Расходы на подбор персонала

Автор: | 03.05.2019

Содержание

Учет расходов организации на рекламу по подбору персонала

ООО регулярно размещает в средствах массовой информации объявления о подборе персонала. Данные объявления размещаются в газетах и журналах посредством публикации информационных блоков или на радио путем воспроизведения ролика либо на телевидении («бегущая строка»).

Как классифицировать и учитывать указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль?

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ Вопрос: ООО регулярно размещает в средствах массовой информации объявления о подборе персонала. Данные объявления размещаются в газетах и журналах посредством публикации информационных блоков или на радио путем воспроизведения ролика либо на телевидении («бегущая строка»). Объявления содержат: наименование организации, контактные телефоны, логотип, наименование вакансий, предполагаемый уровень заработной платы, режим рабочего времени. Данные расходы для организации соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. являются экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Как классифицировать и учитывать указанные расходы в целях исчисления налога на прибыль:

  • в составе расходов на рекламу;
  • в составе расходов по набору персонала;
  • в составе расходов на информационные услуги;
  • в составе других расходов, связанных с производством и (или) реализацией?

Ответ: В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей налогообложения к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 N 38-ФЗ «О рекламе» реклама — информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке. При этом под объектом рекламирования понимается товар, средства индивидуализации юридического лица и (или) товара, изготовитель или продавец товара, результаты интеллектуальной деятельности либо мероприятие (в том числе спортивное соревнование, концерт, конкурс, фестиваль, основанные на риске игры, пари), на привлечение внимания к которым направлена реклама. Информация о наборе работников, опубликованная организацией в СМИ, не отвечает вышеуказанному определению и, соответственно, не признается рекламной. Таким образом, расходы, связанные с размещением в СМИ объявлений о подборе персонала, подлежат учету в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Основание: Письмо Минфина РФ от 23 сентября 2011 г. N 03-03-06/1/585 Подборка по материалам информационного банка «Финансист» системы КонсультантПлюс. Составитель Каширская Е.В.

Расходы на подбор персонала: типичные и нетипичные ситуации

Многие компании при поиске сотрудников на вакантные должности прибегают к услугам организаций, специализирующихся на подборе персонала. Причем такой вариант предпочитают даже те организации, у которых есть своя кадровая служба. Давайте посмотрим, какие налоговые риски могут возникнуть при совершении такой хозяйственной операции.

В главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ есть специальная норма, которая прямо позволяет учесть затраты по набору работников (включая услуги специализированных организаций по подбору персонала) в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Из содержания данной нормы следует, что в расходы по набору работников могут включаться затраты по поиску и подбору персонала, соответствующего требованиям работодателя, в том числе оплата услуг кадровых агентств и иных специализированных организаций, оплата рекламы в СМИ или иным образом, касающейся вакансий и иных аналогичных расходов, связанных именно с поиском работников (постановление АС Московского округа от 27.10.2014 № Ф05-12749/14 по делу № А40-119798/13-107-447).

Казалось бы, никаких проблем с отражением при расчете налога на прибыль услуг кадровых агентств и других расходов, связанных с подбором персонала, возникнуть не должно. Но в жизни не все так радужно.

Оплачиваем услуги кадрового агентства при наличии отдела кадров

По общему правилу для целей налогообложения прибыли расходами признаются затраты организации, если они экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Со сложностями обоснования расходов на услуги сторонних организаций по подбору персонала могут столкнуться компании, у которых имеется своя кадровая служба.

В письме от 06.12.2006 № 03-03-04/2/257 специалисты Минфина России пришли к выводу, что при расчете налога на прибыль можно учесть услуги сторонних организаций по подбору персонала только в том случае, если они не дублируют обязанностей, установленных для собственного соответствующего подразделения организации. Правда, в нем рассматривался вопрос о правомерности учета расходов на услуги юридических фирм. Но данный подход можно спроецировать и на нашу ситуацию.

Отметим, что чуть позже (в 2008 г.) финансисты вновь вернулись к вопросу экономического обоснования юридических услуг при условии, что в компании имеются свои юристы. Но от четкого ответа в этот раз они ушли, отделавшись лишь ссылкой на правовую позицию Конституционного суда РФ об экономической оправданности расходов, данную в Определении от 04.06.2007 № 320-О-П. Согласно ей положения ст. 252 НК РФ не допускают их произвольного толкования, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли, причем бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.

Судебная практика

Большинство судов, включая Президиум ВАС РФ, считают, что компания вправе учитывать расходы на оплату услуг сторонних организаций, несмотря на то что у нее есть собственные подразделения с аналогичными функциями. Так, Президиум ВАС РФ, рассматривая спор о правомерности отражения расходов на юридические услуги, указал, что у инспекции и судов отсутствуют правовые основания для признания расходов на юридические услуги экономически не обоснованными по тому основанию, что в его структуре имеется юридическая служба, выполняющая аналогичные функции. Поскольку компания подтвердила факт и размер произведенных расходов, возлагать на нее дополнительно бремя доказывания разумности указанных затрат суды правовых оснований не имеют (постановление от 18.03.2008 № 14616/07).

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Московского округа от 03.04.2012 № А40-23728/08-108-75, Северо-Кавказского округа от 28.09.2012 № А32-36378/2011, Уральского округа от 23.12.2011 № А07-4203/11, Центрального округа от 26.06.2009 № А35-991/08-С21, Поволжского округа от 30.04.2009 № А12-17953/2008, Волго-Вятского округа от 22.05.2006 № А82-8772/2005-37 и др.

Как видите, приведенные выше выводы вполне можно использовать и в защиту позиции о правомерности учета расходов на подбор персонала при наличии в организации собственной кадровой службы.

Отметим, что в судебной практике рассматривались и споры о возможности учета расходов непосредственно на подбор персонала. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 19.08.2009 № А40-93568/08-87-466. В этом деле налоговики хотели признать необоснованными расходы по договорам оказания услуг с кадровыми агентствами из-за того, что внутренняя структура организации предусматривала наличие отдела кадров, в функции и обязанности которого входили подбор кандидатур на замещение вакантных должностей, а также обеспечение целесообразного использования сотрудников. Но суды не поддержали налоговиков.

Арбитры согласились с аргументацией налогоплательщика, заключавшейся в следующем. Наем сотрудников необходимой квалификации — это неотъемлемое условие осуществления им деятельности, направленной на получение дохода, и использование услуг по подбору персонала сторонних организаций являлось вынужденной мерой в связи с большим объемом работы по набору персонала. Поэтому такие расходы нельзя считать экономически не оправданными.

Но в арбитражной практике есть дела, в которых арбитры поддержали налоговиков. Например, принимая решение в пользу налоговых органов, ФАС Поволжского округа в постановлении от 04.10.2012 № А65-21503/2011 указал следующее. Расходы могут рассматриваться как экономически обоснованные, если функции, выполняемые по гражданско-правовому договору, не дублируют обязанности штатного подразделения или обязанности контрагентов, с которыми ранее заключены договоры. В этом деле у компании при наличии собственного подразделения, выполняющего ту же работу, был заключен еще и схожий договор.

Как избежать споров

На наш взгляд, компания может заранее обезопасить себя от возникновения претензий со стороны налоговых органов. Отметим, что говорить о дублировании функций сотрудников отдела кадров с услугами кадрового агентства можно только в том случае, если в должностной инструкции таких работников прописана обязанность по подбору персонала. Если такая обязанность предусмотрена, но на деле кадровики этим не занимаются, лучше функцию по поиску новых сотрудников исключить из их должностных инструкций. В этом случае риск возникновения спора с налоговиками существенно снижается.

Может оказаться так, что урезать функционал кадровиков нет возможности. Тогда необходимо запастись доводами о целесообразности заключения договора оказания услуг по поиску персонала. Приведем некоторые аргументы:

— замещение вакантной должности происходит в максимально быстрые сроки, так как агентство располагает своей базой данных соискателей;

— агентство оказывает комплексный подход к подбору персонала — от предварительного аудита вакансии и подбора максимально подходящих кандидатов до рекомендаций в выборе финального кандидата и оценки новых сотрудников;

— агентство проверяет соответствие опыта в резюме и записей в трудовой книжке соискателей, что гарантирует заключение трудового договора с профессионалами.

При таком развитии событий налоговикам будет тяжело доказать, что услуги фирмы по подбору персонала экономически не обоснованны.

Услуги кадрового агентства оплачены, результата нет

Заключая договор с кадровым агентством на оказание услуг по подбору персонала, компания не может гарантировать успешность сделки. Вполне может оказаться, что по истечении срока действия договора исполнитель не выполнит поставленные перед ним задачи, то есть компания не укомплектует штат недостающими сотрудниками. Можно ли в такой ситуации учесть расходы по набору персонала для целей налогообложения прибыли?

При решении этого вопроса компании опять придется столкнуться с проблемой оправданности произведенных расходов. Расскажем подробнее.

Позиция Минфина России по данному вопросу изложена в письмах от 04.09.2008 № 03-03-06/1/504 и от 01.06.2006 № 03-03-04/1/497.

Финансисты считают, что в случае если услуги специализированных организаций по подбору персонала не привели к положительному результату (то есть организация не набрала новых работников), то расходы на такие услуги не могут учитываться в расходах при расчете налога на прибыль. Этот вывод распространяется и на оплату услуг кадрового агентства по подбору кандидатур, не подошедших организации. Аргумент — не выполняются требования ст. 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов.

Аналогичной позиции придерживаются и налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.2005 № 20-12/19398).

Как показывает анализ арбитражной практики, суды в этом вопросе на стороне налогоплательщиков. В постановлении ФАС Московского округа от 13.03.2009 № А40-32344/08-75-75 был рассмотрен следующий спор.

Компания заключила с кадровым агентством договор на оказание услуг по подбору персонала. По его условиям он считался выполненным полностью только после того, как заказчик примет решение о найме одного или нескольких кандидатов из числа представленных исполнителем. Но в итоге оказалось, что по окончании срока действия договора никто из представленных кандидатов не был принят на работу. Организация стоимость услуг по такому договору учла при расчете налога на прибыль в составе расходов. Налоговики решили, что на это у нее не было права, так как договор в данном случае нельзя считать полностью исполненным.

Суды, принимая решение в пользу организации, указали следующее. Обоснованность расходов на оплату услуг по подбору персонала определяет не конечный результат таких услуг, например наем работников, а сам факт их оказания, то есть реальная деятельность исполнителя, направленная на поиск, отбор и предоставление соискателей на должность. Кадровое агентство выполнило услуги — заявителю были представлены внешние кандидаты, которые прошли собеседование со специалистами организации-заказчика. Поэтому компания имела полное право на учет таких расходов.

А в постановлении все того же ФАС Московского округа от 09.11.2007 № А40-38224/06-140-265 судьи отметили, что Налоговый кодекс не содержит дополнительных условий, согласно которым предложенные специализированной организацией сотрудники должны были быть приняты организацией на работу. Аналогичный вывод сделали арбитры в постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2007 № А55-29883/05-53.

В пользу налоговиков нам удалось найти только одно дело, и то, в нем такое решение было принято из-за того, что из первичных документов следовало, что в период осуществления расходов на подбор персонала вакантная должность уже была занята (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.04.2007 № А56-4088/2006).

В данном случае, чтобы не попасть под прицел налоговиков, организации на стадии заключения договора с кадровым агентством необходимо досконально проработать и зафиксировать условия договора.

Во-первых, не надо прописывать в договоре, что он считается исполненным только в случае заключения с кандидатом на вакантную должность трудового договора. В противном случае претензий проверяющих вряд ли удастся избежать.

Во-вторых, рекомендуем оплату по такому договору разбить на две части. Первая будет взиматься непосредственно за подбор персонала, а вторая будет перечисляться исполнителю только после того, как трудовой договор с предоставленным кадровым агентством кандидатом будет фактически заключен.

В-третьих, можно заключить с кадровым агентством договор не на подбор персонала, а на оказание консультационных услуг. В этом случае расходы будут учитываться по подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ. И в этом случае факт заключения с предоставленными агентством соискателями трудового договора не будет иметь никакого значения. Отметим, что правомерность такого варианта подтверждена арбитражной практикой (постановление ФАС Московского округа от 06.09.2005, 30.08.2005 № КА-А40/7275-05-1,2).

Работник не прошел испытательный срок

Смоделируем ситуацию: предположим, компания заключила с кандидатом, которого предложило кадровое агентство, трудовой договор. Услуги агентства были полностью оплачены и отнесены на расходы, а НДС, приходящийся на их стоимость, организация приняла к вычету.

Однако новый сотрудник не прошел испытательный срок и был уволен. Обычно в таких случаях кадровые агентства возвращают свое вознаграждение (кстати, на этот момент нужно обратить особое внимание при заключении договора на оказание услуг по подбору персонала).

Сумму возвращенного вознаграждения нужно включить в состав внереализационных расходов на основании ст. 250 НК РФ. А что делать с НДС? Нужно ли восстанавливать ранее принятый к вычету налог?

К сожалению, нам не удалось найти разъяснений контролирующих органов и судебной практики по данному вопросу.

На наш взгляд, при возврате кадровым агентством оплаты в связи с тем, что принятый на работу соискатель не прошел испытательный срок, организация-заказчик должна восстановить ранее принятый к вычету НДС. Объясняется это следующим образом.

Если в договоре с кадровым агентством предусмотрено условие о возврате вознаграждения, до тех пор, пока не будет ясно, прошел соискатель испытательный срок или нет, договор не будет считаться оконченным, а услуга оказанной. Следовательно, полученные исполнителем суммы нужно расценивать как аванс в счет предстоящего оказания услуг.

По общему правилу НДС может быть принят к вычету, только если приобретенные услуги используются в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171 НК РФ). Случаи, когда ранее правомерно принятые к вычету суммы НДС должны быть восстановлены, перечислены в п. 3 ст. 170 НК РФ. Согласно подп. 3 этой нормы восстановление НДС производится покупателем в том налоговом периоде, в котором произошло изменение условий либо расторжение соответствующего договора и возврат соответствующих сумм оплаты, частичной оплаты, полученных налогоплательщиком в счет предстоящего оказания услуг. Раз аванс возвращается, то заказчик должен восстановить ранее принятый по нему НДС к вычету.

Расходы на проезд соискателя вакансии до места проведения собеседования

В некоторых случаях работодатель, собираясь нанять работника, проживающего в другом регионе, оплачивает стоимость проезда соискателя вакансии к месту работы на собеседование и включает такие расходы в состав расходов по набору работников.

Как показывает практика, налоговики такие расходы не признают и суды с ними соглашаются. В качестве примера можно привести постановление АС Московского округа от 27.10.2014 № Ф05-12749/14 по делу № А40-119798/13-107-447.

Отказывая в удовлетворении заявленных требований по данному эпизоду, суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу о том, что положения подп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ не предоставляют право включать в состав расходов по набору работников стоимость проезда работника, устраивающегося на работу, к месту работы на собеседование. Суд кассационной инстанции согласился с таким выводом судов.

Так, суды, исследовав и оценив представленные в материалы дела доказательства, пришли к выводу о том, что расходы на компенсацию затрат физического лица, не являющегося работником организации, на его проезд от места жительства (в данном случае г. Пенза) к месту проведения собеседования (г. Москва) до даты его приема на работу являются экономически необоснованными и не предусмотренными налоговым и трудовым законодательством, в связи с чем расценены судами как оплата за проезд работника исключительно для подписания трудового договора, что с учетом его фактической работы по месту жительства (г. Пенза) является необоснованным. Иная оценка установленных судами обстоятельств и иное толкование норм права не свидетельствует о судебной ошибке. При этом кассация обратила внимание на то, что доказательств направления будущему работнику предложения об устройстве на работу, вызове его на собеседование именно в день прибытия в г. Москву и проведения собеседования в указанный день судам не представлено. Исходя из этого можно предположить, что если бы компания представила необходимые документы, судебное решение было бы иным.

Оплата консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников

На основании подп. 8 и 15 п. 1 ст. 264 НК РФ налогоплательщик вправе отнести к расходам по набору работников консультационные и иные аналогичные услуги. При этом перечень расходов на консультационные услуги является открытым и ограничен только общими критериями оценки таких расходов, установленными в ст. 252 НК РФ.

Обратимся к постановлению ФАС Московского округа от 09.06.2011 № КА-А40/5329-11-2 по делу № А40-81531/10-107-408. В этом деле налогоплательщик оспаривал решение ИФНС, в котором налоговики не признали затраты общества на оплату консультационных услуг по проведению оценки личных и деловых качеств работников руководящего звена на предмет соответствия требованиям, предъявляемым к руководителям высшего и среднего звена, с последующей выработкой рекомендации.

Суд кассационной инстанции согласился с правотой налогоплательщика, поскольку в материалы дела представлены подробные индивидуальные отчеты в отношении каждого проверяемого работника, а также штатное расписание, подтверждающее, что проверка проводилась именно в отношении руководящих работников налогоплательщика.

Признавая решение инспекции незаконным, суды пришли к правильному выводу о недоказанности инспекцией нереальности оказанных консультационных услуг, недостоверности первичных документов их подтверждающих (акты, отчеты, договор, счета-фактуры) и учли показания генерального директора компании — контрагента налогоплательщика, который не отрицал заключение с налогоплательщиком договора и оказание ему консультационных услуг.

Сколько стоит подбор? Адресуется тем, кто хочет знать точные цифры

На очередном совещании начальник IT отдела докладывает, что у него «некому работать», так как он лично «выгоняет» любого, кто осмелиться ему перечить… Ему вторит главный бухгалтер, мол, «все бухгалтера невнимательные, а кассиры воруют», следовательно, надо побыстрее их заменить на новых! А начальник транспортного отдела сообщает, что ему срочно нужны водители, поскольку все имеющиеся «ушли в отпуск, на больничный, прогуливают и т.п.». Остальные руководители подразделений согласно кивают, «и у нас проблемы с людьми, какие-то они все-таки не такие, дайте нам других и тогда мы, ух, развернемся»!

Взор босса обращается к HRу: «Ну что, найдем достойных?»

На робкие возражения HRа: «Мы уже перебрали всех живущих в нашем регионе и не только в нашем», реплика: «Ерунда, у нас очередь из желающих работать в нашей компании!»

HR: «Может быть, поработаем с мотивацией наших сотрудников? Ведь, подбор – дело затратное!»

Вопрос: «Сколько?»

А дальше самое интересное. Если HR предоставит конкретные цифры (лучше в рублях), то возможно, выслушают его предложения по уменьшению текучести персонала. В случае если он не сможет этого сделать – (страшно даже представить!) опять бесконечный конвейер подбора и постоянное недовольство внутренних заказчиков.

Следующая часть адресуется тем, кто хочет точно знать, сколько стоит подбор одного конкретного специалиста в конкретной компании.

Итак, стоимость подбора персонала рассчитывается по двум параметрам:
1. Прямые затраты (оплата объявлений о вакансиях, услуг посредников, участия в различных мероприятиях по подбору и адаптации новых работников и т.п.).
2. Косвенные затраты (оплата рабочего времени сотрудников, занятых в подборе и адаптации новых работников; оплата лиц поддерживающих подразделений; стоимость аренды помещения, коммунальных услуг и пр.).

С первым параметром проблем не возникнет, просто надо собрать документы и посчитать сумму затрат.

Из второго параметра самым сложным бывает подсчитать трудозатраты.

Приведу формулы, по которым рассчитываются трудозатраты:
ТЗоб = ТЗп + ТЗа
(сумма трудозатрат на подбор персонала и адаптацию новых работников)

Если в этом процессе принимают участие несколько сотрудников, то используем следующую формулу:
ТЗоб = ТЗ1 + ТЗ2 + ТЗ3 + …
(сумма трудозатрат на подбор персонала и адаптацию новых работников каждого сотрудника, участвовавшего в процессе)

Трудозатраты одного работника считаем так:
ТЗ = ФЧ : Кол-во р/ч х Кол-во п/ч
(фиксированную часть заработной платы делим на количество рабочих часов в месяц, получаем стоимость одного часа рабочего времени и умножаем на количество часов, затраченных на процесс подбора)

Давайте рассмотрим на примере (подбор):

Определяем стоимость трудозатрат на подбор одного системного администратора:

В процессе подбора участвовали:
— Генеральный директор (ГД),
— руководитель IT-отдела (IT),
— менеджер по персоналу (HR).

Весь бизнес-процесс делим на этапы:
— составление заявки/объявления,
— работа с резюме,
— проведение собеседований,
— принятие решения,
— можно добавить еще какие-нибудь этапы.

ГД в составлении заявки и объявления участия не принимал и с резюме не работал. Подключился на этапе проведения собеседований.

IT и HR совместно составляли заявку и объявление, затрачено по 1 часу.

IT просмотрел 20 резюме, каждое — по 10 мин.

HR просмотрел 50 резюме, каждое – по 15 мин.

На каждое из 2-х финальных собеседований у ГД ушло по полчаса.

IT участвовал в 6-ти собеседованиях – по 45 мин каждое.

HR провел 10 собеседований по 1 часу.

Для принятии окончательного группового решения каждый из участников затратил по полчаса.

Возьмем примерное количество рабочих часов в месяц (из расчета 40 часов в неделю) – 160 часов.

Рассчитывать можно двумя способами (в идеале оба результата должны совпасть):
1. по каждому участнику (ГД, РП и HR), затем суммировать
2. по этапам бизнес процесса (составление заявки/объявления, работа с резюме, проведение собеседований, принятие решения).

Рассчитаем первым способом:

Находим стоимость одного часа работы каждого участника, для этого фиксированную часть месячной заработной платы (ГД – 80000 руб., IT – 60000 руб., HR – 40000 руб.) делим на кол-во рабочих часов в месяц.

Получается: час работы ГД – 500 руб., IT – 375 руб., HR – 250 руб.).

Далее высчитываем трудозатраты каждого участника процесса:

ГД – 750 руб. (собеседование – 500 руб., принятие решения – 250 руб.);

IT – 3500 руб. (составление заявки – 375 руб., работа с резюме — 1250 руб., собеседование – 1687,50 руб., принятие решения – 187,50 руб.);

HR – 6000 руб. (составление заявки – 250 руб., работа с резюме — 3125 руб., собеседование – 2500 руб., принятие решения – 125 руб.).

Суммируем и получаем стоимость трудозатрат на подбор одного системного администратора 10 250 руб.

Это только оплата труда участников подбора.

А если учесть прямые и косвенные затраты? Допустим, столько же, тогда умножаем на 2 и получаем 20 500 руб. в месяц.

А если умножить получившуюся сумму на количество новых работников (в месяц)? Например, ежемесячно подбираем по 10 работников. Следовательно, еще 205 000 руб.

А еще умножить на 12 месяцев, чтобы получить сумму затрат на подбор в год — 2 460 000 руб. в год.

И мы еще не учли стоимость адаптации новых работников!

Тема для размышления…

Если интересно, как можно работать с подобной ситуацией, напишу в одном из следующих постов.

Перечислю типичные, на мой взгляд, ситуации, в которых требуется рассчитать затраты на подбор персонала с учетом всех прямых и косвенных расходов.

Вводная 1. У нас нет сотрудника, нужно его нанять.

Стоит заранее узнать, в какую сумму нам обойдется его подбор и найм.

Вводная 2. Сотрудник у нас есть, но он кандидат на увольнение.

Надо знать, сколько будет стоить подбор нового.

Стоит ли терпеть недостатки в работе сотрудника или можно без потерь заменить его на более квалифицированного.

Вводная 3. Сотрудник есть, но он просит прибавки к заработной плате и грозит уволиться в случае отказа.

Что выгоднее — подобрать того, кого устроит текущий размер заработной платы, или проще повысить заработную плату работающему сотруднику, потому что подбор нового «съест» всю экономию.

Вводная 4. Предстоит массовый подбор персонала.

Нужно понять, в какую сумму обойдется комплектование штата.

Вводная 5. Специалисты по подбору персонала в штате вашей компании отсутствуют, но отбирать сотрудников нужно.

Насколько затраты на аутсорсинг подбора персонала превысят затраты на подбор своими силами.

Вводная 6. Составляется бюджет кадровой службы.

Какие расходы на подбор персонала в нем учесть.

Вводная 7. Заработная плата в компании ниже среднерыночной, имеет место текучесть персонала.

Что выгоднее — восполнять потерю сотрудников усилиями отдела подбора персонала или улучшить условия труда и уменьшить текучесть.

Состав затрат на подбор персонала

Зависит от ситуации, для которой мы определяем стоимость подбора сотрудника.

Ваше право включать или не включать отдельные статьи расходов в стоимость подбора.

Формируя перечень затрат, я исходил из допущения, что текущие расходы работодателя на сотрудника ограничиваются выплатой ежемесячной заработной платы.

Соответственно, все расходы сверх этой суммы, прямо или косвенно связанные с увольнением, подбором и наймом сотрудника, подлежат включению в состав затрат на подбор.

Для того, чтобы пояснить логику и способы расчета затрат на подбор, прокомментирую затраты на подбор, перечисленные в таблице выше.

Выплаты при увольнении

Имеются в виду выходные пособия и прочие выплаты по соглашению сторон или выплаты, предусмотренные Трудовым Кодексом, например, двухнедельное пособие при отказе от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда.

Компенсация неиспользованного отпуска

Можно поспорить, включать ли эту сумму в стоимость подбора сотрудника, ведь рано или поздно ежегодный отпуск все равно пришлось бы оплатить.

Но если рассматривать выплату компенсации ежегодного отпуска как непредвиденные расходы работодателя, связанные с увольнением сотрудника, стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты бухгалтера и кадровика на расчет и оформление увольнения

Вряд ли существенно повлияют на стоимость подбора сотрудника, но для полноты расчета можно их учесть.

Вносим в таблицу размер заработной платы этих специалистов и время (в часах), которое будет потрачено.

Затраты считаются по формуле «стоимость часа * потраченное время».

Передача-прием дел

Эта статья расходов определяется временем, которое будет потрачено на прием дел у увольняемого сотрудника.

Понятно, что грузчику передавать нечего, а вот у специалиста по работе с ключевыми клиентами передача дел может занять несколько часов.

Это рабочее время, которое в «штатном» режиме принимающий дела сотрудник потратил бы на другую работу.

Считается так же, как расходы на расчет и оформление увольнения — «стоимость часа * потраченное время».

Доступ к базе резюме

Если покупаете доступ к базе работного сайта специально для этой должности, то все просто — потраченную сумму включаете в расходы на подбор.

Если доступ куплен на несколько месяцев и для разных должностей, полагаю, корректно будет поделить потраченную на доступ сумму на количество закрытых или планируемых к закрытию за оплаченный период вакансий.

Расчет, конечно, будет приблизительный, но это лучше, чем не считать эти расходы, определяя стоимость подбора.

Реклама вакансии

Стоимость размещения рекламы вакансии на работном сайте, газете, журнале, вагоне метро или растяжке на центральном проспекте вашего города.

При учете затрат на рекламу вакансий для одной должности логика расчета проста — три месяца публикуем вакансию за 700 рублей на хедхантере, значит, потратим на рекламу вакансии 2100 рублей.

Если вы ищете нескольких сотрудников, рекламные расходы на закрытие одной вакансии подсчитать тоже несложно.

Купили баннер за 15000 рублей, за 2 месяца наняли трех продавцов, будем считать, что реклама вакансии для найма одного продавца обошлась вам в 5000 рублей.

Это, конечно, расчет задним числом — прогнозировать расходы на массовый подбор нужно пользуясь статистикой эффективности рекламы за прошлые периоды.

Трудозатраты специалиста по подбору персонала

Они требуют детального учета, но рассчитать их несложно, о чем я уже писал в статье про расчет трудозатрат при подборе персонала.

Если занимаетесь массовым подбором — обязательно рассчитывайте трудозатраты на найм одного сотрудника.

Про статистические расчеты напишу отдельную статью, пока отмечу только главное: если для найма одного водителя вам нужно принять 30 звонков и провести 5 очных интервью — не забудьте отразить это в трудозатратах на подбор.

Затраты в деньгах считаются как обычно — «стоимость часа * потраченное время».

Трудозатраты руководителей на интервью

Выбор сотрудника — тоже работа.

Даже если встретиться с тремя соискателями и на каждого потратить по полчаса — уже полтора часа.

Чем выше заработная плата руководителя-интервьюера, тем выше затраты компании на подбор сотрудника.

Расчет делается также по часовой ставке.

Собеседование в службе безопасности

Проводят некоторые компании.

Принцип расчета аналогичен учету трудозатрат руководителей.

Проверка службой безопасности

За то, чтобы «пробить по базам» соискателя, нужно заплатить.

Если ваша компания оплачивает «информационные услуги», эти расходы стоит учесть.

Оплата услуг аутсорсинговой компании или кадрового агентства

Просто вносите эту сумму в перечень расходов.

Выплаты рефералам

Это выплаты тем, кто порекомендовал работать в вашей компании родственникам, друзьям или знакомым.

Акции «Приведи друга» и т. п.

Медицинский осмотр

Как вы знаете, для некоторых категорий сотрудник при приеме на работу он обязателен.

Спецодежда

На нее, возможно, тоже придется потратиться при найме нового сотрудника.

Оборудование рабочего места

К подбору персонала напрямую отношения не имеет, но в некоторых случаях стоит учесть эти расходы.

Трудозатраты при оформлении приема сотрудника на работу

Рассчитываются по тому же принципу, что и при увольнении.

Заработная наставника или руководителя стажировки

Будет ли у нового сотрудника наставник, или новичок пройдет стажироваться под наблюдением опытного коллеги — решать вам.

Но не забудьте, что в некоторых случаях стажировка обязательна.

Стоимость обучения сотрудника в учебном центре

Если у вас проводится обучение, вам имеет смысл рассчитать расходы на подготовку одного сотрудника, начиная с трудозатрат преподавателей и заканчивая расходными и раздаточными материалами, используемыми при обучении.

Переплата в период адаптации

Во многих случаях КПД нового сотрудника будет существенно ниже 100%.

10, 20, 30, 40% рабочего времени он будет тратить на освоение новой работы — собирать информацию, знакомиться, изучать документы, инструкции, уточнять задания и т. д. и т. п.

Но это не освобождает работодателя от оплаты всех 100% рабочего времени нового работника, несмотря на то, что его продуктивность ниже, чем у того, кто уже давно занимает эту должность.

Ту сумму, которую работодатель вынужденно переплачивает новому сотруднику, я и назвал «переплата в период адаптации».

Рассчитывается она просто — определяется процент от того рабочего времени, в течение которого новичок будет адаптироваться, и умножается на стоимость часа.

Полученную сумму считаем расходами работодателя на адаптацию сотрудника, которые входят в стоимость подбора персонала.

Например, новый сотрудник за 5 восьмичасовых рабочих дней 25% рабочего времени потратил на адаптацию.

Переплата в период адаптации будет рассчитана по формуле 5*8*25%* часовую ставку.

В общей сложности работодатель оплатит «авансом» 10 рабочих часов.

Выплаты и. о. отсутствующего сотрудника

Не стоит думать, что после увольнения сотрудника можно думать только о затратах на подбор.

Если вам все равно нужно оплачивать выполнение работы за отсутствующего сотрудника, стоит учитывать эти затраты.

Особенного когда вы анализируете потери от текучести персонала или считаете затраты на замену сотрудника.

Повышение/понижение заработной платы

Это разница между размером заработной платы уволенного и вновь принятого сотрудника.

В зависимости от знака — «+» или «-» эта сумма увеличит или уменьшит ваши затраты на подбор.

Ее стоит учитывать в затратах на подбор, если речь идет о замене сотрудника или снижении текучести.

За какой период считать разницу между текущей и будущей заработной платой — решайте сами.

Я бы рассчитывал ее в пределах испытательного срока нового работника — в этом случае она будет сопоставима с общей суммой затрат на подбор персонала.

Длительность поиска и подбора персонала

Временной фактор исключительно важен для определения стоимости подбора персонала.

Большинство расходов, связанных с подбором персонала, растут пропорционально длительности поиска.

Обязательно учитывайте это при расчетах.

Расходы по подбору кадров

ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

В процессе становления деловой активности каждой современной организации неотвратимо встает вопрос расширения его кадрового потенциала. Условно процесс подбора кадров можно разделить на два основных направления: самостоятельный подбор кадров; подбор новых специалистов через профессиональное кадровое агентство.

В целях налогообложения прибыли расходы по подбору кадров учитываются в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией (подпункт 8 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Самостоятельный подбор специалистов

В этом случае в составе затратной части приоритет будут иметь расходы по размещению информационного материала в средствах массовой информации.

Напомним, что в соответствии с действующим законодательством реклама – это информация о юридическом лице, которая формирует или поддерживает к нему интерес и способствует реализации его товаров, идей и начинаний (статья 2 Федерального закона от 18 июля 1995 года №108-ФЗ «О рекламе»).

В объявлениях о наборе кадров организация указывает информацию об имеющихся вакансиях (должность, оклад, профиль деятельности организации), а также излагает требования, предъявляемые к кандидатам. Следовательно, подобное объявление является чисто информационным и не признается материалом рекламного характера.

Для исключения споров с налоговыми органами в акте выполненных работ и в счете-фактуре должно быть указано, что в СМИ было размещено объявление о трудоустройстве, а не рекламный материал. В данном случае налоговые органы не смогут предъявить претензии и доначислить налог на рекламу. Если это не было сделано, то лучше всего сохранить периодическое издание, где было опубликовано данное объявление.

Поиск специалистов через кадровое агентство

В данном случае фирма должна заключить договор с кадровым агентством.

Обратите внимание!

Если кадровое агентство предложило не заключать договор, а лишь заплатить ему, то это должно насторожить фирму, подбирающую персонал.

В договор на оказание услуг кадровое агентство должно обязательно включить такие пункты: профессиональная направленность необходимых специалистов; уровень профессиональной подготовки соискателя на должность — образование, стаж работы по направлению (в приложении к договору, как правило, указываются дополнительные требования фирмы к претенденту, например, пол, возраст, стаж, знание иностранных языков и так далее); в каких случаях данная услуга считается оказанной, а договор исполненным.

Для организации данный пункт договора (с точки зрения налогообложения) будет иметь особое значение, потому что именно от него зависит, в какой момент можно будет принять расходы по подбору кадров для целей налогообложения прибыли. Из практики следует, что договор считается исполненным, а обязательства кадрового агентства выполненными, если работодатель принял на работу претендента и назначил срок его выхода на рабочее место.

Однако фирма в договоре с кадровым агентством может указать и такой вариант исполнения договора: подтверждение профессионализма кандидата после прохождения испытательного срока.

В соответствии с действующим законодательством по налогам и сборам (главой 25 НК РФ) отражение затрат в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который использует налогоплательщик. Если налогоплательщик применяет метод начисления, то моменты отражения затрат по подбору кадров в налоговом и в бухгалтерском учете будут совпадать. Если же налогоплательщик в целях налогообложения прибыли использует кассовый метод определения доходов и расходов, то затраты по подбору кадров будут отражены в налоговом учете только в момент их фактической оплаты.

В целях бухгалтерского учета затраты налогоплательщика, связанные с поиском сотрудников, будут отнесены к управленческим расходам. Производственные организации отразят такие расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы», торговые организации — на счете 44 «Расходы на продажу».

Пример.

ООО «Меридиан» 25 июля 2004 года заключило с кадровым агентством договор, в соответствии с которым агентство должно подобрать для налогоплательщика специалиста на должность финансового директора. Договор считается исполненным и услуга оказанной после выхода претендента на работу.

В соответствии с договором стоимость услуг кадрового агентства — 11 800 рублей, в том числе НДС – 1800 рублей.

Кадровое агентство выполнило свои обязательства, подобрав налогоплательщику соответствующую требованиям кандидатуру. Специалист приступил к исполнению своих обязанностей 1 августа 2004 года. На основании условий договора с кадровым агентством 1 августа 2004 года был подписан акт выполненных работ. ООО «Меридиан» оплатил услуги кадрового агентства 2 августа 2004 года.

В целях налогообложения прибыли организация работает по методу начисления, авансовые платежи по налогу на прибыль перечисляет ежеквартально.

Бухгалтерское отражение операции:

Сумма, рублей
Дебет Кредит
1 августа 2004 года
26 76 10 000 отражены затраты на оплату услуг кадрового агентства (11800 – 1800)
19 76 1800 учтен НДС по услугам кадрового агентства
2 августа 2003 года
60 50 11800 оплачены услуги кадрового агентства согласно условиям договора
68 19 1800 предъявлен НДС к налоговому вычету

В целях налогообложения прибыли затраты на оплату услуг кадрового агентства по подбору финансового директора организация отразит в день подписания акта о выполненных работах. Следовательно, эти затраты будут учтены в составе расходов II I квартала 2004 года.

В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ (далее ТК РФ) за организациями закреплено право устанавливать испытательный срок для вновь принятых специалистов (статья 57). В данном случае испытательный срок необходим для подтверждения профессиональных качеств претендента.

Согласно статье 70 ТК РФ испытательный срок не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено законодательством.

В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

Следует помнить, что кадровые агентства для привлечения клиентов в условия договора часто включают такой пункт: если претендент в период испытательного срока не подтвердит свои профессиональные качества и будет уволен как не прошедший испытательный срок, то кадровое агентство обязуется бесплатно подобрать еще одного кандидата на эту должность или вернуть клиенту часть полученного вознаграждения.

В рассматриваемом случае организация-наниматель в целях налогообложения прибыли скорректирует состав затрат на сумму, которую ей выплатит кадровое агентство. Сумму НДС, ранее принятую к налоговому вычету, необходимо восстановить и заплатить в бюджет в том отчетном периоде, когда был уволен кандидат.

При данном варианте договора сумму расходов организации следует скорректировать, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Пример.

Используем условия предыдущего примера и допустим, что финансовый директор не выдержал испытательный срок и был уволен 29 сентября 2004 года. На основании дополнительного соглашения к договору кадровое агентство возвращает организации часть вознаграждения.

В бухгалтерском учете организации надо сделать следующие записи (при этом используется счет 76-2 – «Расчеты по претензиям»):

Корреспонденция счетов Сумма, рублей
Дебет Кредит
29 сентября 2004 года
26 60 (10000) сторно восстановлены расходы по подбору кандидата на должность финансового директора
19 60 (1800) сторно сторнирована сумма НДС
68″ 19 (1800) сторно сторнирована сумма НДС, предъявленная к налоговому вычету
76-2 60 11 800 отражена сумма задолженности кадрового агентства
30 сентября 2004 года
51 76-2 11 800 возвращена сумма оплаты от кадрового агентства

В целях налогообложения прибыли сумма расходов III квартала 2004 года скорректирована на 10 000 рублей.

Расходы на обучение, подготовку и переподготовку кадров

В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ работники организации имеют право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации, включая обучение новым профессиям и специальностям, которое реализуется путем заключения дополнительного договора между работником и работодателем.

В соответствии со статьей 196 Трудового кодекса РФ необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет сам работодатель. Однако если повышение квалификации работников является условием выполнения ими определенных видов деятельности, то в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, обучение работников является обязанностью работодателя.

В главе 26 Трудового кодекса РФ приведены гарантии и компенсации для лиц, обучающихся без отрыва от производства и совмещающих работу с обучением в образовательных учреждениях профессионального образования любого уровня. Работодатель может проводить профессиональную подготовку, а также переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям, как непосредственно в организации, так и в образовательных учреждениях. Порядок и условия профессиональной подготовки и переподготовки кадров в соответствии с трудовым законодательством определяются коллективным договором, соглашениями или трудовым договором.

Статьей 198 Трудового кодекса РФ за работодателем закреплено право в дополнение к трудовому договору заключать ученические договора. В статье 199 ТК РФ определены условия и содержание ученического договора. Так, одним из условий является обязанность работника отработать определенный срок в организации после окончании обучения, производимого за счет работодателя. Последствия отказа работника от отработки зависят от вида ученического договора. В ТК РФ предусмотрено два вида ученических договоров:

• с физическим лицом, желающим получить профессию (специальность) в данной организации. Работодатель заключает ученический договор на подготовку по определенной профессии (специальности), регулируемый гражданским законодательством. По этому договору работодатель обязуется организовать профессиональное обучение ученика на определенных условиях, а ученик обязуется пройти такое обучение и заключить трудовой договор с работодателем на работу по полученной специальности на определенный срок. Отказ работника от исполнения своих обязательств, в частности, от обязательства отработать определенный срок в организации работодателя, влечет за собой гражданско-правовую ответственность (статья 15 ГК РФ). Если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, то он по требованию работодателя возвращает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем расходы в связи с ученичеством (статья 207 ТК РФ);

• с работником организации. В этом случае заключается дополнительный к трудовому договору ученический договор на профессиональную подготовку, по истечении срока действия которого сотрудник будет продолжать трудовую деятельность по полученной специальности в данной организации. Заключение такого вида договора регулируется ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права. В случае увольнения работника без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя, в соответствии со статьей 249 ТК РФ работник обязан возместить затраты, понесенные работодателем при направлении его на обучение.

Типовым положением об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 года №610 «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов», и Положением о порядке и условиях профессиональной переподготовки специалистов, утвержденным Приказом Минобразования РФ от 6 сентября 2000 года №2571, регулируются вопросы повышения квалификации и профессиональной подготовки (переподготовки) кадров. На основании данных документов повышение квалификации представляет собой обновление теоретических и практических знаний специалистов, которые необходимы для освоения новых, современных методов решения профессиональных задач. За руководителем организации оставлено право установления периодичности прохождения специалистами повышения квалификации .

Под профессиональной переподготовкой понимается получение работниками дополнительных знаний, навыков, необходимых для выполнения новых видов профессиональной деятельности. Работникам организации профессиональная переподготовка необходима либо для совершенствования своего профессионального мастерства, либо для освоения новой профессии с учетом потребности производства.

На основании Закона РФ от 10 июля 1992 года №3266-1 «Об образовании» переподготовка кадров осуществляется образовательными учреждениями повышения квалификации и подразделениями образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования. По итогам прохождения профессиональной переподготовки специалисты получают документ государственного образца, удостоверяющий их квалификацию и возможность вести профессиональную деятельность в определенной сфере.

Более подробно с вопросами учета и налогообложения при подготовке кадров Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подготовка кадров».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *