Расходная накладная

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Образец составления расходной накладной

С 2013 года единые, стандартные унифицированные формы первичных бухгалтерских документов отменены, поэтому и типовой формы расходной накладной нет. Сотрудники компаний могут составлять ее в произвольном виде, по ранее действующим, обязательным к применению образцам документа (форма ТОРГ 12, ТОРГ 14 и т.п.), или же, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный шаблон накладной – на его основе. Главное, чтобы по своей структуре она соответствовала некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию включала в себя ряд определенных сведений.

Условно накладную можно поделить на три части: «шапку», основную часть и заключение.
В первую вносится по порядку:

  • номер и дата составления документа;
  • наименование организации, которая производит отпуск товара и наименование организации, которая его получает (если это физическое лицо или ИП, соответственно, сюда вписывается его фамилия-имя-отчество);
  • также здесь делается ссылка на договор, в целях реализации которого происходит данная операция (указывается его номер и дата заключения);
  • если одно из лиц, задействованных в передаче товарно-материальных ценностей действует на основании доверенности, информацию об этом также надо внести в расходную накладную, указав ее номер и дату выдачи.

Во второй, основной части документа, которая формируется, как правило, в виде таблицы, содержится подробная информация об отпускаемых товарно-материальных ценностях:

  • их название;
  • количество (в соответствующих единицах измерения – штуках, литрах, килограммах, метрах и т.п.);
  • цена за штуку;
  • общая стоимость.

Если есть необходимость, этот раздел документа можно дополнить и другими сведениями, в том числе сюда можно вписать сорт, категорию, вид, назначение, особенности, упаковку, условия хранения изделий и т.п. Длина таблицы зависит то того, сколько товаров в нее вносится.

В заключительную часть бланка включается следующая информация: количество наименований товара и итоговая сумма (оба эти значения берутся из таблицы).

Что это такое и для каких целей нужна?

Движение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в процессе их реализации должно заверяться товаросопроводительными документами, в частности, накладными. Они выступают в качестве расходных документов для продавца, а для покупателя – приходных.

РН также может понадобиться при возврате товара продавцу, если в ходе его приёмки обнаружится брак, некомплектность или низкое качество.

Является ли рассматриваемый документ подтверждением оплаты за товар? РН подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения бухгалтерских операций: списания со склада, учёта реализованной продукции.

То есть приоритетное значение заключается в учёте движения продукции, как внутри хозяйствующего субъекта при отпуске для использования цехами и иными структурными подразделениями, так и при операциях с иными организациями при продаже потребителям.

Правильно оформленная РН подтверждает состав валовых расходов при исчислении налогов.

Расходная накладная является основанием для проведения расчетов между контрагентами по договору, а не подтверждением оплаты за ТМЦ, так как не содержит информацию о внесении стоимости в кассу или на счёт продавца в банке.

Порядок заполнения документа

Единой формы РН не имеет, но при этом её заполнение регулируются общими правилами для заполнения документов первичного учёта, фиксирующих хозяйственные операции.

Она должна заполняться только материально ответственным работником организации, реализующей ТМЦ, в двух экземплярах, один из которых остаётся у продавца, второй передаётся материально ответственному лицу покупателя, действующему на основании доверенности.

Условно РН делится на три части:

  1. Вводная, в которой указываются:
    • наименование организации;
    • юридический адрес и телефон;
    • счет в учреждении банка;
    • индивидуальный налоговый номер;
    • номер и дата договора;
    • наименование склада, его адрес;
    • номер и дата выписки.
  2. Основная: перечень (номенклатура) отпускаемых ТМЦ с указанием их идентифицирующих признаков – наименования, вида, марки, фракции, количества, цены, стоимости по каждой позиции.
  3. Итоговая:
    • общая сумма переданного ТМЦ;
    • данные о материально ответственных работниках с указанием их должности, фамилии, имени, отчества, даты отгрузки (передачи);
    • данные о сотруднике, принимающей организации – должность, ф. и. о., номер и дата доверенности;
    • личные подписи и печати.
  • За основу расходной накладной берут унифицированные формы ТОРГ-13 или ТОРГ-14. ТОРГ-13 – накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. ТОРГ-14 – расходно-приходная накладная.

    С 1 января 2013 г. отменено обязательное ведение всех первичных учетных регистров в организациях.

    Поступление, перемещение и отпуск ТМЦ оформляются в количественном и стоимостном выражении. Порядок оформления определяется и устанавливается субъектом предпринимательства самостоятельно в составе применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.

    В случае использования не унифицированной формы, бланк РН обязательно должен быть утвержден приказом руководителя организации об учётной политике.

    Учётной политикой для целей налогообложения являются закрепляемые в приказе руководителя обязательные для организации правила, в соответствии с которыми налогоплательщики обобщают информацию о подлежащих налогообложению операциях в течение налогового периода для определения налоговой базы по конкретному налогу.

    Расходная накладная заверяется подписями и печатями обоих участников сделки. Без подписей уполномоченных лиц и печатей РН является недействительной.

    При оформлении накладных необходимо учитывать, что подпись уполномоченного лица удостоверяться печатью и не проставляться с помощью факсимиле. Заполнению подлежат все реквизиты накладной, идентифицирующие переданный товар, его количество и стоимость.

    В случае использования дефектной РН стоимость ТМЦ по ней будет исключена из состава валовых расходов при проверке налогового органа, что приведёт к начислению дополнительных обязательств по уплате налогов и применению штрафных санкций.

    Если вы интересуетесь другими видами накладных, то предлагаем прочитать о ТТН, требовании-накладной, УПД, приходной, транспортной, возвратной, на отпуск товара и материалов на сторону.

    Можно ли принять к учету и как хранить?

    Учёт и оформление движения товаров должно производиться в соответствии с:

    • Налоговым кодексом;
    • законом о бухгалтерском учёте;
    • инструкцией по применению Плана счетов и другими.

    Ответственность за своевременность и правильность оформления документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, достоверность данных несут лица, создавшие и подписавшие их.

    Срок хранения РН – в течение трех лет после истечения срока сдачи последнего за указанный период отчета, при условии, что в указанный период была проведена контролирующим органом проверка (ревизия).

    При возникновении споров в суде по начислению фискальным органом налогов и применению штрафов, по обязательствам по договору между организациями, документы хранятся до принятия окончательного судебного решения с учетом всех судебных инстанций.

    Оприходование полученных покупателем по РН товаров оформляется путем проставления штампа и переноса данных в соответствующие бухгалтерские ведомости (журналы, книги). Поступающие ТМЦ приходуются в день окончания их приёмки по количеству и качеству.

    Чем отличается от товарной накладной?

    Оформление товарной накладной (ТН) осуществляется на основании заявки покупателя. Этот способ продажи используется в случае, если необходимо зарезервировать товар до приезда покупателя, так как ТН подтверждает фактическую поставку ТМЦ по заранее согласованным условиям

    ТН применяется для оформления перехода права собственности (путём продажи, отпуска) на товар или другие материальные ценности от продавца покупателю. В ней указываются:

    1. наименование (вид) ТМЦ;
    2. его цена, количество и общая стоимость;
    3. реквизиты передающей и принимающей сторон;
    4. должности и подписи уполномоченных лиц, печати организаций.
    • Составляется документ в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передаётся сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

      Для учета торговых операций применяется унифицированная товарная накладная ТОРГ-12.

      Применение того или иного документа в процессе оформления хозяйственной операции обусловлено её характером. Формировать и хранить накладные можно как в бумажном, так и в электронном виде.

      Общим для товарной и расходной накладных является то, что они сопровождают движение товара от продавца к покупателю и являются основанием для бухгалтерского учёта; тем не менее, эти два документа — не одно и то же. Расходная накладная, в отличие от товарной, может использоваться для внутреннего учёта перемещения товаров. В то время как ТН применяется только при реализации товарно-материальных ценностей сторонним организациям.

      Соблюдение правил оформления, использования, учёта и хранения расходных накладных гарантирует отсутствие убытков, как непосредственно от деятельности субъекта хозяйствования, так и от результатов её проверки.

      >Могут ли товарная и товарно-транспортная накладная заменить друг друга и чем они отличаются?

      Нужно ли оформлять сразу два документа и заменяет ли один другой?

      Чем отличаются эти документы?

      Чтобы понять, в чем разница между ТН и ТТН, нужно смотреть в их содержание. Для начала важно разобраться, что отображается в каждом из них.

      Какие данные нужно вносить?

      В товарной накладной обязательно должны быть следующие данные:

      1. название ценной бумаги, наименование организации, осуществляющей продажу (поставщик), название принимающей стороны (покупатель);
      2. дата оформления документа (реальная);
      3. основание для осуществления продажи (договор, контракт, наряд на поставку);
      4. код поставщика по ОКУД и ОКПО;
      5. перечень, ассортимент продукции, количество и объявленная ценность, единица измерения, общий тоннаж и конечная сумма фактуры;
      6. указание лиц, ответственных за осуществление отгрузки (главный бухгалтер, ответственный оператор);
      7. подписи ответственных лиц, печать организации.

      ТТН оформляется в случае, если поставку проводит третье стороннее лицо – грузоотправитель. Документ необходим именно для сопровождения товара от продавца до покупателя.

      Вот в чем состоит еще одна существенная разница между этими бумагами: если ТОРГ- 12 распечатывают в двух экземплярах, то ТТН в четырех. Документ необходим для подтверждения отношений между тремя сторонами: покупатель, продавец и перевозчик. Один экземпляр продавцу, второй экземпляр покупателю и два оставшихся грузоперевозчику для отчетности.

      Основные данные ТТН:

      1. наименование и номер документа;
      2. наименование, адрес, телефон грузоотправителя, грузополучателя и плательщика;
      3. номенклатура, количество, сумма;
      4. транспортные расходы и сумма;
      5. указание номера доверенности на водителя, его подпись, подтверждающая принятие груза для доставки;
      6. указываются лица отпустившие товар (кладовщик), разрешившие отгрузку (менеджер) и ответственные за передачу товара (бухгалтер).

      Главное отличие данного документа от предыдущего – это наличие товарного раздела и транспортного.

      В ТТН ставится печать и продавца, и грузоотправителя, которую проверяет принимающая сторона.

      Чаще всего в документе на вывоз/ввоз материальных ценностей нужно отобразить большой перечень товара, что составляет неудобства при его использовании. Для этого в товарном отделе указывают, что к данному документу прикладывается товарная накладная, в которой указан весь ассортимент товара и его фактическая ценность. При этом указывают общее количество продукции по фактуре, тоннаж (брутто и нетто) и сумма отгрузки.

      Грузоперевозчик оформляет на своего водителя доверенность, а грузоотправитель заполняет эти данные в соответствующем месте товарного раздела товарно-транспортной накладной.

      В нижней части первого раздела ТТН слева ставятся подписи уполномоченных лиц грузоотправителя (тех лиц, кто разрешил и произвел отгрузку, и главбуха), справа — подпись водителя (подтверждение факта передачи ответственности за сохранность груза от грузоотправителя перевозчику).

      Для предоставления в налоговую потребуется именно товарная накладная, унифицированная форма ТОРГ-12. ТТН в данном случае не примут.

      Особенности использования на одну передачу ТМЦ

      Чтобы понять, что именно вам нужно выписывать (ТН или ТТН), нужно разобраться с назначением каждой накладной.

      1. Если товар доставляется силами и транспортом поставщика, а транспортная услуга уже включена в стоимость товара, то товарно-транспортная накладная не нужна.
      2. Если товар доставляется силами сторонней организации, которая не имеет никакого отношения к продавцу и выступает только как посредник в доставке, то товарная накладная и товарно-транспортная оформляются в обязательном порядке.
      3. Если покупатель вывозит груз собственными силами, то ТТН не оформляется, так как расходов на транспорт нет.

      Нужно ли оформлять сразу два документа и заменяет ли один другой?

      Если у вас есть товарно транспортная накладная и вы не знаете, нужна ли вам товарная накладная, то просто вспомните о том, что это два разных документа, у которых совершенно разное предназначение и ТТН не может заменить ТН, так как первый документ подтверждает факт перевозки, а второй подтверждает акт перехода товара в пользование покупателя.

      В соответствии с пунктом 3 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» N 402-ФЗ первичные учетные документы должны быть составлены в момент проведения операции или же сразу после передачи. Дата в документах ставится всегда реальная, то есть того дня, когда осуществляется отгрузка ТМЦ. Даты между собой должны совпадать.

      Если ТОРГ-12 была оформлена, а транспортная компания подвела и водитель не приехал в назначенный день, то в документации появятся отличия, такой документ необходимо перепровести в программе на актуальную дату и распечатать его заново, чтобы товарная (ТН) и товарно-транспортная накладная (ТТН) не были с разными датами. Предыдущий распечатанный документ с ранней датой уничтожить.

      Хотите узнать о других видах накладных? Читайте статьи наших экспертов о:

      • форме ТОРГ-13 на перемещение ТМЦ внутри предприятия;
      • формах М-15 и 0504205 на отпуск материалов на сторону;
      • приходной, расходно-приходной и расходной накладных:
      • форме МХ-18 на передачу готовой продукции в места хранения;
      • возвратной накладной.

      Итак, для осуществления передачи товарно-материальных ценностей существуют официальные документы бухгалтерского учета. Несмотря на то, что информация в них дублируется, они не могут заменить друг друга, так как имеют разное применение и значимость.

      Что такое товарная накладная и где используется?

      Любая коммерческая операция, выполняемая компанией, должна иметь документальное подтверждение. Такие бумаги носят название первичных и используются для ведения бухучета.

      В число главных первичных документов всех торговых организаций входит товарная накладная, без которой не обходится ни одна сделка по купле-продаже. Что это за документ? И в каких случаях он оформляется?

      Что такое товарная накладная?

      Товарная накладная применяется предприятиями для документирования отпуска продукции сторонней компании и обычно имеет унифицированную форму, подтвержденную Госкомстатом РФ.

      Ее составляют в 2-х экземплярах, куда заносят данные о поставщике и получателе, дату оформления документа, перечень отпускаемой продукции с объемом и стоимостью, а также фамилии должностных лиц, которые несут ответственность за хозяйственную операцию. После заполнения на накладной ставятся печати компаний и подписи лиц, ответственных за отгрузку.

      Один из экземпляров передается заказчику и используется им для оприходования товаров, второй остается у поставщика и выступает основанием для списания продукции со склада. Хотя оформление накладной допускается в произвольной форме, предпочтительнее заполнять установленный образец, чтобы избежать придирок со стороны налоговой.

      Многие предприятия держат на складе готовые шаблоны с прописанными реквизитами и другой неменяющейся информацией, что значительно ускоряет загрузку при работе с постоянными покупателями.

      Где используется товарная накладная?

      Товарные накладные применяются на всех предприятиях, которые занимаются отпуском товаров. Это могут быть как крупные фабрики и заводы с собственными отгрузочными складами, так и магазины, осуществляющие оптовые продажи.

      Помимо использования при оформлении сделки купли-продажи, накладная необходима бухгалтерам для ведения отчетности, а также работникам склада, которые на ее основании осуществляют оперативный складской учет.

      Для чего нужна товарная накладная?

      Хозяйственную операцию сложно представить без накладных, поскольку они необходимы всем участникам сделки. С их помощью продавец может учитывать количество товара, оставшегося на складе, а покупатель – сверять выгружаемую продукцию с данными, указанными в документе.

      Если компания, приобретающая товары, недовольна их качеством, она использует товарные накладные для возврата продукции или для предъявления в суде (если до этого дойдет дело). Необходим документ и перевозчикам, занимающимся транспортировкой. Товарная накладная передается водителю, перевозящему продукцию, а он, в свою очередь, отдает ее грузополучателю.

      Если во время транспортировки его остановят представители автодорожной инспекции, он должен будет предъявить ее по требованию, доказав тем самым, что товар не украден и доставляется на законных основаниях.

      В чем разница между товарной и товарно-транспортной накладной?

      И товарная, и товарно-транспортная накладная относятся к сопроводительной документации, однако различаются как оформлением, так и ситуацией, при которой передаются материальные ценности. Товарно-транспортная накладная используется только в тех случаях, когда для перемещения продукции применяют транспортные средства, а товарная оформляется при любых сделках купли-продажи.

      В товарно-транспортной накладной отражаются физические характеристики отпускаемой продукции (количество, вес), номер автомобиля и путь его следования, тогда как в товарной накладной указывается только объем и стоимость продукции.

      Чем товарная накладная отличается от расходной накладной?

      Расходная накладная используется для учета расхода продукции внутри компании, например при оформлении отпуска тележек для продавцов, товаров, которые будут раскладываться в торговом зале, и так далее. Ее сохраняют на складе и применяют при подсчете товарных остатков.

      Таким образом, в отличие от товарной накладной, выписываемой сторонним организациям, расходная накладная оформляется для внутреннего пользования и не выходит за пределы компании.

      Форма товарной накладной

      В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

      При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.

      Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.

      Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.

      Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.

      Оформление товарной накладной

      Составление товарной накладной

      Товарная накладная составляется в двух экземплярах, один из которых остается у организации-поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

      Второй экземпляр товарной накладной передается покупателю (грузополучателю) и является основанием для оприходования этих ценностей и вычета по НДС.

      Подписание товарной накладной

      Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами.

      Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

      При этом в ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

      • три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы должен быть закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

      • одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.

      • еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

      При этом, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). В этом случае подпись ставится только в строке «Груз получил».

      Заполнение товарной накладной

      В графе «Грузоотправитель» должно быть указано в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование грузоотправителя, юридический адрес (можно вместе с фактическим), телефон и банковские реквизиты (р./сч и БИК обязательно!).

      В случае, когда отгрузка товара осуществляется не поставщиком, а его структурным подразделением, то необходимо указывать в графе «Структурное подразделение» его адрес местонахождения.

      Графы «по ОКПО» и «Вид деятельности по ОКДП» указывается для организации, которая составляет товарную накладную, то есть для продавца ТМЦ.

      В графе бланка товарной накладной «Грузополучатель» указывается в соответствии с учредительными документами его полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, телефон и банковские реквизиты (р./сч. И БИК обязательно!).

      Графа «по ОКПО», напротив «Грузополучатель», должна быть обязательно заполнена.

      В графах бланка товарной накладной «Поставщик» и «Плательщик» чаще всего указывается аналогичная информация, что и в графах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» соответственно.

      Но бывает, что поставщик и грузоотправитель (плательщик и грузополучатель)- разные организации. Тогда в данных графах указывается в соответствии с учредительными документами полное или сокращенное наименование организации, юридический адрес, номер телефона и банковские реквизиты.

      В графе бланка товарной накладной «Основание» должны быть указаны номер и дата договора.

      Если организация-поставщик доставку товара осуществляет не самостоятельно, а, привлекая перевозчика (грузоотправителя), то заполняется графа «Транспортная накладная» (номер и дата транспортной накладной).

      Перед сводной таблицей бланка товарной накладной в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается порядковый номер накладной и дата его составления соответственно.

      Налоговая инспекция настаивает, чтобы дата составления совпадала с датой отгрузки ТМЦ.
      При заполнении сводной таблицы следует учитывать следующие моменты:

      Данные в сводной таблице формы ТОРГ-12 должны соответствовать данным из бланка счета-фактуры.

      При этом:

      • в столбце 5 бланка товарной накладной указывается код единицы измерения;

      • в столбце 6 бланка товарной накладной указывается вид тары (сокращенно), в которой перевозится товар (к примеру: ящики, коробки и пр.). Если перевозят неупакованный груз, то прописывается в соответствующей строке «н/у»;

      • в столбце 9 бланка товарной накладной указывается масса каждого товара с учетом массы тары. Необходимо прописывать единицы массы (кг., т. и пр.).

      В графе бланка товарной накладной после слов «Товарная накладная имеет приложение на» указывается прописью число листов приложений к данной форме.

      В графе после слов «и содержит» прописью указывается число порядковых номеров столбца 1 сводной таблицы.

      Далее прописью указываются:

      • в графе «Всего мест» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 8 сводной таблицы;

      • в графе «Масса груза (нетто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 10 сводной таблицы;

      • в графе «Масса груза (брутто, кг.)» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 9 сводной таблицы;

      • в графе «Всего отпущено на сумму» бланка товарной накладной число в пересечении строки «Всего по накладной» и столбца 15 сводной таблицы, копейки прописываются цифрами;

      Со стороны поставщика товарная накладная должна быть подписана всеми, кто разрешил и произвел отпуск груза, а также главным бухгалтером, и заверена печатью.

      Даты со стороны продавца и плательщика должны совпадать с датой составления накладной.

      Объединение счета-фактуры и товарной накладной в один документ

      Счет-фактуру и товарную накладную (ТОРГ-12) допускается объединять в один документ.

      Варианты объединения счета-фактуры и товарной накладной в один документ

      Для того, чтобы вместо счета-фактуры и товарной накладной составлять один документ, существует два варианта действий:

      Вариант 1. Использовать рекомендованную ФНС форму универсального передаточного документа (УПД). При этом в поле «Статус» УПД надо указывать «1».

      Вариант 2. Самостоятельно разработать форму объединенного документа. Для этого следует:

      1) дополнить форму счета-фактуры следующими реквизитами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 9 Правил заполнения счета-фактуры)):

      • описанием хозяйственной операции — отпуска товаров (например, «товар отпустил» или «отпуск груза произвел»);

      • наименованием должности представителя вашей компании, отпустившего товары, с его подписью, фамилией и инициалами;

      • описанием хозяйственной операции — приемки товаров (например, «товары принял» или «груз получил»);

      • наименованием должности представителя компании — покупателя или грузополучателя, с его подписью, фамилией и инициалами;

      2) приказом руководителя организации утвердить такую дополненную форму счета-фактуры, как первичный документ, в качестве приложения к бухгалтерской учетной политике.

      При этом исключать какие-либо реквизиты счета-фактуры из объединенного документа нельзя.

      Порядок выставления и регистрации объединенного документа

      Дополненный счет-фактуру или УПД надо составлять:

      • при отгрузке, а не в течение пяти календарных дней со дня отгрузки;

      • в двух экземплярах, один из которых передается покупателю, а второй регистрируется в книге продаж — так же, как обычный счет-фактура.

      Дополненный счет-фактура или УПД в целях исчисления НДС, налога на прибыль, а также бухгалтерского учета будут документами, подтверждающими отгрузку.

      Порядок действий с объединенным документом у покупателя

      На основании дополненного счета-фактуры или УПД покупатель может:

      • принять товары к бухгалтерскому учету;

      • принять к вычету НДС, так же как по обычному счету-фактуре;

      • учесть стоимость товаров в налоговых расходах.

      Для чего нужна расходная накладная

      В российском законодательстве документооборот с применением расходных накладных регулируется весьма поверхностно. Использование соответствующих документов во многом опирается на деловые традиции, сложившиеся в сфере торговли.

      Среди тех немногих источников права, которые регулируют применение расходных накладных, можно выделить письмо Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5. В соответствии с нормами п. 2.1.2 данного НПА движение товара от продавца к покупателю должно заверяться товаросопроводительными бумагами, в частности накладными. В положениях п. 2.1.2 письма № 1-794/32-5 также отмечено, что накладные могут выступать в качестве как расходных, так и приходных документов и должны оформляться материально ответственными лицами в ходе отпуска товаров либо при их принятии организацией.

      В п. 2.1.9 письма № 1-794/32-5 указано, что расходная накладная может также потребоваться при возврате товара поставщику (если в ходе реализации в изделии обнаружен брак, товар имеет низкое качество либо ограниченную комплектность).

      В соответствии с п. 2.2.4 письма № 1-794/32-5 при отпуске товаров в распоряжение материально ответственных лиц на период их рабочей смены должна оформляться расходно-приходная накладная.

      Таким образом, рассматриваемый НПА устанавливает 2 основных типа расходных накладных:

      • документ, посредством которого оформляется передача товара от продавца к покупателю либо от покупателя к поставщику, если изделие бракованное;
      • документ, посредством которого оформляется передача товаров в распоряжение продавца, который может продавать соответствующие изделия в течение рабочей смены.

      Формы расходных накладных

      Какие же формы могут иметь расходные накладные обоих типов?

      Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 утвержден ряд унифицированных форм. В их числе те, которые удовлетворяют признакам расходных накладных:

      • форма ТОРГ-12, предназначенная для отпуска товара сторонней фирме;
      • форма ТОРГ-14, предназначенная для отпуска товара продавцу под реализацию.

      В законодательстве РФ не прослеживается прямой корреспонденции между нормами письма № 1-794/32-5 и положениями постановления № 132. Более того, с 2013 года использовать унифицированные формы, утвержденные государством, российским налогоплательщикам не обязательно.

      Однако оформление расходных накладных, как мы отметили выше, — это необходимость, в значительной степени обусловленная деловыми традициями: недостаток законодательного регулирования соответствующего аспекта документооборота компенсируется практикой ведения бизнеса. На данный момент указанные формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 используются в России как основные при составлении расходных накладных.

      Рассмотрим ключевые особенности работы с указанными формами.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *