Порядок хранения кассовых документов

Автор: | 03.05.2019

Ведение кассовой книги

Кассовая книга предназначена для контроля за движением денежных средств на предприятиях и у ИП. Она представляет собой регистр бухгалтерского учета и имеет утвержденную Госкомстатом форму № КО-4.

Бланк можно найти на нашем сайте в материале «Скачать актуальный бланк кассовой книги в формате Excel».

Оформление может вестись как на бумажных носителях, так и с применением технических средств. Причем в обоих случаях пользователь обязан обеспечить сохранность документа.

Подробнее о возможных вариантах документирования операций см. в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

При условии применения технических средств кассовые листы распечатываются по итогам рабочего дня с автоматическим использованием нумерации. Оформление документа на бумажном носителе предполагает изначальную нумерацию и прошивку.

Количество итоговых листов заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Ответственность за ведение первичной кассовой документации также лежит на главном бухгалтере или, в случае его отсутствия, на руководителе.

Возможен и полностью электронный способ ведения кассовой книги с подписанием ее электронной подписью.

Подробно с порядком ведения книги вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец».

Виды кассовых документов

Кассовые документы (КД) используются по мере движения наличности в кассе организации. Формы кассовых документов закреплены Постановлением Госкомстата №88. Среди них:

Порядок их оформления регламентируется законом. Реквизиты кассовых документов:

  • название формы и ее номер;
  • наименование предприятия (составителя);
  • содержание, параметры операции;
  • дата составления документа;
  • должности тех, кто совершил операцию и оформил документ;
  • подписи ответственных лиц.

Все бухгалтерские документы делятся по типам операции. Приходные кассовые документы отражают поступление наличных денег в кассу, расходные – выдачу. На базе обобщенных данных из первичных КД формируются регистры учета.


Перечень обязательных кассовых документов также включает авансовую отчетность, платежные ведомости, журнал кассира операциониста, данные о показаниях ККМ счетчиков и выручке предприятия.

Хотя согласно букве закона перечень кассовых документов значительно меньше. Сюда относится только ПКО/РКО. Остальные бланки используются при оформлении операций по кассе (п.4.1 Указаний банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Сроки и правила хранения

Согласно действующему законодательству для первичных учетных документов, к которым относятся и кассовые, установлен срок хранения в 5 лет. Отсчет производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Отдельно следует сказать о расчетно-платежных ведомостях. При отсутствии лицевых счетов у сотрудников хранение данного вида кассовых документов должно осуществляться на протяжении 75 лет. По истечении установленных сроков вся кассовая документация может быть уничтожена или передана в архив при условии, что по ней нет споров, разногласий, следственных и судебных дел.

Предписанный порядок хранения кассовой документации базируется на следующих основных правилах:

  • документы должны формироваться в сшив за каждый день не позднее следующего рабочего или первого выходного дня после рабочего;
  • контроль над формированием дел осуществляет либо кассовый работник, либо руководитель компании;
  • при создании сшива документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов (сначала по дебету, затем по кредиту);
  • перед передачей дел в архив производится опись документов.

Ответственность за сохранность кассовой документации несет руководитель организации. При несоблюдении описанных выше правил на него может быть возложена административная ответственность в виде штрафа от нескольких тысяч до сотен тысяч рублей.

Именно поэтому к организации хранения документов на предприятии следует относиться со всей ответственностью. Лучше всего обратиться за помощью к профессионалам – таким, как крупная архивная компания «ОРБ» с хорошей репутацией и 10-летним опытом работы на рынке.

Формирование и хранение кассовых документов

После сведения кассы заведующий кассой передает кассовые документы вместе с приложениями для формирования и брошировки одному из кассовых работников.

При формировании кассовые документы подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастания)отдельно по приходу и расходу кассы. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов — сначала приходные, потом расходные. Кассовые документы формируются в папки за каждый день, не позднее следующего дня.

Сумма сброшюрованных документов подсчитывается на ленту отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров, подписываются работником, производившим подсчет и помещаются в папки впереди документов. На лицевой стороне папки документов накладывается ярлык.

После сверки суммы кассовых документов с книгой 0382120 надпись на лицевой стороне заверяется кассиром, формировавшим ее и заведующим кассой.

Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на калькуляторе с выводом информации на печать. Ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные заведующим кассой, помещаются в папке впереди документов.

Кассовые документы подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастания) отдельно по приходу и расходу. Мемориальные документы подбираются по номерам внебалансовых счетов — сначала по дебету, а затем по кредиту:

  • 1)сводная справка о кассовых оборотах (0482111);
  • 2)справка кассира приходной кассы (0482109);
  • 3)справка кассира расходной кассы (0482110);
  • 4)объявления на взнос наличными, включая приходные и расходные

кассовые ордера;

  • 5)приходный кассовый журнал (операционного работника);
  • 6)чеки и расходные кассовые ордера;
  • 7)расходный кассовый журнал;
  • 8)мемориальные ордера по приходу;
  • 9)мемориальные ордера по расходу;
  • 10)мемориальные ордера по расходу с чековыми книжками 91207;
  • 11)справка на пересчет из резервных фондов;
  • 12)заявление клиента и чековая книжка, сдаваемая назад в кассу.

Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью.

Кассовые документы за последние 12 месяцев хранятся в кладовой под ответственностью заведующего кассой.

Справки по кассовым документам выдаются по требованию за подписью директора банка и главного бухгалтера.

Вынос папок с кассовыми документами из кассового узла допускается только по письменному разрешению директора банка, к концу рабочего дня документы должны быть возвращены. Кассовые документы могут быть изъяты по требованию судебных органов и запросам арбитражного суда или вышестоящего органа. На место изъятого подлинного кассового документа подшивается заверенная заведующим кассой копия изъятого документа, требование на изъятие, протокол или квитанция об отсылке документа .

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *