Рабочая тетрадь по инвентаризации

Автор: | 04.05.2019

2.Термины, определения и сокращения

Инвентаризация — проверка имущества посредством подсчета, описания, измерения, оценки, сличения полученных данных в натуральном или стоимостном измерениях с данными текущего учета в целях контроля его сохранности.

ЕКР-система (1С) — компьютеризированная система учета и планирования ресурсов предприятия.

3.Ответственность

Ответственность за функционирование процедуры несут руководители всех функциональных подразделений предприятия, прежде всего — складских и производственных.

Положения инструкции распространяются на всех сотрудников предприятия, принимающих участие в инвентаризациях.

4.Описание процесса

4.1. Проведение инвентаризации.

Инвентаризации проводятся при смене материально-ответственных лиц, перед составлением годовой отчетности, а так же внепланово по приказу руководителя предприятия.

Задачи проведения инвентаризации:

  • выявление фактического наличия имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с учетными данными;
  • проверка полноты отражения в учете;
  • корректировка учетных данных в соответствии с выявленными расхождениями;
  • выявление причин, которые привели к расхождениям учетных данных.

Для проведения инвентаризации издается «Приказ» в котором указывается причина инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица и пр.), сроки проведения, подразделение, в котором проводится инвентаризация, а так же председатель и состав комиссии.

Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т.е. пересчитываются абсолютно все материальные ценности. Инвентаризация может проводиться выборочно, когда пересчету подлежат только определенные номенклатурные позиции.

4.2. Порядок оформления инвентаризации.

До начала инвентаризации в базе «1С» должны быть проведены все документы, связанные с движением материальных ценностей: «Поступление товаров и услуг», «Перемещение товаров», Отчеты производства за смену», » Требования — накладные» и др.

Только после того, как все документы учтены в базе, создается документ «Инвентаризация товаров на складе».

Данные об остатках в «Инвентаризационной ведомости» заполняются автоматически с помощью кнопки «Заполнить». Далее надо выбрать «По остаткам на складе регл. учет». Складские остатки отображаются в графе «Количество по данным учета» и редактированию не подлежат. Если в данной графе появляются отрицательные остатки, то необходимо выяснить причину отрицательного остатка и провести недостающие документы. После исправления учетных данных нужно повторить заполнение инвентаризационной ведомости, для того, чтобы данные были корректны, необходимо учитывать, что документ «Инвентаризация товаров на складе» был создан последним из всех документов, относящихся к инвентаризации.

Реальные остатки на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации, вносятся в графу «Количество».

При этом следует обращать внимание на колонку «Единица учета» и фактическое наличие материальных ценностей показывать в тех же единицах, в которых указано учетное количество. Либо зайти в колонку «ед.учета» соответствующую данной позиции и выбрать другую единицу измерения. В этом случае учетное количество будет автоматически пересчитано в выбранные единицы учета.

Это касается тех позиций, которые имеют несколько единиц учета. Например: л. и мл. (флюсы, растворители…); шт. и гр. (трубчатый припой, паяльная паста…) и т.п.

Графа «Отклонение» заполняется автоматически. В ней фиксируется отклонение между фактическим остатком и остатком по данным учета. Когда все данные будут введены в документ, необходимо распечатать «Инвентаризационную опись» и » Сличительную ведомость». Выбор печатной формы осуществляется в меню печатных форм документа, которое появляется при нажатии на кнопку «Печать». » Сличительная ведомость» не распечатывается, если по результатам инвентаризации не выявлено расхождений с учетными данными.

Проведение документа «Инвентаризация товаров на складе» не производит никакого изменения учетных данных, однако, по результатам инвентаризации необходимо выписать подчиненные документы:

«Списание товаров» и «Оприходование товаров». Состав этих документов заполняется автоматически при вводе «на основании» документа «Инвентаризация товаров на складе». В документ » Оприходование товаров» заносится излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в документ «Списание товаров» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству, зафиксированных в инвентаризационной ведомости.

Перед печатью всех документов, оформленных по итогам инвентаризации, до их оформления в бумажном виде, следует провести сортировку материалов по коду (кнопка «Заполнить» -> «Сортировка по коду»). Это сделает бумажные документы более читаемыми.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии,

материально ответственными лицами и передаются в бухгалтерию в установленный в приказе срок.

В случае допущения ошибок при заполнении инвентаризационных описей исправление производится корректурным способом путем зачеркивания неправильных записей.

Затем над зачеркнутой записью делается правильная запись, которая оговаривается и подписывается председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами с указанием даты внесения исправления.

Документ «Оприходование товаров» передается в отдел закупок для проставления цены прихода. Затем данный документ передается в бухгалтерию на хранение. После получения печатного документа, бухгалтер заносит цены прихода в базу 1С.

Документ «Списание товаров», а также объяснительная записка материально ответственного лица с объяснением причин расхождений. Передаются для принятия решения управляющему директору.

Управляющий директор внизу документа дает бухгалтерии указание, за счет каких средств провести списание недостачи (виновных лиц, прибыль и т.д.). При получении документа бухгалтер на закладке «корреспондирующий счет» указывает счет и статью затрат для описания недостачи.

5.ССЫЛКИ

Ф «Приказ о проведении инвентаризации».

Инструкция по проведению инвентаризации

Инструкция по проведению инвентаризации

1. Первый этап — Предварительная подготовка к инвентаризации

Ответственного(ых) за подготовку к инвентаризации назначает менеджер подразделения.

В течении дня, а так же вечером дня, предшествующего дню инвентаризации, персонал должен осуществить следующие мероприятия по подготовке к ревизии:

1.1. Проверить, все ли приходные и расходные документы переданы в офис за межинвентаризационный период

1.2. Зал и гостевые столы должны быть подготовлены к рабочему дню с вечера дня, предыдущего инвентаризации.

1.3. Все товары, сырье и прочие материальные ценности должны размещаться упорядочено, сгруппированы по сортам, видам, артикулам на местах хранения с целью максимального удобства для качественного и оперативного пересчета. Товары должны быть визуально разделены по типу, виду и наименованию и т.д. и т.п.

1.4. В случае если подсобное помещение не позволяет расставить весь товар указанным способом – допускается последовательная полная выемка и закладка емкостей хранения для пересчета.

1.5. Вся оставшаяся после расстановки и сортировки товара пустая тара должна быть вынесена в зал до окончания полного пересчета товара. По окончании пересчета подсобных помещений выставленный товар и пустая тара заносится обратно.

1.6. Не допускается размещение инвентаризируемого имущества в труднодоступных местах.

1.7. Перед проведением инвентаризации необходимо проверить наличие маркировок и сроков годности (хранения) на п/ф, продукты, сырье и товары.

1.8. Провести проверку на наличие и исправность мерно-весового оборудования и канцтоваров, которые будут использоваться при проведении инвентаризации:

· весы от 2-10 кг и 30 кг

· мерные стаканы объем 0,25 -0,5-1,0л

· воронки, лейки

· линейки барные

· ручки

· офисная бумага

· калькулятор(ы)

· планшеты

1.9. За день или в течении дня, до начала инвентаризации формируются и распечатываются инвентаризационные ведомости для пересчета (по каждому типу инвентаризации отдельно). Ответственный за формирование инвентаризационных ведомостей – менеджер подразделения

В инвентаризационной ведомости должны быть включены такие поля и столбцы как:

· Название подразделения

· Дата и время проведения инвентаризации

· Тип инвентаризации

· № П/П

· Наименование продукта, товара, сырья

· Ед. изм.

· Вид, тип продукта, товаров

· Вес, объем, кол-во

· Фактический вес, объем, кол-во

· Подпись и расшифровка ответственного лица

2. Второй этап – Порядок проведения инвентаризации

Пересчет товаров, продуктов и сырья производится сплошным методом в соответствии с геометрией помещения, а не в соответствии с порядком строк в распечатке. Считающий должен в ходе пересчета полностью проверить полки, стеллажи, холодильные камеры и другие места хранения с товаром, ориентируясь на обнаруженный товар и находя его впоследствии в инвентаризационной описи, а не наоборот поиск на полке товара, стоящего следующим в списке. В случае обнаружения товара, отсутствующего в описи считающего, считающий должен вписать название товара и обнаруженное количество в нижней части листа, (как можно более подробное название).

Инвентаризация — проводится путём измерения, подсчета и взвешивания товаров, продуктов, сырья и п/ф и внесением фактических данных с установленным учетом ед. изм. в инвентаризационную опись. Инвентаризация по типу «кухня» проводится, руководствуясь актами «Потери и увеличения массы при кулинарной обработке», «Нормы отходов по ТТК Минами %» и «Способы технологической обработки». При проведении инвентаризации по типу «Бар», в первую очередь должны быть посчитаны, взвешены и перемерены, товары в помещении бара, и только после этого считается склад, подсобное помещение. Все упаковки, коробки товаров, продуктов, проверяются. По тем позициям, у которых, в процессе инвентаризации возникли разногласия, несоответствия или неточности в пересчете, проводится повторный пересчет, измерение и перевес ТМЦ. Во время пересчета необходимо строго разграничить те позиции, которые были проверены и которые предстоит проверить. Проверка фактических остатков должна производиться при обязательном участии материально ответственного лица. При смене материально ответственного лица в инвентаризационных описях лицо, принявшее это имущество, расписывается в его получении, а сдавшее – в его сдаче.

На товары некондиционные, просроченные, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись, а в протоколе комиссии указываются причины порчи и виновные лица, если таковые установлены. Проверяются сроки годности (документы прихода, заводские этикетки). В случае отсутствия этих составляющих – органолептическим методом, (метод определения показателей качества продукции на основе анализа восприятий органов чувств — зрения, обоняния, слуха, осязания, вкуса. При оценке товара определяют сначала внешний вид, цвет, блеск, прозрачность и другие свойства.). После пересчета на основании этой ведомости создается акт списания с пометкой «списать до ревизии». Остатки по этой ведомости не включаются в основную ведомость и не вносятся в инвентаризационную опись в базу данных.

3. Третий этап – Подведение итогов пересчета

По окончании пересчета, перевешивания и измерения, все полученные результаты вносятся в «Инвентаризационную опись ТМЦ» — применяется унифицированная форма № ИНВ-3.

Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей заполняются по одному экземпляру, по типу инвентаризации: бар, кухня и т.д., т.е. должны быть две описи:

«Кухня» и «Бар». Все данные полученные при пересчете заполняются чётко и ясно. Все исправления проводятся путем зачеркивания неверных данных и проставления над ними правильных записей. Все исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В инв. описи незаполненные строки прочеркиваются. Ответственный за составление инвентаризационной описи является менеджер подразделения. Подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии и об отсутствии у него к членам комиссии каких-либо претензий. В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, оно имеет право заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая эти факты проверяет и в случае их подтверждения производит соответствующие исправления в описях. За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков члены комиссии несут ответственность в установленном законодательством порядке

Инвентаризация материалов и учет ее результатов

Периодически на всех предприятиях хозяйствующего субъекта, независимо от форм собственности по действующему законодательству проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Целью проведения инвентаризации является пересчет фактического наличия материальных ценностей и сопоставление данных инвентаризаций с показателями бухгалтерского учета. С другой стороны проведение инвентаризации преследует цель контроля за работой материально-ответственных лиц, обеспечения сохранности материальных ценностей предприятия, а также проверки условий хранения и порядок ведения учета их движения.

Порядок организации и проведения инвентаризации и выявления результатов определен НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации» (утвержден Министерством Финансов РУз № 58 от 2.11.1998г. и зарегистрирован Министерством Юстиции РУз №833 2.11.1999 г.).

В соответствии с НСБУ №19 инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.

Проведение инвентаризации является обязательным:

а) при смене материально-ответственных лиц на дату приема-передачи дел и ценностей;

б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

в) при установлении фактов хищения или злоупотреблений;

г) при передаче в аренду, выкупе, продаже и разгосударствления предприятия;

д) при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

е) в случае пожара или стихийных бедствий – немедленно по окончании пожара, стихийного бедствия;

Частота проведения инвентаризации в отчетном году, даты проведения, перечень имущества устанавливается руководителем предприятия.

Для проведения инвентаризации на хозяйствующих субъектах создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссии);

главного бухгалтера;

других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.)

Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию ценностей в местах хранения и производства, совместно с бухгалтерией участвует в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по принятию решений по результату инвентаризации.

Материально-ответственное лицо перед началом инвентаризации дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Проверка фактического остатка производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Наименования инвентаризуемых ценностей и их количество показываются в инвентаризационных описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Обнаруженные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи, повреждения или порчи) оформляются в сличительной ведомости и оцениваются по фактической себестоимости. По каждому случаю расхождения принимаются соответствующие решения.

Результаты инвентаризации в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

  1. при обнаружении излишков ТМЗ:
  • дебет 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ
  • кредит 9390 «Прочие операционные доходы»
  1. при выявлении в процессе инвентаризации недостачи ТМЗ:
  • дебет 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
  • кредит 1010 «Сырье и материалы» или другие счета учета ТМЗ.

При этом на сумму естественной убыли в пределах норм или недостачи (потерь) от стихийных бедствий, а также, в случае если виновные не обнаружены, производится запись:

дебет 2010 «Основное производство» или 9430 «Прочие операционные расходы»

кредит 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае обнаружения недостачи ТМЗ по вине материально-ответственных лиц, допущенный ущерб взыскивается с них. При этом составляются проводка:

а) дебет 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального ущерба»

  • кредит 5910 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

б) При взыскании с материально-ответственных лиц:

  • дебет 5010 «Денежные средства в национальной валюте» или 6710 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
  • кредит 4730 «Задолженность персонала по возмещению материального ущерба».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *