Периодичность подсчета документооборота в организации

Автор: | 01.05.2019

Содержание

Что представляет собой документооборот учреждения?

В общем понимании документооборот представляет собой совокупность документов учреждения. Ошибочно полагать, что все из них имеют отношение к бухгалтерской службе. Финансовые работники имеют дело с теми документами, которые включают измерители хозяйственной операции в стоимостном выражении. Их можно разделить на три основные группы: учетная бухгалтерская документация (по учету активов и обязательств), организационно-правовая (учетная политика, план счетов, регистры, положение о службах и подразделениях) и отчетная (балансы, налоговые отчеты и декларации, документы и отчеты о проведении проверок, ревизий).

Для бухгалтера документооборот — это движение названных групп документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки <1>. Организация документооборота есть не что иное, как установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве. Для бухгалтера понятие документооборота имеет более широкое значение. Это прежде всего система, включающая:

  • первичные документы;
  • учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  • график документооборота;
  • порядок хранения документов.

<1> ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

В Положении о документах и документообороте <2> даны рекомендации по каждой составляющей системы документооборота. В частности, оно содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии — по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень реквизитов первичного документа приведен в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <3>. Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.

<2> Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105.
<3> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следующим элементом документооборота бюджетного учреждения являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности. При этом в целях ведения бюджетного учета учреждения применяют регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее — Инструкция N 148н).

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующего количества первичных документов. Завершает систему документооборота порядок хранения «первички» и учетных регистров, прописанный в Положении о документах и документообороте.

Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры учреждения, формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) и принятой в бюджетном учреждении технологии делопроизводства. Правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, утверждаются в приложении к учетной политике учреждения (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Первый элемент документооборота — унифицированные формы

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. В бюджетных учреждениях порядок контроля и упорядочения документов отличается от соответствующего порядка в коммерческих организациях. Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 <4> (далее — ОКУД):

  • класса 03 ОКУД «Унифицированная система первичной учетной документации»;
  • класса 05 ОКУД «Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации».

<4> Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и учету работы автотранспорта (путевые листы на различные авто).

В группу класса 05 ОКУД входят документы с бюджетной спецификой, такие как акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, литературы, бланков строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, уведомление по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.

Для учреждений конкретных сфер бюджетной деятельности даны отдельные рекомендации по формам документов. Например, для учреждений Вооруженных сил РФ, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, унифицированные бланки приведены в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139. Учреждения государственных и муниципальных органов исполнительной власти в этих целях могут руководствоваться Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, то бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки также производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журналах операций, исходя из которых заполняется главная книга учреждения.

Второй элемент документооборота — учетные регистры

В регистрах бюджетного учета накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы:

  • регистры аналитического учета, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в Приложении 3 к Инструкции N 148н (карточки, оборотные, накопительные ведомости, книги регистрации и аналитического учета, реестры, ведомости учета, инвентаризационные описи);
  • регистры синтетического учета, в которых накопительным способом обобщается информация регистров аналитического учета и наиболее важных первичных документов (журнал операций по счету «касса», журнал операций с безналичными денежными средствами, журнал операций расчетов с подотчетными лицами, журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками, журнал операций расчетов с дебиторами по доходам, журнал операций расчетов по оплате труда, журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, журнал по прочим операциям, главная книга).

Инструкцией N 148н предусмотрена автоматизация бюджетного учета, которая основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим регистрам и разделам Плана счетов бюджетного учета. Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения вносить в регистры бюджетного учета дополнительные реквизиты и показатели. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления из регистров отдельных реквизитов, что, как было сказано выше, не допускается.

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике. Как правило, используемая учреждением технология обработки учетной информации формирует показатели в первую очередь для подготовки данных бюджетного учета и отчетности.

В целях оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления регистров и ответственных за их оформление должностных лиц целесообразно указать в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов.

Третий элемент документооборота — график

Движение первичных учетных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, который составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения как приложение к учетной политике. Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы учреждения в целом.

Грамотно составленный график документооборота позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. Исходя из этого, в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.

График документооборота допускается составлять в виде схемы или таблицы, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Ниже приведен пример графика документооборота отдельных документов учреждения, составленного в форме таблицы. Она представляет собой перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.

Наименование

документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

ответственное

лицо

срок

исполнения

ответственное

лицо

срок

обработки

ответственное

лицо

срок

передачи

Бланки

строгой

отчетности

Бухгалтер-

кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

Авансовые

отчеты

Подотчетные

лица

Не позднее

трех

рабочих

дней

Бухгалтер

По

представлению

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

Кассовые

документы

Бухгалтер-

кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По

истечении

отчетного

периода

С графиком документооборота следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников. Необходимо помнить о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Заключительный элемент документооборота — хранение документов

Сроки хранения документов устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки), учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости) и первичных документов (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, счета-фактуры и др.). Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов <5>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

<5> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше, чем срок хранения бухгалтерских документов, и составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе не нужно, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Перспективы электронного документооборота

Возрастающий объем обрабатываемых документов и новые технологии ведения учета требуют внедрения принципиально новой модели оформления и движения документов — электронного документооборота. Возможности обмена информацией в электронной цифровой форме посредством современных информационных технологий и сети Интернет начинают использоваться в коммерческой деятельности. Также электронная система документооборота сегодня уже внедряется в отдельных учреждениях (см., например, Приказ Роснедвижимости от 17.10.2008 N П/0377, имеющий отношение к федеральным государственным учреждениям «Земельная кадастровая палата»). Представление об электронных документах дает Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Одно из его требований заключается в том, что составление и хранение первичных учетных документов на машинных носителях информации должны производиться с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе, что пока сужает сферу применения документов в электронном виде и электронного документооборота.

С.Кравченко

Эксперт журнала

«Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности»

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения
Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок
Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Приходный ордер М-4 1 Кладовщик Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика Кладовщик Бухгалтер по участку МПЗ 10-го, 20-го и 30-го числа месяца Бухгалтер по участку МПЗ 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер КО-1 1 Кассир Главный бухгалтер, кассир Кассир Старший бухгалтер Ежедневно в конце рабочего дня Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля 1 Менеджер по логистике Менеджер по логистике, механик Водитель Бухгалтер по участку МПЗ Ежедневно Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

  • <или>к хозяйственной операции;
  • <или>к должностям и профессиям;
  • <или>к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения
Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок
Оплата счетов, выставленных поставщиками Счет на оплату 1 Менеджер отдела закупок Руководитель отдела закупок Менеджер отдела закупок Главный бухгалтер В день наложения визы руководителем отдела закупок 5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Перечень планируемых платежей 1 Главный бухгалтер Руководитель Главный бухгалтер Старший бухгалтер Ежедневно, не позднее 12.00 Старший бухгалтер 1 год с даты составления
Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

  • <или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

  • <или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

  • <или>внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

2. Должностные обязанности:

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

  • <или>закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

***

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

>Документооборот. Требования к оформлению документации

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

  • номера страниц;
  • предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
  • абзацный отступ;
  • величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
  • выравнивание текста;
  • максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
  • правила выделения полужирным текстом;
  • оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

  • гриф ограничения доступа;
  • отметка об электронной подписи;
  • наименование структурного подразделения — автора документа;
  • наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

>1.2 Учет объема документооборота. Правила подсчета документов

Похожие главы из других работ:

Анализ организации контроля исполнения документов

учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов . 2.1 Постановка документов на контроль При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом)…

Анализ организации контроля исполнения документов

2.5 Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации…

Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

2.1.5 Учет документов

На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию…

Деятельность структурного подразделения железной дороги

5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком…

Документирование и документооборот в организации

2.1 Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации…

Документооборот организации. Виды бланков документов

2. Понятие документооборота. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение, учет объема документооборота

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др…

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства…

Организационная структура и управление персоналом в ОАО «Сибтранснефтепродукт»

6.2 Документооборот и его правила, график документооборота

Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам…

Организационные документы в системе управления предприятием

2.2 Правила оформления организационных документов

документ реквизит бланк организационный Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6…

Организация делопроизводства в государственном учреждении

учет и анализ объемов документооборота.

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты…

Организация делопроизводства в государственном учреждении

8. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков…

Организация деятельности предприятия ООО «Р.И.К.» кафе «Луиза»

3.1 Основные правила документооборота

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему…

Основы обеспечения документооборота

2.2 Правила оформления документов

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 — 2003). 08 — Наименование организации…

Оформление управленческих документов

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно…

Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация…

>Документооборот

Документооборот

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот.

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

  • Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.
  • Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.
  • Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
  • Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

  • прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;
  • ритмичности, т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией. Например:

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.

Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *