Проверка налоговой кассовой дисциплины

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Как часто инспекторы вправе проверять кассу

О. С. Макаркина

Журнал «Семинар для бухгалтера» № 10/2012

Периодичность проверок кассовой дисциплины ничем не ограничена. Поэтому налоговики могут приходить с ревизией в компанию хоть каждый день. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195.

А вот продолжаться проверка учета наличной выручки не может более 20 рабочих дней с момента, когда компании предъявят соответствующее решение инспекции. Такой срок установлен в специальном Регламенте по проверке наличной выручки, утвержденном приказом ФНС России от 17 октября 2011 г. № 133н. В пределах этого лимита руководитель инспекции определяет продолжительность проверки в каждом конкретном случае. Однако ни в Регламенте, ни в другом нормативном документе не сказано о периодичности таких проверок. Кроме того, отсутствуют ограничения и на временной интервал, который могут проконтролировать налоговики.

Действительно, к выездным налоговым проверкам этот вид ревизии не относится. Поэтому нормы Налогового кодекса РФ, позволяющие охватывать период, не превышающий трех лет, предшествующих году вынесения решения, здесь не действуют. Так что формально налоговики правы.

Даже если в организации в этом году уже была кассовая ревизия, инспекторы могут прийти снова. Каждый раз налоговики вправе проверить все первичные документы, которые относятся к кассе. Это приказ об установлении лимита наличных денежных средств, ленты кассовых аппаратов, кассовые книги, авансовые отчеты, приходные ордера и т. д.

Вместе с тем оштрафовать компанию за отказ предоставить какие-либо кассовые документы налоговики не вправе, равно как и за ошибки в них. Cтатья 126 НК РФ здесь не действует. Ответственность возможна только за превышение лимита наличных или неоприходование выручки. Его размер составляет до 50 000 руб. на компанию и до 5000 руб. на руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ). Инспекторы вправе одновременно наказать как организацию, так и директора. На практике это так и происходит.

ФНС России также сообщила, как ЦБ РФ предписывает вести кассовые книги обособленным подразделениям компаний. Так, если в филиале принимают и выдают наличные, то следует завести кассовую книгу, даже если у такого подразделения нет банковского счета. Именно этой позиции налоговики будут придерживаться при проверках. Причем проверкой могут быть охвачены филиалы как вместе с головным офисом компании, так и отдельно от него. Ограничений в законодательстве нет.

Что делать

Контролировать лимит наличных средств в кассе, своевременно отражать выручку. При ревизиях бухгалтеру лучше быть готовым показать всю первичку по кассе. Да, инспекторы не вправе оштрафовать компанию за отказ предоставить документы при проверке кассовой дисциплины. Но такие действия могут привести к излишней недоброжелательности со стороны проверяющих.

Какой период могут проверить

Любой — ограничений не установленоПисьмо ФНС от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 (п. 3). Срок давности по кассовым нарушениям — 2 месяцач. 1 ст. 4.5 КоАП РФ. Поэтому более ранние периоды, по идее, не должны интересовать инспекцию. Однако иногда налоговики требуют документы за последний год или даже за последние несколько летПостановление 5 ААС от 27.08.2014 № 05АП-10280/2014. Это не запрещено, и вы должны будете их представить (конечно, не считая случая, когда срок хранения документа уже истек).

В большинстве ситуаций не нужно тратить время и силы на то, чтобы дооформить и привести в порядок относящиеся к операциям более двухмесячной давности документы. За это все равно не оштрафуют. Исключением является ситуация, когда ваше нарушение — длящееся. Тогда 2 месяца срока давности отсчитывают от даты обнаружения нарушения. Но длящиеся нарушения в сфере кассовой дисциплины и ККТ — редкость (это, например, полное отсутствие кассовой книги)Постановление 14 ААС от 30.06.2014 № А05-2033/2014.

Регламенты № 132н и 133н не предусматривают указания в поручении на проверку периода, который эта проверка должна охватывать. Его инспекторы определяют сами на месте. По крайней мере, отсутствие такого указания суды не считают основанием для отмены штрафаПостановления 6 ААС от 12.02.2013 № 06АП-43/2013; 17 ААС от 19.11.2014 № 17АП-13085/2014-АК.

Как упростить ведение кассы при помощи кассовой дисциплины

Для некоторых категорий предпринимателей законом предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовой отчетности.
Согласно постановлению ЦБ РФ, вышедшего в марте 2014 года, бизнесмены, которые владеют предприятиями, относящимися к категории малого или микробизнеса, а также владельцы ИП могут не устанавливать лимит кассы.

Индивидуальные предприниматели ко всему прочему могут не оформлять ПКО и РКО (приходный и расходный кассовый ордер), а также имеют возможность отказаться от кассовой книги.
Однако данные привилегии не отменяют обязанности создания платежных ведомостей при выплате заработной платы и денежных вознаграждений сотрудникам.

К категории малого бизнеса можно отнести организации, попадающие под условия закона №209-ФЗ (п.1 Указания №3210-У). Кратко их можно изложить следующим образом:

  1. Организация отнесена к разряду потребительских кооперативов или организаций, приравненных к коммерческим (кроме муниципальных и федеральных государственных унитарных предприятий);
  2. Численность подобного предприятия должна варьироваться в пределах от 16 до 100 сотрудников;
  3. Доход за год не должен превышать суммы в 400 млн. рублей.
  4. Если на предприятии работает до 15 человек включительно, а выручка за предыдущий год, согласно отчетности, не превысила 60 млн. рублей, данное предприятие будет отнесено к разряду микробизнеса.

Важно! Доля государственной собственности в подобных предприятиях не должна превышать 25%. Несмотря на очевидные удобства, бизнесмен должен понимать, что, если приход денежных средств не подтверждается приходным кассовым ордером, наличные деньги могут попросту не дойти до кассы предприятия, оставшись у недобросовестного сотрудника.
В связи с чем можно сделать вывод, что упрощенное ведение кассовой дисциплины в первую очередь будет удобно предпринимателям, в штате которых отсутствуют наёмные сотрудники.

На что нельзя тратить наличную выручку

Довольно часто у владельцев магазинов или же бухгалтеров возникает вопрос, на какие статьи расходов можно тратить наличную выручку из кассы.
Для начала рассмотрим, на что предприниматель имеет право тратить наличную выручку:

  1. Выплата заработной платы сотрудникам;
  2. Расходы на выплаты стипендий;
  3. Выдача командировочных расходов подотчетным лицам;
  4. Любые другие выплаты лицам, являющимся подотчетными;
  5. Расходы на товары или же услуги (за исключением оплаты ценных бумаг);
  6. Страховые выплаты;
  7. Оплата возвращенного товара;
  8. Выдача денежных средств за неоказанные услуги/работы;
  9. Выдача денежных средств на потребительские нужды владельца организации, в случае, если данные нужды относятся к категории личных;
  10. Выплаты платежному агенту при осуществлении банковских операций.

Список статей расходов, на которые предприниматель не может тратить наличные денежные средства из кассы предприятия, включает в себя гораздо меньше пунктов, однако их соблюдение является строго обязательным:

  1. Арендная плата;
  2. Проценты по займам, а также выдача или же возврат самих займов;
  3. Любые манипуляции с ценными бумагами;
  4. Затраты на организацию игр из категории азартных.

Если предпринимателю необходимо осуществить одну из вышеуказанных выплат, денежные средства необходимо будет снять с расчетного счета организации.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Что касается мероприятий, направленных на соблюдение порядка ведения кассовой дисциплины при онлайн-кассах, их предприятие разрабатывает самостоятельно.

Лимит денежных средств в кассе

Его организация определяет для себя самостоятельно. При расчете во внимание принимается сфера деятельности фирмы, примерная сумма ежедневной выручки и т.д. Вся наличность сверх установленного лимита должна быть инкассирована в банк.

Подробнее о расчете лимита денежных средств в кассе

Лимит расчетов наличными

Максимально допустимый лимит расчетов наличными между организациями или же индивидуальными предпринимателями не может превышать 100 000 рублей в рамках одного договора. Причем данный лимит будет действовать и после истечения срока действия договора.
Например, между ИП «Волга» и ИП «Беркут» был заключен договор аренды. У ИП «Беркут» после истечения срока договора осталась задолженность перед ИП «Волга» в размере 300 тыс. руб. Из общей суммы долга ИП «Беркут» только 100 тыс. руб. сможет выплатить наличными.

Прием наличных

В случае, если организация не относится к категории малого или микробизнеса, прием наличных средств производится посредством приходного кассового ордера (ПКО). Работник, принимающий документ, должен проверить наличие в нем:

  • подписи бухгалтера или же руководителя;
  • указания суммы в соответствии с фактически переданной суммой наличности;
  • наличие подтверждающих документов, в случае указания таковых в ПКО.

Пересчет наличных денежных средств производится поштучно в присутствии передающего их лица. В случае, если сумма, заявленная в ПКО, совпадает с фактической суммой наличных денег, кассовый работник ставит печать и подпись на квитанции к приходному кассовому ордеру, после чего передаёт её лицу, от которого денежные средства были получены.

Выдача наличных денег

При выдаче наличности из кассы кассир должен проверить расходный кассовый ордер (РКО) на наличие:

  • подписи бухгалтера или же руководителя;
  • соответствия суммы, указанной прописью, с суммой, указанной в документе цифрами.

Для того, чтобы осуществить выдачу кассир должен идентифицировать личность получателя по удостоверяющему документу (паспорту). Получатель в свою очередь должен расписаться в РКО, подтвердив тем самым факт получения денежных средств.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за соблюдение установленных норм лежит на всех сотрудниках, которых в обязательном порядке необходимо ознакомить со всеми нормативными документами, приказами и инструкциями при приеме на работу.
Случается, что данный этап игнорируется владельцами бизнеса, и подпись нового сотрудника ставится скорее для галочки. Подобное отношение в будущем может сыграть злую шутку с самим предпринимателем, ведь за ошибки своих подчиненных он будет нести ответственность.
Административное наказание предусмотрено в случае следующих нарушений ведения кассовой дисциплины:

  1. Превышение лимита в 100 тыс. руб. по одному контракту;
  2. Не оприходованная наличность;
  3. Наличные деньги хранятся не в установленном виде (вне сейфа или денежного ящика);
  4. Наличность в кассе превышает допустимый лимит;
  5. Трата выручки на неразрешенные цели.

В случае, если нарушения были зафиксированы в момент проверки ИП, штраф составит от 4 до 5 тыс. руб., если же нарушение допустила организация, штраф возрастет в 10 раз и составит уже от 40 до 50 тыс. руб.

Что понимается под «Соблюдением кассовой дисциплины»

Под соблюдением кассовой дисциплины специалисты понимают исполнение норм и правил при проведении операций с наличными финансовыми средствами через операционную кассу юридического лица или индивидуального предприятия. Также она включает в себя совокупность правил, которые необходимо для работы с ККТ, а также документами, оформляющееся без него.

Существуют определенные условия, которые необходимо соблюдать при работе с операционной кассой:

  • Специально для этой работы назначается сотрудник, который в дальнейшем будет выполнять работу кассира. Компания с ним заключает трудовой договор, а также предоставляет на подпись документ, который подтверждает его материальную ответственность. В том случае, если кассиром является директор организации, такой документ не требуется;
  • Кассир и руководство предприятия должны обеспечивать наличным финансовым средствам и всей кассовой документации абсолютную безопасность при хранении;
  • Любая операция, которая производится по основной кассе, оформляется соответствующими документами. Все они имеют унифицированную форму, закрепленную законодательно. Кассир обязательно должен знать правила и порядок их заполнения. Это необходимо выполнять во время совершения любой транзакции с наличными средствами;
  • Каждый день в конце рабочего дня кассир должен составляет документы для тех денег, которые были получены вне кассы. При этом многие предприятия вводят новый упрощенный учет кассовых транзакций, по которому оформление бланков документов не является обязательным;
  • Существует статья закона, по которому обязательным условием при совершении любой сделки является предоставление кассовый чека;
  • Средства, поступившие в кассу предприятия, должны быть направлены руководством только на определенные статьи расходов. К ним могут относиться:
  • заработная плата работникам оплату;
  • услуг поставщиков сырья и материалов;
  • оплата государственных пошлин.

Исключением является индивидуальный предприниматель, который может использовать эти средства в личных целях.

Стоит отметить, что существует определенный порядок для сдачи личности в банковские учреждения. При заключении договора между предприятием банковской организацией, оговаривается вопрос срока предоставления наличных средств, а также основные условия этой сделки.

Одним из них является установление лимита на перечисление. То есть на банковском счете может храниться только ограниченная сумма средств, поступившая от организации. Такое ограничение согласовывается с предприятием каждый год.

Проверка кассы: цели, виды

Как провести ревизию кассы

Проверка кассы проводится в следующих целях:

  • контроль сохранности денежных средств;
  • соответствие суммы наличности, находящейся фактически в кассе, сумме, отраженной в учетных документов (в частности, в кассовой книге);
  • проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Организация может проверять наличность в кассе планово и внепланово.

Плановые проверки носят обязательный характер, их проведение регламентируется действующими законодательными актами. Внеплановые кассовые проверки проводятся по решению организации, на основании локальных документов (например, Положение о ведении кассовых операций и кассовой дисциплине).

№ п/п Виды кассовых проверок Когда проводится Цель проверки
1 Плановая проверка Организации обязаны проводить проверку кассы как минимум 1 раз в год (на 1-е января), а также при увольнении руководителя организации, главбуха и завкассой. Кроме того, плановая проверка кассы проводится при смене кассиров (увольнение или временное освобождение от служебных обязанностей в связи с отпуском, переводом, т.п.). Плановая проверка кассы по состоянию на 1-е января каждого года проводится с целью инвентаризации денежных средств. Цель проверки кассы при смене руководства и материально-ответственных лиц – контроль за соблюдением кассовый дисциплины, сохранность наличности в кассе.
2 Внеплановая проверка Порядок проведения внеплановых кассовый проверок (ревизий) каждое предприятие устанавливает индивидуально и фиксирует в локальных нормативных актах. Внеплановая проверка кассы осуществляется с целью контроля сохранности денежных средств в кассе, соответствия суммы наличности с данными учета, соблюдением порядка кассовой дисциплины.

Когда проводится ревизия кассы

Ревизия кассы подразумевает внеплановую проверку наличных средств и кассовых документов без предварительного уведомления.

Конкретные случаи и обстоятельства, при которых организация обязана проводить внеплановую ревизию кассы, законом не предусмотрены. Поэтому компания вправе самостоятельно устанавливать правила проведения ревизии, периодичность проверок, основания для их проведения, сроки ревизии.

Читайте также статью ⇒ «Порядок ведения кассовых операций для ИП».

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Ниже представлена пошаговая инструкция с описанием процедуры проведения ревизии и кассы и порядком оформления проверки.

Этап №1. Утверждение порядка проведения ревизии

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок проведения ревизии во внутренних нормативных документах. Для этого рекомендуется оформить отдельный документ (например, Порядок контроля учета кассовых операций или кассовой дисциплины). Порядок осуществления и документального оформления ревизионных мероприятий также можно отразить в существующих локальных документах (например, в Положении об учете кассовых операций либо в учетной политике).

В локальном нормативном акте компания:

  • утверждает периодичность проведения проверок (не чаще 1-го раза в месяц, в квартал, т.п.);
  • определяет основания для ревизии (подтверждение факта хищения, дополнительный контроль соблюдения кассовой дисциплины);
  • фиксирует длительность проверки;
  • описывает алгоритм действий проверяющих во время ревизии;
  • утверждает перечень документов, оформляемых в ходе проверки и по результатам ревизии;
  • определяет круг лиц, которые будут участвовать в ревизии в качестве проверяющих.
  • утверждает меры ответственности за нарушение кассовой дисциплины в соответствие с действующим законодательством.

Если речь идет о крупной компании, то контрольно-ревизионные мероприятия в таких случаях осуществляют сотрудники специального подразделения (например, служба внутреннего аудита). В небольших фирмах обязательства по проведению ревизии могут возлагаться на сотрудников (незаитерисованных лиц), должностные обязанности которых не связанны с кассой.

Включение сотрудников в состав ревизионной комиссии оформляется отдельным документов (как правило – приказом). Если ревизию проводят сотрудники службы внутреннего аудита, составление приказа о комиссии необязательно, ведь в данном случае обязанности о проведении контрольных мероприятиях уже зафиксированы в трудовых договора и в должностных инструкциях сотрудников службы.

Этап №2. Издание приказа о проведении ревизии

На основании положений локального нормативного акта издается приказ по предприятию о проведении внеплановой ревизии.

Приказ может быть составлен в свободной форме либо на бланке формы ИНВ-22 (можно скачать здесь ⇒ Приказ о проведении ревизии кассы (бланк ИНВ-22)).

В тексте приказа должна быть отражена следующая информация:

  • наименование документа, дата составления, номер;
  • наименование организации;
  • перечень проводимых контрольных мероприятий (инвентаризация наличных средств и материальных ценностей в кассе, контроль учета кассовых операций, соблюдения кассовой дисциплины);
  • основания для проверки (контрольные мероприятия, подтверждение факта хищения, смена материально-ответственного лица, т.п.);
  • состав ревизионной комиссии (ФИО, должности сотрудников);
  • дата начала и окончания ревизии.

После подписания приказа руководителем, с документов должны быть ознакомлены члены ревизионной комиссии (под роспись). Работники кассы, деятельность которых будет проверяться на основании приказа, о предстающей ревизии не уведомляются.

Этап №3. Проведение ревизионных мероприятий

В день, утвержденный приказом, члены ревизионной комиссии приступают к контрольным мероприятиям:

  1. Уведомление работников кассы о ревизии. Первоначально члены ревизионной комиссии предоставляет работникам кассы оригинал приказа о проведении внеплановой ревизии. Кроме того, кассиру необходимо предъявить удостоверения личности всех членов комиссии (паспорта, рабочие пропуска, т.п.), которые подтверждают право данных сотрудников на проведение проверки.
  2. Пересчет наличности в кассе. Работник кассы пересчитывает наличные деньги в кассе в присутствии членов комиссии. Если в кассе находятся иные ценности либо бланки строгой отчетности, они также подлежат пересчету.
  3. Сравнение суммы наличных денег с учетными данными. Пересчитав наличность, члены комиссии сравнивают полученные результаты с записями в кассовой книге, тем самым определяя наличие излишка/недостачи средств.
  4. Проверка соблюдения правил ведения учета. Ревизионная комиссия проверяет, все ли кассовые операции отражены необходимыми документами, контролирует правильность оформления приходных и расходных кассовых документов.
  5. Контроль соблюдения кассовой дисциплины. Члены комиссии осуществляют контроль за соблюдением лимита кассы, установленного внутренними нормативными документами, лимита наличных расчетов в рамках одного договора (не более 100.000 руб.).

Читайте также статью ⇒ «Учет кассовых операций на УСН, ОСНО, ПСН, ЕНВД».

Этап №4. Оформление результатов ревизии

По окончанию контрольных мероприятий члены комиссии в присутствие работников кассы составляют акт проверки.

Документ может быть оформлен в свободной форме или на бланке ИНВ-15 (можно скачать здесь ⇒ Акт инвентаризации наличности ИНВ-15).

В тексте документа отражается следующая информация:

  • наименование документа, дата составления, номер;
  • наименование организации;
  • члены комиссии (ФИО, должности);
  • материально-ответственное лицо (ФИО, должность);
  • перечень ценностей в кассе на начало проведения ревизии (наличность, марки, ценные бумаги, бланки строго отчетности);
  • сумма наличных средств и прочих ценностей согласно учетным данным;
  • наличие излишка/недостачи, сумма;
  • последние номера приходных и расходных кассовых ордеров.

Также акт ревизии содержит данные о причинах выявленной недостачи/излишков (например, неверное отражение операций в кассовой книге), а также описывает нарушения правил ведения кассового учета и кассовой дисциплины, выявленные в ходе ревизии.

Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается членами ревизионной комиссии, материально ответственным лицом, после чего передается руководителю для принятия дальнейшего решения относительно выявленных нарушений (удержание недостачи с ответственных лиц, применение административных мер взыскания за нарушение кассовой дисциплины и порядка ведения кассовых операций, т.п.).

Читайте также статью ⇒ “Инкассовое поручение“.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

А. Гусев

Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 3/2016

Автономные учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. В статье рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание при проведении внутреннего контроля в части проверки соблюдения в учреждении кассовой дисциплины.

В силу норм ст. 19 Закона о бухгалтерском учете автономные учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Кроме того, напомним, перед составлением годовых отчетных форм проводится инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В ходе инвентаризации должна осуществляться в том числе проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности кассовых операций за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих кассовую дисциплину. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание не только при проведении инвентаризации кассы, но и при осуществлении в учреждении операций внутреннего контроля в части проверки соблюдения в учреждении кассовой дисциплины.

В ходе проверки кассовой дисциплины учреждению необходимо сосредоточиться на анализе следующих вопросов:

  • наличие фактов недостач, растрат и хищений денежных средств;
  • соблюдение требований законодательства при поступлении денежных средств в кассу учреждения;
  • полнота и своевременность оприходования по кассе наличных денег, в том числе полученных из банка;
  • наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх установленного кассового лимита;
  • превышение предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
  • достоверность документов, являющихся основанием для списания расходов по кассе, законность произведенных расходов;
  • наличие фактов использования наличных денежных средств не по целевому назначению.

Осуществлять проверку кассовой дисциплины целесообразно сплошным методом за выбранный период. При этом, по нашему мнению, такой период должен составлять календарный год. Для проверки необходимо изучить следующие документы:

  • кассовая книга (ф. 0504514);
  • журнал операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
  • журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
  • приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
  • расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003);
  • ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет (ф. 0504501);
  • главная книга (ф. 0504072);
  • инвентаризационные описи наличных денежных средств;
  • договоры о полной материальной ответственности с кассирами;
  • расчетно-платежные ведомости;
  • авансовые отчеты (ф. 0504505) вместе с приложенными к ним документами.

Далее рассмотрим более подробно этапы проверки данного вопроса.

Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств

Любая проверка кассовой дисциплины должна начинаться с инвентаризации кассы, что осуществляется с целью выявления недостач, растрат и хищений денежных средств. Думаем, некоторые бухгалтеры еще помнят те времена, когда, приходя с проверкой в организацию, ревизоры первым делом опечатывали помещение кассы.

Напомним, что инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, должна проводиться при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть установлен в учетной политике учреждения.

В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.

Одновременно необходимо обратить внимание и на условия хранения денежных средств:

  • обеспечена ли сохранность денежных средств;
  • есть ли у кассира образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, а также печать (штамп), содержащая реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Напомним, что согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются;
  • соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Соблюдение установленного лимита остатка наличных денег

Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением. Проверить обозначенный вопрос достаточно легко: достаточно обращать внимание на остатки на конец и начало дня в кассовой книге.

Порядком ведения кассовых операций установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения на указанные выплаты наличных денег с банковского счета). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.

Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
  • на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Проверка правильности оформления документов по кассе

В ходе проверки следует обратить внимание на следующее:

1. Заполнение всех строк и реквизитов РКО, ПКО и других документов, используемых при осуществлении кассовых операций, отсутствие в них исправлений. Так, согласно п. 167 Инструкции № 157н прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).

В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.).

Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.

Также необходимо убедиться в отражении в кассовой книге всех ПКО и РКО. Для этого требуется сверить записи в кассовой книге с данными кассовых документов.

2. Наличие необходимых подписей. Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3 Порядка ведения кассовых операций). Однако здесь следует учитывать, что в силу п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит Инструкции № 157н. С целью недопущения негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по нашему мнению, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями названной инструкции.

Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждым ПКО и РКО.

Согласно п. 6 Порядка ведения кассовых операций кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной или платежной ведомостях) или в доверенности.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.

3. Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью.

4. Наличие доверенностей. Напомним, что при выдаче денег по доверенности проверяется соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, прописанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной ведомостям).

В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим учреждением. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Выявление фактов несоблюдения ограничений по расчетам с юридическими лицами

В силу п. 6 Указания № 3073-У наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов. Заметим, что ранее ограничения по наличным расчетам в иностранной валюте не устанавливались.

Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий на следующие цели:

  • на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • на выдачу работникам под отчет.

Проверка целевого использования средств

Напомним, что исходя из п. 2 Указания № 3073-У автономные учреждения, как и другие юридические лица, вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий исключительно на следующие цели:

  • выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
  • оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выдача наличных денег работникам под отчет;
  • возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
  • выдача наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Расходование наличных денег в валюте РФ, поступивших в кассу учреждения за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий не на указанные выше цели, является неправомерным.

Кроме того, необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 2 Указания № 3073-У).

Также отметим: если в соответствии с Бюджетным кодексом на автономное учреждение возлагаются обязанности получателя бюджетных средств, нужно убедиться в отсутствии фактов их нецелевого использования. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением документов, являющихся основанием для осуществления расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо сравнить статьи и подстатьи КОСГУ (с 2016 года – следует обращать внимание на вид расходов), по которым выдавался аванс, с указанными в авансовых отчетах. Кроме того, необходимо проанализировать правильность отнесения фактически произведенных расходов на те или иные статьи и подстатьи КОСГУ (вид расходов).

Прочие вопросы

В ходе проверки следует дополнительно обратить внимание вот на что.

Наличие случаев неоприходования поступивших денежных средств. В ходе проверки анализируются:

  • полнота и своевременность оприходования денежных средств в кассу учреждения. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением банковских операций учреждения;
  • соответствие приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;
  • своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Напомним, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю учреждения авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов, а также в результате неправильного подсчета итогов в кассовых документах. В ходе изучения данного вопроса проводятся:

  • анализ полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, сброшюрованных с журналом операций по счету «Касса»;
  • проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
  • анализ итогов кассовых отчетов.

Наличие фактов излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам. Данный вопрос включает в себя:

  • проверку совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;
  • проверку обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом других документов.

Наличие договоров о полной материальной ответственности. Напомним, что в соответствии со ст. 244 ТК РФ с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Причем такой договор должен быть заключен не только с кассиром, но и с лицом, заменяющим его на время отпуска, болезни и т. д.

Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. Входе проверки необходимо убедиться в правильностиотражения операций по кассе в бухгалтерском учете учреждения.

* * *

В заключение еще раз отметим, что автономные учреждения, как и другие организации, обязаны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен охватывать в том числе вопросы соблюдения учреждением кассовой дисциплины. Кроме того, укажем, что без проверки кассовой дисциплины не обходится практически ни одна проверка органов государственного (муниципального) финансового контроля.

Далее приведем перечень наиболее распространенных нарушений, допускаемых учреждениями при осуществлении кассовых операций:

  • недостача или излишек денег в кассе;
  • несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;
  • ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т. д.);
  • отсутствие первичных кассовых документов;
  • превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;
  • непроведение инвентаризации кассы;
  • несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;
  • отсутствие договора о полной материальной ответственности, заключенного с кассиром учреждения;
  • нецелевое использование денежных средств;
  • арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
  • излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;
  • нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
  • отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;
  • несоблюдение сроков выдачи заработной платы.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *