если в расчетном периоде есть месяцы, в которых человек не работал ни одного дня, и есть месяцы, которые отработаны частично? С этим вопросом мы обратились к специалистам Минтруда России. Они нам разъяснили, как следует поступить в этом случае. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно сложить выплаты, начисленные за те месяцы расчетного периода, в которых человек работал. А затем разделить это значение на сумму календарных дней, которые приходятся на каждый отработанный месяц расчетного периода (при этом, если месяц отработан полностью, количество календарных дней берется 29,6).

Пример 2. Суворина Е.В. уходит в отпуск на 28 календарных дней с 10 мая 2004 г. Следовательно, расчетный период — февраль, март и апрель 2004 г. В феврале Суворина находилась в отпуске по уходу за ребенком и зарплату не получала. В марте она проболела 3 дня, а апрель отработала полностью. За март работнице начислили 7773 руб., а в апреле — 9000 руб. В фирме установлена пятидневная рабочая неделя.

По календарю пятидневной рабочей недели в марте 22 рабочих дня. Из них Суворина отработала 19 дней (22 — 3). В календарных днях это составит 26,6 дня (19 дн. х 1,4).

Среднедневной заработок Сувориной составляет:

(7773 руб. + 9000 руб.) : (26,6 + 29,6) = 298 руб. 45 коп.

А ее отпускные равны:

298 руб. 45 коп. х 28 дн. = 8356 руб. 60 коп.

Разумеется, бывает, что за три месяца до отпуска человек и вовсе не отработал ни одного дня. Тогда его средний заработок определяют за период, предшествующий расчетному. При этом в расчет также необходимо взять три месяца.

Как рассчитать отпускные, если фирма

ведет суммированный учет рабочего времени

Если на предприятии применяется суммированный учет рабочего времени, то при расчете отпускных нужно обратить внимание на следующую особенность. Исходить надо из среднечасовой зарплаты сотрудника. А она определяется так: начисленную за расчетный период зарплату делят на количество отработанных часов.

Затем результат нужно умножить на количество рабочих часов в неделе, установленное для данной категории работников, и на число календарных недель, приходящихся на отпуск. Такой расчет делают в любом случае: и когда сотрудник проработал до отпуска все три месяца, и когда в этом периоде были перерывы.

Пример 3. Пряхин А.К. — охранник в ООО "Сапфир". Он работает по графику "сутки через трое", для него установлен суммированный учет рабочего времени. С 24 мая Пряхин уходит в отпуск на 28 календарных дней (4 календарные недели). В расчетный период входят февраль, март и апрель 2004 г.

В феврале Пряхин болел и отработал всего 108 часов. Зато в марте и апреле он не пропустил ни одного дня дежурства и в каждом из этих месяцев отработал по 176 часов.

За все это время ему начислили 33 000 руб.

Среднечасовой заработок Пряхина равен:

33 000 руб. : (108 ч + 176 ч х 2) = 71 руб. 74 коп.

В ООО "Сапфир" установлена 40-часовая рабочая неделя. Таким образом, отпускные охранника составляют:

71 руб. 74 коп. х 40 ч х 4 = 11 478 руб. 40 коп.

Как учесть премии

Определяя сумму отпускных, учитывают не только зарплату, но также премии и вознаграждения, начисленные работнику в расчетном периоде и предусмотренные системой оплаты труда. Об этом говорится в п.14 Положения. Здесь наибольшую сложность вызывает порядок, в котором это следует делать.

Объясним: ежемесячные премии, выплаченные за один и тот же показатель, включают в расчет среднего заработка по одной за каждый месяц. То же самое и с ежеквартальными премиями. Другими словами, если за квартал сотруднику выплатили несколько премий по одному и тому же поводу, то берут только одну из них.

А вот вознаграждения по итогам работы за год и вознаграждения за выслугу лет учитывают в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления.

Пример 4. Менеджер ООО "Опал" Горлова В.В. уходит в отпуск на 28 календарных дней с 1 июня 2004 г. Расчетный период — март, апрель и май 2004 г. Оклад Горловой — 7000 руб. Кроме того, в январе всем менеджерам ООО "Опал" было начислено вознаграждение по итогам работы за 2003 г. — по 6000 руб. каждому. А в апреле Горлову поощрили премией за I квартал 2004 г. и выплатили ей 3000 руб.

В расчетном периоде сотрудница проработала все дни. В ООО "Опал" установлена пятидневная рабочая неделя. Определяя средний заработок Горловой, бухгалтер организации учтет:

— зарплату за март, апрель и май;

— вознаграждение по итогам работы за год в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода (6000 руб. : 12 мес. х 3 мес. = 1500 руб.);

— квартальную премию в сумме 3000 руб.

Итого получается:

7000 руб. х 3 мес. + 1500 руб. + 3000 руб. = 25 500 руб.

Среднедневной заработок Горловой равен:

25 500 руб. : 3 : 29,6 = 287 руб. 16 коп.

За период отпуска работнице начислили:

287 руб. 16 коп. х 28 дн. = 8040 руб. 48 коп.

А как, устанавливая средний заработок, учесть премии и вознаграждения, если в расчетном периоде сотрудник отработал не все дни? В этом случае такие выплаты включают в расчет пропорционально отработанному времени. Исключение составляют ежемесячные премии, выданные вместе с зарплатой того месяца, за который они начислены.

Пример 5. Воспользуемся данными примера 4, но изменим одно условие. Предположим, что в марте Горлова проболела 5 дней. В этом случае бухгалтеру ООО "Опал" необходимо определить, какая сумма вознаграждения по итогам работы за год и квартальной премии приходится на не полностью отработанный расчетный период. По календарю пятидневной недели в расчетном периоде 62 рабочих дня (22 + 22 + 18). Из них Горлова проработала 57 дней (62 — 5). Значит, в расчет среднего заработка включается такая сумма премиальных выплат:

(1500 руб. + 3000 руб.) : 62 дн. х 57 дн. = 4137 руб. 10 коп.

Поскольку в марте Горлова болела, за этот месяц ей начислили 5409 руб. 09 коп. Выплаты, учитываемые при расчете отпускных, составляют:

5409 руб. 09 коп. + 7000 руб. х 2 мес. + 4137 руб. 10 коп. = 23 546 руб. 19 коп.

В марте Горлова проработала 17 дней (22 — 5). Бухгалтер организации пересчитал эти дни в календарные, получилось 23,8 дня (17 дн. х 1,4). Значит, среднедневной заработок Горловой равен:

23 546 руб. 19 коп. : (23,8 дн. + 29,6 дн. х 2) = 283 руб. 69 коп.

За время отпуска работнице начислят:

283 руб. 69 коп. х 28 дн. = 7943 руб. 32 коп.

Когда отпускные нужно пересчитать

Пересчитывать сумму отпускных приходится, когда отдых работника прервался или в расчетном периоде его зарплата изменилась. Рассмотрим, как это сделать и в той и в другой ситуации и на что следует обратить особое внимание.

Если отпуск работника прервался

Трудовой кодекс РФ предусматривает только один случай, когда отдых работника может быть прерван. Такое возможно, если руководство в связи с производственной необходимостью отзывает сотрудника из отпуска и тот согласен выйти на работу досрочно (ст.125 Трудового кодекса РФ).

Еще раз подчеркнем: прервать отпуск без согласия работника нельзя. Более того, Трудовой кодекс РФ вообще запрещает отзывать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин, а также работников, занятых на производствах с вредными или опасными условиями труда.

Если человек согласен вернуться на работу раньше, то неиспользованную часть отпуска ему предоставляют в удобное для него время: в текущем году или присоединяют к отпуску за следующий год. А излишне полученные отпускные сотрудник возвращает. Впрочем, данную сумму можно рассматривать как аванс, который фирма удержит из следующей зарплаты отпускника.

Тут следует особо оговорить такую ситуацию. Допустим, исчисляя средний заработок за ту часть отдыха, которая была перенесена, бухгалтер обнаружил, что в новый расчетный период попала первая часть отпуска. Так вот, ее учитывать не нужно. Это следует из п.4 Положения.

Пример 6. Гудилин Л.Ю. — бухгалтер в ООО "Оникс". С 3 по 31 мая 2004 г. включительно он взял отпуск на 28 календарных дней. В расчетный период, за который исчисляется средний заработок, попали февраль, март и апрель 2004 г. Оклад Гудилина — 8200 руб. В ООО "Оникс" установлена пятидневная рабочая неделя. В расчетном периоде Гудилин отработал все дни. За февраль, март и апрель 2004 г. работнику начислили:

8200 руб. х 3 мес. = 24 600 руб.

Среднедневной заработок Гудилина равен:

24 600 руб. : 3 : 29,6 = 277 руб. 03 коп.

Сумма отпускных составила:

277 руб. 03 коп. х 28 дн. = 7756 руб. 84 коп.

А 17 мая в организацию пришла налоговая инспекция с проверкой. Руководство ООО "Оникс" попросило Гудилина выйти на работу, и он согласился. Оставшуюся часть отпуска (15 дней) работник решил отгулять с 14 по 28 июня 2004 г. Зарплата Гудилина за проработанные дни в мае — 5011 руб. 11 коп. Из этой суммы было решено удержать излишне начисленные отпускные, равные 4155 руб. 45 коп. (7756 руб. 84 коп. : 28 дн. х 15 дн.). Таким образом, Гудилину выплатят:

5011 руб. 11 коп. — 4155 руб. 45 коп. = 855 руб. 66 коп.

В июне 2004 г. Гудилину рассчитывают отпускные за вторую половину отдыха. На этот раз в расчетный период вошли март, апрель и май. При этом из него исключается время, когда Гудилин отдыхал в первый раз. В мае Гудилин отработал 11 дней. В календарных днях это будет 15,4 дня (11 дн. х 1,4). Его среднедневной заработок составил:

(8200 руб. х 2 мес. + 5011 руб. 11 коп.) : (29,6 дн. х 2 мес. + 15,4 дн.) = 287 руб. 01 коп.

А отпускные за июнь равны:

287 руб. 01 коп. х 15 дн. = 4305 руб. 15 коп.

Если зарплата изменилась

Предположим, что в одном из месяцев расчетного периода руководство организации повысило зарплаты (должностные оклады) сотрудникам. Тогда надо пересчитать отпускные работника. О том, как это делать, говорится в п.15 Положения. Сначала следует вычислить коэффициент повышения. Его получают, разделив новый оклад (тарифную ставку) на оклад, установленный ранее. Затем выплаты, начисленные в каждом месяце расчетного периода до повышения зарплаты, умножают на полученный коэффициент.

Отпускные пересчитывают и в случае, когда зарплата работника изменилась после расчетного периода, но до ухода в отпуск. Однако в этом случае на коэффициент повышения умножают средний заработок за расчетный период.

Ну а если зарплату повысили во время отпуска? Тогда пересчитывают ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения до конца отдыха. А недоначисленные отпускные обычно выдают со следующей зарплатой.

Пример 7. Работник ЗАО "Рубин" Самохвалов Ю.Р. уходит в отпуск с 1 июня 2004 г. на 28 календарных дней. Период, за который рассчитывается средний заработок, — март, апрель и май 2004 г. Оклад Самохвалова с начала года составлял 6000 руб. Но с 10 июня 2004 г. в организации произошло повышение окладов, и он составил 7000 руб. Таким образом, 10 дней отпуска нужно оплатить исходя из старого оклада, а 18 дней — исходя из нового. В ЗАО "Рубин" установлена пятидневная рабочая неделя. Расчетный период Самохвалов отработал полностью. Поэтому его среднедневной заработок составит:

6000 руб. х 3 мес.

Отпускные при переходящем отпуске

: 3 : 29,6 = 202 руб. 70 коп.

А отпускные Самохвалова равны:

202 руб. 70 коп. х 28 дн. = 5675 руб. 60 коп.

Бухгалтер ЗАО "Рубин" пересчитывает отпускные работника за 18 дней. Коэффициент повышения оклада равен 1,167 (7000 руб. : 6000 руб.). Значит, за оставшиеся 18 дней отпуска работнику должны выплатить:

202 руб. 70 руб. х 18 дн. х 1,167 = 4257 руб. 92 коп.

Фактически же Самохвалову заплатили:

202 руб. 70 коп. х 18 дн. = 3648 руб. 60 коп.

Поэтому бухгалтер ЗАО "Рубин" выдает работнику недоначисленные отпускные в размере 609 руб. 32 коп. (4257,92 — 3648,60) вместе с зарплатой за июнь.

Н.З.Ковязина

Начальник отдела оплаты труда

во внебюджетном секторе экономики

Минтруда России

А.И.Санина

Эксперт журнала "Главбух"

Подписано в печать

19.05.2004

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Работнику, уходящему в отпуск с первых чисел месяца, отпускные нужно выплатить в предыдущем месяце. Учесть в расходах эти суммы лучше в периоде, на который приходится такой отпуск, а вот уплатить НДФЛ придется еще до его начала.

Рассчитываем отпускные

Если работник уходит в отпуск с 1, 2 или 3-го числа месяца, то отпускные ему нужно выплатить еще в предыдущем месяце. Чтобы деньги он получил не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска <1>. Поэтому рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц расчетного периода отработан еще не полностью. Тем не менее в расчет среднего заработка включайте полный месяц. Например, если сотрудник пойдет в отпуск с 1 июля, то в расчетный период войдут полные 12 месяцев с 1 июля 2016 г. по 30 июня 2017 г.
Кстати, если на момент расчета отпускных вам неизвестно точно, какая зарплата у работника за последний в расчетном периоде месяц, то возьмите при подсчете отпускных, к примеру, чистый оклад. Если потом зарплата сотрудника за последний месяц расчетного периода изменится (допустим, работнику начислили премию уже после выплаты отпускных), то пересчитаете отпускные.
Шаг 1. Рассчитайте отпускные после того, как станет известна зарплата за последний месяц расчетного периода.
Шаг 2. Сравните выплаченную перед отпуском сумму с суммой из шага 1:
— если сумма выплаченных работнику отпускных больше, чем должна быть, то засчитайте переплату в счет следующей выплачиваемой зарплаты;
— если сумма выплаченных отпускных меньше, чем должна быть, то доплатите разницу, например, в ближайшую выплату зарплаты.
———————————
<1> Статьи 14, 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1.

Начисляем страховые взносы и уплачиваем НДФЛ

Страховые взносы нужно начислить в месяце выплаты отпускных, а уплатить их не позднее 15-го числа следующего месяца.
К примеру, если отпуск с 1 июля 2017 г., то нужно с отпускных:
— начислить страховые взносы в июне;
— уплатить страховые взносы не позднее 17 июля 2017 г. (с учетом того, что 15 и 16 июля — выходные дни) <2>;
— начисленные в июне страховые взносы включить в отчетность по страховым взносам за полугодие 2017 г. <3>.
Страховые взносы с доплаты (если она будет) начислите в месяце ее выплаты, уплатите взносы не позднее 15-го числа следующего за ним месяца.
С суммы отпускных, рассчитанных в предшествующем отпуску месяце, нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные. Например, при отпуске с 1 июля 2017 г.:
— отпускные должны быть начислены и выплачены не позднее 27 июня;
— НДФЛ должен быть уплачен в бюджет не позднее 30.06.2017 <4>.
С суммы доплаты удерживайте и уплачивайте НДФЛ в таком же порядке в месяце, в котором сделана доплата.
———————————
<2> Пункт 3 ст.

Начисление отпускных, если отпуск с 1 числа

431, п. 7 ст. 6.1 НК РФ.
<3> Письмо Минтруда России от 17.06.2015 N 17-4/В-298.
<4> Пункт 6 ст. 226, подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; Письма Минфина России от 10.04.2015 N 03-04-06/20406; ФНС России от 24.10.2013 N БС-4-11/190790.

Учитываем отпускные в расходах

Отпускные безопаснее включать в расходы по налогу на прибыль в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их выплаты сотруднику. Например, если отпуск с 1 июля 2017 г., то отпускные, выплаченные в июне (во II квартале), лучше включить в расходы по налогу на прибыль в III квартале. Это позиция Минфина <5>. И поэтому, если вы включите отпускные в расходы на дату их начисления, возможен спор с проверяющими <6>.
Страховые взносы, начисленные на отпускные, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, в периоде их начисления <7>.
———————————
<5> Письма Минфина России от 25.10.2016 N 03-03-06/2/62147, от 12.05.2015 N 03-03-06/27129.
<6> Пункт 4 ст. 272, п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ.
<7> Подпункты 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина России от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643.

Проводим отпускные в бухучете

В месяцах начисления отпускных и доплаты разницы, если первоначально отпускных выплатили меньше, сделайте такие проводки:

Содержание операции

Дт

Кт

Начислены отпускные работнику

(26, 44, 96)

Начислены страховые взносы на сумму отпускных

(26, 44, 96)

Удержан НДФЛ с отпускных

68,

субсчет "НДФЛ"

Перечислен НДФЛ в бюджет

68,

субсчет "НДФЛ"

Выплачены отпускные работнику

* * *

Лучше не выплачивать отпускные намного раньше начала отпуска. Потому что есть вероятность, что работник, допустим, заболеет до начала отпуска. И отпускные придется пересчитывать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *