Пуд в бухгалтерии

Автор: | 01.05.2019

Для чего необходим ПУД

ПУД – это документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 1 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)).

Своевременное и правильное оформление ПУД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них сведений должны обеспечивать лица, составившие и подписавшие эти документы учета (п. 9 ст. 1 Закона № 57-З).

Пунктом 2 ст. 62 НК установлено, что налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета.

Таким образом, ПУД – документ, необходимый для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Каков порядок оформления ПУД

Часть форм ПУД, обязательных к применению, утверждена постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».

ПУД, обязательные для применения, приведены в таблице.

№ п/п

Наименование ПУД

Нормативный акт, утвердивший форму ПУД

Товарно-транспортная накладная

Постановление Минфина от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной, товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 г. № 23»

Товарная накладная

Приходный кассовый ордер

Постановление Минфина от 29.03.2010 № 38 «Об установлении форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций»

Приходный кассовый ордер (валютный)

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (валютный)

Акт о приеме-передаче основных средств

Постановление Минфина от 22.04.2011 № 23 «Об установлении формы актов о приеме-передаче основных средств, акта о приеме-передаче нематериальных активов и утверждении Инструкции о порядке заполнения акта о приеме-передаче основных средств и акта о приеме-передаче нематериальных активов»

Акт о приеме-передаче нематериальных активов

С-2 «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Постановление Минстройархитектуры от 29.04.2011 № 13 «Об установлении форм первичных учетных документов в строительстве»

С-22 «Акт о передаче не завершенного строительством объекта»

С-17а «Акт о передаче затрат, произведенных при создании объектов инженерной, транспортной, социальной инфраструктуры и их благоустройства»

С-2а «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2б «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

С-2в «Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ»

Кроме того, Нацбанком дополнительно к формам ПУД, включенным в перечень, разработаны и утверждены специальные формы для банковских организаций.

Все остальные формы ПУД организации могут разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).

Применение самостоятельно разработанных документов должно быть отражено в учетной политике организации.

Самостоятельно утвержденные организацией ПУД должны содержать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона № 57-З.

Они должны содержать следующие сведения:

  • наименование документа, дату его составления;
  • наименование организации, фамилию и инициалы ИП, являющегося участником хозяйственной операции;
  • содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Кроме того, Закон № 57-З позволяет включать в ПУД иные сведения, не являющиеся обязательными.

ПУД в виде электронного документа

Законодательством допускается составление ПУД как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.

Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.

Если ПУД составлен в форме электронного документа, он должен соответствовать требованиям ст. 16 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З) (п. 7 ст. 10 Закона № 57-З).

В частности, электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
  • иметь структуру, установленную ст. 17 Закона № 113-З;
  • быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Исключение из правил

ПУД должен составляться при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-З).

По общему правилу первичные документы, подтверждающие факт передачи товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг, должны составляться в двухстороннем порядке.

В то же время законодательством предусмотрены случаи, когда ПУД может быть составлен подрядчиком (исполнителем) и заказчиком единолично (п. 6 Закона № 57-З).

Постановлением Минфина от 21.12.2015 № 58 «О некоторых вопросах составления первичных учетных документов» субъектам хозяйствования предоставлена возможность составлять ПУД, подтверждающие выполнение работ (оказание услуг), в одностороннем порядке при заключении публичного договора между заказчиком и подрядчиком. Необходимым условием для единоличного составления ПУД является включение этого условия в договор на выполнение работ (оказание услуг).

Публичным признается договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности, в т.ч. по выполнению работ (оказанию услуг), которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится, и на одинаковых условиях, например, услуги медицинских центров, услуги проката и т.д. (пп. 1, 2 ст. 396, п. 3 ст. 597, п. 2 ст. 798 ГК).

Порядок внесения исправлений в ПУД

В ПУД (за исключением ПУД, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и ПУД, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления (п. 8 ст. 10 Закона № 57-З).

Порядок внесения исправлений в ПУД (за исключением ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком) определяется п. 4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной Минфином от 18.12.2008 № 196.

Реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно. Подчистки и помарки в них не допускаются (п. 4 Инструкции № 196).

Исправление ошибочных записей должно осуществляться методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей должно осуществляться путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленного текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицо, осуществившее исправление, должно произвести оговорку «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего.

Порядок внесения исправлений в ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком, определяется Нацбанком.

ПУД оформлен с ошибками: каковы последствия

В настоящее время прямая административная ответственность за неправильное оформление ПУД в законодательстве отсутствует, и организация не может быть привлечена к административной ответственности за неправильное заполнение (оформление) реквизитов ПУД.

Директива Президента от 31.12.2010 № 4 «О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь» ввела мораторий на ст. 23.17 КоАП, согласно которой за неуказание в ПУД сведений, предусмотренных законодательством, или указание в них недостоверных сведений в отношении ИП и юридических лиц применялись меры административной ответственности.

Статья 23.17 исключена из КоАП 28.08.2013.

В то же время необходимо помнить о том, что неправильное или неполное заполнение ПУД может повлечь для организации другие негативные последствия (правовые, имущественные, налоговые).

Правильное оформление ПУД, указание в них всей необходимой информации о переданных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, времени нахождения транспорта под погрузкой-разгрузкой, наличие необходимых подписей с их расшифровками и указанием должностей, указание даты операции и т.д. необходимы для защиты интересов организации при возникновении конфликтных ситуаций с партнерами, с контролирующими органами.

Обратите внимание на то, что контролирующие органы при проведении проверок могут не признать в качестве ПУД документы, составленные с нарушением требований законодательства. Их мнение основывается на положениях Закона № 57-З, из которых следует, что ПУД признается соответствующим требованиям законодательства, когда в нем содержатся обязательные сведения, установленные законодательством.

ПУД, не соответствующий требованиям законодательства, не может считаться первичным документом в целях бухгалтерского учета. Соответственно, такой первичный документ не может служить базой и для налогового учета. В результате для предприятия наступают негативные последствия в виде доначисления налоговых платежей (НДС, налога на прибыль) и штрафных санкций.

ПУД в рамках Указа № 488

С 01.01.2013 вступил в силу Указ от 23.10.2012 № 488 «О некоторых мерах по предупреждению незаконной минимизации сумм налоговых обязательств» (далее – Указ № 488). В соответствии с подп. 1.10 Указа № 488 для целей налогообложения факт совершения хозяйственной операции должен подтверждаться ПУД, имеющим юридическую силу.

ПУД обладает юридической силой только в случае действительности совершения отраженной в нем хозяйственной операции.

Указом № 488 введена обязанность субъектам хозяйствования обеспечивать проверку ПУД на предмет их соответствия требованиям законодательства, а в случае их оформления от имени организации или ИП Республики Беларусь также на предмет их принадлежности отправителю товара и действительности бланка такого документа, информация о котором размещается в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

По результатам проверки при наличии у контролирующего органа доказательств, опровергающих факт совершения отраженной в ПУД хозяйственной операции, ПУД может быть признан не имеющим юридической силы (подп. 1.10 Указа № 488).

Таким образом, отмена административной ответственности за неправильное или неполное оформление ПУД не должна отменить ответственное отношение должностных лиц к порядку их оформления.

С 2017 г. согласно ст. 130 НК затраты должны быть экономически обоснованными. В частности, экономически обоснованными не могут быть затраты, если фактически не поступил товар (нематериальные активы), не выполнены работы, не оказаны услуги, не переданы имущественные права.

Хранение ПУД

Организации обязаны хранить ПУД в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь (ст. 18 Закона № 57-З).

Копии изъятых в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь ПУД должны быть включены в документы бухгалтерского учета организации.

Срок хранения ПУД и приложений к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п. 177 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность.

При хранении ПУД, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

Ответственность за организацию хранения ПУД несет руководитель организации.

Административная ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских и иных документов

Из таблицы вы узнаете, за какие нарушения при работе с ПУД предусмотрена административная ответственность для юридического лица.

Пункт
ст. 12.1 КоАП

Нарушение

Ответственность

Нарушение должностным лицом юридического лица установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности

Предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин

Уничтожение должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие

Наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин

Необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица бухгалтерских документов и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату

Наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин

Светлана Григорьева, аудитор

Понятие и назначение ПУД как источника первичной информации.

12345

Понятие и назначение ПУД как источника первичной информации.

Классификация документов.

3. Учетные регистры: назначение, виды и содержание.

Документирование и организация документооборота предприятия.

Инвентаризация и ее место в первичном учете.

Понятие и назначение ПУД как источника первичной информации.

В целом финансово-хозяйственная деятельность предприятия в отдельно взятом периоде может быть представлена как совокупность свершившихся экономически значимых событий. В отношении каждого такого хозяйственного факта бухгалтерский учет организует первичное наблюдение. Оно осуществляется как в целях сплошного и непрерывного отслеживания экономически значимой информации, так и в целях исключения её пропуска или потери. Для отражения и регистрации каждой хозяйственной операции бухгалтерский учет использует специальный прием метода — документация.

Документация обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Итак, по результатам первичного наблюдения формируется первичный учетный документ (ПУД). Посредством его ВПЕРВЫЕ в информационной системе бухгалтерского учета ФИКСИРУЕТСЯ ФХЖ, ранее о его существовании, свершении не было известно, поэтому используется соответствующее название данного вида бухгалтерских документов.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном ФХЖ, придающее ему юридическую силу.

ПУД – это тот фундамент, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Документ – основа и начало учетных записей, средство, при помощи которого осуществляются финансово-хозяйственная деятельность, оперативное руководство и управление организацией.

Документы имеют:

  • Экономическое значение, так как посредством их осуществляется первичное наблюдение за финансово-хозяйственной деятельностью организации и регистрируется её формирующий отдельно взятый ФХЖ, следовательно, в документе содержится определенная экономически значимая информация.
  • Правовое значение, так как документы имеют материальную форму то они могут использоваться в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Также документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.
  • Контрольное значение, так как дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. ПУД являются основой при проведении аудиторских проверок, налоговых проверок, документальных ревизий, анализа результатов работы организации.

В БУХУЧЕТЕ СЧИТАЕТСЯ, ЕСЛИ ФХЖ НЕ ОФОРМЛЕН ПУД, ЗНАЧИТ, СОБЫТИЯ НЕ БЫЛО.

Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами. В переводе с латинского reguisitum – нужное, требуемое, это строго оговоренная часть документа или отдельный неделимый информационный его элемент.

Также можно под реквизитами понимать показатели, характеризующие хозяйственную операцию.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты придают бухгалтерскому документу юридическую силу.

В соответствии со ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 от 6.12.2011г. к обязательным реквизитам относятся:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6)наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7)подписи лиц должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты служат для отражения характера операции, специфики процесса и технологии обработки информации из данного документа, дополнительного обозначения требований нормативных актов (НДС), для придания большей информативности документу и т.д.

К дополнительным реквизитам относятся: номер документа, адрес и телефон организации, указание сторон, участвующих в совершении данной операции, и др.

К заполнению бухгалтерских документов предъявляются особые требования:

своевременность, достоверность, способ заполнения, исправление ошибочных записей.

1. Своевременность– документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

2. Достоверность– в документах должны быть заполнены все реквизиты, которые отражают достоверные данные.

3. Способ заполнения – первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если ПУД формируется на бумажном носителе, то он должен быть заполнен пастой шариковых ручек четко, без помарок, свободные строки – прочерчиваются. Перечень лиц, имеющих право подписи, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

4. Исправление ошибочных записей – в учетные документы можно вносить исправления (кроме кассовых, банковских и др.) только специальными способами. Наиболее известны три — корректурный способ, дополнительная запись, сторнировочная запись.

1) Корректурный способ –применяют в случаях, когда ошибка замечена в отчетном периоде до составления баланса и носит частный характер, т.е. содержится в 1 документе и не требует изменения указанной корреспонденции счетов. Исправление производится путем зачеркивания и оговорок. Ошибочная запись суммы и текста зачеркивается 1 чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Рядом пишется правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует 3 вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить», «зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается в каждом.

Этот способ часто применяют в ПУД!

Если ошибка выявляется после подведения итогов за отчетный период, а также если повторяется в нескольких регистрах, то применяются другие способы.

2) Дополнительная запись применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка занижена. Дополнительная запись совершается в той же корреспонденции, но на сумму, которая составляет разницу между правильной и ошибочной.

Надо Дт 20 Кт 10 500 руб.
Записано ошибочно Дт 20 Кт 10 300 руб.
Исправлено Дт 20 Кт 10 200 руб.

3) Сторнировочная запись (метод «Красного сторно») – выполняется при необходимости:

А) аннулировать частично ошибочную запись,

Б) аннулировать полностью ошибочную запись.

В бухгалтерском учете не принято пользоваться отрицательными числами, поэтому отрицательное значение приводится особым образом: либо в круглых скобках, либо красными чернилами обводится числовое значение.

А) В этом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденция счетов. (проводка та же, а число красным),

Б) Если ошибка и в сумме и в проводке, то запись сторнируется полностью и выполняется верная.

Записано ошибочно Дт 20 Кт 70 12000 руб. КРАСНЫМ
Исправлено Дт 23 Кт 70 10 000 руб.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *