Печать на штатном расписании

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Составляем по желанию

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, есть ли потребность в штатном расписании, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Понятно, что имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание работников. Понятно, что при наличии «штатки» менеджеры компании располагают всей полнотой информации о персонале при принятии важных для компании управленческих решений.

Если по «штатке» принято положительное решение, то неминуемо встанет вопрос об утверждении документа. Надо ли ставить печать на штатное расписание?

Подписание и утверждение

После того, как работа над «штаткой» окончена, документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. В общем случае подписи ставятся в конце документа. Однако если документ занимает не одну страницу, то можно визировать каждый лист графика.

После подписания документа его должен утвердить руководитель организации своим приказом (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Необходимо ли ставить печать на штатное расписание?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Ответ на вопрос, нужно ли ставить печать на штатном расписании (форма Т-3), отрицательный. Дело в том, что форма № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, не предусматривает проставления печати на штатном расписании, утвержденном руководителем компании. Места для печати в унифицированной форме не предусмотрено.

Другое дело самостоятельно разработанный бланк. Если он предусматривает прикладывание печати, то ответ на вопрос, нужно ли на штатном расписании ставить печать организации, будет утвердительным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Печать на документе: какую ставить

Согласно печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге.

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался «печать»), новое название — «оттиск печати». Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям — их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам — изложены в государственном стандарте . Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

  • Гербовые. Согласно государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

    Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

  • Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

  • И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

  • Печать структурных подразделений, а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей, который включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах. Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заключения и Отзывы на авторефераты.

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Исполнительные листы.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников , имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д.).

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Узнайте как правильно оформить утверждение документов>>

Узнайте как работать с документами «Для служебного пользования»>>

«Документирование управленческой деятельности»

Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств; ведение дел в суде и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Заключения и отзывы (некоторые разновидности).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); исполнительные листы; командировочные удостоверения.

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); нормы (выработки; расценок; запасов: убыли и т.д.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т.д.).

Протоколы (некоторые разновидности).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления: на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате, о стаже работы и т.д.).

Спецификации (изделий, проекции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним.

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок, ревизий, обследований; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий и т.д.).

Графики (ввода, внедрения, выполнения, работы, занятий, дежурств, отпусков, поставки оборудования, проведения мероприятий, проведения аттестации и установления квалификации).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) — (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Классификаторы технико-экономической информации (государственные, отраслевые, предприятий).

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Нормы (выработки; расценок; запасов; убыли и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения документов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, советов (научно-технического, ученого к др.) и т.д.).

Положения (об организации, структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

Расценки (на производство работ).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освое­ние производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, предприятий; технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифы.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Схема организации работы с документами

Регистрация документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учёта, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их приём и передачу.

Документы регистрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции.

После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.

Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

  • наименование организации (автора или корреспондента);

  • наименование вида документа;

  • дата и регистрационный номер документа;

  • дата или индекс поступление;

  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);

  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

  • срок исполнения документа;

  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;

  • по тематическому классификатору;

  • ключевые слова;

  • количество листов документа;

  • наличие приложений;

  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;

  • промежуточные сроки исполнения;

  • перенос сроков исполнения;

  • срок хранения документа;

  • статус документа (проект, версия);

  • вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации.

Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передаётся ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации.

Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закреплённые за определёнными сотрудниками организации.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполне­ния, не регистрируются.

Дата и индекс документа

Адресат

Кто подписал

Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс

документа

Кто подписал

Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации внутренних документов

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передаёт документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.

Хранение документов

Архив организации в соответствии с положением о нем, комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает следующие операции:

  • подшивку или переплет дела;

  • нумерацию листов дела;

  • составление листа-заверителя;

  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов), эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа – заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруется.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их нумерация. При перенумерации листов, старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организации, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Альтернативой традиционным архивам организации является так называемое внеофисное хранение документов, при котором организация заключает договор с фирмой, специализирующейся на оказании услуг по хранению документов.

Внеофисное хранение документов позволяет экономить дорогостоящее место в офисе, одновременно расширив его полезную площадь. Документы перевозятся в специально оборудованные хранилища с современными системами безопасности и контроля доступа к документам. При этом для неактивных документов используется система типа «архивный короб», обеспечивающая максимальную конфиденциальность информации. Если у сотрудников организации возникнет необходимость обратиться к документам, хранящимся в опломбированном коробе, они могут запросить лишь короб целиком.

Для активных документов используется система «короб-файл», при которой дела внутри короба индексируются. В этом случае по запросу организации может быть доставлено отдельное дело, а не целый короб.

Перечень вопросов для самостоятельного изучения студентами

Документ и системы документации

  1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

  2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

  3. Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

  4. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

  5. Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

  6. Какие понятия «информации» используется документоведами и где оно закреплено?

  7. Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

  8. Что понимается под юридической силой документа?

  9. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

  10. Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

  11. Как вы понимаете процесс унификации документов?

  12. Дайте определение терминам «документ», «документирование».

  13. Какими нормативно-методическими документами определяется порядок ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях?

  14. Дайте определение терминам: «унификация документов»; «стандартизация документов».

Управленческая документация

Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и

расположение реквизитов

  1. Дайте определение термину «реквизит».

  2. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

  3. Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

  4. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

  5. Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

  6. Какие требования предъявляются к оформлению реквизиты «наименование организации»?

  7. Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

  8. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Какими способами оформляется утверждение документа?

  1. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

  2. Какие требования предъявляются к заголовку?

  3. Каков порядок оформления приложений к документу?

  4. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

  5. Как оформляется согласование документа?

  6. Каков порядок проставления на документах печатей?

  7. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Составление и оформления основных документов

  1. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

  2. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

  3. В чем особенности составления и оформления протокола?

  4. В чем особенности составления и оформления акта?

  5. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

  6. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

  7. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

Деловые и коммерческие письма

1. Какие требования предъявляются к оформлению служебных писем?

2. Классификация писем.

3. Охарактеризуйте корреспонденцию, связанную с проведением периодических мероприятий.

4. Виды корреспонденции.

Организация документооборота

  1. Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

  2. Что входит в понятие документооборота?

  3. Что влияет на организацию движения документов?

  4. Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?

  5. Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

Систематизация документов. Регистрация документов

  1. Какое значение имеет регистрация документов?

  2. Какие задачи выполняет регистрация документов?

  3. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?

  4. Назовите формы регистрации документов.

Контроль за исполнением документов

  1. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

  2. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов

  1. Что такое номенклатура дел?

  2. Для чего используется номенклатура дел?

  3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?

  4. Назовите виды номенклатуры дел.

  5. Каков порядок составления номенклатур?

6. Как определяются сроки хранения дел?

7. Каков порядок передачи дел в архив?

8. Кто решает вопрос о передаче дел в архив?

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

  1. Какова основная цель учета конфиденциальных документов?

  2. На каком этапе создания конфиденциальный документ должен учитываться?

  3. Каков основной способ защиты конфиденциальной информации?

  4. Каков основной способ индексирования конфиденциальных документов?

  5. Какова особенность обслуживания потребителей конфиденциальной информации?

  6. Что такое уровень грифа конфиденциальности?

  7. Каковы особенности документирования конфиденциальной информации?

  8. Каковы особенности организации документооборота конфиденциальной документации?

Контрольная работа

Вариант 1

1.Дайте определение термина «унификация».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

Отзыв на проект института на 4 л. в 3экз.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) 1.11.05 ;

б) Запстроймонтаж.

Вариант 2

1. Дайте определение термина «документ».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

а) В.К. Черновой

Отправить факс о согласии до 04.02.2011;

б) Сергеев

О2.02.2011.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) при необходимости уволить Иванова;

б) Ген.директор «Терции» Р.П.Игнатьев.

Вариант 3

1. Дайте определение термина «документирование».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

К

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) Согласовано А.Г.Грязновым

2 декабря 2010 г.;

б) март 2011 года.

Вариант 4

1. Дайте определение термина «бланк документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

«О проведении семинара «Современный офис».

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) Директору фирмы «Роснефть»

Булыгину Е.М. от главбуха Чижова;

б) гор.Пермь.

Вариант 1

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

1. О приватизации квартир в совместную собственность (доклад руководителя департамента муниципального жилья И.М.Чистова).

2. О праве на долю в наследовании приватизированного жилья(доклад юрисконсульта департамента В.В.Серова).

Текст 2

3.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

3.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) приказ, решение, указание, инструкция, распоряжение.

Вариант 2

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

Я, пенсионерка Галочкина Анна Сергеевна (паспортные дан­ные: …), доверяю моему соседу Нидокимову Петру Петровичу (пас­портные данные: …) получить мою пенсию за февраль 2005 г.

Текст 2

В момент аварии на складе № 2 я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) наименование организации, место издания, справочные данные об организации, адресат.

Вариант 3

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

В результате проведённой экспертизы комиссией было установлено…

Текст 2

Прошу освободить меня от занимаемой должности по собственному желанию с 30 марта 2005 года.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) решение, приказ, указание, постановление, акт.

Вариант 4.

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

…коллегия

РЕШИЛА:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архи­текторов во главе с А.С. Марковым.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапар­ка; срок их окончания

30.01.2005 (отв. —ст. мастер Т.Д. Сибкин).

Текст 2

08.11.2005 года была проведена экспертиза качества постав­ленной продукции. В результате работы комиссии было установ­лено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2005 года.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) наименование организации, заголовок, резолюция, отметка о наличии приложений, адресат.

Вариант 1

1. Ваша фирма в связи с приближением новогодних празд­ников снизила расценки на путевки в Египет. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жан­ровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 2

1.Ваша компания начинает выпуск нового оборудования и ищет инвесторов. Составьте текст делового письма в предло­женной ситуации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 3

1. Ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем засе­дании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компани­ей была достигнута договоренность о сотрудничестве. Вам по­ручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, при­ложив бланк заказа. Составьте текст делового письма в предло­женной ситуации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 4

1. Вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку. Составьте текст делового письма в предложенной ситу­ации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Требования к контрольной работе по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Срок сдачи работы: за 2 недели до начала сессии.

На предварительную проверку работу можно отправить по электронной почте, чистовой вариант сдать в бумажном виде на кафедру менеджмента и маркетинга (511 кА 2198-551).

Объем работы: примерно 3 страницы

Титульный лист должен быть оформлен в соответствии с требованиями ПНИПУ.

На титульном листе необходимо указать следующее:

1​ Название учебного заведения

2​ Название кафедры: Кафедра менеджмента и маркетинга

3​ Название предмета: Документирование управленческой деятельности

4​ Название документа, который будет анализироваться в работе. Например: письмо-рекламация, акт списания, гарантийное письмо, докладная записка.

Первый лист. Копия документа, взятого непосредственно из документооборота предприятия, для вашей контрольной работы.

Второй лист. Реферат. Раскрыть тему конкретно по выбранному документу:

— Определение документа

— Группа, к которой документ относится в УС ОРД

— Роль документа в системе УС ОРД

— Необходимый вид бланка для рассматриваемого документа

— Краткая характеристика реквизитов

— Особенности составления и оформления текста (стиль, композиция, язык)

— Правила регистрации и хранения

Третий лист: Анализ ошибок в рассматриваемом документе (форма, композиция, этикет, язык).

Внимание! Необходимо узнать о результате проверки работы у преподавателя на консультации или по телефону. Помните, что контрольная работа является допуском к зачету.

Будянская Ирина Матвеевна — 2198-551р, 8-912-98-53-919 ir-ma-sk@

Список рекомендованной литературы

Основная литература:

  1. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ.пос.-М.: Дашков и К, 2007.

  2. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение:Учеб.-практ.пос.-М.:Кнорус, 2007

  3. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:Учеб.пос.-М.:Инфра-М,2010

  4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение делопроизводства: Учеб.пос.- Новосибирск: Инфра-М, 2006

Дополнительная литература:

  1. Татарников М.А. Делопроизводство в учреждениях и на предприятиях: Учеб.пос.– М.:Инфра-М,2006

  2. Басаков М.И. Делопроизводство(документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003):Учеб.пос.- М.: Дашков и К, 2009

  3. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учеб.-справ. пос.-М.: Дашков и К, 2009

  4. Документирование управленческой деятельности/под ред.В.В. Маковецкого: Учеб.пос.- М.:Колосс,2005

  5. Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности: Учеб.пос.- М.:Флинта, Изд-во МПСИ,2006

  6. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов.- (Б-ка типовых документов).-М.:Омега,2008

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Тестовые задания по теме «Документационное обеспечение управления»

В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько) или указать последовательность объектов.

1. Документ – это:

1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.

3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2. Подлинник документа – это:

1. Первый или единственный экземпляр документа.

2. Экземпляр документа, с которого снята копия.

3. Юридическая сила документа – это:

1. Особенности внешнего оформления документа.

2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.

3. Способность документа порождать определенные правовые последствия.

4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?

1. Да.

2. Да, по соглашению сторон информационного обмена.

3. Нет.

5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

1. Гриф утверждения.

2. Печать.

3. Отметка о заверении копии.

4. Виза согласования.

5. Подпись.

6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

1. Открытое акционерное общество.

2. (ОАО «Сибнефть»).

3. Филиал в городе Ханты-Мансийске.

4. «Нефтяная компания “Сибнефть”».

7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?

1. Место составления или издания документа.

2. Заголовок к тексту.

3. Наименование организации.

4. Товарный знак (знак обслуживания).

5. Наименование вида документа.

6. Адресат.

7. Справочные данные об организации.

8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?

1. На подлиннике, отправляемом адресату.

2. На копии, помещаемой в дело организации.

9. Какой реквизит оформлен неправильно?

1. Наименование организации-автора.

2. Справочные данные об организации.

3. Дата документа.

4. Регистрационный номер документа.

5. Заголовок к тексту.

Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору

Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия

Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»

ОГРН 1127776500001;

ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову

10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильны

1. Общество с ограниченной

ответственностью

«АВТОКАР»

117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1

Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;

e-mail: avto@avto.ru

ОГРН 1127776500001;

ИНН/КПП 0112220000/011777000

____________________ № _____________

На № _______________ от _____________

2. Общество с ограниченной

ответственностью

«АВТОКАР»

Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312

Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;

e-mail: avto@avto.ru

ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;

ИНН/КПП 0112220000/011777000

___________________ № ________________

На № _____________ от ________________

11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?

1. Отказаться от визирования документа.

2. Завизировать документ, выразив свое мнение.

12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?

1. О договоре поставки.

2. О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.

3. О невыполнении договора.

13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?

1. Генеральный директор           Подпись     Л.И. Садиков

2. Зам. генерального директора Подпись     О.П. Ремизов

3. И.о. генерального директора      Подпись     О.П. Ремизов

14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова)?

1. Коммерческий директор       Подпись  Е.Д. Табаков

2. Зам. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков

3. И.о. коммерческого директора Подпись  Е.Д. Табаков

15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?

1. Да.

2. Нет.

16. Какое письмо заверяется печатью?

1. Гарантийное письмо.

2. Коммерческое предложение.

3. Письмо-просьба.

17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?

1. Кравцову М.П.

Прошу подготовить заключение к 18.04.2007.

Подпись руководителя

10.04.2007

2. Кравцову М.П.

Прошу рассмотреть.

Подпись руководителя

10.04.2007

18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?

1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.

2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.

3. Приложение: на 3 л. в 1 экз.

19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

1. Да.

2. Нет.

20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?

1. Нормы выработки.

2. Нормы времени.

3. Нормы управляемости.

4. Нормы обслуживания.

21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

1. Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

2. Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

3. Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

4. Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

22. Документооборот – это:

1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.

2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

3. Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.

23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?

1. Да.

2. Нет.

24. Какой документ относится к нерегистрируемым?

1. Письмо-запрос.

2. Жалоба гражданина.

3. Сопроводительное письмо.

4. Рекламное письмо.

25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?

1. Да.

2. Нет.

26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

1. 15 дней.

2. 30 дней.

3. 45 дней.

4. 60 дней.

27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?

1. В календарных днях.

2. В рабочих днях.

28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?

1. Руководитель организации, исполняющей поручение.

2. Руководитель вышестоящей организации.

3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?

1. Классификатор должностных лиц.

2. Классификатор видов продукции.

3. Классификатор единиц административно-территориального деления.

30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?

1. Протокол.

2. Справка.

3. Акт.

31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?

1. Положение о бухгалтерии.

2. Справка о задолженности предприятия.

3. Письмо-запрос о предоставлении информации.

4. Протокол заседания совета директоров.

32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?

1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.

2. Устанавливаются приказом руководителя.

3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

1. Несколько.

2. Два.

3. Один.

34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?

1. На руководителя структурного подразделения.

2. На заместителя руководителя организации.

35. Какое утверждение является правильным?

1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.

2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.

3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.

36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?

1. Корреспондентский.

2. Номинальный.

3. Авторский.

4. Предметно-вопросный.

37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?

1. Документы о строительстве торгового центра.

2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.

3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).

38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?

1. Да.

2. Нет.

39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

1. Да.

2. Нет.

40. В какое дело помещается внутренняя опись?

1. Личное дело.

2. Приказы организации по личному составу.

3. Переписка с органами власти и управления.

41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?

1. В 2010 году.

2. В 2011 году.

3. В 2012 году.

42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?

1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.

2. По завершении делопроизводственного года.

3. При помещении исполненных документов в дело.

43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?

1. Опись приложений к документам.

2. Опись дел постоянного хранения.

3. Опись дел временного до 10 лет хранения.

4. Опись дел по личному составу.

5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.

6. Опись дел, подлежащих уничтожению.

44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?

1. До утверждения описей дел.

2. После утверждения описей дел.

3. Одновременно с утверждением описей дел.

45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?

1. Экспертная комиссия организации.

2. Руководитель организации.

3. Архив, принимающий документы данной организации на хранение.

Ответы на задания теста

Номер
задания

Правильный
ответ

1

1

2

1

3

3

4

2

5

4

6

1, 4, 2, 3

7

3, 4, 7

8

2

9

4

10

2

11

2

12

2

13

2

14

3

15

2

16

1

17

1

18

3

19

1

20

2

21

2

22

2

23

1

24

4

25

1

26

4

27

1

28

2

29

1

30

3

31

1

32

2

33

3

34

2

35

1

36

2, 3

37

3

38

2

39

2

40

1

41

2

42

1

43

2, 4, 5

44

1

45

2

Результаты тестирования:

40–45 правильных ответов – очень хороший результат;

30–39 правильных ответов – хороший результат;

менее 30 правильных ответов – удовлетворительный результат.

Приказы относятся к внутренней документации организации. Они необходимы для регулировки деятельности организации и имеют юридическую силу, будучи заверенными подписью руководителя.

В нашей статье вы узнаете, ставится ли печать на приказах организации, в каких случаях она нужна, и кто имеет право ставить печати на приказах.

Кто имеет право ставить печать на приказах?

Те должностные лица, которые эти документы издают. То есть, если приказ общий по организации, он издается и заверяется подписью руководителя и круглой печатью организации.

Если документ издается начальником отдела, и в отделе используется своя, внутренняя печать – именно ее и ставят на документе. Пользоваться основной печатью организации в данном случае нельзя. А вот, например, приказ об отпуске, о приеме на работу, назначении на должность или об увольнении, подписывает руководитель компании. И соответственно, ставится основная печать. Как и на других кадровых приказах.

А приказ о замене рекламных наклеек на фирменных машинах компании исходит от руководителя транспортного отдела, им же и заверяется. Если в транспортном отделе имеется собственная печать – она ставится.

Разница – в сфере действия документа. Те, которые заверяются подписью руководителя компании и ее основной печатью, касаются всех, без исключения. Те, которые заверяются подписью руководителя отдела, касаются только его подчиненных или назначенного исполнителя. Должна заверять документ печать или нет – решает руководитель отдела.

Таким образом, нужна ли печать на распоряжении, в каждой компании решается индивидуально. Но по законодательству она вовсе не обязательна.

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33.

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Какие документы организации должны заверяться печатью организации?

Все юридические лица, казалось бы, должны иметь в наличии печать. Однако ни ГК РФ, ни Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не обязывают их к этому. Но такое требование все же предусмотрено нормами специальных законов:

— для акционерных обществ — п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;

— для обществ с ограниченной ответственностью — п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»;

— для унитарных предприятий — п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;

— для некоммерческих организаций — ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;

— для жилищных накопительных кооперативов — п. 8 ст. 3 Федерального закона от 30.12.2004 N 215-ФЗ «О жилищных накопительных кооперативах».

При этом указанные юридические лица вправе иметь штампы со своим наименованием.

Примечание. Региональные законодательства продолжительное время еще сохраняли разрешительный порядок изготовления печатей. Например, в г. Москве для получения разрешения на изготовление печати обращались в районное или городское управление внутренних дел (п. 4.14 Положения о порядке регистрации предприятий в г. Москве, утв. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.1991 N 97). Этот порядок существовал в городе до 1997 г.

Как видим, об обязательности наличия печати на законодательном уровне не упоминается в отношении обществ с дополнительной ответственностью и товариществ.

Используемые реквизиты

Прежде изготовление печати строго контролировалось государственными органами. Это было установлено Инструкцией о порядке открытия штемпельно-граверных предприятий (мастерских), изготовления печатей и штампов (утв. Приказом МВД СССР от 13.02.1978 N 34). Данная Инструкция канула в Лету с изданием Приказа МВД России от 14.02.1994 N 48.

Одно время московское законодательство устанавливало дополнительные требования к обязательным реквизитам печатей. Эти требования были прописаны во Временных правилах изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы (утв. Распоряжением мэра от 25.08.1998 N 843-РМ, утратили силу с февраля 2005 г.). В частности, предусматривалось обязательное указание следующих реквизитов:

— полного наименования организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;

— местонахождения;

— основного государственного регистрационного номера;

— номера городского реестра печатей.

Для «простых» печатей помимо перечисленных реквизитов предусматривалась дополнительная надпись, например, «секретариат», «канцелярия», «управление делами», «отдел кадров», «для счетов», «для удостоверений», «для справок» и т.д.

Предусматривалась возможность по усмотрению организации указать идентификационный налоговый номер (ИНН) и код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Все надзорные функции в части изготовления печати приказали долго жить. В настоящее время ни упомянутый Закон N 129-ФЗ, ни Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438), устанавливающие процедуру государственной регистрации юридических лиц, не предусматривают необходимость регистрации эскиза печати при создании организаций.

В приведенных же выше специальных Законах определены лишь общие требования к печати: она должна быть круглой, содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и ее местонахождение. На печати может размещаться также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещают товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При их отсутствии в центре довольно часто указывается сокращенное наименование юридического лица.

Порядок использования печатей структурных подразделений следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении или в специальном локальном нормативном акте организации. В указанном акте обычно устанавливается «введение в действие» всех печатей. В нем же указывают, на каких документах какие печати должны проставляться. Например, печать «для склада» может проставляться на актах приемки товара (форма ТОРГ-1), печать «для корреспонденции» используется для деловой переписки, которую ведут менеджеры фирмы. Здесь же приводятся и лица, ответственные за хранение и проставление оттиска каждой печати.

Несколько выделяется по требованиям печать «для отдела кадров». Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) предлагается использование именно печати кадровой службы, то есть печати соответствующего структурного подразделения. Если же в организации не имеется отдела кадров (например, есть только инспектор по кадрам или менеджер по персоналу), то заказывать печать для отдела кадров нецелесообразно. И тогда в центре печати в качестве дополнительного реквизита довольно часто указывается «для кадровых документов». Однако это не столь уж и корректно по отношению к упомянутому нормативному акту.

Использование печати

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) предусматривает оттиск печати в перечне реквизитов документа. Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25).

Возможно, это и сподвигло к мнению, что прямое и чуть ли не единственное предназначение печати — заверять подписи на документах, причем на всех.

Организация во время своей деятельности выпускает массу документов. И добрую часть из них составляют договоры. Поэтому вопрос наличия (или отсутствия) на них печати — один из насущных для бухгалтерской службы.

Примечание. Нередко организации решают работать не с одной, а с несколькими печатями. Как правило, одна печать — «для финансовых документов». Ее же обычно используют для оттиска на банковской карточке фирмы. Вторая — «для договоров». Она заверяет подпись тех, кто уполномочен подписывать тот или иной контракт, а также дополнения и соглашения к нему. Еще могут быть печати «для склада», «для корреспонденции», «для отдела кадров» и так далее. При этом на любом из перечисленных видов печатей должны присутствовать все реквизиты, которые имеются на «основной» печати организации.

— на договорах — по желанию

Гражданское законодательство не требует обязательного наличия печати на договорах. При оформлении сделок скрепление договоров печатью считается лишь дополнительным требованием (п. 1 ст. 160 ГК). Если в законодательстве РФ или в самом договоре такого указания нет, то скреплять договор печатями нет необходимости. Вполне достаточно в этом случае простого его подписания обеими сторонами.

С этим соглашаются и судьи. В Постановлении ФАС Московского округа от 05.03.2008 N КГ-А40/862-08 они констатировали, что наличие печати, в соответствии с ГК РФ, не является обязательным реквизитом при заключении сторонами договора. Поэтому наличие или отсутствие на договоре печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной. В Постановлении же от 11.05.2006, 18.05.2006 N КГ-А40/3670-06 они уточнили, что печать не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если договор подписан уполномоченным руководителем юридического лица. Статья 153 ГК РФ, на которую ссылается заявитель жалобы, не содержит такого обязательного условия действительности сделки, как наличие печати.

Примечание. При получении документа, заверенного «простой» печатью, для проверки его легитимности можно обратиться с запросом к контрагенту о представлении указанного локального акта. Впрочем, использование специальной печати можно изначально предусмотреть и в самом договоре.

Судьи ФАС Северо-Западного округа в ряде своих постановлений отклонили довод истца о незаключении договора в связи с отсутствием печати:

— стороны достигли соглашения по всем существенным условиям договора, а отсутствие в нем печати арендатора не является основанием для признания договора незаключенным (Постановление от 24.03.2009 по делу N А52-3612/2008);

— договор об ипотеке подписан уполномоченными лицами, удостоверен нотариусом, прошел государственную регистрацию, а Федеральный закон от 16.07.1998 N 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» не устанавливает обязанности проставления печати (Постановление от 16.10.2009 по делу N А21-9765/2008);

— печать на договоре поставки на условиях коммерческого кредита не является обязательным атрибутом (Постановление от 10.01.2008 по делу N А56-37116/2006).

В ГК РФ закрепляется, что законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенного вида, скрепление печатью и т.п.), и оговариваться последствия несоблюдения этих требований. Следовательно, в определенных случаях, предусмотренных нормативно-правовыми актами или самими сторонами в договоре, обязательным реквизитом последнего наряду с подписью уполномоченного лица становится и печать.

В обязательном порядке следует применять печать для оформления двойного складского свидетельства и в том случае, если предмет залога остается у залогодателя (ст. ст. 338 и 913 ГК РФ).

Отсутствие же печати на договоре, в текст которого включено положение о том, что договор и изменения к нему должны быть скреплены печатями сторон договора, может повлечь:

— признание письменной формы сделки несоблюденной. А значит, стороны не смогут ссылаться при спорах на свидетельские показания (п. 1 ст. 160, п. 1 ст. 162, п. 1 ст. 434 ГК РФ);

— признание договора недействительным, если такое последствие прямо указано в договоре (п. 2 ст. 162 ГК РФ).

Если проставление печати в договорах — дело добровольное, то на некоторых других документах ее наличие обязательно.

Довольно широко в своей деятельности организации используют доверенности. Например, на получение материально-производственных запасов по форме N М-2 либо по форме N М-2а, когда получение материальных ценностей носит массовый характер (обе формы утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Доверенность оформляется бухгалтерией организации в одном экземпляре и выдается под расписку получателю. Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Отсутствие печати организации, выдавшей доверенность, свидетельствует о недействительности данного документа как не соответствующего требованиям указанного п. 5 ст. 185 ГК РФ (Постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.2009 по делу N А49-7388/2006).

Доверенность может быть выдана на представление интересов организации в суде (п. 5 ст. 61 АПК РФ), налоговой инспекции (п. 3 ст. 29 НК РФ), других учреждениях, на проведение переговоров и обмен документами с партнерами и т.д. И во всех этих случаях доверенность без оттиска печати не будет признана действительной — это прямо следует из указанной выше нормы п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Так, представленная доверенность, по мнению судей ФАС Московского округа, не могла являться доказательством полномочий представившего ее лица на подписание искового заявления от имени общества, поскольку была подписана неустановленным лицом, доказательства полномочий которого отсутствовали. Помимо этого отсутствовала и печать организации (Постановление от 13.06.2007, 20.06.2007 N КГ-А40/5127-07).

Примечание. От наличия или отсутствия на договоре печати, равно как и от даты ее проставления, не зависит его действительность.

Налоговики также напомнили, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (Письмо ФНС России от 10.08.2009 N ШС-22-6/627@).

Печать потребуется и при открытии лицевого счета. Ведь, прежде чем открыть счет в банке, необходимо представить пакет документов, среди которых — и карточку с образцами подписей и оттиска печати (форма N 0401026 по ОКУД). Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающих правом первой или второй подписи, может быть удостоверена нотариально либо без нотариального свидетельствования подлинности подписей в присутствии уполномоченного сотрудника кредитной организации (п. п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).

При оказании услуг населению организации, осуществляя наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, должны выдать физическому лицу документ на бланке строгой отчетности, приравненный к кассовому чеку. В пп. «и» п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) перечислены обязательные реквизиты такого документа, среди которых есть и печать организации.

К документам, на которых наличие печати обязательно, относятся отдельные формы первичных документов, приведенные в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России. Необходимость оттиска печати на них указывается наличием аббревиатуры «М.П.». В частности, реквизит «Место печати» присутствует в следующих унифицированных формах:

— товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

— акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100);

— товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78);

— акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 71а);

— актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7);

— путевом листе грузового автомобиля (форма N 4-П, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Без печати указанные документы будут составлены с нарушениями. Из вышесказанного следует, что оттиск печати на первичных учетных документах необходим только тогда, когда это прямо предусмотрено бланком унифицированной формы.

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

— в акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);

— командировочном удостоверении (форма N Т-10).

В командировочном удостоверении печатью заверяется не только подпись руководителя организации, направляющего работника в командировку, но и отметки о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него. При отсутствии же печати организации, в которую работники направлены в командировку, налоговики не принимают расходы по данной командировке при исчислении налога на прибыль.

На квитанции к приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) предусмотрен реквизит «М.П. (штампа)». Квитанцию согласно указаниям по ее применению и заполнению надлежит подписывать главному бухгалтеру или лицу, на это уполномоченному, и кассиру. Подписи же заверяются печатью (штампом) кассира. Аналогичное положение предусмотрено и п. 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18). Как видим, речь в названных руководящих документах идет не о печати юридического лица, а о печати (штампе) кассира.

То, что действующее законодательство РФ не требует проставления печати юридического лица на квитанции к приходному кассовому ордеру, подтвердили и судьи ФАС Восточно-Сибирского округа. Несоответствие оттисков печати на квитанции и печати принявшей деньги организации не ведет к недействительности документа (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.2009 N А33-11360/07-Ф02-7117/08).

Бухгалтерские первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, как известно, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди перечисленных обязательных реквизитов самостоятельно разработанного организацией первичного документа ее печать не упомянута.

Так, форма товарного чека не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому для принятия его к учету необходимо, чтобы он содержал реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Следовательно, печать организации для него обязательным реквизитом не является (Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 N КА-А40/5456-06).

Все формы налоговых деклараций, представляемые организациями, должны быть заверены печатью (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 N 104н, пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утв. Приказом ФНС России от 15.12.2010 N ММВ-7-3/730@).

При проведении проверок налоговые органы вправе потребовать у налогоплательщика (налогового агента) документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов (пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 93 НК РФ). Поскольку в ИФНС России представляются не подлинники, а копии документов, то их также обязательно нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ).

В налоговую инспекцию организации должны представлять и бухгалтерскую отчетность (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Формами бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н) не предусмотрено такого реквизита, как «место печати». Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) и Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организаций» (ПБУ 4/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н) также не устанавливается требование о проставлении печати организации на бухгалтерской отчетности. Таким образом, отсутствие оттиска печати на бухгалтерской отчетности не может являться причиной отказа в ее приеме инспектором налогового органа.

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры законодатель печать не упомянул (п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ). Поэтому отказ в вычете по причине отсутствия печати в счете-фактуре является необоснованным (Постановления ФАС Поволжского округа от 07.12.2009 по делу N А06-1744/2009, ФАС Московского округа от 14.08.2007, 20.08.2007 N КА-А40/7956-07).

Наличие печати в счете-фактуре (неисправленном) также не является нарушением и не препятствует получению налогового вычета, поскольку внесение налогоплательщиком дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры и их заполнение не признаются нарушением, служащим основанием для непринятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (Письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 26.07.2006 N 03-04-11/127).

Но на практике все же может возникнуть обязанность проставления продавцом оттиска своей печати. Так, исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). Поэтому при исправлении ошибок, обнаруженных после составления счета-фактуры, выставившая счет-фактуру организация, в том числе и налоговый агент, должна заверить их подписью руководителя (уполномоченного в установленном порядке лица) и печатью (Письмо ФНС России от 12.08.2009 N ШС-22-3/634@).

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) сегодня является подспорьем для быстрого и надежного обмена документами. Партнеры по бизнесу вправе воспользоваться ею, если они оговорили это при заключении договора (п. 2 ст. 160 ГК). Помимо того что ЭЦП заменяет собственноручную подпись руководителя, она в то же время является и печатью (ст. 19 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Поэтому скреплять электронно-цифровой подписью можно не только те документы, «опечатывание» которых происходит по воле сторон, но и те, печать на которых необходима в силу закона.

Требование о проставлении оттиска печати организации в трудовых книжках закреплено, как было сказано выше, в Инструкции по заполнению трудовых книжек, а также в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Так, печать необходима на титульном листе и проставляется при оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу этого листа предусмотрено соответствующее поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться как печатью организации, так и печатью кадровой службы. Аббревиатура «М.П.» использована и на первом листе вкладыша в трудовую книжку (форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утв. упомянутым Постановлением Правительства РФ N 225, их же образцы — Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н).

Печать проставляется также на внутренней стороне обложки при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п. 2.3 Инструкции). Например, самый распространенный случай: работница вышла замуж и изменила свою девичью фамилию на фамилию мужа.

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, его печатью и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой. Причем эти копии должны быть заверены надлежащим образом.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (действует в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423)) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения). При этом на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Упомянутый ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись: ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»; далее указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его личная подпись, делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия), указывается дата заверения и проставляется печать.

Печать индивидуального предпринимателя

Упомянутый Закон N 129-ФЗ не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Московские налоговики в свое время констатировали, что обязанность индивидуального предпринимателя приобретать и использовать печать при осуществлении своей деятельности действующим налоговым законодательством не предусмотрена (Письмо Управления ФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239). Следовательно, логично предположить, что предприниматель вправе, но не обязан иметь свою печать.

Судьи ФАС Дальневосточного округа пришли к выводу, что наличие печати у индивидуального предпринимателя не обязательно, ее наличие остается на его усмотрение, поскольку законодательство не содержит прямого требования о наличии печати (Постановление от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390).

Обязанность наличия печати у предпринимателя все же вытекает из смысла законодательства, а также из практики делового оборота.

Данная точка зрения высказана Верховным Судом РФ в Определении от 20.02.1998 N 58-Г98-2. По мнению высших судей, в практике делового оборота наличие у любого юридического лица и частного предпринимателя печати признается обязательным и само собой разумеющимся. Без такой печати не может быть открыт расчетный счет в банке или другом кредитном учреждении, надлежащим образом удостоверены заключаемые сделки и иные документы. При таких условиях в соответствии со ст. 6 ГК РФ допускается применение гражданского законодательства по аналогии.

В настоящее время индивидуальные предприниматели могут открыть счет в банке и без печати (п. 2.8 Порядка заполнения карточки с образцами подписей и оттиска печати, Приложение 2 к упомянутой Инструкции Банка России N 28-И).

Что касается сделок, то, как было сказано выше, ст. 160 ГК РФ определено, что любая сделка, совершенная в письменной форме, должна быть подписана сторонами. То есть обязательным элементом сделки в письменной форме по общему правилу является только подпись уполномоченного лица.

Тем не менее сложности у предпринимателей при совершении сделок, когда у них отсутствует печать, возникнуть все же могут. Это случается, когда тот или иной нормативно-правовой документ напрямую предусматривает проставление на документе печати: выдача доверенности, бланков строгой отчетности, использование первичных документов, на которых проставляется печать, ведение трудовых книжек и т.д. (см. выше).

Ввиду того что законодательство РФ не дает однозначного разрешения данного вопроса, а проблемы на практике у индивидуального предпринимателя наверняка возникнут, на наш взгляд, печать ему иметь все-таки желательно.


Warning: Error while sending QUERY packet. PID=10848 in D:\OpenServer\domains\iiotconf.ru\wp-includes\wp-db.php on line 1924

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *