Письмо об отпуске

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Прощальное письмо коллегам при уходе в декрет

2603 ФОРУМ! Сотрудница, находящаяся в интересном положении, обычно ждет – не дождется заветного листка нетрудоспособности, который в 30 недель отпустит ее готовиться к встрече с малышом. Не секрет, что декретные работницы – одна из самых больших «головных болей» для руководства.

Уволить такую сотрудницу нельзя, после выхода из декрета нужно трудоустроить ее на прежних условиях. А ведь в продолжение беременности у нее наверняка случались периоды временной нетрудоспособности, да и в любом случае, эффективность работы наверняка изменилась. Даже вернувшись на работу, такая сотрудница наверняка будет брать больничные по уходу за ребенком. Не все работодатели готовы относиться к обязанностям, пусть даже законодательно определенным, с восторгом: многие пытаются максимально быстро расстаться с неудобной сотрудницей, как только позволит закон.

Если после достижения ребенком 3 лет или даже раньше молодая мамочка хочет вернуться на прежнее место работы с хорошими перспективами, лучше рассчитывать не только на гарантии Трудового Кодекса, но и на хорошее отношение сотрудников. А для этого не помешает оставить по уходе хорошее впечатление о себе.

Написание прощального письма – невеликий труд, а может сослужить большую пользу. Можно составить его официально или с юмористическими нотками.

Уважаемое руководство и коллеги! До моего декретного отпуска осталась одна неделя.

Скоро я расстанусь с вами и любимой работой на довольно долгое время.

Конечно, повод очень приятный, но все равно немного грустно. Я точно знаю, что мне будет всех вас очень не хватать.

Мне очень приятно, что в эти непростые для меня месяцы вы были снисходительны и всячески поддерживали меня.

Благодаря вам я смогла максимально сберечь свои нервы и силы. Спасибо всем за успешное и плодотворное сотрудничество, я очень надеюсь к нему вернуться, как только смогу. По всем вопросам обращайтесь к моей напарнице Лигуновой Александре, которая на время моего отсутствия берет мои функции на себя. Всем вам удачи в профессиональной деятельности и благополучия в ваших семьях. С надеждой на совместное будущее, инспектор отдела кадров Наталья Михайловна Останкина.

ФАЙЛЫ

Образец справки об отпуске с места работы

Справка об отпуске с места работы — образец ее заполнения мы рассмотрим в нашей статье — должна выдаваться любому сотруднику по его требованию.

Разберем, как правильно ееоформить.

Согласно ст. 114 ТК РФ каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Если сотрудник принимает решение ехать отдыхать за границу, то при обращении в консульство иностранного государства для получения визы ему может понадобиться справка с работы. Такую справку может запросить ваш работник, если он трудится где-то еще внешним совместителем и хочет, чтобы даты отпуска по основному и неосновному местам работы совпадали.

Также она может быть запрошена детским садом, если родитель едет в отпуск со своим ребенком. Чтобы получить справку, сотруднику необходимо направить в бухгалтерию письменное заявление.

Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать ему необходимый документ (ст.

62 ТК РФ). Комментарии к ст. 62 ТК РФ вы найдете на нашем сайте в материале . Как и все подобные документы, справка об отпуске составляется в произвольной форме.

В нее следует включить такие сведения:

  • наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН (ОГРНИП), юридический адрес, телефон;
  • исходящий номер и дату;
  • Ф. И. О. работника;
  • с какой даты какую должность работник занимает (указывается, работает он по настоящее время или нет);
  • среднемесячный размер оплаты труда;
  • на какой период предоставляется очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением рабочего места;
  • для предоставления в какую организацию выдана справка (можно написать: «для предоставления по месту требования»);
  • подписи руководителя и главного бухгалтера организации;
  • печать организации, если она есть.

Скачать образец подобной справки можно на нашем сайте. Справка об отпуске с места работы оформляется в произвольной форме. Строгих законодательных требований к ее форме не предусмотрено.

Как оформить уведомление об отпуске сотрудника

Если трудинспекция при проведении проверки выявит такое нарушение, она может наложить на фирму и должностных лиц штраф согласно КОАП.Внимание!

Основание для выдачи такой справки — заявление работника. Вам также может понадобиться справка о зарплате. Как правильно ее составить, читайте в статье . В необходимости уведомления есть небольшая лазейка для работников, которые не согласны с определенным для них временем отдыха. В случаях, когда работник письменно не был предупрежден, он на законных основаниях имеет право не идти в отпуск согласно графику, а перенести его на желаемое для себя время.

— это просьба предоставить время отдыха. Если работник использует его согласно графику, то составлять такой документ нет необходимости — приказ на отпуск будет составляться на основании информации из графика отпусков.Но ситуации, в которых написания заявления необходимо, все же существуют: Работник договорился с администрацией о предоставлении ему отпуска в иное время, чем указано в графике; В графике отпусков проставлен только месяц, а не точная дата начала; В отпуск идет новый работник, который не внесен в график.

Письмо об отпуске коллегам образец. Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.

Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.

При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.

Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых

Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.

Уведомление работника о начале отпуска

Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.

Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).

Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

  • — в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
  • Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Информирование о начале отпуска — это важная составляющая часть всего процесса. Узнайте о том, в каких случаях необходимо отправлять уведомление работникам, как его правильно оформить, скачайте образец документа

Из этой статьи вы узнаете:

Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

  • уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
  • обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Как ознакомить сотрудника

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

  1. Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
  2. Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Курс повышения квалификации «Документационное обеспечение работы с персоналом». Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом», за прохождение — удостоверение о повышении квалификации. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются готовыми шаблонами документов, которые можно скачать и оставить себе для работы.

Журнал регистрации уведомлений и срок их хранения

Обязательность ведения журнала регистрации уведомлений в 2019 законодательно не предусмотрена. Тем не менее, для систематизации и облегчения возможного поиска удобно заносить каждое уведомление в специальный реестр. Можно купить готовый журнал или самостоятельно разработать собственную форму. Во втором случае следует придерживаться общих правил оформления журналов. Титульный лист должен содержать название компании, наименование реестра, даты начала и завершения ведения. Внутри обозначаются лица, ответственные за заполнение. Основная часть составляется в виде таблицы с графами:

  • номер п/п;
  • дата составления;
  • регномер документа;
  • название уведомления, поясняющее его суть;
  • ФИО и должность адресата;
  • дата ознакомления.

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

  • выдача копии приказа
  • ведомость ознакомления с приказом
  • ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
  • другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

На законодательном уровне каждому трудящемуся предоставляется право на ежегодный отпуск. Такое право возникает, как только работник прослужит на данном предприятии от полугода и больше. Компания формирует график, где отмечается очерёдность отдыха сотрудников. Чтобы потом не возникали неприятные ситуации, нужно правильно оформить отпуск. Это касается оповещения работника о предстоящем отдыхе.

В Трудовом законе прописано о нескольких видах отдыха, предоставляемых работникам:

  1. Основной отпуск. Каждый год трудящийся может взять оплачиваемый отдых.
  2. Отпуск, являющийся дополнительным и оплачиваемым. Это ученический, декретный, в результате вредных условий труда.
  3. Иные виды отдыха, прописанные в законе или в распоряжениях по предприятию.

Нормы и правила оповещения прописаны в законе о труде статья 123. В частности, там сказано, что сотруднику нужно выслать уведомление о предстоящем отпуске минимум за 14 календарных дней до планируемого выходного периода. Уведомление об отпуске происходит из составленного графика. Данный документ оформляется в середине декабря. Предварительно подготавливается приказ об утверждении графика отпусков. Бумага с указанием периодов отдыха каждого работающего визируется руководителем и становится официальной бумагой предприятия. Опираясь на даты в графике, ответственное лицо уведомляет очередного сотрудника о том, что через 2 недели у последнего ежегодный оплачиваемый отпуск.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте не должно стать препятствием для его уведомления. Для этого предусмотрена почтовая отправка по месту проживания. Письмо отправляется с описью вложения и бланком, где будет указана дата получения бумаги. Прописанные день, месяц и год будут началом двухнедельного отсчёта.

В случае отсутствия оповещения сотрудник имеет полное право написать заявление на перенос регулярного отпуска по соответствующему графику. Для осуществления данного процесса нужно подать новую заявку, где и будет указана другая дата очередного отдыха. Документ визируется руководителем и передаётся в отдел, отвечающий за кадры. Здесь готовится приказ на внесение изменений в график очередных отпусков. Только потом в документе меняются даты.

Отсутствие оповещения работника об отдыхе может привести должностных лиц к административной ответственности. В случае обращения сотрудника в трудовую инспекцию и выявлении данного факта, виновные оплачивают штраф в соответствии с кодексом административных правонарушений (ст. 5.27).

У кадровиков есть возможность заблаговременно оформить приказ, подписать у директора. Таким образом, задержки с использованием длительных выходных не должно быть, поскольку документы подготавливаются заранее. Как правила, оповещение составляется двумя экземплярами. Одно отдаётся сотруднику, а на втором, предупреждённый работник ставит дату и подпись собственной рукой.

Служащий может лично прийти в кадровую службу, получить на руки уведомление о начале отпуска, при этом нужно расписаться в журнале и поставить отметку о дате получения.

Но случается так, что работник, при получении оповещения, категорически отказывается подписывать извещающую бумагу. Тогда приглашаются свидетели, подтверждающие отказ, и составляется внутренний акт, где будут указаны причины отказа, а при отсутствии причин – делается соответствующая запись. В дальнейшем оформленные документы подкалываются под график и сохраняются столько, сколько требует закон.

Документ, информирующий служащего о наступлении ежегодного отпуска, составляется на основании внутренних актов, используемых в жизни компании. Разрешено составление бланка как на простой бумаге, так и на бланке, используемом для написания официальных писем. Также не запрещено оформление в рукописном варианте и в электронном виде с последующей распечаткой на принтере.

На сегодня не существует единого и унифицированного вида оповещения. Потому кадровики могут оформить бумагу произвольно, соблюдая общие правила и требования к составлению. Разъяснения даны в официальном письме от Роструда под номером 1693-6-1.

Письмо оформляется на бланке предприятия, где указаны реквизиты и полное наименование. Обязательные данные в уведомлении:

  • номер исходящего документа и дата его составления;
  • ФИО, должность сотрудника, отправляющегося в отпуск;
  • в основной части оповещения указывается документ, содержащий сведения об отпуске, дата начала предполагаемого отдыха, продолжительность, дата окончания. Прописывается статья закона о труде, являющаяся основанием для предоставления ежегодного отпуска на фирме;
  • завершает уведомление подпись руководителя и лица, ответственного за составление бумаги.

Работник ознакамливается с содержанием оповещения и, в случае согласия, ставит подпись.

Образец письма-уведомления:

Каждое оформленное и выданное уведомление отмечается в журнале, предназначенном для регистрации подобных документов. Книга регистрации утверждается внутренними приказами по предприятию, где определяется регламент ведения и хранения.

На 2019 год в законодательном порядке формат и содержание журнала, где проставляются отметки об отпускных оповещениях, не установлены. Но в тетради должны быть отражены следующие сведения.

Титульный лист документа:

  1. Полное название предприятия.
  2. Наименование журнала, для чего был оформлен.
  3. Число, месяц и год, когда тетрадь была заведена. Также после того, как сделана последняя запись ставится дата окончания журнала.
  4. Журнал прошивается, ставится отметка о количестве листов, используемых для записей.

Внутренняя часть состоит из таблицы со следующими данными:

  • документ: уведомление или оповещение;
  • порядковый номер записи;
  • число, месяц и год, когда был составлен отмечаемый документ;
  • причина выдачи уведомления, внутреннее содержание. Указывается информация, содержащаяся в списке отпусков коллектива предприятия;
  • инициалы и должность работника, для которого оформляется оповещение;
  • ставится отметка о том, что документ получен: дата и подпись;
  • примечания. Как правило, здесь отмечается информация об отказе или согласии принять уведомление.

Впоследствии журнал послужит доказательством получения служащим оповещения, в случае судебных споров.

Образец журнала учёта уведомлений:

Приказ об утверждении списка документов, подлежащих обязательному хранению и архивизации, подписанный и вступивший в силу в 2010 году, под номером 558, гласит, что уведомления и оповещения должны храниться не меньше 5 лет на территории предприятия.

Если организация закрылась, а пять лет хранения не истекли, то документы сдаются в городской архив.

Уведомление работника о том, что ему через две недели предстоит отпуск, должно происходить только в письменном виде. В противном случае служащий имеет полное право перенести даты начала и окончания отдыха на другой период или обратиться в трудовую инспекцию по защите нарушенных прав.

Первоначально происходит ознакомление с графиком отпусков. Сотрудник ставит подпись и дату. Затем следует оповещение и уход на плановый отдых. Но это всё касается случаев, когда начало длительных выходных совпадает с установленным планом.

Однако, нередко можно встретить предоставление отпуска по инициативе наёмного рабочего, а не по графику отпусков.

Стоит рассмотреть некоторые случаи, когда оповещение не требуется:

  • выходные дни за свой счёт. Работник принимает решение самостоятельно, о чём пишет соответствующее заявление. Однако есть другая причина ухода в бесплатный отпуск – это производственная необходимость. Сотрудник должен быть уведомлён заранее;
  • предоставление авансового отпуска. Такое возможно только при достижении соглашения между нанимателем и подчинённым. Пишется заявка, где указывается просьба предоставить выходные дни авансом;
  • совместители должны отдыхать одновременно и на основном месте работы и на совмещённой должности. Соответственно подаётся прошение руководителю второй компании о предоставлении дней вместе с документом, подтверждающим отпуск по основному труду. При оформлении отгула на дополнительном месте труда совместителю следует обратить внимание на отработанный срок. В случае нахождения на совмещении меньше 6 месяцев, дни предоставляются в виде аванса;
  • отпуск, связанный с беременностью сотрудницы, предоставляется по заявлению, написанному за 14 дней. Перед уходом в декрет женщина имеет право отгулять ежегодный отпуск, оформляемый в стандартном порядке;
  • до недавнего времени при отправлении сотрудника-гражданина другого государства в отпуск без сохранения заработной платы, оповещалась миграционная служба. На сегодня данная процедура отменена. Предоставление иностранцу ежегодного оплачиваемого отпуска проводится стандартно, как и для российских служащих;
  • когда в отпуск отправляется главбух или гендиректор, то уведомление о начале отпуска осуществляется за 2 недели.

При наличии у индивидуального предпринимателя наёмных рабочих, предоставление отдыха производится на общих основаниях. В законодательстве нет разделения между ИП и юридическим лицом в плане уведомления сотрудников о ежегодном отпуске. Об этом сказано в Трудовом Кодексе, ст. 20.

Программа 1С и оповещение об отдыхе

Современное ведение предприятия не представляется без применения компьютерных технологий. Бухгалтерский, кадровый, управленческий учёт ведётся в электронном виде, что удобно. В частности, существование отдельной конфигурации программы 1С «Зарплата и управление персоналом» (сокращённо ЗУП) значительно облегчило труд кадрового работника. Благодаря ЗУП в электронном режиме создаётся график отпусков, впоследствии формируются уведомления для каждого сотрудника.

В конфигурации существуют настройки, позволяющие отправлять оповещение не только будущему отпускнику, но и его начальнику, руководителю отдела, в кадровую службу и работодателю. Действие осуществляется согласно графику отпусков.

Как выглядит уведомление, созданное в конфигурации 1С:

Рассылка производится путём указания параметров для программы поиска нужных данных. В конфигурацию вводят график отпусков и ставят отбор, для поиска работников, отправляющихся через 2 недели на отдых. В личную карточку служащего заблаговременно внесён личный или рабочий адрес электронной почты. На данный е-мейл и отправляется оповещение. Шаблон документа присутствует в программе, заполняются инициалы, должность работника и период его отпуска.

В графу «дополнительный е-мейл» вносятся электронные адреса ответственных лиц, которые должны знать о предстоящих отгулах служащих.

За две недели

Заполни органайзер

Красивый блокнотик, подаренный на Новый год, — вещь очень даже полезная. А самый тупой карандаш, как известно, действеннее самой острой памяти. Так что составь подробный план по дням, стараясь распределить дела равномерно. И оставь запас времени и сил — на случай непредвиденных обстоятельств и плохого самочувствия. Последние три дня вопреки обыкновению должны стать самыми спокойными, чтобы, сев в поезд или самолет, ты думала только о приятном.

Поговори с начальством

Даже если график отпусков утвержден заранее, нелишним будет напомнить своему руководству, что ты уже взяла билеты и почти собрала чемодан, поэтому никак не сможешь задержаться на денек.

Зайди в бухгалтерию

За две недели позвони в отдел кадров, чтобы узнать, готов ли приказ на отпуск. А потом обязательно зайди в бухгалтерию уточнить, когда тебе перечислят отпускные и сколько денег в итоге ты должна получить (если точно не знаешь сумму). В сезон отпусков риск накладок и забывчивости увеличивается. В любом случае лучше выдержать недовольный взгляд бухгалтера и получить деньги вовремя, чем потом выслушать десяток извинений и собирать пляжные ракушки на продажу.

Распланируй бытовые дела

Учти все — от похода к стоматологу до визита к парикмахеру. Хорошо бы, если тебе не пришлось ради них тратить рабочее время. В глазах начальства это никого не поднимает, да и ты будешь чувствовать себя вечно виноватой и вечно опаздывающей. Все предотпускные личные звонки тоже лучше отложить на обеденный перерыв. Даже если мысленно ты уже в белых брюках гуляешь по Рио-де-Жанейро, коллеги не должны об этом догадываться.

Обсуди график работы

Летом график отпусков из примерного становится вполне реальным. Договорись с сослуживцами, кто кого и когда заменяет, какую часть обязанностей берет на себя. Коллега уходит на две недели уже завтра и ожидает, что ты будешь ее прикрывать, потому что вы когда-то об этом говорили? Ну что ж, доставай органайзер снова и вноси коррективы.

За неделю

Разберись с финансами

Раздай долги, если таковые имеются. Пусть это были всего лишь 50 рублей на шоколадку в автомате, все равно лучше не задерживать. Не говоря уж о крупных суммах. Если кто-то должен тебе, сейчас хороший повод напомнить об этом: «Здорово, если ты сможешь вернуть мне долг, обещаю часть его потратить на магнитики и сладости. А иначе жди сушеного аллигатора в банке!»

Напомни коллегам об отпуске

Если ты не приходишь на работу в бикини и венке из цветов, коллеги могут и забыть: вскоре им предстоит проработать две недели без тебя. Расскажи об этом лучше по почте, поставив начальника в копию. Это застрахует от недоуменного: «Как это в отпуск? Почему не предупредила?!»

Позаботься о природе

В частности, о кактусах и герани, которые обосновались у тебя на столе. Доброе слово и шоколадка для коллеги вкупе с ярким стикером спасут растение от засухи. Виртуальную ферму в соцсетях можно в последний момент поручить племяннику.

Перечитай органайзер

Детективы полистаешь на пляже, а сейчас убедись, что ни один убийца времени не нарушил твои планы. Забыла о чем-то страшно важном? Успокойся и доведи дело до того состояния, в котором его можно законсервировать на время отпуска. Далеко не всегда скорость важнее качества. Старайся сохранять спокойствие, даже если все летит в тартарары. В сезон отпусков темп работы замедляется, и многие вещи делаются дольше.(Если, конечно, ты не врач-травматолог или вожатая в лагере.)

Поговори по душам

Детально обсуди с сотрудником, который возьмет твою работу на себя, что он (она) должен будет делать. По правилам хорошего тона не стоит сваливать на коллег сложных капризных клиентов, начало и окончание проекта. Постарайся заморозить течение тех дел, которые это позволяют, а по поводу всех остальных выдай остающимся в офисе подробные инструкции. В письменном виде и в двух экземплярах: один отправь по почте (руководитель — в копии), другой — распечатай и вручи лично. Если нужно, запиши на нем пароли от рабочего ящика и своего компьютера. Вернешься — сменишь.

Спишись с клиентами

Всегда разумно известить письмом людей, с которыми ты работаешь, сколько дней будешь отсутствовать, кто тебя заменяет, по каким вопросам к заместителю стоит обращаться, а по каким — лучше подождать. Стандартный почтовый автоответчик «для всех» обижает и раздражает постоянных клиентов: одни считают, что ты не проявила достаточного уважения, другие впадают в панику из-за необходимости обращаться к незнакомому лицу. Если внешних связей и контактов много, предупреди самых значимых (и обидчивых).

Перед отъездом

Настрой автоответчик

Для тех, кто не попадает под предыдущий пункт, установи статус в социальных сетях (если ты их используешь для работы) и автоответчик на электронной почте. Не забудь указать дату выхода и контакты того, кто тебя заменяет на время отпуска. Если ты придерживаешься неформального стиля общения, добавь какую-нибудь шутливую фразу. Но учти, что на твою почту может отправить сообщение новый человек, не привыкший к подобному веселью. В целях безопасности правильнее всего выбирать формулировки «Я отдыхаю» или «Меня не будет на рабочем месте до (дата прописью)», а не «Улетела» и «Никого нет дома, берите, что хотите».

Настрой связь

Здесь все не так просто, как может показаться. Пообещаешь проверять почту ежечасно и отвечать на все звонки — об отпуске можно забыть. Уйдешь в глухое подполье — можешь создать серьезные проблемы и для других, и для себя. Для начала разузнай:

  • как обстоят дела с Интернетом там, где ты будешь отдыхать;
  • стоит ли купить местную сим-карту или лучше подключить пакет услуг для дальних поездок;
  • будет ли компания оплачивать корпоративный мобильный (и два литра молочного коктейля — за вредность).

После этого обдумай, с кем ты готова (или должна) поддерживать связь. Обсуди это с начальством и коллегами. Если по опыту знаешь, что все равно будут дергать по 10 раз на дню, не грех и пофантазировать. Например, сообщить, что планируешь отправиться в горы, ежедневно заниматься дайвингом (да-да, прямо там, в горах), ловить акул на мобильный. Только не увлекайся: отпускные дачные фотографии с тыквой будут бескомпромиссны, как Павлик Морозов.

Да, листок с явками, паролями, адресами и прочим оставь на видном месте. Если в твоем ведении есть тайные ключи, древние архивы или золотые монеты, напиши, где их найти или кто еще владеет этой информацией. Только убедись, что на его столе не лежит такой же, как у тебя, отпускной листок.

Наведи порядок на рабочем месте

С одной стороны, мелочь и сейчас тебе совершенно не до этого. С другой — грязная чашка, мумифицировавшийся творожный сырок, неряшливая кучка сменной обуви под столом и слой пыли на нем способны снизить рейтинг в коллективе и даже испортить карму. А вот образцово-показательная стопочка бумаг и любовно расставленные мелочи, напротив, подчеркнут, что хозяйка стола — особа аккуратная и старательная. Когда будешь приводить стол в порядок, заодно убедишься, что в рабочих бумагах не затерялись заграничный паспорт, страховка или зарядные устройства от нужной в отпуске техники.

Подготовься к возвращению

Подумай заранее, как можно смягчить себе постотпускную адаптацию. Подготовь все, что может понадобиться сразу после выхода на работу: пачку кофе, документы, черновики писем. Или хотя бы запиши план работы в органайзер, тот, о котором говорилось в самом первом пункте. И ни в коем случае не бери его с собой — риск выбросить в море весьма велик, а как показывает практика, он тебе еще понадобится. Счастливого пути!

ТЕКСТ: Анна Никитина

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *