Отсутствие первичного документа ответственность

Автор: | 04.05.2019

Отсутствие первичного документа

Если вы не оформили необходимый первичный документ, и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте ввиду

С 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Заполнены не все реквизиты

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

ПРИМЕР

ООО перечислило иностранному партнеру денежные средства в оплату консультационных услуг.

Однако акт, подтверждающий оказание услуг, не содержал всех необходимых реквизитов. Во время выездной проверки работники налоговой инспекции расценили это как нарушение Федерального закона «О бухгалтерском учете» и исключили сумму, уплаченную иностранному партнеру, из состава себестоимости.

Как следствие, было принято решение доначислить налог, а также взыскать с предприятия пени и штраф.

Предприятие с решением инспекции не согласилось и обратилось в арбитражный суд.

Изучив материалы дела, суд встал на сторону предприятия. Он, в частности, указал, что «незначительные недостатки в оформлении первичных документов… не свидетельствуют об отсутствии хозяйственной операции, а также об отсутствии у предприятия расходов по оплате консультационных услуг».

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Некачественный документ от партнера

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

ПРИМЕР

Налоговая инспекция провела выездную проверку, в результате которой было принято решение о привлечении компании к ответственности. Основанием для такого решения стало, в частности, отсутствие товарно-транспортных накладных по форме 1-Т. Однако суд с точкой зрения налоговиков не согласился, указав, что факт оприходования обществом купленного товара подтвержден товарными накладными по форме ТОРГ-12. В ответ на это налоговая инспекция привела еще один довод: в товарных накладных (ТОРГ-12) нет ссылки на номер и дату транспортной накладной. Но и с этим аргументом арбитры не согласились, подчеркнув, что «отсутствие ссылки на номер и дату транспортной накладной, при фактическом принятии на учет товара, подтверждении свидетелями факта поставки товара силами поставщика, не свидетельствует об отсутствии поставки товара» (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22 сентября 2010 г. по делу № А27-391/2010 (определением ВАС РФ от 21.01.2011 № ВАС-67/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

Административная ответственность

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: этот штраф налагают только в том случае, если нарушение правил бухгалтерского или налогового учета привело:

· к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 20%;

· к искажению любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 20%.

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».

Должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

  • подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные пунктами 3, 4 и 6 статьи 81 Налогового кодекса;
  • исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов — e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Первичные документы: последствия отсутствия

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», март 2019.

Анна Воронцова, адвокат, руководитель направления договорного права и гражданско-правовых споров Ростовской областной коллегии адвокатов «Советник».

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

  • гражданско-правовые;
  • административные;
  • налоговые.

В данном случае будет уместным говорить также о возможной дисциплинарной (по усмотрению хозяйствующего субъекта) и уголовной ответственности сотрудников хозяйствующего субъекта.

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

1. Не предоставление контрагенту первичного учетного документа может повлечь применение штрафа, если подобное условие согласовано в договоре/соглашении, заключенном между сторонами. Сейчас очень распространена практика включения в договор условий, в соответствии с которыми не предоставление/несвоевременное предоставление первичных учетных документов влечет применение к нарушителю штрафа.

2. Если в результате не предоставления вами первичных учетных документов контрагент потерпит убытки, возможно возложение этих убытков на вас. Условиями взыскания убытков в этом случае будут несколько факторов, один из которых – правильно составленный договор с включением в него, частности, соответствующих заверений об обстоятельствах.

3. Отсутствие у вас первичного учетного документа, подтверждающего взаимоотношения с контрагентом, затруднит, а во многих случаях с большой долей вероятности не позволит взыскать с него задолженность, возникшую в результате таких взаимоотношений.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

Судебная практика складывается таким образом, что суды указывают на необходимость документирования участниками гражданского оборота фактов своей хозяйственной жизни и отказывают в удовлетворении требований о взыскании задолженности на основании косвенных доказательств (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018).

4. Отсутствие у вас первичных документов (противоречие их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений (произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной (например, Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015). Указанное в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

Отдельно хочется остановиться и на возможных последствиях отсутствия «правильной реакции» на предоставленные контрагентом документы, а именно мотивированного отказа от подписания, например, акта выполненных работ или акта оказанных услуг. Достаточно популярным сейчас является включение в договоры (особенно актуально это для договоров подрядного типа) условия о том, что непредоставление в течение определенного срока с момента предоставления акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным. Мы, разумеется, рекомендуем включение такой формулировки в договор, если вы исполнитель, и не рекомендуем, если вы заказчик.

Однако вне зависимости от вашей роли в договоре следует всегда учитывать в работе, что такие формулировки действительно «работают», и суды будут признавать отсутствие мотивированного отказа свидетельством того, что работы выполнены (услуги оказаны) при отсутствии веских доказательств обратного. Даже просто наличие в договоре срока на предоставление мотивированного отказа от акта при отсутствии дальнейшей расшифровки о признании акта подписанным с большой долей вероятности повлечет аналогичные последствия.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отсутствие оправдательных первичных документов, уничтожение документов ранее установленных сроков, утрата бухгалтерских документов. Ответственность руководителя, главного бухгалтера за такого рода нарушения и последствия для организации

В соответствии со ст.17 Закона о бухгалтерском учете организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (в ред. изменений и дополнений).

В частности, сроки хранения в отношении отдельных первичных документов определены следующие:

  • первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета — фактуры, накладные, авансовые отчеты и др., включая унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.) — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.150 Перечня);
  • документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — 5 лет (п.151 Перечня);
  • лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня);
  • документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — 5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 75 лет) (п.155 Перечня);
  • доверенности на получение денежных сумм и товарно — материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности — 5 лет (в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения) (п.155 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня);
  • документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — 5 лет (п.167 Перечня).

Согласно же требованиям пп.8 п.1 ст.23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги должно быть обеспечено в течение четырех лет. Учитывая то обстоятельство, что данный срок, по мнению автора, должен исчисляться после налогового периода, то можно считать, что и в рамках налогового законодательства минимальный срок хранения первичных учетных документов определен в пять лет.

Правила хранения первичных учетных документов, передачи их на архивное хранение, изъятия (выемки)

При хранении первичных учетных документов организации руководствуются также Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 (далее по тексту — Положение о документообороте), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28.

Во всех случаях ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В соответствии с разд.6 Положения о документообороте до передачи на архивное хранение в самой организации или в соответствующих архивах первичные документы должны храниться в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки же строгой отчетности хранятся в сейфах или металлических шкафах.

До формирования дел первичные учетные документы для целей их сохранения рекомендуется хранить подшитыми в специальных тематических папках. Отработанные (проведенные по учету) документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны быть скомплектованы в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках.

Ежемесячно по итогам оформления регистров учета документы рекомендуется зашивать в тематические дела, хранящиеся в вышеприведенном порядке.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера.

В отдельных случаях первичные учетные документы могут быть изъяты уполномоченными на то органами. Так, в соответствии с п.8 ст.9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работники налоговых органов при изъятии (выемке) первичных документов, в частности, руководствуются ст.ст.93 — 94 НК РФ и Инструкцией Минфина РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

При проведении изъятия (выемки) главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Во всех случаях изъятие (выемка) документов должно быть оформлено протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему уполномоченному должностному лицу организации.

Порядок расследования причин пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов и документального оформления

В случае пропажи (утраты, гибели) первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п.6.8 Положения о документообороте должен назначить своим приказом комиссию по расследованию причин пропажи (утраты, гибели).

Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители следственных органов или государственного пожарного надзора. При этом если соответствующие должностные лица привлечены не будут или органы МВД или пожарные службы не будут поставлены в известность, то в последующем организации будет нелегко разрешить проблему причин пропажи или гибели документов.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации и согласуется (представляется на рассмотрение) с представителями уполномоченных органов.

После установления причин утраты или гибели документов в известность должны быть поставлены в том числе и налоговые органы.

Если организация обоснует причину потери документов, то с налоговыми органами может быть решен вопрос о непроведении проверок за период, за который утрачены оправдательные документы, а объекты налогообложения могут быть определены согласно представленной организацией отчетности.

В противном случае перед организацией встанет проблема восстановления документов. Такое восстановление может быть произведено через испрашивание у банков, продавцов, клиентов и других хозяйствующих субъектов, с которыми организация имела отношения в ревизуемый период, копий документов.

Ответственность за отсутствие первичных учетных документов

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение той или иной хозяйственной операции, согласно ст.120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которые к организации могут быть применены следующие санкции:

  • если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере пяти тысяч рублей (п.1 ст.120 НК РФ);
  • если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере пятнадцати тысяч рублей (п.2 ст.120 НК РФ);
  • если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей (п.3 ст.120 НК РФ).

При этом следует учитывать, что Определением Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. N 6-О ответственность согласно п.п.1 и 3 ст.120 НК РФ не может применяться одновременно.

К налоговой ответственности организации могут быть привлечены в том числе и в том случае, когда ими документы были переданы третьим лицам (например, юридическим консультациям) (см. Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 18 марта 1999 г. N 04-02-05/6).

В бухгалтерском учете суммы налоговых санкций, наложенных на организации за отсутствие первичных учетных документов, отражаются по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

По фактам наложения на организацию налоговых санкций руководитель организации вправе назначать административные расследования с выявлением обстоятельств утраты (уничтожения, гибели) первичных учетных документов и установлением виновных лиц.

По результатам расследования виновные лица могут быть привлечены к материальной ответственности. При этом к ограниченной материальной ответственности в размере среднемесячного заработка виновное лицо (зачастую это непосредственно главный бухгалтер или бухгалтер, ответственный за хранение документов) может быть привлечено распоряжением руководителя (ст.122, п.3 ст.124 КЗоТ РФ). К ответственности, превышающей среднемесячную заработную плату, виновное лицо может быть привлечено только по решению суда на основании мотивированного иска организации (ст.122 КЗоТ РФ).

Если организация является государственной или муниципальной, то к возмещению штрафных санкций в связи с привлечением ее к налоговой ответственности, может быть привлечен и сам ее руководитель. В этом случае расследование проводится вышестоящей организацией, и для производства удержаний необходим приказ (распоряжение) именно вышестоящей организации. Если ущерб в связи с привлечением к налоговой ответственности составляет свыше среднемесячного заработка руководителя, вышестоящая организация также должна обратиться с иском в суд. В ряде случаев для привлечения должностных лиц к ответственности заявление в суд направляет прокурор (см. ст.122 КЗоТ РФ).

Отдельная ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности первичных учетных документов установлена также ст.21 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации от 7 июля 1993 г. N 5341-1, согласно которой должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации за нарушение законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Так, в соответствии с Распоряжением мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу» за утрату дел постоянного и долговременного хранения (гибель документов вследствие грубого нарушения правил их хранения, незаконное уничтожение документов) на организацию налагается штраф в размере до 70 минимальных размеров оплаты труда. Такой же штраф налагается за нанесение документам постоянного долговременного хранения неисправимых повреждений в результате повреждения документов огнем, плесенью, затопления помещений и т.п.).

Напоминаем, что 1 июля 2002 г. вступает в силу Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, принятый Федеральным законом 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ.

В соответствии со ст.15.11 «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и предоставления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати до тридцати минимальных размеров оплаты труда».

При этом «под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:

  • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
  • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *