Ведение авансовых отчетов

Автор: | 30.04.2019

Кому можно выдавать суммы под отчет

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.

До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

С 2014 года ситуация изменилась:

  • Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
  • Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.

Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.

Проверка бухгалтером авансового отчета

Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение 3 дней после:

  • Окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги. Он указывается либо в утвержденном руководителем заявлении лица на выдачу средств под отчет, которое до 19.08.2017 было единственным документом, дававшим право на получение денег, либо в распоряжении руководителя, с 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) ставшем самостоятельным документом, на основании которого могут быть выданы подотчетные суммы.
  • Возвращения ответственного лица из командировки, выхода на работу после отпуска или болезни, если срок сдачи отчета закончился в этот период.

Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.

Предприятие вправе устанавливать свой срок предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Его необходимо отразить во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.

Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.

На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.

Скачать бланк авансового отчета можно на нашем сайте по ссылке .

Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.

Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.

В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.

Образец заполнения авансового отчета вы сможете увидеть в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2019 году».

Бухгалтерский учет авансовых отчетов

Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.

Пример

ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

  • Дт 71 Кт 50 — выдача из кассы под отчет сотруднику по расходному кассовому ордеру суммы 50 000 руб.
  • Дт 10 Кт 71 — оприходованы приобретенные подотчетным лицом строительные материалы по товарной накладной на сумму 32 203 руб.
  • Дт 19 Кт 71 — выделен НДС по приобретенным материалам в сумме 5 797 руб.
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру неиспользованные подотчетным лицом денежные средства на сумму 12 000 руб.
  • Дт 68 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. принят к возмещению из бюджета (в случае наличия счета-фактуры от поставщика и выделения суммы НДС отдельной строкой в кассовом/товарном чеке, приходном ордере).
  • Дт 91 Кт 19 — НДС в сумме 5 797 руб. списан на прочие расходы предприятия (в случае, если он не может быть принят к возмещению из бюджета из-за отсутствия счета-фактуры).

Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

О возможности выдавать деньги подотчетному лицу до представления отчета по предыдущему авансу читайте в публикации «Новые правила работы с подотчетниками».

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?».

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина России «О правомерности перечисления…» от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите .

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет

Кредит

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

Зачтен НДС

Произведена оплата поставщику

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

Удержан долг из заработной платы

Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

  • Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
  • В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
  • В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
  • В п. 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Выдача денежных средств под отчет

Прежде чем рассмотреть особенности составления авансового отчета, напомним порядок выдачи денежных средств под отчет. Основными нормативными документами, которыми следует руководствоваться при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, являются:

  • ТК РФ;
  • Инструкция N 157н <1>;
  • Инструкция N 183н <2>;
  • Приказ Минфина России N 173н <3>;
  • Положение N 373-П <4>;
  • Указание Банка России N 1843-У <5>.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.
<3> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
<4> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России от 12.10.2011 N 373-П.
<5> Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Выдача денежных средств под отчет производится учреждением на административно-хозяйственные, представительские и командировочные расходы.

Приказом (распоряжением) руководителя или учетной политикой учреждения должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет на административно-хозяйственные и представительские расходы, а также заключен договор о полной материальной ответственности с каждым из этих лиц.

Обратите внимание! Под отчет работникам учреждения могут выдаваться не только денежные средства, но и денежные документы на соответствующие цели.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличном, так и в безналичном порядке. Выбор того или иного способа выдачи (перечисления) подотчетных сумм имеет свои особенности. Рассмотрим более подробно каждый из них.

Расчеты с подотчетными лицами наличными денежными средствами. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет заключается в следующем:

  • выдача наличных денежных средств из кассы под отчет осуществляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П).

К сведению. Согласно п. 1 Указания Банка России N 1843-У в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке составляет 100 000 руб.;

  • выдача наличных денег под отчет на оплату расходов, связанных с осуществлением деятельности учреждения, производится на основании заявления по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002) (п. 4.1 гл. 4 Положения N 373-П). При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) составляется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), форма которой утверждена Приказом Минфина России N 173н (п. 167 Инструкции N 157н);
  • подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю учреждения) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П). Согласно п. 6 Инструкции N 157н учреждения в учетной политике должны утвердить правила документооборота учетной информации для отражения в бухгалтерском учете. Таким образом, учреждению необходимо утвердить срок представления авансового отчета.

К сведению. Если работник не представил в установленные сроки авансовый отчет, учреждение вправе удержать на основании письменного заявления работника ранее выданную ему подотчетную сумму из заработной платы согласно ст. 137 ТК РФ;

  • проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (а при их отсутствии — руководителем учреждения), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П);
  • выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 4.4 гл. 4 Положения N 373-П);
  • прием остатка наличных денег, полученных под отчет, производится кассиром по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) (п. 3.4 гл. 3 Положения N 373-П).

Расчеты с подотчетными лицами в безналичном порядке. Данный способ перечисления подотчетных сумм является наиболее удобным, особенно при нахождении сотрудников в командировках в других городах. При расчетах с подотчетными лицами в безналичном порядке необходимо соблюдать те же правила, что и при расчетах наличными денежными средствами, так как требования Положения N 373-П аналогичны утвержденным в Инструкциях N N 157н, 183н, которые должны соблюдать автономные учреждения независимо от порядка выдачи (перечисления) подотчетных сумм (наличными или безналичными денежными средствами). Отметим только то, что перечисление и возврат подотчетных сумм будут производиться на основании других первичных документов, нежели при расчетах наличными денежными средствами.

Подотчетные суммы могут перечисляться в безналичном порядке:

а) на банковскую карту учреждения, которую оно оформляет в органе Федерального казначейства на уполномоченного работника учреждения в порядке, установленном п. 37 Приказа Минфина России N 199н <6>. Банковскую карту и конверт с PIN-кодом необходимо хранить в сейфе учреждения или ином защищенном месте. Подотчетное лицо — получатель средств бюджета осуществляет операции по получению (внесению) наличных денег с использованием карт через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств кредитной организации, выдавшей карты, в соответствии с договором и требованиями Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (п. 36 Приказа Минфина России N 199н).

<6> Приказ Минфина России от 31.12.2010 N 199н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства».

Для перечисления подотчетных сумм на банковскую карту учреждения, выданную уполномоченному работнику, в орган Федерального казначейства не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег, представляется Заявка на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531844) (п. 10 Приказа Минфина России N 199н).

При внесении денежных средств через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств учреждение не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения средств, представляет в орган Федерального казначейства Расшифровку сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531846), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) (п. 43 Приказа Минфина России N 199н);

б) на «зарплатные» карты сотрудников. Минфин России в Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 рекомендует минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников, в частности для перечисления сумм командировочных расходов. Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Так, например, в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин выдает денежные средства под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

  • на территории РФ в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках «зарплатного» проекта;
  • на территории иностранных государств в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Позицию Минфина о перечислении подотчетных сумм на банковские карты работников поддерживали и ранее Банк России в Письме от 24.12.2008 N 14-27/513 и Федеральное казначейство в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500.

Обратите внимание! В рассматриваемых Письмах даны рекомендации по перечислению сумм командировочных расходов на «зарплатные» карты работников согласно положениям ТК РФ. Что касается перечисления подотчетных сумм, связанных с другими расходами учреждения, то трудовым законодательством такой порядок не предусмотрен. Поэтому, по нашему мнению, денежные средства на прочие нужды лучше перечислять на карту учреждения или выдавать наличными из кассы.

При перечислении подотчетных сумм на «зарплатные» карты работников бухгалтеру необходимо помнить и о некоторых последствиях, которые связаны с налогами. Нередко в ходе налоговых проверок денежные средства, перечисленные в качестве подотчетных сумм, признавались заработной платой. Соответственно, на эти суммы налоговые органы обязывали начислять страховые взносы и НДФЛ. Поэтому во избежание проблем с контролирующими органами учреждению необходимо:

  • предусмотреть в коллективном договоре или локальных нормативных актах (в приказе, положении о командировках, учетной политике) возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления на банковскую карту работника;
  • указать в назначении платежа при перечислении средств, что суммы являются подотчетными средствами;
  • правильно оформить авансовый отчет с приложением к нему подтверждающих документов.

Для перечисления подотчетных сумм на «зарплатную» карту работника учреждение направляет в ОФК Заявку на кассовый расход (ф. 0531801) или Заявку на кассовый расход (сокращенную) (ф. 0531851) (п. 5 Порядка N 15н <7>). Если представленные документы соответствуют установленным требованиям, ОФК формирует платежное поручение, на основании которого осуществляются операции по списанию средств со счета автономного учреждения (п. 7 Порядка N 15н).

<7> Порядок проведения территориальными органами Федерального казначейства кассовых операций со средствами автономных учреждений, утв. Приказом Федерального казначейства от 08.12.2011 N 15н.

Возврат остатка неизрасходованных подотчетных сумм может производиться в кассу, на лицевой счет учреждения или путем удержания из заработной платы (на основании заявления работника). Если работник перечисляет остаток подотчетных денежных средств на лицевой счет, учреждению необходимо представить в ОФК платежное поручение (платежный документ), не подлежащее направлению в банк (п. 8 Порядка N 15н).

Сумма остатка неизрасходованных подотчетных сумм, поступившая на лицевой счет автономного учреждения, отражается как восстановление кассового расхода. Операции по поступлению на лицевой счет и выбытию с него денежных средств оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к выписке из лицевого счета автономного учреждения (п. п. 72, 73 Инструкции N 183н).

Отражение в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции N 157н, п. 106 Инструкции N 183н).

Обратите внимание! Если работники учреждения произвели расходы, связанные с деятельностью учреждения, без предварительного получения денег под отчет, такие операции могут учитываться как на счете 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», так и на счете 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» на основании порядка, утвержденного в учетной политике учреждения (Письмо Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406).

Операции по расчетам с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Дебет Кредит Норма
Инструкции
N 183н
Выдача денежных средств (денежных
документов) под отчет
0 208 xx 000
<1>
0 201 11 000
0 201 27 000
0 201 34 000
0 201 35 000
Абзацы 1,
3 п. 108
Выбытие денежных средств с лицевых
счетов в органе Федерального
казначейства на получение денежных
средств, перечисляемых на расчетную
(дебетовую) карту <4>
0 210 03 000 0 201 11 000 Абзац 2
п. 117
Снятие наличных денежных средств
подотчетным лицом с расчетных
(дебетовых) карт, выданных органом
Федерального казначейства <4>
0 208 xx 000
<1>
0 210 03 000 Абзац 4
п. 108
Принятие к бухгалтерскому учету сумм
произведенных расходов на основании
авансового отчета
0 105 xx 000
<1>
0 106 xx 000
<1>
0 109 xx xxx
<2>
0 210 01 000
0 302 xx 000
<1>
0 304 03 000
0 401 20 xxx
<3>
0 208 xx 000
<1>
Абзац 1
п. 109
Возврат остатков подотчетных сумм
(неиспользованных денежных
документов)
0 201 11 000
0 201 34 000
0 201 35 000
0 208 xx 000
<1>
Абзацы 3,
5 п. 109
Возврат подотчетным лицом остатков
подотчетных сумм на расчетную
(дебетовую) карту, выданную органом
Федерального казначейства <4>
0 210 03 000 0 208 xx 000
<1>
Абзац 5
п. 109
Уплата подотчетным лицом аванса
согласно представленному авансовому
отчету
0 206 xx 000
<1>
0 208 xx 000
<1>
Абзац 7
п. 109
Погашение задолженности подотчетного
лица в сумме удержаний из его
заработной платы
0 304 03 000 0 208 xx 000
<1>
Абзац 8
п. 109

<1> Применяются соответствующие группа и вид кода синтетического счета.
<2> Применяются соответствующие группа, вид кода синтетического счета и код КОСГУ.
<3> Применяются соответствующие коды КОСГУ.
<4> Приведенные операции и корреспонденции счетов подготовлены с учетом проекта приказа «О внесении изменений в Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 23.12.2010 N 183н». Проект размещен на сайте Минфина. Согласно ему при утверждении приказа данные изменения планируется применять при формировании учетной политики начиная с 2013 г.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо Журнале операций по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции N 157н). Отражение операций по счету 0 208 00 000 осуществляется в журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам (п. 219 Инструкции N 157н).

Основные правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе информации. Форма авансового отчета и Порядок ее заполнения для автономных учреждений утверждены Приказом Минфина России N 173н. В Авансовом отчете (ф. 0504049) подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Бухгалтерия учреждения проверяет авансовый отчет на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. К подтверждающим документам относятся, в частности, командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, бланки строгой отчетности, кассовые, товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, проездные билеты, счета, товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т.д. Если расчеты производились подотчетным лицом с использованием банковской карты, к авансовому отчету должны быть приложены слипы, квитанции электронных терминалов, банкоматов. Следует отметить, что подтверждающие документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В случае принятия материальных ценностей или основных средств на склад к авансовому отчету необходимо приложить приходные документы.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер должен заполнить графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом в качестве аванса, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Следует отметить, что форма Авансового отчета (ф. 0504049) предусмотрена для расчетов с подотчетными лицами наличными денежными средствами. Рекомендуем при ведении расчетов безналичными денежными средствами заполнять авансовый отчет в том же порядке, что и наличными денежными средствами, за исключением информации, содержащейся на титульной части бланка:

  • в строке «Получен аванс» указывается номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;
  • в разделе «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» в строке «Кассовый ордер» указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие — при выдаче перерасхода.

Приведем образец заполнения авансового отчета.

Утверждаю
Пять тысяч шестьсот семьдесят
Отчет в сумме ——————————
рублей 00 копеек
——————————————-
(прописью)
Руководитель
Иванов Е.Б. Иванов
учреждения ———- ———————
(подпись) (расшифровка подписи)
25 марта 13
«—» ———— 20— г.
———-¬
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ¦ 250 ¦
L———-
————¬
¦ КОДЫ ¦
+———-+
Форма по ОКУД ¦ 0504049 ¦
25 марта 13 +———-+
от «—» ——— 20— г. Дата ¦25.03.2013¦
Автономное учреждение +———-+
Учреждение ————————————— по ОКПО ¦ 01234567 ¦
Отдел кадров +———-+
Структурное подразделение ———————— ¦ ¦
Абрамченко Анастасия Сергеевна +———-+
Подотчетное лицо —————————— Табельный номер ¦ 23 ¦
+———-+
Единица измерения: руб. по ОКЕИ ¦ 383 ¦
+———-+
Российский рубль по ОКВ ¦ 643 ¦
—————————- L————
(наименование валюты)
специалист командировочные расходы
Должность ——————- Назначение аванса —————————
——————T———————¬—————————T————
Наименование ¦ Сумма ¦¦ Бухгалтерская запись ¦ Сумма,
показателя +————T———++————T————+ руб.
¦ в рублях ¦в валют妦 дебет ¦ кредит ¦
——————+————+———++————+————+————
Предыдущий аванс:¦ ¦ ¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3
¦ ¦ ¦+————+————+———-¬
остаток ¦ — ¦ ¦¦0 208 12 000¦0 201 34 000¦ 400 ¦
——————+————+———++————+————+———-+
перерасход ¦ — ¦ ¦¦0 208 22 000¦0 201 34 000¦ 2000 ¦
——————+————+———++————+————+———-+
Получен аванс ¦ ¦ ¦¦0 208 26 000¦0 201 34 000¦ 3300 ¦
——————+————+———++————+————+———-+
РКО N 253 ¦ 5700 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
от 18.03.2013 ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———++————+————+———-+
¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———++————+————+———-+
Итого получено ¦ 5700 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———++————+————+———-+
Израсходовано ¦ 5670 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———++————+————+———-+
Остаток ¦ 30 ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———++————+————+———-+
Перерасход ¦ — ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦
——————+————+———L————+————+———-+
Итого ¦ 5700 ¦
L————
5 5
Приложение: ———- документов на — листах
————¬
Целесообразность произведенных Отчет проверен. К утверждению ¦ 5670 ¦
расходов подтверждаю в сумме, руб. L————
Руководитель Главный Никольская Е.В. Никольская
структурного Сергеев А.М. Сергеев бухгалтер ———- —————
подразделения ——— ————- (подпись) (расшифровка
(подпись) (расшифровка подписи)
подписи) Кузьмина А.Б. Кузьмина
Бухгалтер ——— ————-
(подпись) (расшифровка
подписи)
—————————————————————————
Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода

Номер счета
бюджетного
учета
Внесение остатка Выдача перерасхода Кассовый ордер
в рублях в валюте в рублях в валюте номер дата
1 2 3 4 5 6 7
0 208 22 000 30 205 25.03.2013

кассир Горячева И.Д. Горячева
Бухгалтер-кассир ———— ——— ———————
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
25 марта 13
от «—» ———- 20— г.
—————————————————————————
линия отреза
Абрамченко Анастасии Сергеевны
Расписка. Принят к проверке от ——————————————
(фамилия, имя, отчество подотчетного лица)
———¬ ————————-¬
авансовый отчет: номер ¦ 250 ¦ дата ¦ 25.03.2013 ¦
L——— L————————-
—————-¬ ———¬
на сумму, руб. ¦ 5670 ¦ количество документов ¦ 5 ¦
L—————- L———
Кузьмина А.Б. Кузьмина 25 марта 13
Бухгалтер ——— ——————— «—» ——— 20— г.
(подпись) (расшифровка подписи)
Форма 0504049 с. 2

N
п/п
Документ Кому, за что
и по какому
документу
уплачено
Сумма расхода Бухгалтерская запись
дата номер по отчету принятая к
учету
дебет кредит
в рублях в
валюте
в
рублях
в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 18.03.2013 28 суточные
с 19.03.2013
по 22.03.2013 —
4 суток x
100 руб/сут.,
командировочное
удостоверение
400 400 0 109 60 212 0 208 12 000
2 19.03.2013 052813 проезд,
ж/д билет
Ярославль —
Москва
985 985 0 109 60 222 0 208 22 000
3 22.03.2013 024582 проезд,
ж/д билет
Москва —
Ярославль
985 985 0 109 60 222 0 208 22 000
4 19.03.2013 356,
02583
проживание
в гостинице ООО
«ГК «Лазурь»
с 19.03.2013
по 22.03.2013 —
3 суток x
1100 руб/сут.,
счет, кассовый
чек
3300 3300 0 109 60 226 0 208 26 000

—————————————T———T——-T——T———T————T————-
Израсходовано, всего ¦ 5670 ¦ ¦ 5670 ¦ ¦ ¦
+———+——-+——+———+————+————-
¦ ¦ ¦ 400 ¦ ¦ ¦0 208 12 000
+———+——-+——+———+————+————-

Авансовый отчёт: правила оформления

Авансовый отчёт является одним из документов, который командированный сотрудник обязан предъявить в течение трех рабочих дней работодателю по возвращении из командировки. Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

Авансовые отчеты применяют для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Авансовый отчёт это документ, по которому работник отчитывается о потраченных суммах.

Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Авансовый отчет может быть составлен как на бумажном, так и на машинном носителях информации.

По какой форме заполнять авансовый отчет, можно решить самостоятельно. Такое решение утверждает руководитель приказом к учетной политике. Это может быть:

  • унифицированная форма № АО-1;
  • самостоятельно разработанная форма – при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Правила оформления авансового отчета

Авансовый отчет частично заполняет подотчетное лицо. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетное лицо должно пронумеровать в порядке их записи в отчете.

На лицевой стороне авансового отчета укажите:

  • наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя);
  • подразделение;
  • фамилию и инициалы сотрудника, его должность;
  • назначение аванса – командировочные расходы.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид (чек, квитанция и т. п.) и истраченную сумму. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В авансовом отчете работник указывает израсходованные в связи с командировкой суммы, чтобы бухгалтерия произвела расчет по выданному перед командировкой авансу (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Бухгалтерия в свою очередь проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Если принимаете к вычету НДС с расходов на проезд, отразите в авансовом отчете не только общую стоимость билета, но и сумму входного НДС. Она должна быть указана в бланке строгой отчетности. Если в бланке сумма налога не выделена, принять к вычету НДС нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК). Виды БСО, подтверждающие оплату проезда, названы в приказах Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322. Это такие формы:

  • маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Будьте внимательны: многие перевозки облагаются НДС по ставке 0 процентов. В частности, нулевую ставку НДС применяют к любым международным перевозкам (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК), внутренним авиарейсам в Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК) и перевозкам пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

По итогам заполнения и обработки авансового отчета выявляется результат взаиморасчетов: остаток неиспользованного аванса или перерасход по авансовому отчету.

Утверждает руководитель. Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное на это лицо при наличии письменного отчета командированного сотрудника о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя.

Если авансовый отчет оформлен с нарушением

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. Соответственно указанная в авансовом отчете сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли, как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.

Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Документ Выдача наличных (РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу:

При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу:

После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:

Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы. Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:

И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!

Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары. Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:

Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры.

Закладка Возвратная тара заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная) то для этого надо использовать закладку Оплата. Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.

В этом случае проводки документа будут такие:

Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее. Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок СФ, заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:

В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:

В этом случае документ делает вот такие проводки:

Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.

В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:

Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:

При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:

Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:

Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет. Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.

Руководитель службы заботы

Буданова Виктория

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Адрес канала

Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.

Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.

То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).

Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».

Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью. Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *