Откаты в закупках

Автор: | 04.05.2019

Откаты в непрямых закупках. Правда как она есть. Как минимизировать риски?

Наверное, данная статья все-таки больше не для профессионалов в области Закупок, а в целом о Закупках и о вопросах, которые всех интересуют, но о них не принято говорить открыто.

Откаты

Недавно я несколько раз поднимал тему откатов в дискуссиях с руководителями компаний или служб внутренней безопасности. Конечно же, на первом месте стоит позиция: «У нас такого не бывает, а если узнаем – уволим». И вторая позиция: «Служба безопасности для того и существует, чтобы заниматься выявлениями и расследованиями таких случаев». Но, друзья, главный и первоочередный вопрос – Вам не кажется странным, что все говорят о факте «отката», как о работе с уже свершившимся фактом? Почему мы занимаемся выявлениями или расследованиями, хотя должны заниматься ПРЕДОТВРАЩЕНИЕМ? И кстати, считаю, что вместо того, чтобы писать в основных требованиях к сотрудникам отделов закупок «Умение вести переговоры», лучше бы указывали «Умение строить и соблюдать прозрачный и понятный процесс закупки товаров или услуг».

Преимущественно под откатом имеется в виду некая форма стимулирования сотрудника компании заказчика поставщиком в целях заключения выгодного договора, продолжения сотрудничества или получения лучших условий. Поставщики формируют такую плату за лояльность через завышение цен и очень редко из доли своей прибыли. Конечно же, под понятие «откат» не попадают милые небольшие подарки и знаки внимания на праздники или торжественные события. Существует большое количество методов, которые возможно имплементировать совместно с Закупками или под их контролем, чтобы предотвратить или резко минимизировать не только сами откаты, но и даже предварительные мысли сотрудников о том, что вообще можно реализовать такую схему без следов. Помните, как с SOX: целью не является наказать и работать уже со свершившимся фактом. Цель — сделать так, чтобы ни сегодня, ни завтра такое невозможно было сделать. Давайте смотреть правде в глаза: Закупки и откаты в России – как два крыла. Я по несколько раз в месяц слышу фразы, что раз я связан с закупками, значит, живу на одни откаты. Конечно же, изменить само отношение к Закупкам невозможно за короткий промежуток времени.

Я хочу рассказать о нескольких действенных методах, внедрение и контроль над которыми позволит вашей компании держать уровень риска, связанного с возможным мошенничеством сотрудников и поставщиков, на низком уровне.

Процедуры! Как это не странно звучит, но начинать нужно именно с них. Именно четко описанные процессы взаимодействия различных департаментов в процессе проведения закупок товаров или услуг позволят Вам иметь стандартизированное отношение во всей цепочке работы Закупок. Проверьте, насколько сейчас в вашей компании четко прописаны процедуры проведения тендеров, порядок оплаты поставщикам, порядок закрытия и пролонгации договоров или, например, порядок оплаты счетов без договора. Кстати, по личному опыту: чем больше страниц в процедуре по Закупкам, тем она менее эффективна. Цель не получить описание каждого шага – цель получить стандартизацию, прозрачность и открытость общих процессов взаимодействия. Учтите, что процедура необязательно должна все запрещать и контролировать. Проведите оценку рисков и найдите баланс между «бюрократической прозрачностью» для больших договоров и более свободным, быстрым процессом для небольших закупок.

Система хранения архивных записей/документов – «каждый шаг» должен быть записан. На любом этапе работы у заинтересованных сотрудников должен быть доступ к архивным данным всех процессов, которые привели к тому или иному событию во взаимоотношениях с поставщиком. Для тендера это должна быть скоринговая таблица или сохраненные письма подтверждений участников, полученные ценовые предложения от поставщиков или письма с обсуждениями ценовых предложений. По результатам очных встреч или телефонных переговоров должны быть написаны краткие итоги. Такая информация должна храниться в отдельном месте с системами мониторинга ее целостности и сохранности.

Правило 4-х глаз. Хоть данный метод не может уместиться в один маленький абзац, но принцип должен быть такой, что на каждом этапе взаимодействия с поставщиком (выбор, согласование условий, подписание договора, проведение оплаты и т.д.) должен быть контроль минимум двух разных департаментов для минимизации вероятности сговора. Например, Закупки не могут иметь своих поставщиков, а бизнес не может выбрать нового поставщика без согласования Закупок. Или оплата поставщику должна быть согласована не только сотрудниками заказчика, но и проверена дополнительно финансами.

Пост-оплата – поставщики, с которыми заключены договора предоплаты, должны сразу попадать в зону риска и дополнительного контроля, как со стороны Закупок, так и со стороны бизнеса, т.к. повышается вероятность мошеннических действий на условиях не поставленных товаров или услуг. Я не уверен, что данный пункт необходимо вообще выделять, т.к. предоплата у любого профессионала в области Закупок должна быть в формате эксклюзивности. Стандартные сроки оплаты поставщикам в настоящее время находятся в рамках 15-30 дней с момента подписания акта. Крупные игроки рынка могут диктовать еще большие сроки. Возвращаясь к пункту о процедурах: вам же ничего не мешает прописать в процедуре, что вообще все поставщики должны быть переведены на пост-оплату, а любое исключение нужно согласовывать на самом высоком уровне и постоянно мониторить?

Сотрудники отдела закупок, должны ходить в отпуск и промотироваться в компании. Как это не странно звучит, но человек, который не ходит в отпуск, может попасть под подозрение. Сотрудник, который ежедневно занимается рутиной и который не изъявляет желания в росте, может вызывать подозрения. Для снижения данного риска необходимо принять правило, что сотрудники отдела Закупок обязаны раз в год взять 2-недельный отпуск без возможности удаленного доступа во внутренние системы. Также не менее раза в год обсуждайте с сотрудниками их планы по карьерному росту. Т.к. Закупки в большинстве случаев работают с множеством различных проектов и внутренних заказчиков, вполне очевидно, что план развития будет распространяться, как на рост внутри отдела, так и на матричное развитие в среде внутренних заказчиков.

Аудит для Закупок без предварительного согласования плана и времени. В настоящее время наблюдается тенденция к стандартизации и предварительному планированию аудитов. Однако если в Вашей компании проводятся постоянные аудиты внутренних подразделений, обсудите правило, когда при работе с внутренними заказчиками будут также рассматриваться и процессы взаимодействия департамента с поставщиками, где Закупки будут частью этого процесса. В таком случае отдел Закупок всегда под контролем, как со стороны общего плана, так и со стороны кросс-функционального отношения.

Идентификация и проверка Поставщиков. Проверка поставщиков необходима, как перед подписанием договора, так и в выборочном режиме. Под проверкой я имею в виду не оценку способности поставщика к исполнению договорных отношений, а проверку финансовой стабильности, текущего состояния отчетности, собственников, бенифициаров и возможных ограничений. В настоящее время существует большое количество решений на рынке, которые покажут по номеру ИНН полную картину вашего будущего партнера. Очень важно, чтобы процесс проверки предусматривал сохранение целостности полученной информации для архивных записей. Эту проверку необязательно передавать в ведение Службы Безопасности. Достаточно, чтобы проверка проводилась, и было определено ответственное лицо. Для поставщиков с большими расходами или поставщиков, которые оказывают агентские услуги, можно добавить процесс проведения выборочной ежеквартальной проверки изменений. Для договоров, где планируется использование субподрядчиков, такая проверка должна распространяться и на них, с обязательным хранением данных у Заказчика. По своему опыту, хочу добавить пару пунктов, на которые я всегда обращаю внимание: количество сотрудников у поставщика и банк, в котором открыт счет. Скорее всего, меня не смутит, если поставщик предоставил реквизиты со счетом, открытым в Банке, который входит в ТОП-100. Но если поставщик не является специфически-региональным, а счет открыт в каком-нибудь неизвестном банке из второй или третьей сотни, это будет знаком для дополнительного последующего контроля.

Ценовые предложения и переговоры только через электронные системы. Я уже неоднократно затрагивал эту тему в предыдущих заметках, акцентируя внимания на том, что внедрение электронных систем переговоров (аукционы или торговые площадки) — важный шаг не только для получения лучшей цены, но и предотвращения сговора.

Тендер должен иметь возможность равного участия. Поставщикам необходимо до тендера прописывать точную процедуру и порядок. Очень часто процесс проведения тендера детально описан во внутренних процедурах компаний для сотрудников, но очень слабо описан в части, которая находится вне компании. Поставщики должны понимать не только временные рамки, но и основные условия проведения тендера, а также критерии отбора. Поставщики должны быть уверены, что вся информация, которая поступает к ним, является равнозначной для всех участников тендера. В больших тендерах поставщикам, которые не победили, должна быть предоставлена общая информация о причинах такого решения. Результатами работы в этом направлении будет повышение уверенности в отсутствии возможных манипуляций со стороны внутренних заказчиков и отделов закупок на этапе выбора поставщика.

Любое соглашение должно иметь детальное описание сути покупки. Простое правило: чем детальнее описание закупки, тем сложнее спрятать. Договор с поставщиком должен иметь подробную спецификацию и разбивку по стоимости для каждой части проекта. Применения данного правила также даст возможность сравнения базовых услуг разных поставщиков. Например, логистика, поддержка, IT часть и т.д.

Ежемесячный анализ расходов и план проведения тендеров. Если посмотреть на стандартную модель работы компании, то планы продаж обычно обсуждаются практически на ежедневной основе с учетом мельчайших деталей, а расходы обычно идут в формате «крупных мазков». Более детальный анализ расходов в разрезе количества поставщиков, количества оплаченных счетов, аналитики удельного соотношения количества поставщиков, на которые относится более 70% всех расходов, предоставит Вам ясное понимание происходящего. Необходимо учесть, что как и с продажами. Данный метод эффективно работает в условиях постоянной отчетности, т.к. любая потенциально рисковая зона сразу же становится очевидной. В соответствии с таким анализом необходимо согласовать и утвердить план проведения тендеров и пересмотра условий работы с поставщиками на будущие периоды. А то я часто сталкивался с такой ситуацией, когда компания ежегодно делает прекрасные и успешные тендеры на канцелярию и закупку бумаги, но, образно говоря, не замечает поставщика охранных услуг, расходы на которого отличаются в десятки раз.

Слышать обратную связь от поставщика. В прошлом году я разговаривал на тему предотвращения возможных откатов с одним из совладельцев крупной компании в России. Помимо имплементации некоторых методов, которые описаны в этой заметке, я предложил на все документы (акты, счета-фактуры, договора), что передаются поставщикам, дополнительно ставить штамп с надписью: «Уважаемый партнер, если Вы знаете о каком-либо случае мошенничества или превышения полномочий, которое может отразиться на взаимодействии наших компаний, просьба сообщить. Анонимно…». Также указывайте номер специального телефона или адрес электронной почты. Если Вы уверены, что все Ваши поставщики — крупные игроки рынка, то, скорее всего, мошенничество не может быть повсеместным внутри большой компании. Одно дело, когда возможное мошенничество обсуждают продажники. И совершенно другое дело, когда это все процессируют сотрудники, которые не согласны с таким подходом. Закрывающие документы проходят через большое количество рядовых сотрудников, и наличие такой системы стимулирует избегать даже намека на откаты. Во время написания данной заметки я позвонил в компанию, о которой пишу, и спросил про результаты. Они оказались весьма успешными: спустя год поступило одно сообщение, по результатам которого было проведено расследование и приняты административные меры, как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика. Данное расследование в какой-то мере даже способствовало повышению уровня партнерских отношений с поставщиком и передаче дополнительного объема заказа. Также было получено три замечания и просьбы по порядку работы. Не уверен, что необходимо принимать такие радикальные меры во всех случаях, но планировать и проводить ежегодные встречи с крупными поставщиками на уровне руководства компании – это необходимый минимум.

На мой взгляд, описанные методы позволяют эффективно предотвращать риск мошенничества в сфере закупок компании. Перечитав список, я понял, что их правильное внедрение не требует каких-то огромных инвестиций, которые обычно бывают при расследованиях уже свершившихся фактов. Если Закупки помогают экономить и оптимизировать, то руководители должны помочь Закупкам чувствовать себя в зоне безопасности, когда поднимается тема откатов.

P.S. Я долго думал, в какую часть статьи вставить еще один метод контроля, но в итоге пришел к выводу, что это больше даже не метод, а утверждение, нарушение которого тоже может быть расценено, как сигнал. Я говорю о публичности. Насколько Ваши сотрудники являются активными участниками профессиональных конференций, форумов, выступлений? Все-таки профессионалы в области Закупок каждый день стоят на «передовой» компании во взаимоотношениях с третьими лицами. При этом высокий риск соблазна нарушить процедуру. Авторитет и репутация должна стоять на первом месте у каждого, кто будет готов пойти на обман. Обсуждайте данную тему с сотрудниками чаще.

Будем жить, будем выбирать лучших поставщиков. 🙂

Откат или честь?

Екатерина Бузукова

Мы недолго думали, принимая решение написать эту статью. Поводом послужил разговор с одним юным, но очень шустрым закупщиком, который гордо заявил, что с работы своей никогда не уволится, т.к. должность его — отличное место для «дополнительного заработка».

Да, откаты берут многие, причем в процессе написания статьи мы даже обнаружили, что на страницах одного популярного в деловой среде журнала была подробно описана технология получения и дачи взятки; и статья эта пользуется повышенным вниманием читателей.

Давайте называть все своими именами: откат — это взятка; просто слово «взятка» уж совсем плохое, а «откат» вроде как бы почти и не взятка, а так… премия, бонус. Почти хорошее слово, узаконенное в коммерческих структурах. Мы не имеем в виду профессиональные бонусы, получаемые от поставщика открыто. Такие бонусы получает компания на условиях соглашения, и они направляются непосредственно в бюджет. Поговорим об откатах — о том, что кладет закупщик себе в карман в обход всех официальных оплат и контрактов.

Спрос и предложение: рыночный закон

Поговорить хотелось бы об этической стороне дела — напомнив прописные истины. Кажется нам, что в деле дачи взятки спрос определяет предложение. Спрос со стороны работника розничной компании на чужие деньги, деньги поставщика или производителя. «Не знаю, не знаю…- говорит такой закупщик. — Ваши условия конечно привлекательны, но… меня за это по голове не погладят… надо будет с начальником вопрос улаживать…». Достаточно быстро поставщик догадывается, что скрывается за колебаниями закупщика. И реагирует «правильно» — удовлетворяет спрос на дополнительный нелегальный заработок. И быстро затем разносится весть по поставщикам, что с закупщиком Васей Пупкиным нужно работать на условиях «взаимовыгодного соглашения».

Работает простой рыночный механизм: есть спрос — будет и предложение. Предложение будет всегда — хотя бы для того, что бы пойти по пути наименьшего сопротивления. Зачем садиться за стол переговоров, тратить время, прилагать усилия по поиску совместного решения, когда проще всего заплатить Пупкину.

Когда мы говорим о способах борьбы с откатами, о том, как выловить и уличить нечестных закупщиков и о том, какие профилактические меры надо предпринять для борьбы с этим злом, мы боремся с последствиями. А причина в другом — это жажда «легких» денег и отсутствие уважения к себе.

Предложение станет совершенно бессмысленным, только если спрос будет отсутствовать сам по себе.

Те, кто не берут

Проработав 12 лет в закупках и начиная с должности младшего менеджера, я не раз на своем опыте имела возможность убедиться, что очень много закупщиков (да и не только их), которые НЕ БЕРУТ. Ни под каким предлогом. Никакую сумму. Ни в каком виде. Несмотря на то, что предлагают. Мне лично предлагали взятки и откаты в диапазоне от 100 долларов до 3500 долларов. Мысли о том, чтобы взять любую сумму, не возникала ни разу — просто потому? что раз и навсегда этот вопрос я для себя решила. И многие мои коллеги и знакомые, мои друзья и близкие поступают также — не имеет значения ни сумма, ни форма «благодарности». Для меня подтверждением такой позиции явился случай, который хотелось бы привести.

Не так давно моя машина пострадала в аварии. Через какое-то время страховая компания пригласила специалиста по оценке ущерба машины, чтобы возместить положенную сумму ремонта. Ущерб, надо сказать, был очень приличный, и в машине таилось достаточно скрытых повреждений. Повреждения эти можно было увидеть лишь при детальном осмотре днища. Я была взволнована тем, что оценщик не захочет внимательно разбираться, лезть под машину с фонариком и так далее… поэтому сразу предложила ему n-ную сумму, чтобы он занес в протокол все повреждения, которые я ему укажу. Мне не нужно было лишнего, мне важно было, чтобы он ничего не пропустил. По сути, я предложила ему взятку за то, чтобы он просто хорошо сделал свою работу.

Этот человек молча покачал головой, затем ответил: «Нет. Я это не практикую. Вашу машину я осмотрю на общих основаниях» и спокойно принялся за работу. Он действительно тщательно все осмотрел, и был объективен и точен. Ничего лишнего, но и ничего не было пропущено. Я преисполнилась глубокого уважения к этому человеку, так его позиция была мне близка и понятна. Он уважает себя, в первую очередь. ОН НЕ БЕРЕТ. Делая свою работу, так поступает и мой муж, и мои друзья и еще, надеюсь, подавляющее большинство других людей.

Можно назвать это честностью. Наверное, это слово лучше всего обозначает такую позицию. Нельзя быть честным наполовину: я у одних беру, а у других не беру. Или беру только крупные суммы, а мелкие — нет-нет, ни в коем случае. Я до обеда честный, а после обеда — в конвертике, пожалуйста. Мы назовем это честью. Честность и честь — однокоренные слова и очень близкие между собой понятия. Честь — она или есть, или ее нет.

Наверное, нет смысла пытаться изменить тех, кто уже берет. Скорее всего, понимание своей чести и уважение к себе приходит не со страниц журнала и не после одной статьи. Но я абсолютно уверена, что можно не сделать первый шаг ко взяточничеству. Это просто. Просто не брать никогда и ни под каким предлогом.

Но это же и сложно, потому что соблазн всегда существует.

Те, кто берут

Вероятно, каждый закупщик рано или поздно сталкивается с возможностью коммерческого подкупа в той или иной форме. Кто в конвертике приносит, кто-то говорит о «взаимовыгодном сотрудничестве», а некоторые даже рассылают письма с завуалированным предложением отката под видом «специальной поощрительной программы» и «персонального бонуса», тем самым априори занося всех, кто в этой компании работает, в список мздоимцев. Для кого-то открываются счета в банке, которые исправно пополняются при каждом заказе. Кому-то борзыми щенками приносят. Но необходимо понимать — в какой бы форме такие предложения не поступали, суть от этого не меняется. Это взятка, а иначе говоря, «принятие должностным лицом лично или через посредников каких-либо материальных ценностей (предметов, денег) или приобретение какой-либо имущественной выгоды за выполнение или невыполнение в интересах давшего взятку действия…»

Самое главное, что надо помнить — получая взятку, откат, мзду (называйте как угодно, все будет правильно), вы всегда действуете в интересах того, кто эту взятку дал. По сути, это просто акт купли-продажи, причем размер платы зачастую просто смешной. В известной мне компании работал молодой человек, который аккуратно получал от поставщика по 50 долларов в месяц за закупку излишнего ассортимента продукции. Когда стали разбираться в причинах значительного неликвида в его части ассортимента, то выяснился этот факт. Сам закупщик называл его «личным экстра-бонусом». Открылось и то, что сам менеджер не видит ничего плохого в этом. «Я же не ворую! — объяснял он, — это не за счет компании, а за счет поставщика!».

Этот менеджер — в целом хороший человек. Он отличный семьянин, нежно привязан к своей жене и ребенку, душа компании, веселый и открытый парень, всегда готов прийти на помощь, много читает и имеет хорошее образование. Но можно ли назвать его честным человеком?

Взял. Что дальше?

Конечно, платит поставщик, а не компания. Но компания несет убытки за закупку ненадлежащего товара или ненадлежащего количества этого товара. Менеджер лично может и не ворует, но его деятельность, организованная таким образом, не позволяет оптимизировать ассортимент, так как оттягивает на себя оборотные средства всей компании. И это еще малое из многих зол.

Будучи купленным, такой закупщик не может более добиваться своих требований от поставщика. По сути, он перестает выполнять свою работу, за которую ему платят зарплату — что может решить человек, который обязан проводить политику взяткодателя? А если таких «дателей» много, то угодить надо всем… Напоминает профессионально работающую жрицу любви. Плохое сравнение, но это первое, что приходит в голову при словах «тебя купили».

Некий производитель таким образом «купил» одного из коммерческих представителей, славившегося своим мздоимством. Производитель, чьи интересы этот молодой человек проталкивал, во время переговоров отправлял его на кухню за минералкой: «Ты сходи, дружок, принеси-ка нам водички. Мы тут договоримся, тебе потом расскажем. Контракт после подпишешь». С ним обращались, как с прислугой. О каком профессионализме и уважении может идти речь? Беря взятку, закупщик элементарно не может принимать решений самостоятельно — за него теперь решают, что и по каким ценам поставлять. Закупщик более не ответственное лицо, а лишь исполнитель чьих-то интересов. И хорошо еще, если эти интересы не противоречат в общем целям компании. До поры до времени…

Если уж закупщик не уважает компанию, в которой работает, то надо хотя бы подумать о последствиях получения взяток. От тихого шантажа «Ну вы же не хотите, чтобы о ваших бонусах узнало начальство?», до уголовной ответственности, к которой Вас может привлечь работодатель. И парадокс — но это факт — о тех, кто берет, знают практически все на рынке. Хотя всеми правдами и неправдами профессиональный откатчик скрывает суть своих отношений с поставщиками, истина все равно рано или поздно становится известна.

Если же и боязнь огласки — не аргумент для откатчика («А вы докажите!»), то обратим внимание на тот факт, что получение отката — это почва для манипуляции. Как только белый конверт перекочевал в руки закупщика, менеджером можно манипулировать. Говоря проще, вынуждать делать то, что он делать не собирался. Потому что каждый человек с детства знает — воровать нехорошо. Брать чужое — нехорошо. Брать взятки — нехорошо. И как бы там ни было, прикрываясь умными фразами типа «Цель оправдывает средства», «С волками жить — по-волчьи выть», «Кто не без греха…», «Почему одним можно, а мне нельзя?» и так далее, мы лишь ищем оправдания собственной алчности. А поставщик получает право манипулировать человеком, играя на его чувстве вины и на совести: «Ну ведь ты же не за спасибо работаешь… Мы с тобой одно дело делаем, у нас и интересы теперь общие…».

Важно понимать еще одну вещь: об откатных деньгах известно как минимум двоим — тому, кто дал, и тому, кто взял. А далее — данные о выплаченных бонусах заносятся в скрижали поставщика и никто не знает, в какой момент эта информация станет доступна всему рынку. Весть о том, что Вася Пупкин берет, быстро становится известна многим — и коллегам Пупкина и другим поставщикам. Не надо скромничать и тешить себя надеждой, что никто не узнает. Нет более быстрого и надежного источника информации, чем сарафанное радио — и вот уже перешептываются между собой сослуживцы: «Пупкин.. ну понятно… То-то я смотрю — машину купил, дачу строит… теперь понятно, почему к нам столько ерунды завозится…». И тут не вопрос даже в том, что «это надо еще доказать». Вопрос в самоуважении — себе придется доказывать в первую очередь право на то, чтобы людям честно смотреть в глаза.

Сколько стоит откат?

Однако деньги есть деньги. Известная поговорка гласит: «деньги не пахнут». Так ли это?

Процитирую диалоги некоего форума в одном профессиональном Интернет-сообществе. Темой для дискуссии стала фраза одного из участников форума, который открыто заявил: «Поставляю оборудование и расходные материалы для ***. ОЧЕНЬ хорошо вознаграждаю закупщиков». Примечательно то, что практически никто не обратился по этому объявлению (по словам самого заявителя, к нему обратилось лишь 2,3% от просмотревших тему), зато многие высказали свое отношение к откатам и взяткам.

Приведу примеры самых ярких высказываний:

«Я согласна с мнением, что откат — неотъемлемая часть бизнеса и в целом их существование зависит не от з/п, а от мировоззрения закупщиков. Такие фразы как «цель — оправдывает средства» — это жизненная позиция определенного человека…» Mone

«А вообще, хотите берите откаты, хотите не берите! Дело ваше, вам отвечать за ваши поступки! Будьте ответственны!» Any

«Так что не стоит прикрываться лозунгами о социальной справедливости, говорите прямо: ХОЧУ ДЕНЕГ БОЛЬШЕ, ЧЕМ МОГУ ЗАРАБОТАТЬ!
Я не осуждаю, у каждого из нас своя дорога в ад, просто давайте будем хотя бы честными на этом пути». Директор

«… откаты берут люди неквалифицированные, случайно попавшие на эти вакансии, с заниженной самооценкой, которых не взяли в компании с большой зарплатой, и которые по старой советской психологии пытаются чего-то урвать на своем рабочем месте, вместо того, чтобы учиться и повышать свою квалификацию, повышая тем самым свою стоимость на рынке труда». Sergey

Можно брать и спокойно сидеть на прикормленном местечке. Сделать карьеру. Купить машину, а особо удачливым, нашедшим золотую жилу в лице крупных и покладистых поставщиков — даже квартиру. Материальные блага — это здорово. А репутация? А имя? А возможность самому принимать решения — причем свои решения, те, которые ты сможешь обосновать, а не будешь пожимать плечами, стыдливо опуская глаза.

Прямо смотреть в глаза людям. Спать ночами. Знать, что твоя совесть чиста. Право сказать «нет, я это не практикую». Сколько это стоит? Сколько стоит репутация, имя, возможность честно строить карьеру и отношения со своими партнерами?

Жадность — это порок, и этот порок очень быстро становится виден у профессионального откатчика. Мздоимство всегда написано на лице.

Итог

Те, кто ожидал в этой статье получить какие-либо практические советы или типологию откатов, будут разочарованы.

Уверена, что при желании вы такие статьи легко найдете. Мы лишь хотели напомнить простые истины и поговорить об этической стороне вопроса. Должен же кто-то об этом говорить.

Практический совет, который мы хотели бы вам дать, один: не берите. Это так просто — не брать. Гораздо проще, чем придумывать себе оправдания в виде пухнущих с голоду детей и собственной близкой голодной смерти. Проще, чем бояться, что узнает начальство, проще, чем оглядываться на шепот сослуживцев.

Прежде чем рука сама возьмет белый безымянный конверт, задумайтесь об этом.

© Бузукова Екатерина, закупщик с 12-летним стажем
Вы можете задать автору интересующие Вас вопросы по телефону (495) 748-03-13 или по электронной почте avtor@src-master.ru.

Необоснованное предоставление скидок можно усмотреть из документов по реализации товаров разным покупателям за один период

Суть «откатной» схемы. В маркетинговых целях компании зачастую предоставляют скидки и бонусы особым клиентам. Причем предоставлять скидку или нет — нередко остается на усмотрение сотрудника, который непосредственно организует продажу товара.

Таким образом, сотрудники компаний получают возможность делать избранным поставщикам необоснованные скидки. На практике, как правило, они варьируются в размере от 15 до 20% от стоимости товара. Аналогичная ситуация происходит и с иными преимуществами, которые могут быть важны для покупателя: отсрочками, условиями поставки и т.д.

Как выявить из документов. Выявить случаи необоснованного предоставления скидок можно путем анализа цен для разных покупателей за один и тот же период и за аналогичное количество товара. Здесь все зависит от специфики деятельности компании.

Однако у скидки может быть вполне разумное коммерческое обоснование. Например, первая сделка с клиентом, который интересен организации в дальнейшем, или продажа товара, который давно лежит на складе. Кроме того, скидки также могут иметь рыночный характер. На практике скидки на один вид товара могут значительно отличаться от аналогичных скидок на другие виды товаров и вполне обоснованно.

В случае подозрений бухгалтеру или аудитору целесообразно проверить, проводились ли сделки с этим клиентом ранее, а также сколько времени товар находился на складе. Ведь не исключено, что сотрудник продал нормальный товар по цене ТМЦ, у которого истекает срок годности, при этом получив определенную комиссию.

Разоблачить приобретение товаров для нужд компании по завышенным ценам поможет имитация контрольной закупки

Суть «откатной» схемы. Система откатов используется не только при продаже товаров, но и при их закупке. В этом случае работник компании-покупателя получает вознаграждение за приобретение товара по завышенным ценам, или худшего качества, или на невыгодных условиях.

Случай из практики. Завышенные цены подтвердил фальшивый каталог

В одной из строительных организаций был выявлен случай оптовой закупки оборудования по цене на 20% выше розничной. Оказалось, что менеджер по снабжению вступил в сговор с поставщиком оборудования о включении «интереса менеджера» в стоимость оборудования. И чтобы подтвердить цены на оборудование, поставщик для руководства компании-покупателя изготовил типографским способом специальный каталог с новыми оптовыми ценами.

Формальное основание выбора такого поставщика — проверенное качество товара. При этом сумма отката обычно все-таки меньше суммы завышения. В итоге работник получает наличку, контрагент — реализацию товара, пусть даже по завышенной выручке.

Как выявить из документов. Выявить такие случаи можно путем проведения сравнительного анализа цен фирмы-поставщика и цен других продавцов, занимающихся поставкой аналогичных товаров. Для этого бухгалтер может провести контрольную закупку или ее имитацию — посмотреть в Интернете телефоны поставщиков, обзвонить некоторых из них и узнать цену товара.

Однако нужно учитывать, что даже одинаковые товары могут иметь различные цены, поскольку есть такое понятие, как товар в окончательном исполнении — добавление дополнительных характеристик или качеств, которые могут влиять на цену продукции. Это может быть упаковка, этикетка, расфасовка, стоимость раскрученного бренда, услуги по информационному или консультационному сопровождению товара и т.д.

Компания с низким ассортиментом товара или с высокими ценами выигрывает тендер — признак мошенничества

Суть «откатной» схемы. Заказчик или покупатель организует тендер на выполнение работ, оказание услуг или закупку товара на определенных условиях. Однако в тендере, благодаря стараниям неких работников компании, участвуют специально созданные для этого организации, не ведущие по факту никакой деятельности. Достигается это путем подачи объявлений в редко читаемых изданиях или путем отказа в принятии документов от других потенциальных участников из-за незначительных огрехов. В итоге выигрывает такое состязание единственно возможный контрагент, который в свою очередь заплатил откат сотруднику компании-заказчика.

Примечание. Зачастую в тендере участвуют специально созданные для этого организации, не ведущие по факту никакой деятельности. Соответственно, выигрывает такое состязание единственный контрагент, который в свою очередь заплатил откат.

Как выявить из документов. Если тендеры организуют разные сотрудники, то аудитор или новый главбух может сравнить количество участников, условия оповещения и участия в этих мероприятиях. Если за организацию тендеров отвечают одни и те же сотрудники, то следующим шагом будет сравнение цен и условий по тендеру с ценами и условиями иных поставщиков, которые не участвовали в тендере. Если их предложение будет более выгодно компании, то возникает вопрос, зачем вообще тогда проводился тендер и тратились деньги на его организацию.

Как на практике маскируют получение отката

Самые популярные виды классического денежного отката уже давно напрямую не связаны с наличными. Контрагенты стараются придумать такие поощрения, чтобы работника не заподозрили. Но практика показывает, что некоторые способы все-таки оставляют следы в бумагах компании или на ее расчетном счете.

Перечисление отката на банковскую карточку работника. Покупатель может предложить менеджеру перечислить откат на банковскую карту. При этом счет в банке для сотрудника открывает сам покупатель, оформляя его на другое лицо. Таким образом, сотруднику гарантируется конфиденциальность — его имя не фигурирует в этом денежном потоке.

Примечание. Счет в банке для сотрудника, которому перечисляется откат, открывает сам поставщик, оформляя его на другое лицо.

В такой ситуации ни бухгалтер, ни аудитор не имеют доступа к личным банковским счетам сотрудников, поэтому выявить перечисления откатов практически невозможно.

Откат в виде платы за оказание услуг дружественной компании. Некоторые сотрудники могут быть учредителями своей собственной организации или иметь родственников-учредителей. В этом случае откат может быть перечислен на счет этой фирмы якобы за оказанные консалтинговые услуги, проведение маркетинговых исследований, проверку технической документации и т.д. Подойдет любая аргументация, не имеющая материального воплощения. И поставщику это удобно — благодаря таким схемам он может вполне официально списывать суммы откатов в состав расходов.

Проведение специализированных семинаров и конференций для презентации нового вида продукции. К этой категории откатов можно отнести особые приемы, которые устраиваются для закупщиков под видом разного рода семинаров и конференций. Так, например, поставщик оргтехники и программного обеспечения приглашает представителей компании — потенциального покупателя в Прагу для участия в семинаре-презентации «Новинки компании, выпущенные в 2012 году». Оформление документов, перелет, проживание, питание и культурная программа, естественно, за счет принимающей стороны. Однако перед таким культурным мероприятием приглашенный менеджер оформляет с фирмой-организатором контракт на покупку уникального программного обеспечения, но по завышенной цене.

Также существует практика приглашения на банкеты по поводу «открытия нового филиала», «праздника урожая», «годовщины основания компании», «пятилетнего юбилея на рынке стройматериалов», «открытия нового сезона» и т.д.

Признаки получения сотрудниками откатов

К косвенным показателям, по которым можно судить о возможности получения откатов тем или иным сотрудником, можно отнести следующие показатели.

Резкое улучшение уровня жизни сотрудника. Уровень жизни сотрудника организации обычно соответствует его уровню дохода. Конечно, новую квартиру могут подарить родители, но этот факт сам по себе уже вызывает подозрения. Информацию об уровне жизни целесообразно проверять и при найме нового сотрудника. Компании при проведении собеседования нередко просят кандидатов заполнить специальные анкеты, в которых нужно указать, какая собственность имеется у него.

Так, например, если кандидат на должность менеджера по закупкам, устраиваясь на работу, ездит на новой Audi, но согласен на зарплату в размере 20 000 руб., то возникает вопрос, не будет ли он в дальнейшем заправлять и обслуживать свой автомобиль за счет компании.

Сотрудник часто отлучается во время рабочего дня. Переговоры на темы откатов чаще всего проводятся с поставщиками вне офиса и не по телефону. Если закупщик много времени проводит на переговорах с поставщиком, да еще в свое личное время, у его руководителя есть причина задуматься.

Выявить мошенничество можно и более радикальным способом — ввести обязательное поквартальное тестирование сотрудников на детекторе лжи. Однако такое условие должно распространяться на всех сотрудников проблемных отделов. Также при приеме на работу сотрудников следует предупредить о проведении таких проверок. При этом вопросы стандартные, однако главный из них — предоставлялись ли какому-нибудь поставщику преимущества по сделке за вознаграждение. Как показывает практика, надежность этих проверок очень высокая.

Главбух может самостоятельно снизить риск мошенничества в компании путем применения совсем не бухгалтерских методов

Гарантией прозрачности и объективности процесса, к примеру закупки, служит следование принципам документирования и разделения ответственности на различных этапах. Таким образом, главный бухгалтер, соблюдая некоторые факторы, может понизить риск мошенничества, а также свести откаты на нет.

Случай из практики. На мысль о завышении цен натолкнули нетипичные элементы в оформлении документов

Были установлены нестыковки следующего плана. Поставщиком была достаточно крупная организация, которая уж точно не экономила на программном обеспечении. Однако поступившие бухгалтерские документы, счета-фактуры, накладные, ТТН были явно сформированы не в специализированной базе, а при помощи программы Excel. Со стороны непосвященному человеку такие детали не особо заметны. Но только не бухгалтеру, через руки которого проходит большое количество бумаг, нетипичные элементы в оформлении бросаются в глаза. Системе откатов, таким образом, был дан красный свет».

Рассредоточить процесс закупки товаров между несколькими сотрудниками. Наиболее опасна с точки зрения возможности потери для компании ситуация, когда весь процесс закупки сосредоточен в руках одного сотрудника. Разделение этого процесса на относительно независимые этапы с одновременным разделением ответственности за них между несколькими сотрудниками может существенно улучшить ситуацию в организации.

Таким образом, переданные в бухгалтерию документы будут отражать цепочку принятых решений в границах ответственности участников процесса закупок. Наличие таких документов оказывает положительное влияние в двух направлениях. Во-первых, персонифицирует и четко определяет границы ответственности, что уже само по себе оказывает сильное психологическое воздействие на потенциальных злоумышленников. Во-вторых, значительно облегчает ревизионную деятельность и расследование инцидентов.

Главный бухгалтер может ввести в компании электронный документооборот, который включает в себя автоматизированный контроль уровня и маршрута утверждения документов. Это позволяет значительно ускорить прохождение документов через все стадии подготовки и утверждения.

Сопоставить показатели деятельности подразделений организации. Еще один способ выявления мошенничества в компании — сравнение результатов деятельности подразделений организации. Например, если рентабельность одного из подразделений ниже, чем у других, возможно, оно производит закупки по завышенным ценам. Или доля продаж со скидкой у большинства подразделений не превышает 25%, а у какого-то одного достигает 90%. Причиной этого может быть как неумение менеджеров работать со скидочными инструментами, так и мошенничество с применением откатов.

Встречаются случаи, когда организации устраивают конкурентное соревнование между своими филиалами. Так, менеджеру, купившему товар по самой выгодной цене, руководство компании выплачивает премию, а от менеджера, который приобрел аналогичный товар по самой высокой цене, требуют объяснительную записку или лишают его какого-либо корпоративного бонуса. Как показывает практика, при использовании таких способов нарушений в компании становится меньше.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *