Регламент проверки контрагентов, образец

Автор: | 04.05.2019

Содержание

Данные статистики подтверждают, что борьба с «однодневками» приносит свои плоды, так, собираемость налога на прибыль в 2016 году по отношению к 2015 году выросла на 8,5 процента, а НДС по отношению к тому же периоду – на 6,6 процента.

В борьбе за положительную динамику по собираемости налогов инспекторам ФНС помогает программный комплекс АСК НДС 2. Комплекс находит налоговые разрывы, устанавливая недобросовестные компании в цепочке поставки товара на территории страны от импортера, производителя до конечного потребителя, экспортера. Таким образом, все более насущной для бизнеса становится проблема проверки своих контрагентов на предмет добросовестности. Несмотря на то, что законодательного закрепления правил проявления должной степени осмотрительности и осторожности при выборе деловых партнеров пока еще нет, в первую очередь именно на эту обязанность ссылаются контролирующие органы, предъявляя претензии по обоснованности налоговой выгоды.

Проверка контрагента на добросовестность возможна посредством применения комплекса мер, которые направлены на то, чтобы налогоплательщик смог убедиться в порядочности своего партнера. Проверяемая компания должна являться действующей организацией, которая может исполнить взятые на себя обязательства по договору (Постановление ВАС РФ от 20 апреля 2010 г. № 18162/09; письмо ФНС от 23 января 2013 г. № АС-4-2/710@).

Минимизация рисков

Удостоверившись в благонадежности делового партнера, фирма минимизирует риски предъявления претензий по обоснованности налоговой выгоды в части вычетов по НДС и расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Так, в соответствии с пунктом 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 года № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если инспекторами будет доказано, что фирма действовала без должной осмотрительности и осторожности и ей должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом. Отмечу, что большее внимание следует уделять проверке контрагентов по сделкам, которые являются для налогоплательщика существенными, так как сумма доначислений по сделке с недобросовестным контрагентом может составить до 50 процентов с оборота.

Читайте также «Должная осмотрительность и осторожность при выборе контрагента»

Проведение мероприятий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия, рассмотрим их пошагово.

Шаг 1. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru (письмо Минфина от 12 июля 2016 г. № 03-01-10/41099). На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию (п. 3 ст. 49 ГК РФ), то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ. В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя. Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации (https://service.nalog.ru/svl.do). Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности (https://service.nalog.ru/zd.do). Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности (http://www.vestnik-gosreg.ru/publ/fz83).

Шаг 2. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства. Так, исходя из сложившейся судебной практики и содержания писем ФНС и Минфина можно рекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

  • устав организации;
  • свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;
  • свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;
  • документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);
  • выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;
  • среднесписочную численность сотрудников;
  • налоговую и бухгалтерскую отчетность;
  • лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
  • сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);
  • сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Данная рекомендация подтверждается судебной практикой, так, в Постановлении Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 11 апреля 2017 года № 16АП-5007/2016 по делу № А15-2566/2016 апелляционный суд указал, что одним из доказательств недостаточного проявления должной степени осторожности и осмотрительности при выборе контрагента может быть то обстоятельство, что учредительные документы контрагента не были заверены надлежащим образом, не указано должностное лицо, заверившее эти бумаги.

Шаг 3. Проверка на расстоянии

Также следует обратить внимание, что в случае подписания указанных документов не руководителем организации налогоплательщику следует уточнить у контрагента наличие доверенности на их подписание соответствующим представителем компании. При взаимодействии налогоплательщика с контрагентом «на расстоянии», то есть при фактическом нахождении последнего в другом регионе, фирме не помешает попросить продемонстрировать указанные выше документы посредством электронных средств связи и в этот момент зафиксировать их наличие, сделав соответствующие скриншоты. Если вы сомневаетесь в добросовестности контрагента, также можно попросить его руководителя показать документ, удостоверяющий личность.

Читайте также «Проверить контрагентов фирмам станет проще»

Шаг 4. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента. Так, проверяющие любят уточнить у налогоплательщика, по каким критериям происходил выбор делового партнера. В данном случае нелишним будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов объявлений; следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку. Также желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует (письмо ЦБ РФ от 28 февраля 2013 г. № 32-Т). Кроме того, желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 5. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов, основание – письмо Минфина от 4 июня 2012 года № 03-02-07/1-134 со ссылкой на определение ВАС РФ от 1 декабря 2010 года № ВАС-16124/10.

Шаг 6. Акт и заключение

Вместе с тем желательно составить акт выезда по юридическому адресу контрагента, который должен быть подписан как минимум двумя сотрудниками компании. Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются, но не исчезают полностью. Судебная практика по фискальным спорам исходит из того, что при отсутствии реальности по сделке, даже если контрагент первого звена является добросовестным, претензии могут быть предъявлены к контрагентам второго и последующих звеньев и в признании налоговой выгоды обоснованной может быть отказано (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20 июля 2015 г. № Ф05-8786/2015 по делу № А40-122602/14).

Журнал «Расчет»

Правдивый журнал о работе бухгалтера сегодня. В издании не публикуются теории или нормы законов, все тексты – реальный опыт бухгалтеров, директоров, юристов и кадровых работников. Интересную статью «для себя» в каждом номере найдет любой сотрудник компании.

Заказать журнал

II. ПОНЯТИЕ «НАЛОГОВАЯ ВЫГОДА».

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СОБЛЮДЕНИЯ ПРИНЦИПА «ДОЛЖНОЙ ОСМОТРИТЕЛЬНОСТИ»

2.1. Под налоговой выгодой Компании понимается уменьшение размера налоговых обязательств вследствие уменьшения налоговой базы, получения налогового вычета, налоговой льготы, применения более низкой налоговой ставки, а также получения права на возврат (зачет) или возмещение налога из бюджета.

Действия Компании в процессе финансово-хозяйственной деятельности, имеющие своим результатом получение налоговой выгоды, экономически оправданны.

2.2. Предоставление Компанией в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы. Обязанность контролировать исполнение налоговых обязательств в установленном порядке возложена на налоговые органы. Компания не обязана выбирать способ хозяйствования, обеспечивающий максимальные налоговые платежи. Обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы (п. 6 ст. 108 НК РФ). Неустранимые сомнения в виновности налогоплательщика, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу налогоплательщика — Компании.

2.3. Компания в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности не рассматривает налоговую выгоду в качестве самостоятельной деловой цели сделки. Деловая цель сделки соответствует предмету заключенного Компанией договора и должна отвечать на вопрос — зачем нужен данный договор в данный период времени. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в надлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законах или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (ст. 432 ГК РФ). В тексте заключаемых Компанией договоров следует сформулировать деловую цель сделки, указав, что деловая цель сделки соответствует предмету договора, например, «приобретение товаров (работ, услуг) в целях хозяйственной деятельности Компании, указанной в учредительных документах» — (Приложение 1 Регламента).

2.4. Финансовый результат сделки — получение прибыли или убытка (отрицательный финансовый результат сделки) — не является деловой целью сделки. Получение финансового результата по сделке основано на риске предпринимательской деятельности, которая представляет собой самостоятельную, осуществляемую на свой риск деятельность, направленную на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке (ст. 2 ГК РФ РФ).

2.5. Первичные документы, которыми оформляются хозяйственные операции Компании и на основании которых ведется бухгалтерский учет, соответствуют положениям Федерального закона от 06.11.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утверждаются в приложении к учетной политике организации в целях бухгалтерского учета. В частности, первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержден руководителем Компании по согласованию с главным бухгалтером в составе учетной политики.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичные учетные документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Кроме того, на уполномоченное лицо (указать конкретно должность) на основании положений должностной инструкции возлагаются обязанности по периодической проверке корректности заполнения поступающих счетов-фактур от контрагентов – плательщиков НДС на сайте ФНС России по адресу: npchk.nalog.ru. Указанная проверка осуществляется:

  • в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму от 10,0 до 100,0 тыс. руб. – один раз в квартал перед составлением декларации по НДС за текущий квартал;
  • в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму от 100,0 до 500,0 тыс. руб. – ежемесячно;
  • в отношении счетов-фактур, выставленных на сумму свыше 500 тыс. руб. – каждый раз непосредственно при получении такого счета-фактуры.

2.6. При заключении Компанией какого-либо договора в текст договора вводится раздел «Гарантии добросовестной деловой практики сторон по соблюдению принципа должной осмотрительности», в котором контрагент обязуется предоставить Компании полную и достоверную информацию в части оценки рисков по критериям, приведенным в Приложении 2 настоящего Регламента. Также в данном разделе указано, что соблюдение сторонами настоящего Регламента является существенным условием заключенного договора.

2.7. В учетной политике Компании утверждены правила документооборота и порядок контроля за хозяйственными операциями (ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). В части документооборота в учетной политике прописано, что первичный бухгалтерский документ принимается к бухгалтерскому учету при условии проведения проверки контрагента Компании в соответствии с настоящим Регламентом (см. Приложение 3 Регламента). Проверка контрагентов Компании проводится (название отдела, ФИО должностного лица или перечень специалистов).

2.8. Настоящим Регламентом установлены критерии необходимости и целесообразности такой проверки, а именно:

(критерии Компания устанавливает и прописывает самостоятельно, исходя из затрат на проведение таких контрольных мероприятий и получаемого результата. Например, можно контролировать те договоры, по которым расходы составляют от 15% и более от общего объема расходов Компании, договоры, заключаемые на длительный срок или другие критерии. Следует указать, в каких случаях производится выезд к контрагенту представителя Компании или лично руководителя Компании).

Регламент: структура и пример

Что у нас нового?

Дистанционный пошаговый курс описания, упорядочивания и базовой оптимизации процесса «Бизнес-процессы с умом»

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

Регламент процесса «Процесс»

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).
2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности
Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
— поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
— продление срока службы оборудования.
Требования к результату:
• Отремонтированное оборудование работает исправно;
• Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
• Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
• Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).
Показатели эффективности:
• Время простоев;
• Срок службы оборудования;
• Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …
Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора».
Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.
2.3. Участники процесса
2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).
2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

3. Правила

В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

или так:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

Проведение проверки контрагента. Алгоритм действий

Итак, для проверки контрагента следует провести специальные мероприятия. Рассмотрим пошагово алгоритм действий Организации по проверке контрагента.

Шаг 1. Документальное оформление процедуры проверки контрагента

Система проверки контрагентов на предприятии должна быть упорядочена. Для этого издают локальный акт, назначают ответственных, а также предусматривают все критерии, подлежащие рассмотрению.

Например, из этой процедуры можно исключить те организации, которые работают на российском рынке уже давно и заслужили надежную репутацию.

Целесообразность проводимых проверок может быть ограничена суммой, а также периодичностью сделок.

Шаг 2. Электронная проверка

Для начала необходимо воспользоваться электронными публичными сервисами на сайте налоговой службы: www.nalog.ru.

На сайте можно проверить правоспособность контрагента по реквизитам ИНН; ОГРН или по названию, то есть проверить, зарегистрирована ли данная организация в ЕГРЮЛ.

В случае ее отсутствия в соответствующем реестре заключать с ней договор нельзя.

Сервис также позволяет узнать, отказался ли руководитель или участник контрагента от управления или участия в такой организации.

Необходимо проверить налоговую задолженность, а также своевременность сдачи отчетности.

Там же можно уточнить, принято ли в отношении контрагента решение о предстоящем исключении в связи с неосуществлением последним деятельности.

Еще одним шагом при определении добросовестности контрагента является получение информации о том, что в отношении потенциального поставщика или покупателя не проводится процедура банкротства.

Такие сведения могут быть получены из Единого федерального реестра, содержащего в себе факты деятельности всех субъектов хозяйствования РФ.

Здесь же может быть найдена и другая весьма полезная информация, которая позволит создать общую картину о контрагенте, например, стоимость его чистых активов.

Шаг 3. Проверка юридического лица по ИНН

Получение сведений с помощью данного способа доступно всем желающим. Проверка контрагента по ИНН осуществляется онлайн.

Для этого используются следующие базы данных:

— сайта ФНС;

— реестра плательщиков налога на добавленную стоимость, где можно сверить реквизиты партнера;

— реестра, содержащего аннулированные свидетельства НДС;

— реестра свидетельств единого налога.

Существуют также отдельные специальные сервисы, которые предоставляет налоговая инспекция.

Проверка контрагента на них осуществляется при введении ИНН в соответствующую строку. Результат выдается мгновенно.

Также, бесплатно проверить контрагента можно на сайте Audit-it.ru, там же есть база данных бухгалтерской отчетности организаций с кратким финансовым анализом.

Шаг 4. Запрос документов

С целью минимизации налоговых рисков перед заключением сделки налогоплательщику рекомендуется запрашивать документы, подтверждающие правоспособность проверяемого контрагента и возможность выполнить взятые на себя обязательства.

Так, можно порекомендовать компаниям запрашивать следующие документы:

  • устав организации;

  • свидетельство о внесении сведений организации в ЕГРЮЛ или ИП в ЕГРИП;

  • свидетельство о постановке организации или ИП на налоговый учет;

  • документ о назначении руководителя (решение общего собрания и приказ о назначении);

  • выписку из ЕГРЮЛ по организации или выписку из ЕГРИП по ИП;

  • среднесписочную численность сотрудников;

  • налоговую и бухгалтерскую отчетность;

  • лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);

  • сведения о транспортных средствах (если заключается договор поставки или перевозки);

  • сведения о строительной технике (если компания осуществляет подрядные работы).

Все представленные копии документов должны быть заверены надлежащим образом, то есть подписью и печатью (при наличии у ИП) проверяемого контрагента.

Шаг 5. Обоснованность выбора

Кроме этого не следует забывать о вопросах обоснованности выбора именно этого контрагента.

В данном случае надо будет сохранить информацию о контрагенте, полученную из Интернета, например, распечатки скриншотов рекламных объявлений.

Также следует сохранять и коммерческие предложения, прайс-листы и деловую переписку.

Кроме этого, желательно убедиться в том, что контрагент не входит в состав лиц, связь с которыми по данным налогового органа через юридический адрес отсутствует.

Наряду с этим желательно иметь копии паспортов руководителя или лиц, подписывающих первичные документы.

Шаг 6. Запрос в инспекцию

Несмотря на то, что вы можете узнать о наличии или отсутствии налоговой задолженности контрагента через официальный сайт ФНС, желательно сделать запрос в территориальный налоговый орган по месту учета контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате налогов.

Это также явится проявлением осмотрительности.

Шаг 7. Выписка из ЕГРЮЛ

ЕГРЮЛ предоставляет сведения о регистрации субъектов хозяйствования.

Если потенциальный партнер ко всем собранным им документам подложит недавно полученную выписку, подтверждающую, что он состоит на государственном учете, то это также явится основанием для того, чтобы считать его благонадежным.

Кроме того, по данному документу могут быть проверены реквизиты контрагента, которые он указывает в договорах.

Подобная выписка может быть как предоставлена самим партнером, так и получена в налоговом органе или на соответствующем ресурсе.

Шаг 8. Проверка счетов в банке

Подобная процедура позволит получить дополнительную информацию в тех случаях, когда проводится проверка контрагента.

Счета в банке не должны быть:

  • заблокированными ФНС;

  • не иметь каких-либо ограничений.

Для того чтобы убедиться в том, что счет не является заблокированным, достаточно зайти на специальный сервис ФНС и ввести ИНН контрагента, а также БИК обслуживающего его банка. Выяснить о наличии каких-либо ограничений по счету удается не всегда. Одни банки подобный сервис уже создали. У других он пока отсутствует.

Шаг 9. Аудиторское заключение

Кроме этого можно получить от контрагента ответ на запрос о привлечении компании или ее руководителя к налоговой ответственности, а также запросить копию аудиторского заключения по бухгалтерской отчетности контрагента за прошлый отчетный год.

Шаг 10. Прочие способы проверки

Помимо получения информации о потенциальном партнере по всем перечисленным выше вопросам, необходимо убедиться в том, что у него:

  • не имеется счетов в сомнительных кредитных учреждениях;

  • существуют все необходимые условия для выполнения договорных обязательств, такие как торговые точки, склады, транспорт и т.д.;

  • есть возможность выполнить заказ на пробную, небольшого объема партию товара. Кроме всего прочего, понадобится узнать, действителен на момент подписания договора паспорт руководителя.

Для этого необходимо посетить сервис Федеральной миграционной службы РФ.

В случае соблюдения указанных рекомендаций риски признания налоговой выгоды необоснованной сокращаются.

Все источники информации для проверки контрагентов собраны в статье «Как проверить фирму-контрагента: все бесплатные источники информации».

Юридическое заключение по проверке контрагента

Образец юридического заключения по проверке контрагента и пошаговая инструкция по составлению регламента проверки контрагента для юридического отдела.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Значительную долю рабочего времени юриста компании занимают согласование и визирование договоров. Неотъемлемая часть этой работы – проверка контрагента, которая, как правило, строится по стандартной схеме: создается образец регламента по проверке контрагента и запрашивается и проверяется определенный пакет документов.

Учитывая объем работы и важность оперативного получения квалифицированного юридического заключения, целесообразно формализовать эту деятельность. Это позволит компании создать упорядоченную базу копий учредительных документов контрагентов, своевременно выявлять правовые риски и минимизировать необходимость судебных разбирательств, а также при необходимости подтвердить перед налоговой службой проявление осмотрительности при выборе контрагента.

Если компания заключает договоры со значительным количеством контрагентов, имеет смысл разработать форму юридического заключения, которое составляется по регламенту проверки контрагентов и обновляется в отношении каждого контрагента при заключении с ним сделки. Либо при заключении новой сделки по истечении определенного промежутка времени, если речь идет о контрагенте, с которым установились давние отношения.

Юридическое заключение позволяет закрепить регламент проверки документов контрагента, зафиксировать результат анализа документов и, кроме того, помочь сотруднику юротдела проверить содержание документов по определенной схеме (по контрольным точкам), а не просто формально удостовериться в их наличии. Это достигается за счет необходимости внесения в юридическое заключение ссылок на соответствующие положения документов, пункты и т. д.

Срочное сообщение для юриста! В офис пришла полиция

  • Сохраните и распечатайте памятку сотрудникам

Как разработать форму заключения по контрагенту

Удобный образец юридического заключения и регламент по порядку его заполнения можно разработать самостоятельно с учетом особенностей процедуры проверки контрагентов, принятой в конкретной компании. В данной статье за основу взята форма, используемая юридической службой банка. Однако она с успехом может быть применена и в компаниях любых других сфер деятельности.

Сервис проверит контрагента по государственным реестрам – ЕГРЮЛ и ЕГРИП, Росстата, картотеке арбитражных дел, базе исполнительных производств ФССП России, сервисам налоговой службы и другим. Сформирует досье компании и выписку из ЕГРЮЛ с подписью ФНС.

Проверить контрагента

Памятки для сотрудников юридических отделов

Все платные и бесплатные сервисы по проверке контрагента >>

Как самостоятельно и бесплатно проверить контрагента. 15 ключевых источников >>

1. Цель составления заключения

В качестве цели указывается договор, заключение которого предполагается с контрагентом. Удобно, если подробная информация о планируемом договоре в юридическую службу передается в виде пояснительной записки, составляемой менеджером, ответственным за переговоры с конкретным клиентом. В этой же строке указывается номер обращения за составлением юридического заключения.

☆ Совет от редакции: в сервисе «Проверка контрагентов для юристов» можно проверить контрагента бесплатно. Просто оформите гостевой доступ >>

2. Пакет документов от контрагента

Обычно в отношении всех контрагентов запрашивается стандартный набор документов, в соответствии с регламентом проверки контрагентов, в образец юридического заключения целесообразно сразу внести весь перечень документов. Тогда сотрудник юрслужбы при заполнении юридического заключения будет указывать только реквизиты представленных документов.

2.1 Документы, подтверждающие правоспособность контрагента

В число документов, подтверждающих правоспособность контрагента, входят:

  1. Свидетельство о госрегистрации компании-контрагента (или индивидуального предпринимателя) и ее постановке на учет в налоговом органе. Наименование организации должно полностью совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах.
  2. Выписка из ЕГРЮЛ, которая позволяет выявить актуальную на дату анализа документов редакцию устава контрагента и иные сведения.

Срок действия выписки для целей анализа документов контрагентов можно установить самостоятельно, учитывая, что он должен исключать внесение изменений в ЕГРЮЛ позднее даты выписки. Оптимальным представляется срок не более 5–10 дней до предполагаемой даты заключения договора.

Преимущества документов перед выпиской

Несмотря на то, что выписка из ЕГРЮЛ содержит большую часть необходимых для совершения сделки сведений (за исключением сведений о необходимости одобрения сделок и факта их одобрения), лучше, при наличии возможности, все-таки требовать все перечисленные в юридическом заключении документы.

Это минимизирует риск мошеннических действий (качественно подделать несколько документов сложнее, чем только выписку из ЕГРЮЛ). И в ситуациях, когда сведения в ЕГРЮЛ включены помимо воли юридического лица, последнее может ссылаться на их недостоверность. Также нужно учитывать, что в выписке могут содержаться опечатки и технические ошибки.

2.2. Учредительные документы контрагента

Необходим устав компании-контрагента с актуальными (зарегистрированными) на момент представления изменениями. Устав позволяет проверить порядок избрания, компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа, какие сделки требуют одобрения, помимо крупных и сделок с заинтересованностью.

Если контрагент только регистрирует изменения устава, не составляя его полный текст в новой редакции, то кроме основного текста устава, лучше перечислить все изменения к нему с указанием номеров и дат протоколов.

Если на дату составления заключения действует новая редакция устава, целесообразно не перечислять предыдущие изменения, а просто указать их количество (в будущем это поможет отследить новые изменения при заключении с данным контрагентом новой сделки).

Копия устава, заверенная уполномоченным должностным лицом налогового органа, может предоставляться за плату по заявлению любого лица в соответствии с Административным регламентом, утв. Приказом Минфина России от 15.01.2015 № 5н.

Несмотря на то, что Постановление Пленума Верховного Суда от 23.06. 2015 г. № 25 в п.22 указало, что изучение учредительных документов не является обязанностью контрагента, невыполнение данных действий все еще вызывает вопросы налоговых органов с точки зрения должной осмотрительности при выборе контрагента.

Суды в этом вопросе поддерживают ФНС. Поэтому запрашивать заверенные копии учредительных документов контрагентов необходимо (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 21 мая 2015 года по делу №А60-4982/2015, которое было оставлено в силе Определением Верховного Суда РФ от 18 августа 2016 г. № 309-КГ16-838; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 03.06.2016 № Ф05-7002/2016 по делу № А40-8590/2015).

2.3. Документы, подтверждающие полномочия исполнительного органа контрагента

Здесь необходимы копии решений о назначении единоличного исполнительного органа (для проверки Ф.И.О. и срока его полномочий) и совета директоров (понадобятся для проверки легитимности решения об одобрении крупной сделки или сделки с заинтересованностью, если согласно уставу эти решения принимает совет директоров).

Постановление Пленума ВС РФ от 23.06.2015 г. № 25 в п. 22 указало на то, что сведения в ЕГРЮЛ предполагаются достоверными и юридическое лицо не может ссылаться на недостоверность таких данных, за исключением случаев, если они внесены помимо воли юридического лица. Сведения о единоличном исполнительном органе могут попасть в ЕГРЮЛ помимо воли юридического лица.

Поэтому у потенциального контрагента необходимо затребовать решение, которым был назначен единоличный исполнительный орган контрагента, для проверки. Если оно окажется поддельным, то сделки с неуполномоченным лицом не будут иметь правовых последствий для вашего предполагаемого контрагента.

Данную позицию подтверждает судебная практика. Если сведения о единоличном исполнительном органе в ЕГРЮЛ были включены на основании поддельных документов, то сделки данного лица признаются судами ничтожными, поскольку заключены неуполномоченным лицом (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.11.2015 г. № Ф03-5041/2015, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 октября 2016 г. по делу № А66-9712/2015).

2.4. Бухгалтерский баланс

Как правило, участники оборота запрашивают и копию бухгалтерского баланса контрагента на последнюю отчетную дату с подтверждением его передачи налоговому органу (позволяет определить стоимость активов для выяснения, не является ли сделка крупной).

Кроме того, неполучение копии бухгалтерского баланса может повлечь за собой обвинения налоговых органов в недолжной осмотрительности при выборе контрагента, которые поддерживаются судами (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 11.03.2015 № Ф09-9812, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28.12.2016 № Ф04-6455/2016).

3. Дополнительные документы

Помимо основного перечня документов, могут понадобиться дополнительные, для указания которых в юридическом заключении удобно выделить отдельную строку. Например, это может быть доверенность (если от имени контрагента договор подписывает представитель по доверенности).

Также, некоторые крупные компании просят представить копии банковских карточек с образцами подписей (для сличения подписей на документах), копию трудового договора с руководителем компании.

4. Примечания

В столбце «Примечания» указываются замечания к документам, если возникают сомнения в их подлинности соответствию законодательству либо внутреннему регламенту компании относительно проверки документов контрагента (например, представлена незаверенная копия либо в документе отсутствует обычный для таких документов реквизит, выявлены противоречия в содержании документов и т. д.).

5. Учредители (участники) контрагента

Нужно указать основных учредителей (участников, акционеров) компании-контрагента. Если в компании много участников (акционеров), обычно устанавливают критерий (минимальный размер доли, принадлежащей участнику, – например, 5%), на основании которого в юридическом заключении указывают только участников с долями не менее этого минимального размера.

Изучение состава участников может иметь значение при сделках с заинтересованностью, когда по обычным условиям оборота проверяется, кто является учредителем контрагента. При отсутствии надлежащей проверки состава учредителей может быть признано, что сторона договора должна была узнать о заинтересованности другой стороны в заключении сделок (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 08.12.2015 по делу № А13-14125/2013).

Также изучение состава учредителей важно с точки зрения налоговых последствий, поскольку заключение договора с контрагентом, в составе которого есть «массовые учредители» может натолкнуть суды на мысль о недолжной осмотрительности при заключении договора.

6. Компетенция исполнительного органа общества

Важно указать наименование исполнительного органа со ссылкой на соответствующий пункт устава в следующей строке – компетенцию этого органа (тоже со ссылками на устав).

Если в уставе дублируются положения законодательства, можно указать: «в соответствии с ФЗ об ООО» или «в соответствии с ФЗ об АО» и т. д. Если компетенция единоличного исполнительного органа отличается от предусмотренной в законодательстве, нужно указать конкретные отличия.

При этом, в соответствии с п.22 Пленума ВС РФ от 23.06.2015 г. № 25 контрагенты вправе исходить из неограниченности полномочий единоличного исполнительного органа контрагента. Положения внутренних документов, устанавливающих условия осуществления полномочий, не могут на права третьих лиц, за исключением случаев, когда последние знали или должны были знать об установленных учредительным документов ограничений полномочий.

Однако, если эти документы были затребованы у контрагента, и факт ознакомления с ними будет выяснен в ходе судебного разбирательства, то в такой ситуации, ссылка на незнание об условиях осуществления полномочий ничем не поможет, и сделку признают недействительной по ст. 174 ГК РФ (Постановление Арбитражного Суда Северо-Западного округа от 27 октября 2016 г. по делу № А66-9712/2015, Постановление Арбитражного Суда Дальневосточного округа от 24 ноября 2015 г. № Ф03-5041/2015).

7. Сделки, требующие соблюдения специальных процедур, согласно представленным документам

Необходимо перечислить сделки, указанные в уставе или иных представленных внутренних документах контрагента, для совершения которых требуется соблюдение каких-либо специальных процедур (получение одобрения, проведение конкурса, тендера и т. д.). Если такие сделки определены в соответствии с законодательством, делается указание на соответствующее положение закона и пункт устава.

В последнее время практика судов по поводу сделок, требующих корпоративного одобрения, смягчилась, количество сделок, признаваемых недействительными, снизилось.

Согласно п.4 Постановления Пленума ВАС от 16.05.2014 г. № 28 «О некоторых вопросах, связанных с оспариванием крупных сделок и сделок с заинтересованностью» сторона, чьи права нарушены должна будет доказать, что контрагент знал или должен был знать, что сделка очевидно крупная либо в ней есть очевидный элемент заинтересованности.

Суды могут признать, что заинтересованность очевидна, например, в случаях:

  • если договор залога был заключен во исполнении обязательства лица, имеющего одинаковую фамилию с генеральным директором общества, предоставляющего имущество в залог (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 10 июня 2016 г. № Ф06-8383/2016);
  • если дано поручительство или дан залог третьим лицом в обеспечение исполнения обязательств юридического лица, в котором участником является физическое лицо, являющееся единоличным исполнительным органом или членом совета директоров общества — поручителя (залогодателя).

При этом Пленум ВАС уточнил, что такая ситуация возможна, если контрагент по условиям оборота, совершая сделку с должником, проверяет, кто является его участником.

Суды применяют такую позицию к банкам, которые должны как профессиональные участники рынка проявлять наибольшую осмотрительность при заключении сделок и изучать состав участников общества-контрагента (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18 мая 2015 г. № Ф10-1238/2015).

Что касается крупных сделок, то здесь также суды часто встают на сторону добросовестных контрагентов.

Суды могут признать сделку недействительной, если продается очевидно основной актив общества (единственная недвижимость). В такой ситуации, по мнению судов, стороной договора не предпринимаются меры по установлению действительной стоимости имущества. (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 27.06.2016 № Ф03-1606/2016).

Также подозрения вызывают случаи чрезвычайной убыточности сделки (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.02.2017 № Ф05-22190/2016 по делу № А41-62628/15). В таких случаях также сделки признаются недействительными по мотиву недобросовестности контрагента, заключившего договор.

В ситуации покупки основных активов контрагента (недвижимости, дорогостоящего оборудования), а также при ощутимом несоответствии цены договора рыночной цене, следует проводить проверку балансовой стоимости имущества потенциального контрагента.

8. Особенности правоспособности контрагента

Если законодательством предусмотрены ограничения для юридических лиц соответствующей организационно-правовой формы (например, унитарные предприятия, некоммерческие организации и т. д.) либо занимающихся определенной деятельностью (банковской, страховой и т. д.), либо занимающих определенное положение на рынке (например, естественные монополии) и т. д., нужно указать соответствующие ограничения.

9. Наличие у контрагента лицензии, членства в СРО либо допуска СРО к определенным работам

Если предмет договора связан с лицензируемым видом деятельности исполнителя или соответствующая деятельность контрагента требует обязательного членства в саморегулируемой организации, нужно сделать соответствующие пометки (например, для работ в сфере строительства и проектирования строительства необходим специальный допуск на соответствующие виды работ, выдаваемый СРО).

Несмотря на то, что в соответствии с п. 89 Постановления Пленума ВС РФ от 25.06.2015 г. № 25 совершение сделки лицом, не имеющим лицензии на занятие соответствующей деятельностью, не влечет ее недействительности, ее отсутствие может иметь иные негативный последствия.

Так, отсутствие у контрагента лицензии (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 24.09.2015 № Ф05-12912/2015) или допуска к работам от СРО (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12 октября 2016 г. по делу № А27-19941/2015) может стать основанием для признания контрагента неосмотрительным и отказа в возмещении НДС, расходов по налогу на прибыль.

10. Рекомендация юриста по вопросу о заключении договора

В юридическом заключении на основании представленных документов необходимо сделать вывод о том, может или не может быть заключен с контрагентом договор (с учетом замечаний, рисков и рекомендаций, раскрываемых в третьей, четвертой и пятой строках раздела 4).

11. Представитель или орган контрагента

Необходимо указать, кто будет представлять интересы контрагента в сделке:

  • должность (если лицо действует по доверенности, то – «представитель по доверенности»);
  • Ф.И.О., паспортные данные;
  • основание и срок полномочий.

При необходимости даются пояснения – например, если у руководителя не продлен срок полномочий, доверенность представителя сформулирована таким образом, что возникают сомнения в наличии у него полномочий на совершение конкретной сделки и т. д.

Доверенность может быть заверена нотариально или самой организацией с приложением печати. Если доверенность заверена самой организацией необходимо проверить полномочия лица, выдавшего ее. Например, полномочия генерального директора должны предусматривать право выдачи доверенностей по вопросу заключения такого договора.

Необходимо, к тому же, проверить не отозвана ли доверенность лица, представляющего контрагента. Для этого следует пользоваться сведениями об отзывее доверенностей, размещенными в газете «Коммерсант» и на ее интернет-сайте.

12. Необходимость соблюдения специальных процедур при заключении договора

Если для конкретной сделки есть необходимость в соблюдении дополнительных формальностей (осуществление специальных процедур – проведение торгов, тендера, получение одобрения и т. д.), нужно их перечислить и по возможности подробно раскрыть ключевые моменты, относящиеся к отмеченным дополнительным требованиям (специфические требования к торгам, требования к содержанию одобрения в случае отсутствия у исполнителей образцов или форм и т. д.).

13. Риски, возможные при заключении договора

Важно назвать выявленные юристом при анализе документов правовые риски, которые могут привести к признанию сделки или ее части незаключенной или недействительной, существенно затруднить или сделать невозможным исполнение и т. д.

В отдельной строке нужно привести возможные способы минимизации выявленных рисков (при наличии такой возможности). Например, это может быть включение в договор или исключение из договора определенных условий, истребование у контрагента дополнительных документов для того, чтобы снять некоторые сомнения, и др.

14. Отметки об изменении в юридическом заключении

Целесообразно сделать специальный раздел для отметок об изменениях в юридическом заключении. Например, в связи с представлением контрагентом дополнительных документов может измениться раздел о рисках, связанных с заключением договора, и т. д.

Проверка деловой репутации

Если на юридическую службу компании возложены также обязанности по проверке деловой репутации контрагента, то в форму юридического заключения целесообразно добавить специальный раздел, в котором можно фиксировать результат проверки контрагента при помощи доступных интернет-ресурсов.

Необходимый минимум информации можно получить путем изучения судебных разбирательств с участием контрагента (по электронной картотеке арбитражных дел https://kad.arbitr.ru/ , информации, размещенной на сайте ФНС России www.nalog.ru).

Через Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц можно удостовериться, что потенциальный контрагент не находится в процедуре банкротства, реорганизации, ликвидации, о наличии решения о предстоящем исключении из ЕГРЮЛ и иные важные сведения. (https://fedresurs.ru/).

Не лишним будет проверить, не указан ли контрагент в реестре недобросовестных поставщиков на сайте ФАС России www.fas.gov.ru и реестре должников на сайте Федеральной службы судебных приставов России www.fssprus.ru. Наличие у контрагента государственных контрактов может послужить для суда признаком должной осомтрительности при выборе контрагента.

Недействительность паспортных данных учредителей и руководства потенциального контрагента можно проверить через сайт Главного управления МВД по вопросам миграции (http://services.fms.gov.ru/).

Через информационные базы https://service.nalog.ru можно также проверить информацию о наличии дисквалификации и исполнительных органов контрагента, о регистрации контрагента по адресу массовой регистрации, о наличии контрагента в базе юридических лиц, связь с которыми по указанному в ЕГРЮЛ адресу отсутствует и т.д.

В ряде случаев информацию о деловой репутации контрагента можно получить, набрав в поисковых системах наименование компании, а также Ф.И.О. руководителя и основных учредителей.

Внутреннее положение о проверке контрагентов

Проявление должной осмотрительности препятствует налоговым инспекторам признать налоговую выгоду необоснованной (п. 10 Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53). Какой объем сведений о контрагенте можно считать достаточным, чтобы утверждать о проявлении должной осмотрительности. Какие действия должна совершать компания.

Первым организационным действием является внедрение внутреннего положения о проверке контрагентов. Данный документ представлен ниже. Положение содержит перечень сведений, достаточных для должной осмотрительности. Этот документ уже внедрен у клиентов компании, учитывает практику хозяйственной деятельности.

ПОЛОЖЕНИЕ

о проверке контрагентов при заключении договоров

1. Общие положения.

1.1. Настоящее положение о проверке контрагентов при заключении договоров (далее – Положение) разработано в целях обеспечения требования должной осмотрительности общества с ограниченной ответственностью «Компания» (далее – общество).

1.2. Общество обеспечивает свою деятельность с должной осмотрительностью и осторожностью и не допускает каких-либо отношений с контрагентами, обладающими признаками недобросовестных.

1.3. Общество основывается на презумпции добросовестности контрагента. Контрагент признается недобросовестным, если обществу должно быть известно об обстоятельствах его недобросовестности

1.5. О недобросовестности контрагента могут свидетельствовать следующие признаки (в совокупности и взаимосвязи), выявленные обществом:

  • невозможность реального осуществления контрагентом операций, для выполнения которых заключается договор, с учетом времени, места нахождения имущества или объема материальных ресурсов, экономически необходимых для производства товаров, выполнения работ или оказания услуг;
  • отсутствие необходимых условий для достижения результатов соответствующей экономической деятельности в силу отсутствия управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
  • учет контрагентом для целей налогообложения только тех хозяйственных операций, которые непосредственно связаны с возникновением налоговой выгоды, если для данного вида деятельности также требуется совершение и учет иных хозяйственных операций;
  • совершение контрагентом операций с товаром, который не производился или не мог быть произведен в объеме, указанном контрагентом в документах бухгалтерского учета.
  • создание организации контрагента незадолго до совершения хозяйственной операции;
  • взаимозависимость общества с контрагентом;
  • неритмичный характер хозяйственных операций контрагента;
  • нарушение контрагентом налогового законодательства в прошлом;
  • разовый характер операции контрагента;
  • осуществление операции не по месту нахождения контрагента;
  • осуществление контрагентом расчетов с использованием одного банка;
  • осуществление контрагентом транзитных платежей между участниками взаимосвязанных хозяйственных операций;
  • использование контрагентом посредников при осуществлении хозяйственных операций.

1.6. Сами по себе указанные в п. 1.5 обстоятельства, не могут служить основанием для признания контрагентом недобросовестным и причиной отказа в заключении договора с ним.

1.7. В целях определения добросовестности контрагента на сотрудников общества (указать подразделения, напр. менеджеров) возлагаются обязанности по проверке контрагента. Кроме того, общество ведет юридические дела контрагентов.

2. Проверка контрагентов.

2.1. Менеджер должен быть лично знаком с представителями контрагента, знать их должность, фамилию, имя, отчество.

2.2. Должна быть и сохраняться переписка с представителями контрагента.

2.3. Менеджер должен стремиться посетить контрагента в месте нахождения его офиса.

2.4. Менеджер должен формировать личное дело контрагента.

2.5. Менеджер должен стремиться познакомиться с непосредственными исполнителями контрагента.

2.6. Менеджер обязан получить всех вышеуказанные сведения и документы (п. 2.1 – 2.5) в следующих случаях:

а) доля расходов по сделке с контрагентом в общей сумме затрат общества существенна;

б) общество осуществляет с контрагентом вексельные сделки;

в) контрагент в сделке с обществом выступает в роли посредника;

г) наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафными санкциями, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

При отказе контрагента от предоставления запрошенных документов, менеджер присваивает такому контрагенту категорию «контрагент с рисками», о чем делает отметку в юридическом деле контрагента.

3. Юридическое дело контрагента.

3.1. Юридическое дело контрагента формируется одновременно с формированием документов на заключение договора.

3.2. В целях оформления юридического дела контрагента менеджер запрашивает документы и информацию по перечню у контрагента. Запрос документов и информации помещается в юридическое дело.

3.3. Юридическое дело контрагента включает:

а) информация о способе получения сведений о контрагенте (распечатка рекламы в СМИ; рекомендации партнеров или других лиц; сайт контрагента; служебная записка менеджера об источнике сведений о контрагенте);

б) выписка из ЕГРЮЛ (в т.ч. распечатка с сайта nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»);

в) копия доверенности лица, подписывающего документы от имени контрагента;

г) копия приказа о назначении руководителя контрагента;

д) устав контрагента;

е) свидетельства о государственной регистрации контрагента в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и постановке на налоговый учет юридического лица;

ж) распечатка сведений о регистрации контрагента — юридического лица по «массовому адресу» (сайт nalog.ru вкладка «Проверь себя и контрагента»).

з) договор аренды, подтверждающий фактическое местонахождение контрагента, если контрагент – юридическое лицо зарегистрирован по «массовому адресу»;

и) заверенная банком (нотариусом) копия карточки с образцами подписей и печати (банковская карточка).

3.4. Юридическое дело контрагента хранится в подразделении ___________

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

  • полномочия руководителя фирмы-контрагента не имеют документальных подтверждений;
  • фактический адрес местонахождения контрагента не может быть определен;
  • в базе ЕГРЮЛ нет информации об этом юридическом лице;
  • по вопросу наличия у контрагента возможности выполнить условия договора возникают сомнения.

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

  • копии свидетельств о регистрации и о постановке на налоговый учет;
  • устав;
  • выписка из базы данных ЕГРЮЛ;
  • справка, подтверждающая отсутствие долгов перед бюджетом по налоговым обязательствам.

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

  • получение информации об организации из ЕГРЮЛ с учетом последних изменений;
  • проверка контрагента на банкротство;
  • в режиме онлайн можно узнать, не начата ли процедура ликвидации или реорганизации, не был ли руководитель фирмы дисквалифицирован за правонарушения.

Предоставляет все указанные сведения налоговая служба, проверка контрагента через электронные или письменные запросы в ФНС бесплатна. Сервисом сайта ФНС можно воспользоваться по адресу ]]>https://egrul.nalog.ru/]]>. База ресурса ежедневно обновляется, в ней находится основная информация о контрагенте в статусе юридического лица или ИП. Проверка контрагента по наименованию на сайте может быть заменена поиском по номеру ИНН или ОГРН.

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]>официальном сайте ВАС]]>). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]>поискового сервиса]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

  • в уставных документах указывается период актуальности прав назначенного руководителя по визированию документации;
  • в уставе может быть прописан пункт, запрещающий руководителю подписывать договоры по сделкам, стоимость которых превышает определенный учредителями денежный порог.

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

  • расширенный инструментарий проверочных мероприятий применяется по отношению к недавно зарегистрированным компаниям, минимальный набор действий – для долго работающих фирм;
  • отдельный механизм взаимодействия можно предусмотреть для организаций, с которыми ранее уже заключались сделки;
  • разделять партнеров можно по суммам договоров.

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

  • назначение и область применения;
  • процедуры проверки контрагентов;
  • порядок подготовки проектов договоров;
  • процедуры согласования договоров;
  • порядок подписания и исполнения договоров;
  • порядок претензионно-исковой работы (может регулироваться отдельным документом).

Пример краткого содержания регламента договорной работы

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Настоящее положение определяет порядок заключения, регистрации, хранения и контроля исполнения договоров в ООО «Альфа» (далее – «Общество»).

2. Положение разработано в целях создания инструментов управления, обеспечивающих эффективность операционной деятельности в области правового обеспечения в Обществе, в том числе в целях:

  • регламентации бизнес-процессов договорной деятельности;
  • оптимизации сроков исполнения процедур согласования договоров;
  • совершенствования качества подготовки договоров в интересах снижения правовых рисков и защиты интересов Общества.

3. Настоящее положение не распространяется на договоры, заключаемые путем оплаты (акцепта) выставленного счета на сумму не свыше 100,0 тыс. руб.».

Что включить в порядок проверки контрагентов

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них. В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов компании (например, выписки из ЕГРЮЛ на текущую дату, устава, свидетельств о постановке на учет и т. д.). Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Пример описания документов, составляющих досье контрагента

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«В отношении контрагента, с которым общество впервые вступает в договорные отношения, исполнитель формирует досье контрагента, включающее:

  • копию выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), сформированной не позднее одного календарного месяца;
  • копию устава, решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора; копию доверенности (если договор подписывает не генеральный директор);
  • копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе и государственной регистрации;
  • сведения об учредителях общества;
  • копии лицензий, если вид деятельности организации подлежит лицензированию;
  • бухгалтерскую отчетность за отчетный период текущего года (формы 1, 2), по итогам прошедшего года (формы 1, 2, 3, 4, 5);
  • декларацию (отчет) за предыдущий год и банковскую справку о движении денежных средств по расчетному счету за последний квартал (для предприятий, использующих УСН, и индивидуальных предпринимателей);
  • письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта (для индивидуальных предпринимателей);
  • cведения о нахождении основных средств на балансе контрагента (для индивидуальных предпринимателей – копии документов, подтверждающих право собственности), с помощью которых планируется выполнение работ (оказание услуг) по заключаемому договору.

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров. А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта. Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента. Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом. Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Также стоит в этом порядке упомянуть, что для подготовки нестандартного сложного договора, для которого в компании или у контрагента нет готового шаблона, подразделение-инициатор должно обращаться непосредственно в юридический департамент.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту. Например, в него можно включить краткую характеристику договора (наименование сторон, предмет договора, необходимость заключения), цену договора и расчет цены, статью бюджета. Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования. Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Пример описания порядка подготовки проекта договора в регламенте договорной работы

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Проект договора готовится одним из следующих способов:

  • самостоятельно ответственным за заключение договора структурным подразделением (далее – Инициатор договора) на основе типовых форм, подготовленных юридическим департаментом, и (или) с использованием договорных форм, предложенных со стороны контрагентов компании;
  • силами юридического департамента по запросу Инициатора договора в случае нетиповой сделки, отсутствия типовой формы договора и (или) формы, предложенной контрагентом. Юридический департамент осуществляет разработку проекта договора и его направление Инициатору договора. Срок – не позднее трех рабочих дней, если иной срок не согласован с Инициатором договора.

2. В процессе осуществления договорной работы Инициатор договора обязан исходить из экономической целесообразности заключения договора и нести ответственность за своевременность и полноту действий, осуществляемых им в рамках договорной работы, а также за материальные последствия заключения договора.

3. На стадии подготовки договора Инициатором договора составляется справка – обоснование заключения договора (далее – ОЗД) о целесообразности его заключения для общества. ОЗД подписывается руководителем (заместителем) Инициатора договора, прикладывается к проекту договора.

4. В ОЗД дается обоснование целесообразности заключения договора, необходимости закупки (поставки) продукции, выполнения работ, оказания услуг, указываются объемы (количество) и сумма по договору, условия расчетов (процент предоплаты, сроки), а также реквизиты контрагента: юридический и почтовый адреса, название организации, Ф. И. О. руководителя, телефоны, наличие свидетельств о регистрации, в том числе в налоговом органе, расчетный счет, наименование банка и другие сведения, имеющие значение для заключения договора. В случае если проводились конкурентные процедуры, к ОЗД прилагается копия протокола закупочной комиссии».

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков. А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО. В качестве обязанностей юридического отдела стоит указать оценку правомочности контрагента, анализ условий контракта на предмет защиты интересов компании.

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Пример описания процедуры согласования договоров

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Подготовленный и надлежащим образом оформленный проект договора до его подписания подлежит обязательному согласованию путем визирования структурными подразделениями Общества на листе согласования.

2. Завизированный ответственным лицом лист согласования с проектом договора и обоснование заключения договора направляются на рассмотрение и визирование в структурные подразделения Общества.

3. Визирование проектов договоров каждым структурным подразделением должно осуществляться в минимальные сроки, но в любом случае не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных и договоров большого объема – не более двух рабочих дней (16 часов).

4. При наличии замечаний визирующее подразделение должно сделать об этом отметку на листе согласования, изложить замечания на отдельном листе в форме (формулировке), позволяющей их учесть, приложить к проекту договора.

5. После устранения замечаний исполнитель обязан вновь получить визу структурного подразделения, сделавшего замечание. В случае несогласия исполнителя с замечанием, решение об исключении его принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени Общества.»

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Пример описания порядка работы с договором после согласования

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

1. Согласованный проект договора вместе с листом согласований, а также обоснование заключения договора в установленном порядке передается исполнителем на подписание лицу, уполномоченному заключать договоры от имени Общества.

2. Подписанный уполномоченным лицом от имени Общества договор возвращается исполнителю.

3. Подписанный сторонами оригинал договора с листом согласования и также обоснование заключения договора не позднее двух рабочих дней после подписания представляются исполнителем в юридический департамент для регистрации, которая производится путем присвоения договору номера и внесения сведений о нем в реестр договоров.

4. Реестр договоров содержит регистрационный номер договора, дату составления (подписания) договора, название (предмет) договора, наименования сторон договора, информацию об окончании срока действия договора, об исполнителе, о приложениях к договору.

5. Подлинник заключенного Обществом договора вместе с листом согласования и также обоснование заключения договора хранятся в юридическом департаменте.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Пример описания порядка контроля исполнения договора

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Контроль исполнения договора осуществляет исполнитель. Исполнитель направляет копии договора в соответствующие подразделения Общества, в том числе в бухгалтерию, для организации работы по его исполнению и обеспечивает исполнение договорных обязательств по срокам, количеству и качеству.

2. Инициатор договора обязан вести мониторинг собственных действующих договоров и своевременно инициировать закрытие исполненных договоров, пролонгацию договоров.

3. Инициатор не позднее одного рабочего дня обеспечивает информирование финансового и юридического департаментов при возникновении дебиторской задолженности сроком не менее ___ тыс. руб., срок которой составляет не менее __ дней».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *