Остатки неиспользованного отпуска

Автор: | 03.05.2019

Как правильно рассчитать остаток неиспользованных дней отпуска

Из телефонного разговора по линии консультации:

(возмущенно) Ваша программа неправильно считает остатки по отпускам! В окне расчета отпусков за прошлый и текущий периоды в таблице остатков расчет правильный, а в итоговом окне остаток то совпадает, то уменьшается на 1-2 дня. Как-нибудь разберитесь с простой арифметикой! В приказах на увольнение нам приходится все время контролировать и исправлять количество дней неиспользованного отпуска для компенсации. Так просто нельзя работать!

Действительно, так работать нельзя. Давайте разбираться.

Возмем реального человека, у которого не один, а сразу несколько обязательных ежегодных отпусков.

Рисунок 1 Плановые ежегодные отпуска.

Посмотрим, как он использовал свои отпуска в прошлых периодах.

Рисунок 2. Остатки отпусков за прошлый период.

Действительно, Итого по остатку в таблице составляет 195 дней, а в центре окна, в поле Не использовано дней отпуска составляет 194 дня.

Заметим, что дата приема сотрудника 01.12.1999 года, а «прошлый период» начинается позже, с 01.12.2000 года.

Посмотрим как настроены режимы отпусков.

Рисунок 3. Настройки видов отпусков.

Первая группа настоек задает видимость прошлых периодов, как «далеко» назад надо просматривать и рассчитывать плановые отпуска.

Вторая группа настроек задает алгоритм расчета дробной части месяца или числа дней отпуска: дробная часть либо округляется, либо отбрасывается.

Третья настройка отвечает за расчет отпуска текущего периода. Выбранная настройка будет рассчитывать отпускные дни от начала периода до системной даты, а невыбранная настройка будет считать количество отпускных дней за весь расчетный период.

Четвертая настройка задает количество дней условных перерывов в работе, которые не отражаются на расчетном периоде отпуска.

Итак, проверим правильность расчета количества плановых дней отпусков и их остатков на системную дату 01 февраля 2011 года.

Прошлый период

На рисунке 2 показан десятилетний прошлый период с 01.12.2000 года по 30.11.2010 год.

Все расчеты дней ежегодного очередного отпуска и его остатков сведем в таблицу 1.

Период

Положено

Использовано

Остаток

с

по

28+24

25+13+8

10+28

25+30

20+21

28,58

8+18

2,58

11,67

11,67

ИТОГО

439,25

127,25

Как получились дробные дни.

На рисунке 1 показаны условия предоставления плановых отпусков. Для ежегодного очередного отпуска указана дата окончания – 30.06.2008.

За период с 01.12.2007 по ев. 49 дн. / 12 мес. * 7 мес. = 28,58 дней.

Новые условия для ежегодного очередного отпуска начинают действовать с 01.07.2008 г., следовательно, за период с 01.07.2008 по 30.11.2008 – 5 месяцев. 28 / 12 * 5 = 11,67 дней.

Теперь вступает в силу вторая настройка – округление.

Правило округления дробной части числа: если дробная часть числа больше нуля, но меньше пяти, то она отбрасывается, а целая часть числа не меняется; если дробная часть числа равна пяти или больше, но равна девяти или меньше, то дробная часть отбрасывается, а целая часть числа увеличивается на единицу.

Другими словами, все числа от 1,0 до 1,4 (1,49999) приравниваются к 1, а числа от 1,5 до 1,9 (1,99999) приравниваются к 2.

Период

Положено

Положено (округлен)

Использовано

Остаток

Остаток (округлен)

с

по

28+24

25+13+8

10+28

25+30

20+21

28,58

8+18

2,58

11,67

11,67

ИТОГО

439,25

127,25

Таблица 1 Расчет ежегодного очередного отпуска с округлением.

Повторим аналогичные расчеты для отпуска за ненормированный рабочий день и для дополнительного отпуска.

Отпуск за ненормированный рабочий день.

Период

Положено

Положено (округлен)

Использовано

Остаток

Остаток (округлен)

с

по

0,75

0,75

3+3

ИТОГО

27,75

15,75

Таблица 2 Расчет отпуска за ненормированный рабочий день с округлением.

Дополнительный отпуск.

Период

Положено

Положено (округлен)

Использовано

Остаток

Остаток (округлен)

с

по

8,75

8,75

ИТОГО

50,75

50,75

Таблица 3 Расчет дополнительного отпуска с округлением.

Цифры с округлением, в соответствии с настройкой, полностью совпадают с цифрами в таблице на Рисунке 2.

А что же показывает цифра в поле в центре экрана?

Тот же остаток, но по всем отпускам сразу. Программа собирает «голые» остатки, складывает их и потом округляет: 127,25 + 15,75 + 50,75 = 193,75 = 194 дня.

Так какой же остаток правильный? ОБА правильные!

Если предоставлять отпуска отдельно по каждому виду отпуска, то придется сформировать три приказа на дни с округленными остатками по каждому виду отпуска, то есть на 128, 16 и 51 день. А если предоставлять один общий отпуск за все прошлые периоды вместе взятые, то в приказ попадут 194 дня.

Текущий период

В соответствии с настройками в текущем периоде показываются дни отпусков и их остатки за период с 01.12.2010 по системную дату, то есть по 01.02.2011 ( всего 2 месяца).

Рассчитаем последовательно все отпуска.

1) Ежегодный: 28 / 12 * 2 = 4,67 дня; с округлением = 5 дней

2) Дополнительный: 21 / 12 * 2 = 3,5 дня; с округлением = 4 дня

3) За ненорм. раб. день: 3 / 12 * 2 = 0,5 дня; с округлением = 1 день

Общий остаток: 4,67 + 3,5 + 0,5 = 8, 67; с округлением = 9 дней.

Проведенный расчет полностью совпадает с экранным отображением.

Компенсация

Компенсация всегда считается в дробных днях, так как предоставляется не за фиксированный период, а на дату увольнения. Посмотрим на экран Мастера увольнения, окно Компенсация за отпуск.

Фактически программа перерасчитывает остатки отпусков без округления.

Настройки

Попробуем изменить настройки в окне Виды отпусков и посмотрим, где и как эти изменения отразятся

1. Изменим количество прошлых лет для расчета компенсации при увольнении.

Соответствующим образом изменяется и количество дней неиспользованного отпуска (его остатки) за последние 3 года и 2 месяца.

2. Изменим количество прошлых лет для расчета ежегодного отпуска.

На закладке прошлого периода изменился сам период и, соответственно, не показываются те отпуска, которые были или не были использованы в более ранних годах, они просто отбрасываются. На закладке текущего периода ничего не изменилось.

А теперь изменим эти же настройки в обратную сторону, ведь сотрудник в примере имеет дату приема 01.12.1999, а начало расчетного периода позже, с 01.12.2000 г.

Насколько существенно изменились данные на закладке прошлого периода!

На Рисунке 2 не был учтен всего один год (с 01.12.1999 по 31.11.2000), а в результате не были учтены уже использованные отпуска, предоставленные именно за этот период. Общий остаток неиспользованных дней отпуска сократился практически вдвое, с 202 дней до 107 дней.

3. Изменим настройку округления на отбрасывание. Прочие настройки восстановлены.

Если вернуться к таблицам 2, 3 и 4 и в столбце Остаток отбросить дробную часть, то в итоге по столбцу получим как раз то, что отражается в таблице на закладке прошлого периода. При этом количество неиспользованных дней отпуска в центре окна, осталось прежним, 194 дня.

Ещё нагляднее данная настройка отражается на закладке текущего периода.

Нередко встает вопрос: работник «заработал» всего 0,5 дня отпуска и собирается увольняться. Давать ему отгулять ещё один день (если округляем дни) или ограничиться только компенсацией? Если работнику будет предоставлен 1 день отпуска, то » по арифметике» он отгуляет свою законную половину дня, а вторую половину дня будет гулять авансом. При увольнении этот аванс будет показан как -0,5 дня, и при расчете с него будет удержана половина отпускных. Так что «арифметика» срабатывает исправно.

4. Изменим настройку периода расчета отпуска.

На закладке за прошлый период ничего не изменилось, так как данная настройка относится только к расчету дней отпуска за текущий период. А на закладке текущего периода показывается число дней отпуска авансом, то есть количество дней, которые будут полагаться работнику при отработки им всего расчетного периода (до 30.11.2011).

Естественно, и общее количество дней остатка изменилось в большую сторону – к остаткам прошлого периода добавились новые остатки текущего периода.

Тем не менее, если работник будет увольняться сейчас или несколько позже, остатки дней неиспользованных отпусков перерассчитаются на дату увольнения, а не на дату окончания расчетного периода, как это показано в окне расчета отпуска.

Данная настройка полезна тогда, когда составляется плановый график отпусков на следующий календарный год – видны и виды отпусков, и плановое количество дней по каждому из них.

5. У работника в данном примере не было отпусков, которые прерывали бы расчетный период. Предоставим работнику такой отпуск (задним числом) и посмотрим на изменения периодов и остатков.

Как видно в окне расчета отпуска, ничего не изменилось, ни период, ни количество неиспользованных дней отпуска. Все в рамках допустимых настроек – число дней условного перерыва не превышают 14 дней.

Увеличим длительность отпуска за свой счет до 20 дней.

Теперь дата окончания расчетного периода увеличилась на 6 дней (20 дн. – 14 дн.) до 06.12.2011.

Выводы и предложения

1. Настройка правильного количества лет назад существенно влияет на правильность расчета плановых отпусков, учета уже использованных отпусков и расчета остатков. Если с помощью фильтра посмотреть на самую раннюю дату приема работающего сотрудника (не пенсионера и не уволенного), то такая дата окажется у сотрудника с Таб.№ 000, и дата приема равна 01.07.1971. Следовательно, на сегодняшний день надо установить просмотр но 40 лет. С «запасом» установите 50 лет.

2. Настройка округления остатков дней отпусков дает ту же цифру (целую), что и количество неиспользованных дней для компенсации при увольнении. Поэтому режим округления использовать предпочтительнее, чем режим отбрасывания.

3. Количество дней остатков в таблице ПОЛОЖЕНО и ОСТАЛОСЬ округляются до целых дней отдельно по каждому виду отпуска, цифра ИТОГО получается простым суммированием по строкам. Количество остатков в поле Не использовано дней отпуска округляются до целых дней только после суммирования всех остатков по всем видам отпусков. Отличие в цифрах определяется только принципом округления: либо сначала округляем, потом складываем, либо сначала складываем, а потом округляем. В абсолютном (строго математическом) значении цифра остатков в поле Не использовано дней отпуска правильная.

>Калькулятор отпускного стажа

Как пользоваться калькулятором

Инструкция по использованию калькулятора дней отпуска

  1. Измените данные поля «Продолжительность ежегодного отпуска», если у вас другая продолжительность. Также введите число использованных дней, если вы это знаете.
  2. В полях «Дата приёма на работу» и «Расчетная дата» введите свои даты. Расчетная дата это дата, на которую вы хотите получить расчет. Эти поля обязательны к заполнению.
  3. Введенные данные в поля таблиц «Отсутствие на рабочем месте без причин» и «Отпуск по уходу за ребенком» будут соразмерно вычитать дни отпуска.
  4. Введенные данные в поля таблицы «Отпуск без сохранения заработной платы» также будут соразмерно вычитать дни отпуска за исключением первых 14 календарных дней в каждом годе.
  5. Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат вы можете сохранить в doc-файл.

Примите также во внимание:

  • Используйте кнопку «Сегодня» (кружок с точкой) для быстрой вставки текущей даты.
  • Используйте добавление, удаление и очищение нужных полей соответствующими кнопками для более быстрого и удобного внесения и изменения информации.

О калькуляторе для расчета количества дней отпуска

Калькулятор отпускных дней легко позволит узнать, какое количество суток отпуска накоплено работником на тот или иной момент.

Законодательные основы вычисления дней отпуска

Вычисление отпускного стажа производится в соответствии со ст. 121 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Зачем знать свой отпускной стаж

Время работы на одного работодателя, дающее право на уход в ежегодный отпуск, который будет оплачен, может понадобиться не только непосредственно для вычисления этого периода, но и для того, чтобы знать, какое количество дней подлежит компенсации при увольнении.

Что входит в стаж для отпуска

Работник, трудящийся непрерывно на одного и того же работодателя, получит право на ежегодный отпуск с учетом таких периодов:

  • то время, когда он фактически выполнял свои обязанности;
  • периоды, когда работник отсутствовал на работе, но место за ним было сохранено (отпуск, больничный, декрет, воинская служба и т.п.);
  • выходные и другие нерабочие дни;
  • вынужденное отсутствие на работе при незаконном увольнении;
  • отстранение по причине несвоевременного прохождения медосмотра (если в этом нет вины сотрудника);
  • дополнительные административные отпуска (не более двух недель за календарный год).

ВАЖНО! В законодательство вносились изменения, касающиеся начислений стажа во время административных отпусков:

  • с 30.12.2001 года по 05.10. 2006 года учитывалось не более 7 дней отпусков за свой счет в год;
  • с 06.10.2006 года этот лимит вырос до 14 дней.

Что не входит в стаж для отпуска

Некоторые периоды времени не будут учтены при подсчете стажа, необходимого для отпуска, а именно:

  • прогул работника;
  • отстранение по причине алгокольного, наркотического, токсического опьянения;
  • недопуск к работе из-за незнаний или непрохождения проверки правил техники безопасности;
  • работник не прошел обязательный медосмотр по своей вине;
  • невозможность выполнять работу по медицинскому заключению;
  • прекращение действия лицензии, обязательной для трудовой деятельности (например, водительские права, разрешение на оружие и т.п.);
  • отпуск по уходу за ребёнком старше 1,5 лет.

Особенности подсчета

За основу берется продолжительность ежегодного отпуска в 28 дней, если другого не установлено для особых категорий сотрудников.

В первый год работы минимальный стаж для возможности уйти в отпуск должен составить не менее полугода. В калькуляторе этого не заложено, просто имейте ввиду.

В случае увольнения на 100% компенсацию неиспользованных отпускных дней смогут рассчитывать сотрудники, трудившиеся не менее 11 месяцев.

Если сотрудник ушел в отпуск раньше 11 месяцев непрерывной работы, а затем был уволен, то часть полученных авансом отпускных при увольнении ему придется вернуть.

Ежегодный отпуск запрещено не использовать более 2 лет подряд.

Допускается разбитие отпуска на части, но одна из частей не должна быть короче 2 недель.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *