Срок ответа на письмо

Автор: | 04.05.2019

Требования к письму. О времени ответа на письмо

20 Февраль 2012 Евгений Неделин Просмотров:

Эта статья — ответ на вопрос, который постоянно звучит у меня на тренинге.

Вопрос такой:

«Есть ли какие-то общепринятые стандартные нормы относительно времени, в течение которого необходимо давать ответ клиенту/партнеру/коллеге?»

Интересный вопрос. Ответить на него с одной стороны – просто, а с другой – достаточно сложно, т.к. ответить можно: и да, и нет.

Если говорить о внутренней переписке – здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть компании, в которых задержка с ответом более 1,5 часов считается деловой неприличностью. Наряду с этим в других компаниях вполне комфортна скорость ответа в течение дня.

Если же говорить об общепринятых нормах, которые существуют в практике общения с внешним клиентом и адресатом, то очень многое здесь будет определять специфика сторон-участниц переписки и специфика предмета их общения. Если перед нами ситуация деловой переписки по вопросам достаточно стандартным и регулярно повторяющимся – сроки ответа одни. Если переписка ведется по вопросам, требующим для ответа отдельного обдумывания, уточнения и поиска дополнительной информации – сроки ответа могут быть существенно другими.

Так, для писем специалистов таких служб, как техподдержка, всякого рода работа с пользователями и клиентами – предельно допустимым считается время ответа не более 2- часов с момента получения письма-вопроса/запроса.

В отношении других служб (юридическая служба , отдел по работе с рекламациями, отдел документального сопровождения и пр.) – временные рамки могут быть более свободными. Однако, и здесь существует негласное правило. Так называемое «время комфортного ожидания» (т.е. время, когда адресат ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего респондента) не превышает 3-х часов. Если 3 часа минули, а в ответ – тишина, комфорт сменятся дискомфортом.

Что в связи с этим можно предпринять, чтобы устранить или предупредить у адресата дискомфорт ожидания?

Я предлагаю разделить понятие «ответ на письмо» на две составляющих: «реакция на письмо» и «собственно ответ на письмо».

Реакция на письмо – это как минимум информирование адресата о том, что его письмо получено. А как максимум – сообщение о том, когда следует ждать ответа по существу. Думаю, что пояснение термина «собственно ответ на письмо» уже излишне.

Реакция на письмо должна быть мгновенной, ну, или максимально скорой (ведь электронная почта – это средство оперативного общения). Выглядеть это может очень просто: «Андрей, добрый день! Я получила Ваше письмо. Постараюсь ответить до конца сегодняшнего дня» или «Маша, здравствуйте! Прочла Ваше письмо. Для детального ответа мне нужно время. Рассчитываю ответить не позднее 12.00 завтрашнего дня». Уважающие себя сервисы включают здесь автоматическое информирование о получении письма: «Уважаемый пользователь. Ваше письмо получено. В ближайшее время наши специалисты свяжутся с Вами». (Кстати сказать, таким же вариантом реакции на письмо является автоматически настроенное письмо-уведомление адресату о том, что Вы находитесь в деловой командировке, в отпуске, на обучении и указание лица, к которому можно обратиться в случае необходимости).

И после обязательной реакции на письмо Вы можете спокойно приступить к «собственно ответу». Единственным временнЫм ограничением для Вас теперь будет только то время, которое Вы сами указали.

Возьмите в пользование этот простой прием – и создавайте свой позитивный имидж в глазах ваших деловых партнеров, коллег и клиентов! В отношении писем близким коллегам и друзьям этот прием также неплох!

Удачных вам писем!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

  • E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
  • E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
  • Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Есть ли нормированный срок ответа на письмо в переписке между юр. лицами?

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
Сроки рассмотрения письменного обращения 1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1.1 настоящей статьи.(в ред. Федерального закона от 24.11.2014 N 357-ФЗ)

  • А почему все решили, что речь идет о гос. организации?Если это связано с правами потребителей, то определяющей для вас будет Ст. 22 ЗоЗПП — вы обязаны удовлетворить законные требования течение 10 дней со дня предъявления требования (получения вами письма) , поскольку за нарушение в ст.

Внимание Термины и определения» выделяет типовой срок исполнения документа — «срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом» и индивидуальный срок исполнения документа — «срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией». Таким образом, срок исполнения документа мы можем найти в федеральном законе (приказе, постановлении), а можем сами создать внутри своей компании соответствующий приказ или инструкцию по делопроизводству. Кроме того, срок исполнения документа может назначить руководитель в своей резолюции.
Напомню, что упомянутый ГОСТ носит рекомендательный характер. Вопросы делопроизводства в коммерческих организациях вообще очень слабо урегулированы. Но, если мы хотим работать грамотно, будем придерживаться существующих документов. Итак, если в резолюции указан срок выполнения задания, вопросов не возникает.

Срок регистрации обращения гражданина

Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закона), письменное обращение подлежит регистрации в течение трёх дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Разобраться в системе органов государственной власти обычному гражданину очень сложно, названия десятков ведомств могут запутать даже опытных любителей детективов, поэтому ничего страшного, если обращение всё же будет направлено по неправильному адресу. Согласно п. 3 ст. 8 Закона, такое обращение должно быть перенаправлено в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в течение семи дней.
Порой вопрос, поставленный гражданином, относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в таком случае копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

Срок ответа на обращение гражданина

Таким образом, не сложно подсчитать, что срок ответа в обычной ситуации должен составлять не более 33 дней (3 дня на регистрацию и 30 на рассмотрение).
Если же пришлось перенаправить обращение, то срок будет увеличен на 10 дней (3 дня на регистрацию и 7 на перенаправление) до 43 дней.
В исключительных случаях срок может быть увеличен ещё на 30 дней, таким образом, максимальный срок ответа на обращение может составлять 73 дня. При этом гражданин должен быть уведомлён о перенаправлении и об увеличении срока.

А что по факту

Уведомление об увеличении срока Уведомление о направлении по территориальности

Например, мною было отправлено обращение по факту нарушения ПДД одним из участников дорожного движения 3 ноября 2017 года. Позже, 04 декабря 2017 года мною были получены два письма, в одном из которых меня обрадовали фактом регистрации моего обращения 07 ноября 2017 года и уведомили тем, что мой случай таки исключительный и срок продлён на 30 дней. Во втором письме уведомили о передаче дела по территориальности (письмо датируется 01.12.2017 годом).

Ответ от «24 октября»

Предыдущее обращение мною было направлено по факту незаконных действий сотрудников частного охранного предприятия 26 сентября 2017 года. Ответ мною был получен 16 ноября, зато с аккуратно выведенной надписью ручкой о том, что ответ был подписан 24 октября. Видимо, почта в интернете тоже довольно медленно работает и письма иногда теряет. Да и всегда приятно почитать столь содержательные и наполненные глубоким смыслом измышления должностных лиц.

Уведомление о перенаправлении

Впрочем, полиция не единственный орган, который не слишком любит работать быстро. Например, мною было написано обращение с вопросом (без направления фактов нарушения законодательства) в прокуратуру 02 октября 2017 года. 09 октября 2017 года получил уведомление о пересылке моего обращения по подведомственности. Это единственный и, судя по всему, последний ответ, который я получил в качестве реакции на мой вопрос.

За последние два года я дважды обращался в Роспотребнадзор. Однако это ведомство, в отличие от полиции и прокуратуры, видимо, решило сделать вид, что его не существует, потому что ни одного ответа или уведомления мне прислано не было.

Что делать, если нарушен срок рассмотрения обращения

Если срок был нарушен, то необходимо обратиться в прокуратуру, которая, если соблаговолит не нарушить сроки, может провести проверку по обращению и вынести постановление прокурора о возбуждении производства об административном правонарушении.
Ст. 5.59 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение установленного законодательством РФ порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций. Данное деяние влечёт наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Перечень, ранее описанных мною обращений в различные ведомства, носит исчерпывающий характер. За всё время был лишь один случай, когда моё заявление было рассмотрено в срок, установленный законом. И это при условии, что срок составляет от 33 до 73 дней и его сложно назвать недостаточным. Крайне маловероятно, что с обращениями других граждан ситуация кардинально отличается. Штат государственных органов непомерно раздут (например, полицейских в два раза больше, чем в среднем по миру), налоги граждан идут на содержание огромной армии чиновников, при этом результата для граждан не видно, а сроки ответа на обращения граждан постоянно нарушаются.

Каков срок ответа на письмо входящее в организацию?

  1. Рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» принят ГД 21.04.2006, одобрен СФ 26.04.2006).
  2. Ну я не думаю что стоит подходит методом преподавателя по адвокатуре), люди разные бывают… Допустим вы не отвечаете человеку на интересующие его запрос, даже самый простой, что ему после истечения срока и нескольких обращений мешает написать в разные роды инстанции (инспекция труда, прокуратура, налоговая и т. п.) с целью проверки на наличие нарушений, коррупции, халатности… ведь в связи с чем его запросЫ еще могут игнорироваться…. Я думаю не стоит увеличивать шансы еще большей головной боли…
  3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ
    (ред. от 03.11.2015)
    «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

    Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

    1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1.1 настоящей статьи.
    (в ред. Федерального закона от 24.11.2014 N 357-ФЗ)

  4. А почему все решили, что речь идет о гос. организации?
    Если это связано с правами потребителей, то определяющей для вас будет Ст. 22 ЗоЗПП — вы обязаны удовлетворить законные требования течение 10 дней со дня предъявления требования (получения вами письма) , поскольку за нарушение в ст. 23 предусмотрена ответственность.
  5. общее время на подгнотовку ответа гражданину — 1 месяц.
  6. 2.Для федеральных органов исполнительной власти в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. 452, определены следующие типовые сроки предоставления ответов:
    9.15. Поступившие в федеральный орган исполнительной власти обращения по вопросам, относящимся к компетенции территориального органа, руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти направляют в соответствующий территориальный орган для рассмотрения и ответа заявителю с указанием даты регистрации обращения в федеральном органе исполнительной власти.

    Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) территориального органа в течение 30 дней с даты регистрации обращения в федеральном органе исполнительной власти.

    При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем территориального органа, но не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

    9.16. В территориальном органе федерального органа исполнительной власти рассматриваются и в соответствии с полномочиями принимаются решения по поступившим непосредственно в территориальный орган обращениям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, территориальных органов, иных федеральных органов исполнительной власти, а также граждан.

    В случае если у территориального органа недостаточно полномочий или информации для ответа на поставленные в обращении вопросы, руководитель территориального органа направляет его на рассмотрение в федеральный орган исполнительной власти с указанием срока регистрации обращения в территориальном органе.

    Ответ заявителю направляется руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения федерального органа исполнительной власти в течение 30 дней с даты регистрации обращения в территориальном органе.

    При необходимости срок рассмотрения обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

    11.2. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен в течение 30 дней. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, руководитель (заместитель руководителя) федерального органа исполнительной власти направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса .

    В приложении 10 Перечень типовых сроков исполнения документов Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. , устанавливались следующие сроки:

    Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

    Письма предприятий (объединений) , учреждений, организаций 10 дней .

  7. Кто требует?
    Как нам препод по адвокатуре говорила: А предусмотрена ли административная ответственность за то что Вы не ответите этому лицу??? ?
    Если нет, то можно и не отвечать!! !

    Есть перечень лиц, которым ответы обязаны отвечать: судебным приставам- исполнителям, например

    А так. смотри закон

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *