НДФЛ с подотчетных сумм

Автор: | 02.05.2019

По общему правилу НДФЛ с подотчетных сумм удерживать не надо. Подотчетные деньги нельзя рассматривать как доход сотрудника. Поскольку выданы они лишь на время и с условием представления отчета об их использовании — пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.

А как быть, если сотрудник не представляет отчет или отчитывается с ошибками? Возникает ли в этих случаях обязанность у бухгалтера удержать НДФЛ с выданных сумм?

СЕРВИС ДЛЯ ПОДПИСЧИКОВ.

Получите персональный ответ лектора на волнующий вас вопрос по НДФЛ .

С 25 ноября лектору Марине Владимировне Медведевой на сайте можно задать вопросы по теме «НДФЛ в 2009 году». Для того, чтобы задать вопросы лекторам, необходимо активировать полный доступ к сайту.

НЕТ ОТЧЕТА. Если сотрудник не отчитался в срок, то право собственности на выданные деньги к нему не переходит.

Если сотруднику выдали деньги под отчет, то он должен отчитаться по ним в установленные сроки. Конкретный срок для отчета каждая компания устанавливает самостоятельно и закрепляет его приказом руководителя. В общем случае подотчетник обязан не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного срока, на который выдаются деньги, предъявить отчет по израсходованной сумме – пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Обратите внимание: если срок, на который выдаются деньги, в организации не установлен, то все расчеты по подотчетным суммам должны быть произведены в пределах одного рабочего дня – письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704.

Итак, со сроками мы разобрались, теперь рассмотрим, какие проблемы возникают у организаций. Если при проверке налоговики обнаружат, что сотруднику выданы деньги и он по ним в установленный срок не отчитался, то будьте уверены, что инспекторы потребуют удержать НДФЛ с выданных под отчет сумм. По мнению чиновников, такие суммы уже нельзя считать подотчетными. Они являются не чем иным, как доходом сотрудника, поэтому с них компания как налоговый агент обязана удержать НДФЛ.

Следует отметить, что позицию налоговиков разделяют и некоторые арбитры. Так, например, в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2007 г. № Ф04-3478/2007(34785-А46-43), ФАС Западно-Сибирского округа от 14 ноября 2005 г. № Ф04-8038/2005(16759-А27-25) судьи поддержали инспекторов и признали их право увеличить налоговую базу по НДФЛ на подотчетные суммы, по которым работники не отчитались в срок.

Вместе с тем по данному вопросу существует и другое мнение. Если подотчетник не отчитывается в срок по выданным средствам и не возвращает деньги в кассу, то это свидетельствует лишь о нарушении Порядка ведения кассовых операций. К слову скажу, что никакой ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено. Однако это нарушение никакого отношения к налогам не имеет. Выданные работнику деньги как были подотчетными, так ими и остаются. Право собственности на выданные организацией деньги к сотруднику не переходит даже в том случае, если работник вовремя не отчитывается по выданным ему деньгам. Таким образом, подотчетные суммы доходом сотрудника не становятся, а значит, и обязанности удерживать с них НДФЛ у компании не возникает. Правомерность такого подхода подтверждают и судьи. (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 7 ноября 2008 г № А66-4549/2007, ФАС Уральского округа от 20 февраля 2008 г № Ф09-516/08-С2, ФАС Северо-Кавказского округа от 11 декабря 2006 г № Ф08-5708/2006-2386А)

Как видите, вопрос достаточно спорный. Поэтому каждой компании придется самостоятельно решать, какой вариант ей выбрать. Она может не удерживать НДФЛ с сумм, по которым сотрудники не отчитались в срок, но такой подход наверняка вызовет претензии со стороны проверяющих. Как мы выяснили, шанс отстоять правомерность такого подхода существует. Но, к сожалению, в отдельных случаях сделать это можно будет только в суде.

В заключение отмечу еще один немаловажный момент. Бытует мнение, что если невозвращенные работником в срок подотчетные суммы компания решит списать за счет своих собственных средств, то таким решением она однозначно признает ранее выданные деньги доходом сотрудника. Это значит, что избежать доначисления НДФЛ точно не удастся. Поэтому в большинстве случаев, когда компании списывают зависшие подотчетные суммы, они предпочитают не рисковать и удерживают НДФЛ с работников. Не могу не отметить, что даже в подобной ситуации у компаний есть возможность НДФЛ не начислять. Такую возможность подтвердили и судьи в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г. № А43-3598/2008-6-65. Они рассмотрели дело, суть которого сводилась к тому, что сотрудник не вернул подотчетные суммы, срок исковой давности на их взыскание истек, и компания списала деньги за счет собственных средств. По мнению арбитров, даже в этом случае ранее выданная сотруднику сумма не признается его доходом, поскольку существует вероятность, что работник добровольно вернет эти деньги впоследствии.

– Наш работник тоже не отчитался по довольно крупной сумме. А разве мы не можем удержать деньги из его зарплаты?

– В том-то и проблема, что удерживать зависшие подотчетные суммы из зарплаты в одностороннем порядке компания не может. Необходимо получить письменное согласие сотрудника. Если его нет, то взыскать подотчетную сумму можно только через суд – статьи 137, 248 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0. Понятно, что далеко не все компании спешат судиться, в итоге подотчетные суммы зависают. Вспоминают о них только при проверке, когда налоговики начинают предъявлять претензии и доначислять НДФЛ. Обратите внимание: если сотрудник все-таки дал письменное согласие на удержание задолженности по подотчету, то сумма, которую бухгалтер сможет удержать за месяц не должна превышать 20 процентов от его заработка – статья 138 Трудового кодекса РФ.

ДОКУМЕНТ С ОШИБКАМИ. Недочеты в «первичке» не опровергают сам факт покупки.

Идем дальше и рассмотрим следующую ситуацию. Работник отчитался в срок за выданные деньги, но оправдательные документы, которыми он подтвердил свои расходы, оформлены с нарушениями, например в товарном чеке отсутствует печать продавца или дата выписки. Если при проверке налоговики обнаружат такие дефектные документы, то они тут же потребуют удержать НДФЛ с подотчетных сумм, которые были подтверждены этими документами. Аргументация следующая: в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций сказано, что подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах. При этом следует помнить, что основанием для записей в бухгалтерских регистрах являются первичные документы, к которым предъявляется ряд обязательных требований, в частности наличие наименования документа, содержания хозяйственной операции, ее измерителей в натуральном и денежном выражении и т. п. (Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г № 34н)

Если «первичка» не отвечает одному из обязательных требований, то считать расходы сотрудника подтвержденными нельзя. Получается, что работник за выданные деньги не отчитался. Как мы уже выяснили, налоговики при отсутствии отчета за подотчет всю выданную работнику сумму признают его доходом и требуют доначислить НДФЛ.

Подводим итог: если оправдательные документы, представленные сотрудником, оформлены с нарушением, то подотчетные суммы также следует включить в налоговую базу работника по НДФЛ и удержать соответствующий налог. Именно такой подход отражен в письме УФНС России по г. Москве от 12 октября 2007 г. № 28-11/097861 и др. Поддерживают его и отдельные суды. (Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, от 2 мая 2006 г № Ф09-2757/06-С2)

Тем не менее и в этой ситуации подход чиновников можно оспорить. Дело в том, что документ, пусть даже и оформленный с ошибками, не опровергает самого факта совершения покупки. Напротив, он свидетельствует о том, что сотрудник действительно понес расходы. Поэтому никаких оснований считать деньги, выданные работнику под отчет, его доходом нет, ведь фактически он их потратил. А раз сотрудник дохода не получил, то нет оснований и удерживать с него НДФЛ. Стоит отметить, что именно такой позиции придерживаются большинство судей. Об этом свидетельствуют многочисленные постановления, в которых арбитры приняли решения в пользу компаний, а не налоговиков. (Постановления ФАС Московского округа от 19 августа 2008 г № КА-А40/7413-08, ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г № Ф08-6326/2008, ФАС Волго-Вятского округа от 12 ноября 2008 г № А43-3598/2008-6-65, ФАС Поволжского округа от 4 декабря 2008 г № А55-4566/08, от 17 июня 2008 г № А55-42/08 и др)

Как видите, реальных оснований удерживать НДФЛ с сотрудника в случае обнаружения ошибок в подтверждающих документах нет. Однако такой подход может вызвать претензии со стороны проверяющих. Чтобы избежать конфликта, тщательно проверяйте «первичку» от подотчетников и в случае необходимости по горячим следам требуйте исправить недочеты в документах.

НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ. По мнению налоговиков, покупка товара у незарегистрированной организации – это еще один повод доначислить НДФЛ.

А как быть компании, если ее сотрудник полностью отчитался по выданной сумме, но при проверке выяснилось, что подтверждающие документы, представленные сотрудником, фальшивые? Например, инспектор пробил по базе ИНН продавца из товарного и кассового чеков и выяснил, что организации с таким идентификационным номером в природе не существует.

Сразу скажу, что налоговики в таких ситуациях непреклонны. Выяснять, откуда именно появилась фальшивка, они не будут. Для проверяющих не важно, сам работник инициировал оформление фальшивого документа или вина за появление такого документа полностью лежит на недобросовестном продавце. Если инспекторы установят, что товар куплен работником в компании, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ, то они тут же доначислят НДФЛ на подотчетную сумму. Поэтому оспорить решение проверяющих и избежать доначислений налога организация сможет только в одном случае – если опротестует решение инспекции в суде.

Следует отметить, что и обращение в арбитраж не всегда гарантирует победу компании. Дело в том, что в судебной практике есть примеры решений, в которых арбитры поддержали инспекцию. Они подтвердили мнение о том, что покупка товара у незарегистрированной компании свидетельствует о получении сотрудником дохода. С этого дохода компания обязана удержать НДФЛ. (Постановления ФАС Уральского округа от 19 декабря 2008 г № Ф09-9428/08-С2, ФАС Поволжского округа от 21 августа 2008 г № А49-813/08)

Вместе с тем приведу ряд постановлений, в которых судьи, напротив, встали на сторону компаний. Кстати, таких положительных для организаций решений гораздо больше. Так, например, в постановлении Президиума ВАС РФ от 3 февраля 2009 г. № 11714/08 арбитры отклонили претензии налоговиков. Они указали, что достоверность документов, которые подтверждают расходы сотрудника, каждая организация определяет самостоятельно. Если авансовый отчет был принят к учету, а купленный сотрудником товар оприходован, то оснований доначислять работнику НДФЛ нет даже в том случае, если в дальнейшем выяснится, что товар был приобретен у незарегистрированной организации. Аналогичный подход в постановлениях ФАС Поволжского округа от 7 октября 2008 г. № А55-18063/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 12 марта 2008 г. № Ф08-1022/08-382А, от 17 января 2008 г. № Ф08-8930/07-3350А и др.

Как видите, сомнительные чеки и квитанции могут стать еще одной причиной для спора с инспектором по поводу удержания НДФЛ с подотчетных сумм. Полностью защитить себя от подобных конфликтов можно только в одном случае – если организация все покупки через подотчетников сведет на нет. Как вы понимаете, для большинства компаний отказ от таких покупок не слишком удобен, а подчас и вовсе невозможен. Поэтому во избежание конфликтов с налоговиками будет нелишним порекомендовать своим сотрудникам приобретать товары для организации только у проверенных и благонадежных поставщиков. Такая осторожность если и не избавит от спорных ситуаций, то хотя бы сведет их возникновение к минимуму.

Если же спора избежать не удастся и проверяющие обнаружат чеки, оформленные от имени незарегистрированной компании, то организации придется принять решение самостоятельно. Либо по требованию налоговиков удержать НДФЛ и пересчитать свои расходы, либо готовиться защищать свои интересы в суде.

Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм

Объектом налогообложения по НДФЛ признается доход, то есть экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (статьи 209, 41 НК РФ).

В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Таким образом, денежные средства, выданные под отчет, в собственность физического лица не переходят. Поэтому считаем, что рассматривать такие суммы в качестве налогооблагаемого дохода (экономической выгоды) подотчетного лица неправомерно.

Вместе с тем необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может представить документы, оформленные с нарушением действующего законодательства, не представить документы вовсе, либо не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Внимание

С 19 августа 2017 года отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме (см. Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

Специалисты Минфина России в письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 пояснили, что поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то в соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (см. письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861, от 27.03.2006 N 28-11/23487).

Кроме того, в Информации ФНС России от 20.07.2017 на основе анализа материалов проверок в качестве нарушения для налоговых агентов указано в том числе на невключение в совокупный доход физического лица сумм, выданных под отчет на хозяйственные нужды, и не возвращенных (или по которым отсутствую авансовые отчеты), а также доходов, полученных в натуральной форме (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ в постановлении от 03.02.2009 N 11714/08 (далее — Постановление N 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем, в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды, предусмотренного пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

В Постановлении N 11714/08 также указано, что сам по себе факт недостоверности документов, представленных работниками в подтверждение произведенных расходов на приобретение ТМЦ, не свидетельствует о возникновении у работника, представившего такой документ, экономической выгоды. Факт достоверности документов определяется организацией. В случае оприходования организацией ТМЦ, оценки документов принимающей их организацией в качестве достоверных экономической выгоды у подотчетного лица не возникает. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N Ф06-1412/13, от 11.11.2011 N Ф06-9249/11, от 16.06.2011 N Ф06-4461/11, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2012 N Ф07-2510/12, ФАС Северо-Кавказского округа от 28.10.2011 N Ф08-6624/11, ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 N А43-3598/2008-6-65, ФАС Московского округа от 16.06.2010 N КА-А40/5879-10-3 и др.

По вопросу обложения НДФЛ невозвращенных подотчетных сумм в постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520, ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009 указано, что подотчетные денежные средства, частично невозвращенные работником, не являются его доходом, облагаемым НДФЛ.

Позиция, что подотчетные суммы, по которым сотрудник не отчитался в установленный срок, не включаются в его доход, а образуют задолженность физического лица перед организацией, высказана в постановлении АС Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/16. В некоторых судебных решениях указано, что только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаются НДФЛ (см. также постановление Четвертого ААС от 25.03.2015 N 04АП-726/15, постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012).

Вместе с тем, имеются примеры судебных решений с иной точкой зрения. Так, из постановлений ФАС Поволжского округа от 22.09.2009 N А55-1433/2009, ФАС Уральского округа от 19.12.2008 N Ф09-9428/08-С2 следует, что если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований законодательства, то суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ. В постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.08.2005 N А19-31904/04-45-Ф02-3758/05-С1, ФАС Северо-Западного округа от 04.12.2006 N А05-5905/2006-29 суды пришли к выводу, что подотчетные суммы, не внесенные в кассу организации, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.

В ряде случаев судьи высказывали мнение, что при отсутствии оправдательных документов и оприходования оплаченных материалов (работ, услуг) подотчетную сумму также следует зачесть в совокупный годовой доход подотчетного лица (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17.09.2007 N Ф08-6050/07-2254А, от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А, от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А).

В постановление АС Центрального округа от 24.12.2015 N Ф10-4388/15 по делу N А35-5172/2014 поддержана позиция налогового органа, согласно которой выданные под отчет денежные средства, по которым не представлен отчет и которые в установленный руководителем срок не возвращены в кассу организации, образуют доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды должны исходить из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, затраты документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ.

Невозвращенный остаток подотчетных сумм, нужно ли начислить НДФЛ

В авансовом отчете инспекторы увидят перерасход или остаток подотчетных средств. Невозвращенный остаток подотчетных сумм налоговики считают доходом работника (ст. 210 НК РФ). Инспектор проверит, начислил ли бухгалтер НДФЛ (см. схему 2 ниже).

СХЕМА 2 ПРОВЕРКА ОСТАТКА ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ

Как считать НДФЛ, если работник не сдал авансовый отчет вовремя, читайте в журнале «Зарплата» (2015, № 6).

В этом вопросе вы можете поспорить с проверяющими, например, если предприняли меры по взысканию остатка:

  • предложили работнику вернуть деньги, получили его согласие удержать их из зарплаты, но срок ее выплаты пока не наступил;
  • обратились в суд с исковым заявлением и т. д.

За нарушения наказания грозят и компании, и бухгалтеру лично.

За занижение налога на прибыль будет:

  • доначислен налог;
  • начислены пени и штраф (ст. 75 и 122 НК РФ).

Штраф за неуплату НДФЛ составит 20% от суммы налога (ст. 123 НК РФ). Помимо него, инспекторы начислят пени за просрочку уплаты налога (ст. 75 НК РФ).

ПРИМЕР 3. Штрафы по итогам проверки

Продолжим пример 2. Инспектор обнаружил занижение облагаемой базы по налогу на прибыль — 3000 руб. и неуплату НДФЛ. Он:

— доначислит налог на прибыль — 900 руб. (3000 руб. × 20%);

— выставит штраф — 180 руб. (900 руб. × 20%);

— назначит штраф за неуплату НДФЛ — 78 руб. (390 руб. × 20%).

Административный штраф за серьезные погрешности в бухучете инспекторы налагают на должностное лицо компании (ст. 15.11 КоАП РФ). К должностным лицам относятся руководитель и главный бухгалтер.

Бухгалтер грубо нарушил правила ведения бухучета, если:

  • вел бухучет с искажениями, которые занизили налоги на 10% и более;
  • исказил показатель статьи баланса на 10% и более;
  • отразил факт хозяйственной жизни, которого не было;
  • отражал проводки вне бухгалтерских регистров;
  • составил бухгалтерский отчет не на основе регистров бухучета;
  • не имеет первичных документов или регистров, бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения, если оно необходимо.

Первый раз штраф составит от 5000 до 10 000 руб., повторно — от 10 000 руб. до 20 000 руб.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *