Расходы на проезд

Автор: | 04.05.2019

Минфин в письме от 18 июня 2018 г. № 03-03-07/41457 рассмотрел вопрос о документальном подтверждении расходов на проезд при направлении работников в командировку.

Финансисты напомнили, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

При этом для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. А под документально подтвержденными — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (статья 252 НК РФ).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

По мнению ведомства, организация может обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, подтверждающими факт использования приобретенных билетов.

Минфин России еще раз напомнил о том, как документально подтвердить для целей налогообложения прибыли командировочные расходы на проезд — приобретение электронного авиабилета.

Расчеты с командированным работником

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Производственная направленность командировки подтверждается ее целями. Это может быть заключение договоров с поставщиками или покупателями, приобретение материалов и других ценностей, необходимых в производстве, участие в выставках или учебных семинарах.

Направленному в командировку работнику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ):

  • суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом;

  • расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или служебном либо личном автомобиле;

  • расходы на проживание;

  • другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя.

Если эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль.

Для оплаты командировочных расходов сотруднику выдается аванс. По возвращении из командировки он заполняет авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих понесенные расходы. Работник обязан отчитаться о командировке в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Учет расходов на проезд

При выдаче аванса ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете организации расходы не отражаются (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н (далее – ПБУ 10/99), п. 14 ст. 270 НК РФ). Расходы признаются после утверждения авансового отчета руководителем (п. п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99; подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом любые расходы организации должны быть подтверждены документально (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252 НК РФ).

При расчетах с населением наличными деньгами или с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники продавцы должны выдавать документ строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа»).

В частности, в гражданской авиации при покупке электронного пассажирского билета документом строгой отчетности является маршрут/квитанция электронного билета — выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134). В то же время, по общим правилам воздушных перевозок при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, где указаны его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время отправления, номер выхода на посадку и другая информация (п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82). Посадочный талон является неотъемлемым документом при посадке на рейс.

Поэтому, по мнению Минфина России, чтобы подтвердить расходы на пользование услугами авиакомпании в целях налогообложения, подотчетное лицо обязано представить не только маршрут/квитанцию электронного авиабилета, но и посадочный талон. Аналогичную точку зрения финансовое ведомство высказывало и ранее (письмо от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391). При этом дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (письмо Минфина России от 29.01.2014 № 03-03-07/3271).

Заметьте: если после перелета посадочный талон не сохранился, то подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиакомпанией (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Пример. Учет расходов на проезд командированного работника.

Работник направлен в командировку по России. Электронные авиабилеты он приобрел через интернет-сайт российского авиаперевозчика за счет средств полученного аванса на командировочные расходы.

Стоимость авиабилетов составляет:

  • до места командировки – 15 340 рублей, в т. ч. НДС 2340 рублей;

  • обратно – 17 700 рублей, в т. ч. НДС 2700 рублей.

По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет, к которому приложил распечатки маршрут/квитанций электронных билетов (с выделением сумм НДС отдельной строкой) и посадочные талоны. Отчет утвердил руководитель организации в полной сумме.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

— 33 040 руб. (15 340 + 17 700) – выдан аванс работнику для оплаты авиабилетов;

ДЕБЕТ 20 (26, 44, 08, 91-2, …) КРЕДИТ 71

— 28 000 руб. (15 340 – 2340 + 17 700 – 2700) — отражены расходы на проезд к месту командировки и обратно;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

— 5040 руб. (2340 + 2700) – отражен НДС по расходам на проезд;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

— 5040 руб. – принят к вычету НДС по расходам на проезд.

Сумму расходов на проезд в размере 28 000 рублей бухгалтер учел при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Правила оплаты проезда в командировке – компенсация расходов на такси, общественный транспорт, автомобиль

Направление работника на выполнение им своих трудовых функций не по месту постоянной работы непосредственно связано с финансовыми затратами.

Все вопросы, касающиеся организации командировок, их продолжительности и оплаты регулируются Трудовым кодексом России, а также Положением №749, утвержденным Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Одной из основных статей затрат, связанных со служебными поездками, является оплата проездных документов до места командировки, а также перемещение на каких-либо видах транспорта на протяжении всего времени выполнения поставленного соответствующим приказом задания.

Оплачивается ли дорога туда и обратно?

Статья 167 Трудового кодекса закрепляет ряд гарантий, предоставляемых работникам, направленным на выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы.

Среди таких гарантий:

  • Сохранение средней заработной платы за командированным сотрудником;
  • Сохранение должности (рабочего места);
  • Возмещение всех трат, произведенных в связи с направлением в служебную поездку.

Также закреплено обязательство предприятия (организации) компенсировать гражданам, направленным в командировку, оплату проездных документов (статья 168 ТК Российской Федерации).

Конкретизация необходимых к возмещению трат на проезд, связанных со служебной поездкой, содержится в пунктах 10 и 12 Положения №749.

В соответствии с представленным нормативно-правовым актом в транспортные затраты первостепенно включается стоимость проездных документов к месту выполнения задания (в соответствии с приказом) и назад к постоянному месту работы.

Все расходы, связанные с оплатой транспортных услуг, предварительно включаются в сумму авансового командировочного платежа и подтверждаются предоставленными сотрудником по окончании служебной поездки проездными документами.

Важно! Если проезд к месту выполнения трудовой функции направленным сотрудником осуществляется на поезде, затраты на постельное белье также относятся к транспортным.

Также сюда включается страхование пассажиров и сервисные сборы.

Оплата в месте назначения

Расходы, которые несет предприятие (организация) при направлении работника в служебную поездку, включают в себя:

  • Суточные;
  • Оплату проживания;
  • Проезд;
  • Заработную плату.

Затраты на проезд в месте командировки могут быть отнесены к двум из выше приведенных статьям расходов – суточным или проездным. Регулируется представленный вопрос пунктом 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России №749.

Представленный выше нормативно-правовой акт обязует работодателя возмещать сотруднику плату за проезд в месте командировки. Однако следует учитывать, что вид используемого транспорта должен быть аргументированно обоснован (особенно при наличии его альтернативных вариантов).

Если работник имеет возможность ежедневно добираться к месту выполнения своего задания на троллейбусе, но при этом использует такси, плата за которое значительно превышает стоимость троллейбусного билета, он должен аргументировать необходимость использования такого вида транспорта (например, нерегулярный маршрут троллейбуса или длительное время в пути).

Когда бухгалтерия не соглашается с предоставленным обоснованием, работнику не возмещается потраченная сумма.

Компенсация за общественный транспорт

Оплата проездных билетов общественного транспорта относится к транспортным в тех случаях, когда представленный вид передвижения использовался командированным сотрудником, чтобы добраться до станции железнодорожного вокзала, аэропорта, морского порта и т.п., если они располагаются за чертой города, а также в случаях, когда выполнить трудовую функцию по приказу необходимо на нескольких объектах, не расположенных в пешей доступности.

При этом лицо, направленное в служебную поездку, обязывается предъявить документ, подтверждающий пользование маршрутками, автобусами, троллейбусами, метро и т.д. (чеки, единоразовые или единые билеты).

Если работник в месте командировки добирается общественным транспортом до предприятия (организации), на котором он должен осуществить указанные начальством работы, такие расходы входят в суточные.

Указанное выше разделение диктуется нормами налогового законодательства в части обязательного обоснования бухгалтерией предприятия (организации) командировочных расходов и, при неверном их разделении, растраты могут быть отнесены к необоснованным, что влечет за собой наложение санкций.

Расходы на личный авто

Направляя работника в служебную поездку руководство предприятия (организации) вправе определять более выгодный способ проезда к месту командировки.

При добровольном согласии сотрудника может использоваться его личный транспорт.

При использовании личного автомобиля работника, ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива в соответствии с заправочными чеками, но и эксплуатационная амортизация.

Федеративная налоговая служба устанавливает сумму, которая подлежит компенсации за использованный собственный транспорт лица, направленного в служебную поездку:

  • Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;
  • Объем двигателя, превышающий 2 литра – 1 тысяча 500 рублей.

Указанные выше цифры имеют рекомендационный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.

Важным моментом использования транспортного средства командированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель обязан фиксировать свое передвижения и соответствующий километраж.

Подробнее об оплате расходов на личный автомобиль .

Как оплачивать служебный автомобиль?

Использование служебного автомобиля как средство передвижения к месту командировки также разрешено законодателем.

При этом сотруднику, направленному в служебную поездку, должны быть компенсированы все затраты на топливо, подтвержденные чеками с заправочных станций.

Важно, что при поездке в командировку на служебной машине работнику не выплачиваются амортизационные выплаты.

Если работник ездит на такси

Выбор работником способа передвижения в месте командировке, в соответствии с нормами налогового законодательства, должен осуществляться на основании его целесообразности и выгоды для направляющего предприятия (организации).

Закон не закрепляет императива, запрещающего использование в командировке такси, однако соответствующие транспортные расходы должны быть не только документально подтверждены работником для получения компенсации, но и аргументированы.

Сотруднику может быть отказано в компенсации в том случае, если в месте командировке ему были доступны более дешевые способы передвижения, позволяющие добраться в пункт назначения за такое же (или приблизительно такое же) количество времени.

Подробнее об оплате затрат на такси .

Аренда транспорта

Аренда автомобиля, как правило, часто используется в заграничных командировках. Пункт 12 Положения № 749 оставляет открытым перечень транспортных затрат по командировке, в связи с чем работник имеет право на заключение договора аренды машины.

Предприятие (организация) компенсирует расходы, связанные с арендой, а также за оплату ГСМ.

При этом работник в трехдневный срок после возвращения должен предоставить отчет об авансовом платеже с приложенным договором аренды (иным документом, подтверждающим временное пользование авто) и чеками об оплате ГСМ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *