Представительские расходы как оформить пример

Автор: | 15.04.2018

Все статьи Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение (Волкова М.)

Деятельность бюджетных учреждений значительно отличается от деятельности коммерческих организаций, тем не менее бюджетные учреждения иногда сталкиваются с необходимостью провести встречу, прием или иное мероприятие, необходимое для достижения целей, ради которых учреждение было создано. В этой статье поговорим о том, какие расходы относятся к представительским и как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие затраты являются представительскими расходами в целях налогообложения?

Начнем с налогообложения. Именно в НК РФ дано определение представительских расходов. Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ данными расходами признаются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К ним относятся расходы:

— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Порядок учета для целей исчисления налога на прибыль расходов на прием иностранной делегации был рассмотрен в Письме Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.

Налоговые органы в разное время разъясняли, какие расходы можно включить в представительские. Перечислим некоторые из них:

— расходы на сувенирную продукцию, вручаемую во время официального приема в соответствии с обычаем делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества (Письмо МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51);

— затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, необходимой для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2);

— затраты на приобретение спиртных напитков. В части правомерности включения расходов на приобретение алкогольной продукции для фуршета Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 пришел к следующему выводу: расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами, согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков. Однако, несмотря на разъяснения, не все работники налоговых органов считают, что данные расходы можно отнести к представительским и учесть при исчислении налога на прибыль. Суды в своих решениях поддерживают налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012 рассматривалось дело, по которому налоговый орган произвел доначисление налога на прибыль организации, связанное с отнесением налогоплательщиком в состав представительских расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, затрат на приобретение алкогольных напитков. Суд, изучив материалы дела, пришел к выводу, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Поскольку ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, доводы организации являются обоснованными. Приобретение спиртных напитков является одним из видов представительских расходов и может включаться в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

При определении, относятся те или иные расходы к представительским, следует руководствоваться п. 2 ст. 264 НК РФ. В данной норме сказано, что представительскими расходам не признаются затраты, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, если вы решили пригласить делового партнера на концерт, в театр или другое развлекательное мероприятие, стоимость билета отнести в состав представительских расходов будет нельзя (Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

К сведению. Представительские расходы, как и все другие расходы, производимые учреждением, должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Хотелось бы обратить внимание на следующую ситуацию. В соответствии с Налоговым кодексом в состав представительских расходов включаются расходы на обеспечение перевода во время проведения мероприятий. В учреждении есть работники, владеющие соответствующим иностранным языком, таким образом, учреждение не нуждается в услугах профессионального переводчика со стороны. Правомерно ли будет поощрить работников-переводчиков за оказанную услугу? Можно ли включить эти расходы в состав представительских?

Данная ситуация не однозначная, возможно несколько вариантов ее решения. Во-первых, обратите внимание на трудовой договор, заключенный с работниками. Если договором предусмотрено выполнение обязанностей переводчика, соответственно, эта работа производится в рамках трудовых обязанностей и дополнительно не оплачивается. Следовательно, представительских расходов не возникает.

Во-вторых, если трудовым договором не предусмотрено выполнение переводческих услуг, то можно поощрить работников, если возможность поощрительных выплат установлена коллективным договором либо другими внутренними документами учреждения. При этом с работником следует заключить договор гражданско-правового характера на оказание данных услуг. В этом случае включение выплат в представительские расходы будет уместно, если расходы соответствуют нормам ст. 264 НК РФ и ст. 252 НК РФ.

За счет каких средств могут производиться представительские расходы?

Источниками финансирования представительских расходов могут быть как средства, полученные от приносящей доход деятельности (в этом случае расходы учитываются при налогообложении прибыли), так и субсидии, выделенные учреждению на выполнение задания учредителя.

Например, представительские расходы, осуществляемые в рамках реализации государственного (муниципального) задания, производятся за счет выделенных субсидий при условии, что они были предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н "О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения". При этом данные расходы должны соответствовать выполнению задания учредителя.

 

Как документально должны быть оформлены представительские расходы?

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный документ составляется на бумажном или электронном носителе, при этом он должен иметь обязательные реквизиты.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с Письмом Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

Документальное оформление представительских расходов производится, в частности:

1) приказом (распоряжением) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) сметой представительских расходов;

3) первичными документами, в том числе подтверждающими приобретение на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) отчетом о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

— место проведения мероприятий;

— лица, участвующие в мероприятии;

— размер произведенных расходов;

— иная информация.

 

Как в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, представительские расходы, прием и обслуживание делегаций относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Бухгалтерский учет представительских расходов рассмотрим на примере с учетом положений Инструкции N 174н <2>.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв.

Представительские расходы

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. В государственный университет приезжает делегация из Германии для урегулирования вопросов обучения иностранных студентов в нашем учреждении. В рамках мероприятия были произведены расходы на сумму 13 000 руб., из них транспортные расходы для встречи гостей — 3000 руб., организация обеда — 10 000 руб.

Денежные средства были уплачены организаторам мероприятия безналичным путем за счет приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Отражена стоимость представительских

расходов в части транспортных      

расходов                           

2 109 xx 290

2 302 91 730

   3 000 

Отражена стоимость представительских

расходов в части расходов на питание

2 109 xx 290

2 302 91 730

  10 000 

Пример 2. Бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного задания проводит конференцию. Для участников мероприятия был организован фуршет. Подотчетному лицу были выданы денежные средства на организацию фуршета в сумме 14 000 руб. По окончании мероприятия подотчетным лицом был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым сумма расходов на питание составила 13 950 руб. Помимо авансового отчета подотчетного лица, учреждением были оформлены и другие документы, подтверждающие правомерность совершения данных расходов и отнесения их в состав представительских. Операции были совершены в рамках деятельности, финансируемой за счет субсидий.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Выданы денежные средства           

подотчетному лицу                  

4 208 91 560

4 201 34 610

  14 000 

Представлен авансовый отчет        

подотчетным лицом                  

4 401 20 290

4 208 91 660

  13 950 

Возвращен остаток денежных средств в

кассу подотчетным лицом            

4 201 34 510

4 208 91 660

      50 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Все статьи Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение (Волкова М.)

Деятельность бюджетных учреждений значительно отличается от деятельности коммерческих организаций, тем не менее бюджетные учреждения иногда сталкиваются с необходимостью провести встречу, прием или иное мероприятие, необходимое для достижения целей, ради которых учреждение было создано. В этой статье поговорим о том, какие расходы относятся к представительским и как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие затраты являются представительскими расходами в целях налогообложения?

Начнем с налогообложения.

PRO представительские расходы

Именно в НК РФ дано определение представительских расходов. Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ данными расходами признаются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К ним относятся расходы:

— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Порядок учета для целей исчисления налога на прибыль расходов на прием иностранной делегации был рассмотрен в Письме Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.

Налоговые органы в разное время разъясняли, какие расходы можно включить в представительские. Перечислим некоторые из них:

— расходы на сувенирную продукцию, вручаемую во время официального приема в соответствии с обычаем делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества (Письмо МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51);

— затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, необходимой для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2);

— затраты на приобретение спиртных напитков. В части правомерности включения расходов на приобретение алкогольной продукции для фуршета Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 пришел к следующему выводу: расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами, согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков. Однако, несмотря на разъяснения, не все работники налоговых органов считают, что данные расходы можно отнести к представительским и учесть при исчислении налога на прибыль. Суды в своих решениях поддерживают налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012 рассматривалось дело, по которому налоговый орган произвел доначисление налога на прибыль организации, связанное с отнесением налогоплательщиком в состав представительских расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, затрат на приобретение алкогольных напитков. Суд, изучив материалы дела, пришел к выводу, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Поскольку ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, доводы организации являются обоснованными. Приобретение спиртных напитков является одним из видов представительских расходов и может включаться в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

При определении, относятся те или иные расходы к представительским, следует руководствоваться п. 2 ст. 264 НК РФ. В данной норме сказано, что представительскими расходам не признаются затраты, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, если вы решили пригласить делового партнера на концерт, в театр или другое развлекательное мероприятие, стоимость билета отнести в состав представительских расходов будет нельзя (Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

К сведению. Представительские расходы, как и все другие расходы, производимые учреждением, должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Хотелось бы обратить внимание на следующую ситуацию. В соответствии с Налоговым кодексом в состав представительских расходов включаются расходы на обеспечение перевода во время проведения мероприятий. В учреждении есть работники, владеющие соответствующим иностранным языком, таким образом, учреждение не нуждается в услугах профессионального переводчика со стороны. Правомерно ли будет поощрить работников-переводчиков за оказанную услугу? Можно ли включить эти расходы в состав представительских?

Данная ситуация не однозначная, возможно несколько вариантов ее решения. Во-первых, обратите внимание на трудовой договор, заключенный с работниками. Если договором предусмотрено выполнение обязанностей переводчика, соответственно, эта работа производится в рамках трудовых обязанностей и дополнительно не оплачивается. Следовательно, представительских расходов не возникает.

Во-вторых, если трудовым договором не предусмотрено выполнение переводческих услуг, то можно поощрить работников, если возможность поощрительных выплат установлена коллективным договором либо другими внутренними документами учреждения. При этом с работником следует заключить договор гражданско-правового характера на оказание данных услуг. В этом случае включение выплат в представительские расходы будет уместно, если расходы соответствуют нормам ст. 264 НК РФ и ст. 252 НК РФ.

За счет каких средств могут производиться представительские расходы?

Источниками финансирования представительских расходов могут быть как средства, полученные от приносящей доход деятельности (в этом случае расходы учитываются при налогообложении прибыли), так и субсидии, выделенные учреждению на выполнение задания учредителя.

Например, представительские расходы, осуществляемые в рамках реализации государственного (муниципального) задания, производятся за счет выделенных субсидий при условии, что они были предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н "О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения". При этом данные расходы должны соответствовать выполнению задания учредителя.

 

Как документально должны быть оформлены представительские расходы?

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный документ составляется на бумажном или электронном носителе, при этом он должен иметь обязательные реквизиты.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с Письмом Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

Документальное оформление представительских расходов производится, в частности:

1) приказом (распоряжением) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) сметой представительских расходов;

3) первичными документами, в том числе подтверждающими приобретение на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) отчетом о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

— место проведения мероприятий;

— лица, участвующие в мероприятии;

— размер произведенных расходов;

— иная информация.

 

Как в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, представительские расходы, прием и обслуживание делегаций относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Бухгалтерский учет представительских расходов рассмотрим на примере с учетом положений Инструкции N 174н <2>.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. В государственный университет приезжает делегация из Германии для урегулирования вопросов обучения иностранных студентов в нашем учреждении. В рамках мероприятия были произведены расходы на сумму 13 000 руб., из них транспортные расходы для встречи гостей — 3000 руб., организация обеда — 10 000 руб.

Денежные средства были уплачены организаторам мероприятия безналичным путем за счет приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Отражена стоимость представительских

расходов в части транспортных      

расходов                           

2 109 xx 290

2 302 91 730

   3 000 

Отражена стоимость представительских

расходов в части расходов на питание

2 109 xx 290

2 302 91 730

  10 000 

Пример 2. Бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного задания проводит конференцию. Для участников мероприятия был организован фуршет. Подотчетному лицу были выданы денежные средства на организацию фуршета в сумме 14 000 руб. По окончании мероприятия подотчетным лицом был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым сумма расходов на питание составила 13 950 руб. Помимо авансового отчета подотчетного лица, учреждением были оформлены и другие документы, подтверждающие правомерность совершения данных расходов и отнесения их в состав представительских. Операции были совершены в рамках деятельности, финансируемой за счет субсидий.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Выданы денежные средства           

подотчетному лицу                  

4 208 91 560

4 201 34 610

  14 000 

Представлен авансовый отчет        

подотчетным лицом                  

4 401 20 290

4 208 91 660

  13 950 

Возвращен остаток денежных средств в

кассу подотчетным лицом            

4 201 34 510

4 208 91 660

      50 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Все статьи Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение (Волкова М.)

Деятельность бюджетных учреждений значительно отличается от деятельности коммерческих организаций, тем не менее бюджетные учреждения иногда сталкиваются с необходимостью провести встречу, прием или иное мероприятие, необходимое для достижения целей, ради которых учреждение было создано. В этой статье поговорим о том, какие расходы относятся к представительским и как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие затраты являются представительскими расходами в целях налогообложения?

Начнем с налогообложения. Именно в НК РФ дано определение представительских расходов. Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ данными расходами признаются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К ним относятся расходы:

— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Порядок учета для целей исчисления налога на прибыль расходов на прием иностранной делегации был рассмотрен в Письме Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.

Налоговые органы в разное время разъясняли, какие расходы можно включить в представительские. Перечислим некоторые из них:

— расходы на сувенирную продукцию, вручаемую во время официального приема в соответствии с обычаем делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества (Письмо МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51);

— затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, необходимой для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг (Письмо УФНС России по г.

Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2);

— затраты на приобретение спиртных напитков. В части правомерности включения расходов на приобретение алкогольной продукции для фуршета Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 пришел к следующему выводу: расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами, согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков. Однако, несмотря на разъяснения, не все работники налоговых органов считают, что данные расходы можно отнести к представительским и учесть при исчислении налога на прибыль. Суды в своих решениях поддерживают налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012 рассматривалось дело, по которому налоговый орган произвел доначисление налога на прибыль организации, связанное с отнесением налогоплательщиком в состав представительских расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, затрат на приобретение алкогольных напитков. Суд, изучив материалы дела, пришел к выводу, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Поскольку ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, доводы организации являются обоснованными. Приобретение спиртных напитков является одним из видов представительских расходов и может включаться в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

При определении, относятся те или иные расходы к представительским, следует руководствоваться п. 2 ст. 264 НК РФ. В данной норме сказано, что представительскими расходам не признаются затраты, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, если вы решили пригласить делового партнера на концерт, в театр или другое развлекательное мероприятие, стоимость билета отнести в состав представительских расходов будет нельзя (Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

К сведению. Представительские расходы, как и все другие расходы, производимые учреждением, должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Хотелось бы обратить внимание на следующую ситуацию. В соответствии с Налоговым кодексом в состав представительских расходов включаются расходы на обеспечение перевода во время проведения мероприятий. В учреждении есть работники, владеющие соответствующим иностранным языком, таким образом, учреждение не нуждается в услугах профессионального переводчика со стороны. Правомерно ли будет поощрить работников-переводчиков за оказанную услугу? Можно ли включить эти расходы в состав представительских?

Данная ситуация не однозначная, возможно несколько вариантов ее решения. Во-первых, обратите внимание на трудовой договор, заключенный с работниками. Если договором предусмотрено выполнение обязанностей переводчика, соответственно, эта работа производится в рамках трудовых обязанностей и дополнительно не оплачивается. Следовательно, представительских расходов не возникает.

Во-вторых, если трудовым договором не предусмотрено выполнение переводческих услуг, то можно поощрить работников, если возможность поощрительных выплат установлена коллективным договором либо другими внутренними документами учреждения. При этом с работником следует заключить договор гражданско-правового характера на оказание данных услуг. В этом случае включение выплат в представительские расходы будет уместно, если расходы соответствуют нормам ст. 264 НК РФ и ст. 252 НК РФ.

За счет каких средств могут производиться представительские расходы?

Источниками финансирования представительских расходов могут быть как средства, полученные от приносящей доход деятельности (в этом случае расходы учитываются при налогообложении прибыли), так и субсидии, выделенные учреждению на выполнение задания учредителя.

Например, представительские расходы, осуществляемые в рамках реализации государственного (муниципального) задания, производятся за счет выделенных субсидий при условии, что они были предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н "О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения". При этом данные расходы должны соответствовать выполнению задания учредителя.

 

Как документально должны быть оформлены представительские расходы?

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Представительские расходы — это какие расходы?

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный документ составляется на бумажном или электронном носителе, при этом он должен иметь обязательные реквизиты.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с Письмом Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

Документальное оформление представительских расходов производится, в частности:

1) приказом (распоряжением) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) сметой представительских расходов;

3) первичными документами, в том числе подтверждающими приобретение на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) отчетом о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

— место проведения мероприятий;

— лица, участвующие в мероприятии;

— размер произведенных расходов;

— иная информация.

 

Как в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, представительские расходы, прием и обслуживание делегаций относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Бухгалтерский учет представительских расходов рассмотрим на примере с учетом положений Инструкции N 174н <2>.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. В государственный университет приезжает делегация из Германии для урегулирования вопросов обучения иностранных студентов в нашем учреждении. В рамках мероприятия были произведены расходы на сумму 13 000 руб., из них транспортные расходы для встречи гостей — 3000 руб., организация обеда — 10 000 руб.

Денежные средства были уплачены организаторам мероприятия безналичным путем за счет приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Отражена стоимость представительских

расходов в части транспортных      

расходов                           

2 109 xx 290

2 302 91 730

   3 000 

Отражена стоимость представительских

расходов в части расходов на питание

2 109 xx 290

2 302 91 730

  10 000 

Пример 2. Бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного задания проводит конференцию. Для участников мероприятия был организован фуршет. Подотчетному лицу были выданы денежные средства на организацию фуршета в сумме 14 000 руб. По окончании мероприятия подотчетным лицом был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым сумма расходов на питание составила 13 950 руб. Помимо авансового отчета подотчетного лица, учреждением были оформлены и другие документы, подтверждающие правомерность совершения данных расходов и отнесения их в состав представительских. Операции были совершены в рамках деятельности, финансируемой за счет субсидий.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Выданы денежные средства           

подотчетному лицу                  

4 208 91 560

4 201 34 610

  14 000 

Представлен авансовый отчет        

подотчетным лицом                  

4 401 20 290

4 208 91 660

  13 950 

Возвращен остаток денежных средств в

кассу подотчетным лицом            

4 201 34 510

4 208 91 660

      50 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Все статьи Представительские расходы: бухгалтерский учет и налогообложение (Волкова М.)

Деятельность бюджетных учреждений значительно отличается от деятельности коммерческих организаций, тем не менее бюджетные учреждения иногда сталкиваются с необходимостью провести встречу, прием или иное мероприятие, необходимое для достижения целей, ради которых учреждение было создано. В этой статье поговорим о том, какие расходы относятся к представительским и как они отражаются в бухгалтерском и налоговом учете.

Какие затраты являются представительскими расходами в целях налогообложения?

Начнем с налогообложения. Именно в НК РФ дано определение представительских расходов. Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ данными расходами признаются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. К ним относятся расходы:

— на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— на буфетное обслуживание во время переговоров;

— на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Порядок учета для целей исчисления налога на прибыль расходов на прием иностранной делегации был рассмотрен в Письме Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.

Налоговые органы в разное время разъясняли, какие расходы можно включить в представительские. Перечислим некоторые из них:

— расходы на сувенирную продукцию, вручаемую во время официального приема в соответствии с обычаем делового оборота представителям организаций-контрагентов, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества (Письмо МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51);

— затраты организации на приобретение продуктов питания и одноразовой посуды, необходимой для организации официального приема и буфетного обслуживания клиентов при проведении деловых переговоров и презентаций услуг (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2);

— затраты на приобретение спиртных напитков. В части правомерности включения расходов на приобретение алкогольной продукции для фуршета Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176 пришел к следующему выводу: расходы налогоплательщика на организацию официальной встречи с клиентами, согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, учитываются в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков. Однако, несмотря на разъяснения, не все работники налоговых органов считают, что данные расходы можно отнести к представительским и учесть при исчислении налога на прибыль. Суды в своих решениях поддерживают налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N А55-14189/2012 рассматривалось дело, по которому налоговый орган произвел доначисление налога на прибыль организации, связанное с отнесением налогоплательщиком в состав представительских расходов, учитываемых при исчислении налогооблагаемой прибыли, затрат на приобретение алкогольных напитков. Суд, изучив материалы дела, пришел к выводу, что к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Поскольку ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, доводы организации являются обоснованными. Приобретение спиртных напитков является одним из видов представительских расходов и может включаться в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

При определении, относятся те или иные расходы к представительским, следует руководствоваться п. 2 ст. 264 НК РФ. В данной норме сказано, что представительскими расходам не признаются затраты, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Таким образом, если вы решили пригласить делового партнера на концерт, в театр или другое развлекательное мероприятие, стоимость билета отнести в состав представительских расходов будет нельзя (Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

К сведению. Представительские расходы, как и все другие расходы, производимые учреждением, должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Хотелось бы обратить внимание на следующую ситуацию. В соответствии с Налоговым кодексом в состав представительских расходов включаются расходы на обеспечение перевода во время проведения мероприятий. В учреждении есть работники, владеющие соответствующим иностранным языком, таким образом, учреждение не нуждается в услугах профессионального переводчика со стороны. Правомерно ли будет поощрить работников-переводчиков за оказанную услугу? Можно ли включить эти расходы в состав представительских?

Данная ситуация не однозначная, возможно несколько вариантов ее решения. Во-первых, обратите внимание на трудовой договор, заключенный с работниками. Если договором предусмотрено выполнение обязанностей переводчика, соответственно, эта работа производится в рамках трудовых обязанностей и дополнительно не оплачивается. Следовательно, представительских расходов не возникает.

Во-вторых, если трудовым договором не предусмотрено выполнение переводческих услуг, то можно поощрить работников, если возможность поощрительных выплат установлена коллективным договором либо другими внутренними документами учреждения. При этом с работником следует заключить договор гражданско-правового характера на оказание данных услуг. В этом случае включение выплат в представительские расходы будет уместно, если расходы соответствуют нормам ст. 264 НК РФ и ст. 252 НК РФ.

За счет каких средств могут производиться представительские расходы?

Источниками финансирования представительских расходов могут быть как средства, полученные от приносящей доход деятельности (в этом случае расходы учитываются при налогообложении прибыли), так и субсидии, выделенные учреждению на выполнение задания учредителя.

Например, представительские расходы, осуществляемые в рамках реализации государственного (муниципального) задания, производятся за счет выделенных субсидий при условии, что они были предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н "О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения". При этом данные расходы должны соответствовать выполнению задания учредителя.

 

Как документально должны быть оформлены представительские расходы?

Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <1> каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Представительские расходы: оформляем документы

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Первичный документ составляется на бумажном или электронном носителе, при этом он должен иметь обязательные реквизиты.

<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В соответствии с Письмом Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 подтверждением данных налогового учета являются:

— первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

— аналитические регистры налогового учета;

— расчет налоговой базы.

Документальное оформление представительских расходов производится, в частности:

1) приказом (распоряжением) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) сметой представительских расходов;

3) первичными документами, в том числе подтверждающими приобретение на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) отчетом о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

— место проведения мероприятий;

— лица, участвующие в мероприятии;

— размер произведенных расходов;

— иная информация.

 

Как в бухгалтерском учете отражаются представительские расходы?

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, представительские расходы, прием и обслуживание делегаций относятся на статью 290 "Прочие расходы" КОСГУ.

Бухгалтерский учет представительских расходов рассмотрим на примере с учетом положений Инструкции N 174н <2>.

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Пример 1. В государственный университет приезжает делегация из Германии для урегулирования вопросов обучения иностранных студентов в нашем учреждении. В рамках мероприятия были произведены расходы на сумму 13 000 руб., из них транспортные расходы для встречи гостей — 3000 руб., организация обеда — 10 000 руб.

Денежные средства были уплачены организаторам мероприятия безналичным путем за счет приносящей доход деятельности.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Отражена стоимость представительских

расходов в части транспортных      

расходов                           

2 109 xx 290

2 302 91 730

   3 000 

Отражена стоимость представительских

расходов в части расходов на питание

2 109 xx 290

2 302 91 730

  10 000 

Пример 2. Бюджетное учреждение в рамках выполнения государственного задания проводит конференцию. Для участников мероприятия был организован фуршет. Подотчетному лицу были выданы денежные средства на организацию фуршета в сумме 14 000 руб. По окончании мероприятия подотчетным лицом был представлен авансовый отчет, в соответствии с которым сумма расходов на питание составила 13 950 руб. Помимо авансового отчета подотчетного лица, учреждением были оформлены и другие документы, подтверждающие правомерность совершения данных расходов и отнесения их в состав представительских. Операции были совершены в рамках деятельности, финансируемой за счет субсидий.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции       

    Дебет  

   Кредит  

  Сумма, 

   руб.  

Выданы денежные средства           

подотчетному лицу                  

4 208 91 560

4 201 34 610

  14 000 

Представлен авансовый отчет        

подотчетным лицом                  

4 401 20 290

4 208 91 660

  13 950 

Возвращен остаток денежных средств в

кассу подотчетным лицом            

4 201 34 510

4 208 91 660

      50 

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

КАК ОФОРМИТЬ И СПИСАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Г.В. Мокрецова,
Главный бухгалтер
Вятского государственного университета

 
    Для поддержания и расширения сотрудничества с другими организациями образовательное учреждение (университет) может осуществлять представительские расходы.
    В целях бухгалтерского учета перечень расходов и сумма, которую университет может потратить на представительские расходы, не ограничены законодательством.
    Включение в смету доходов и расходов по основной деятельности, финансируемой из бюджета, расходов на проведение мероприятий по официальному приему представителей других организаций в деятельности образовательных организаций встречается довольно редко. Поэтому в данной статье будет рассмотрено, как ведется учет представительских расходов, произведенных за счет внебюджетных средств, в рамках предпринимательской деятельности. Внебюджетные средства в соответствии со ст. 161БК РФ бюджетные организации могут расходовать по своему усмотрению.
    Обычно за счет бюджетных средств проводится прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Для проведения приема необходимо либо решение Президента или Правительства РФ либо межгосударственный или межправительственный договор. Расходование бюджетных средств на указанные цели производится строго по нормам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 21.03.1994 № 222 «О порядке расходования средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, а также финансируемыми за счет бюджетных средств организациями и учреждениями».
    В бухгалтерском учете представительские расходы независимо от источника их финансирования отражаются в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации по статье 290 «Прочие расходы».
    Перечень представительских расходов, которые принимаются при налогообложении прибыли, установлен п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. К ним относят:

    Иные расходы учесть как представительские нельзя. В частности, к представительским расходам не могут быть отнесены расходы по выдаче подарков работникам организации и представителям других организаций, расходы по проживанию и питанию представителей других организаций, проведение мероприятий по празднованию памятных дат, имеющих отношение как к предприятию, так и к его сотрудникам, расходы на культурные мероприятия.
    Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, при применении метода начисления такие расходы учитываются как косвенные (п. 1 ст. 318, ст. 320 НК РФ).
    В соответствии со ст. 321.1 НК РФ налоговый учет доходов и расходов, произведенных в рамках предпринимательской деятельности, ведется в порядке, установленном гл. 25 НК РФ. Бюджетным организациям не стоит забывать о необходимости ведения раздельного учета доходов и расходов в разрезе источников финансирования. На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Представительские расходы: бухгалтерский и налоговый учет

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
    Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 26.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В документах, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дата составления документа;

Представительские расходы

Представительские расходы

Лектор: ПОЛЯКОВА Елизавета Вячеславовна, старший консультант по налогообложению и бухгалтерскому учету АКГ «Интерком-Аудит»

Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами. Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос. Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема.

О НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ

Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.

Что НК РФ говорит о представительских расходах

Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.

Начнем с перечня затрат, которые признаются представительскими. Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.

Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество.

Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров. Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.

Место проведения мероприятия значения не имеет. Расходы можно признавать представительскими не только для сотрудников другой компании, но и работников самого налогоплательщика.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А можно отнести к представительским расходы на проведение переговоров с индивидуальными предпринимателями, потенциальными заказчиками компании?

— В принципе, да. Хотя Налоговый кодекс РФ прямо о такой возможности не говорит. В пункте 2 статьи 264 сказано только о представителях организаций. В то же время, по мнению финансовых чиновников, затраты на проведение переговоров с предпринимателями компания имеет право отнести к представительским. Назову два письма Минфина России: от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351 от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2-64. По большому счету, переговоры можно вести с деловой целью и просто с физлицом, не индивидуальным предпринимателем.

Как сформулировать цель представительского мероприятия

Отдельно хочу поговорить о цели мероприятий, которые компания организует для контрагентов и планирует списать расходы на них как представительские. Бухгалтеры практически всегда на семинарах спрашивают, будут ли проблемы с налоговиками по представительским расходам, если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров. Результат подобных мероприятий абсолютно не влияет на право компании списать расходы как представительские при соблюдении условий из пункта 2 статьи 264 и статьи 252 НК РФ. Компания должна быть нацелена на положительный результат переговоров. А доказать, что таких планов у налогоплательщика не было – дело инспекции. И честно говоря, такое доказывание очень сложно.

Есть два определения Конституционного суда РФ, которые помогут компаниям убедить инспекторов, что главное не результат, а цель мероприятия. Это определения КС РФ от 16 декабря 2008 г. № 1072-О-О и от 4 июня 2007 г. № 320-О-П. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности, а не от ее результата. Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик.

Безусловно, цель должна соответствовать коммерческой деятельности компании. Если компания по производству продуктов питания приглашает на переговоры производителя косметики, то вопросы у инспекции могут возникнуть. Повторюсь: доказывать, что компания не права, должны именно налоговики.

Официальный характер мероприятия

Официальный прием, как сказано в пункте 2 статьи 264 НК РФ – это завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Много вопросов вызывает именно эта, более чем расплывчатая фраза — «иное аналогичное мероприятие». К цепочке завтрак и обед напрашивается ужин. В этой связи хочу остановиться на одном интересном и выгодном для компаний письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Разъяснение касается проведения поздних ужинов для контрагентов. Ночное время суток по статье 96 Трудового кодекса длится с 22 часов одного дня до 6 часов утра другого.

Чиновники разрешили учитывать расходы на такие поздние приемы как представительские при соблюдении двух условий. Конечно, потребуются документы, подтверждающие понесенные на поздний ужин расходы. О каких именно документах может идти речь, я расскажу дальше в ходе семинара.

Более того, необходимо, чтобы мероприятие носило официальный характер. Что именно можно обозначить таким понятием, в Налоговом кодексе РФ не определено. Я приведу пример, который показывает, каким образом можно отличить официальный характер мероприятия от неофициального. Представим, что на улице случайно встретились два бывших одноклассника и решили вместе посидеть в кафе. В ходе разговора оказалось, что один из них руководит компанией. Он пожаловался однокласснику, что его компания судится с налоговой инспекцией и ищет толковых юристов. Другой одноклассник заявил, что он как раз работает в адвокатской палате. Были намечены предварительные договоренности. Фактически, разговор двух старых знакомых перерос в переговоры.

Что сделать, чтобы подобный обед в кафе можно было списать на представительские расходы? Самое важное как раз заключается в том, как бухгалтер оформит расходы. Главное, чтобы директор хотя бы догадался взять в кафе чек.

Что нельзя считать представительскими расходами на официальный прием

В пункте 2 статьи 264 НК РФ сказано, что к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

С профилактикой и лечением, мне кажется, и так понятно. Мало кому вздумается пытаться списать это на представительские расходы. А вот по развлечению и отдыху часто возникают споры. Очень тонкая грань в отграничении делового ужина в ресторане от отдыха.

Разберем ситуацию. Компания, которая организует для контрагентов какое-то мероприятие, арендует банкетный зал, приглашает музыкантов. Каждый из расходов – на питание, аренду, оплату работы официантов и артистов – надо проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские. Сразу скажу, что расходы на артистов налоговая инспекция точно снимет из представительских. Под вопросом обычно украшения для зала: шарики, ленты, цветы. Иногда помогают компании-организаторы мероприятий. Можно попросить их не выделять в «первичке» отдельно выступление артистов и декор.

Вероятнее всего, не получится списать как представительские расходы продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов. Тем, кто приехал от имени контрагента с документами часто предлагают чай, кофе, печенье. В письме от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что затраты на такое обслуживание контрагентов не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.

Но из такой ситуации есть выход. Ведь к другим видам расходов чиновники затраты на те же чай и конфеты для контрагентов, ожидающих документы, отнести не запрещают. Например, есть всеми любимый подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ – «другие расходы, связанные с производством и реализацией». Конечно, чиновники Минфина не пропагандируют относить к ним затраты, о которых мы говорим. Но тем не менее, надо иметь такую возможность в виду.

Расходы на обслуживание

Мы обговорили, что такое официальный прием. Теперь разберем, что подразумевается под обслуживанием представителей других компаний и участников заседания совета директоров. Именно этот момент вызывает больше всего дискуссий, потому что само по себе понятие «обслуживание» очень многогранно. Налоговики, Минфин и судьи вкладывают в него зачастую разные смыслы.

Есть судебные решения, из которых можно сделать вывод, что под обслуживанием понимается и оплата проезда, обеспечение жильем человека, который приехал на мероприятие из другого города. То есть расходы на гостиницу и транспорт для сотрудников контрагента ли тех, что прибыли на заседание совета директоров можно отнести к представительским. Для примера можно посмотреть постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435.

  Другое мнение высказывает налоговая служба и Министерство финансов. Расходы на проживание в гостинице, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, визовая поддержка для сотрудников иностранной компании – не подпадают под представительские расходы. На эту тему высказалось московское УФНС в письмах от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115 и от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271. А Минфин России выпустил письмо от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235.

Компания сама для себя должна оценить налоговые риски по такому роду расходам. Возможно, если затраты на такие уж и большие, то действительно легче списать их на счет 91 и не мучаться.

Документальное оформление

Мы подошли, наконец, к документальному оформлению представительских расходов. Как такового, перечня документов для подтверждения представительских расходов в Налоговом кодексе РФ нет. Необязательно все документы, которые я назову, необходимо составлять. Я старалась составить список так, чтобы предусмотреть большинство из возможных претензий налоговиков к представительским расходам.

Условно оформление документов можно разделить на три этапа. Первый – это общие документы. Второе — документы, связанные с конкретным мероприятием. Третий — те, что подтверждают фактическое расходование денежных средств. Расскажу о них по порядку.

Первый этап – это закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике и составление их сметы на отчетный год. В смете достаточно прописать, какую предельную сумму компания может потратить за год на представительские расходы. Эта цифра должна соотноситься с выручкой компании в разумных пределах. Понятно, что если за год компания получила 10 млн рублей, а выделяет на представительские расходы 1 млн, у проверяющих это может вызвать вопросы.

ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А как нужно утверждать смету для представительских расходов?

— Обязательно. Протоколом общего собрания учредителей или акционеров. Это предусмотрено статьей 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и статьей 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

После утверждения сметы готовятся организационно-распорядительные документы, которые должен подписать руководитель компании. Фактически, это приказ о представительских расходах на год (образец см. на стр. XXX). В нем могут быть отражены:

  • перечень сотрудников, которые имеют право получать под отчет средства на представительские расходы;

  • порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

  • порядок расходования подотчетных средств;

  • документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм;

  • нормы отдельных видов представительских расходов.

Часто путают подотчетные суммы на командировки и представительские расходы. Если по командировочным расходам сотруднику надо отчитаться в течение трех дней после возвращения, то для представительских расходов срок может быть совершенно другой. Отчитаться по ним надо в течение трех дней по истечении срока, на который выдан подотчетные средства.

На втором этапе оформления представительских мероприятий готовятся следующие документы:

  • приказ руководителя о назначении ответственного за проведение переговоров;

  • приказ о направлении приглашения на встречу;

  • программа встречи с датой, местом, сроком проведения и количеством приглашенных участников со стороны компании и контрагентов. В этом документе можно даже поименно назвать участников.

И, наконец, третий этап предусматривает оформление отчета о проведении мероприятия, отчета по расходам по нему и авансового отчета с оправдательными документами.

 ###Рекомендация лектора###

Как правильно вести бухучет представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списание их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».

###ОБРАЗЕЦ###

Примерная форма приказа по компании о представительских расходах

ООО «Лучшая компания»                                                              От 11.01.2011 г.

г. Москва

                                                    Приказ № 4

                           О представительских расходах на 2011 год

Приказываю:

1. Установить на 2011 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов

Расходы на одного человека в день, руб.

Проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие)

До 2500

Транспортное обслуживание

До 1500

Буфетное обслуживание во время переговоров

Оплата услуг приглашенного переводчика из расчета 1 переводчик на 5 человек (в час)

До 1000

2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов заместителя генерального директора Иванюшкину Е.О.

3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех рабочих дней после окончания приема.

Генеральный директор

ООО «Лучшая компания»                        Петров                            Петров И.И.

М.П.

Семинар для бухгалтера,
№2 2011

Конспект подготовила Марина КОСНОВА

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *