Выдача трудовой книжки

Автор: | 01.05.2019

Содержание

В каких случаях составляется?

Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

Важно отметить, что в обязанности работодателя входит оперативная выдача трудовой. Конкретно, в течение 3-х дней с момента увольнения.

Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.

Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

Как оформить при необходимости забрать документ?

Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

При наличии можно использовать для написания фирменный бланк организации.

Структура документа может выглядеть следующим образом:

  • название, реквизиты компании;
  • порядковый номер уведомления;
  • дата составления;
  • инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
  • точный адрес адресата;
  • наименование документа;
  • непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
  • дата увольнения;
  • предложение получения трудовой путем почтового отправления;
  • инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
  • печать организации (при наличии).

В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

Скачать образец на получение

Скачать пример оформления уведомления о необходимости явиться и забрать трудовую книжку после увольнения – word.

Выводы

После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.

Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.

Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.

Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

>Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

Судебная практика

Судебная практика в этой сфере противоречивая. Так, согласно Апелляционному определению Верховного суда Республики Марий Эл от 24.07.2018 по делу № 33-1207/2018, на компенсацию может претендовать работник, только если докажет, что:

  • пытался трудоустроиться без трудовой;
  • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

Отметим, что аналогичные выводы содержатся еще в Апелляционном определении Воронежского областного суда от 08.02.2018 по делу № 33-988/2018, Апелляционном определении Санкт-Петербургского городского суда от 04.04.2017 № 33-6200/2017 по делу № 2-4428/2016, Апелляционном определении Нижегородского областного суда от 06.02.2018 по делу № 33-771/2018, иных решениях.

В то же время есть и другая позиция. Например, в Апелляционном определении Свердловского областного суда от 09.11.2017 по делу № 33-19615/2017 заявлено, что невыдача трудовой книжки своевременно — обстоятельство, лишающее работника возможности трудоустроиться. И никаких иных доказательств для получения компенсации за задержку документа предъявлять не надо. Такой подход можно найти также в Апелляционном определении Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 по делу № 33-19280/2016, Апелляционном определении Самарского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33-2471/2016, иных решениях.

Алгоритм действий работодателя

Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

  1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
  2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени.
  3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на ее пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении. И не стоит экономить на таких дополнительных услугах, как опись вложения и уведомление о вручении. Судебная практика показывает, что это поможет доказать выполнение работодателем своих обязанностей. Конкретный пример — Апелляционное определение Свердловского областного суда от 07.09.2018 по делу № 33-15689/2018. Из материалов дела следует, что работник попросил отправить ему трудовую книжку по почте. Когда письмо пришло, в конверте документа не оказалось. На этом основании работник обратился в суд и потребовал выплатить компенсацию. Работодателю пришлось заплатить, потому что суду была предоставлена квитанция об отправке письма, но доказательств, что в нем была трудовая книжка бывшего работника, не нашлось: при отправке опись вложения не составлялась.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Как должно быть оформлено письмо о получении трудовой книжки при увольнении — образец представлен ниже.

Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

Общая информация

Что нужно для получения трудовой на руки?

Трудовая книжка – это документ, который подтверждает факт профессиональной деятельности работника. В трудовой книжке отражается информация о местах работы, занимаемых должностях, стаже гражданина. Документ оформляется на бланке унифицированной формы.

Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, хранения и возврата трудовых книжек. В связи с особой важностью данных документов кадровые службы предприятий должны уделять особое внимание организации работы с трудовыми книжками сотрудников.

Существует три способа получения документа:

  1. Выдача трудовой книжки работодателем при первом устройстве на работу. Гражданин, у которого отсутствует опыт работы, получает документ при оформлении трудового договора на своей первой работе. Данный способ первичного получения документа является основным. Неверное заполнение документа или использование недействительного бланка может привести к возникновению у гражданина проблем при дальнейшем предъявлении документа на новых местах работы.
  2. Выдача документа выпускникам ВУЗов. Данный способ встречается достаточно редко, поскольку учебные заведения по ТК РФ не обязаны выдавать выпускникам трудовые книжки. Подобная процедура является добровольной. При наличии у выпускника ВУЗа готовой трудовой книжки при трудоустройстве ему следует оповестить об этом работодателя.
  3. Покупка чистой трудовой книжки. При желании гражданин может купить стандартный бланк. Подобный вариант часто используют те, у кого старая трудовая книжка имеет нежелательные записи (например, об увольнении по статье). По закону работодатель не должен использовать подобную трудовую и применять собственные бланки, закупленные у лицензированных поставщиков. Самостоятельное заполнение и подделка данных может привести к нежелательным последствиям, включая административную ответственность.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки.

Новый документ

Необходимость оформления новой книжки возникает при трудоустройстве человека без данного документа, который может отсутствовать по следующим причинам:

  1. Первичное трудоустройство.
  2. Утеря прошлого документа.
  3. Порча прошлого документа.

При приеме на работу гражданина, не имеющего опыта работы, работодатель обязан в течение недели оформить для него трудовую. Данная процедура не представляет сложности для работников кадровой службы предприятия, поскольку подробно прописана в законодательстве.

Сложности могут возникнуть при необходимости выдачи новой трудовой книжки сотруднику, который уже ее имел, но она была утеряна или испорчена. При желании сотрудник имеет право обратиться к прошлому работодателю с целью получения дубликата, с которым он затем приходит по новому месту работы.

Но часто возникает ситуация, когда сотрудник по различным причинам не желает или не может получить дубликат.

В подобном случае по закону работодатель должен получить от нового сотрудника письменное заявление, в котором работник просит выдать новый документ, указывая причину отсутствия старой трудовой книжки (утеря, порча).

Наличие заявления, подписанного лично сотрудником, будет являться доказательством выдачи нового документа по инициативе самого работника.

В этом случае дальнейшие претензии работника при нахождении им старой трудовой и желании объединить данные о прошлом и текущем трудовом стаже в одном документе могут быть отражены работодателем путем предъявления работнику его собственного заявления. По закону выдача по подобному заявлению новой трудовой книжки автоматически аннулирует старую книжку.

Никаких последствий для работника обладание несколькими трудовыми не несет, поскольку при расчете пенсии все данные будут суммироваться. В данном случае работодателю достаточно выдать сотруднику копию его заявления, которую можно будет предъявить в будущем для обоснования наличия нескольких трудовых книжек.

Дубликат

Выдача дубликата возможна в двух случаях:

  1. Внесение ошибочных записей.
  2. Утеря документа.

По закону кадровики могут исправить ошибки, допущенные при заполнении книжки сотрудника. Для этого достаточно признать ошибочные сведения недействительными.

Но работник может при желании потребовать замены документа с ошибочными записями. Для этого он пишет заявление с просьбой о замене документа, содержащего в себе признанные недействительными записи.

Стоимость нового бланка работник не оплачивает. Все сведения из старой трудовой книжки должны быть досконально перенесены в новый документ с учетом исправления недействительных записей в старом документе.

В случае утери документа после увольнения со старого места работы и до устройства на новое место работник имеет возможность направить предыдущему работодателю заявление с просьбой о выдаче дубликата утерянного документа.

Бывший работодатель в течение 15 дней обязан удовлетворить данную просьбу.

Дубликат должен соответствовать утерянному документу, никаких дополнений и исправлений не допускается.

При получении дубликата из-за утери документа работник лично оплачивает новый бланк.

В обоих случаях необходимо получить подтверждение о получении сотрудником дубликата, заверенное его подписью. Сделать подобную запись можно непосредственно на заявлении с просьбой о выдаче дубликата (внизу, на оборотной стороне).

При выдаче дубликата вместо документа с ошибочными записями гражданину отдается не только дубликат, но и старая трудовая книжка. Данный момент, также, фиксируется в письменной форме и подтверждается подписью работника.

Образец заполнения заявления на выдачу дубликата трудовой.

Задержка выдачи

Как забрать документ при увольнении? Трудовая книжка может быть не выдана в положенный срок по следующим причинам:

  1. Сотрудник отсутствует.
  2. Сотрудник отказывается от возврата документа (например, из-за несогласия с указанной в документе причиной увольнения).
  3. Работодатель намеренно не выдает документ (например, стремясь принудить его к выполнению оставшейся работы уже после оформления увольнения).

Если выдача документа затягивается из-за отсутствия сотрудника или его нежелания получать документ на руки, то работодателю необходимо отправить письменное уведомление. В данном письме следует изложить просьбу к сотруднику о явке в организацию для получения своей трудовой книжки, либо попросить его согласия на получение документа по почте.

Работник может обратиться с письменным запросом на получение трудовой.

По запросу документ должен быть выдан в течение трех рабочих дней.

Если трудовая не выдается вовремя по вине организации, работодатель может понести материальную ответственность.

При наличии доказательств того, что сотрудник из-за отсутствия документа не смог устроиться на другую работу или был уволен по ошибочной статье, работодатель по закону обязан возместить работнику потерянный заработок за прошедший после увольнения период.

Порядок получения в другом городе

Если сотрудник находится в другом месте, работодатель должен отправить ему уведомление и изложить в нем просьбу о явке по месту выдачи трудовой.

При невозможности личной явки работодатель должен в письме попросить согласия работника на отправку трудовой по почте.

Подобная ситуация возможна при постоянном проживании и работе сотрудника в другом городе, где находится представительство компании, в то время как оригиналы документов хранятся по юридическому адресу в основном офисе.

Таким образом, трудовая книжка – это документ, подтверждающий профессиональную деятельность работника. Трудовым Кодексом регламентируются процедуры выдачи, учета, и возврата документа. По ряду причин у гражданина может возникнуть необходимость в повторном получении новой трудовой, либо дубликата старого документа.

Трудовая книжка может не выдаваться работнику в день увольнения по его вине, либо по вине работодателя.

Если сотрудник отказывается при увольнении получать книжку на руки, возникает необходимость составления соответствующего акта.

При невозможности личной явки работодатель должен отправить сотруднику уведомление с предложением получения документа по почте.

Образец уведомления о необходимости получения трудовой книжки либо дачи согласия на ее отправку по почте.

Как осуществляется выдача трудовой книжки при увольнении

Процесс увольнения всегда неприятен и требует четких действий. Особым моментом является выдача трудовой книжки при увольнении, так как в этот документ внесены все основные данные о сотруднике. Наниматель обязан выдать документ и не имеет никакого права удерживать его у себя во вред бывшему сотруднику. Иногда бывает, что руководитель угрожает тем, что не отдаст книжку или же работник отказывается забирать ее сам, так как не согласен с увольнением.

Увольнение подразумевает под собой расторжение всех трудовых отношений работника с компанией и ее руководством. Сотрудник имеет право забрать свои вещи и документы и закончить работу в данной организации.

Трудовая книжка вмещает всю историю рабочего периода человека, она понадобится в будущем для расчета трудового стажа в ПФР. Пока не прекратились трудовые отношения, работодатель должен хранить ее у себя, а по расторжении трудового договора обязан выдать документ беспрепятственно в последний рабочий день.

Законодательные регламентации по трудовой книжке

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Законодательные основы обращения с трудовыми книжками содержатся в следующих актах:

  • Постановление Правительства РФ от 16.04 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» содержит правила ведения и хранения этого документа, а также образцы необходимых бланков, особенности их изготовления и распространения среди работодателей;
  • ст. 66 ТК РФ предписывает пользоваться для разрешения вопросов, связанных с трудовыми книжками, вышеупомянутыми Правилами № 255;
  • ст. 65 ТК РФ говорит об обязательности наличия трудовой для заключения договора между работником и работодателем;
  • ст. 80 ТК РФ, посвященная вопросам увольнения по желанию работника, прямо содержит норму о выдаче трудовой и других документов, связанных с его работой, в последний день на службе увольняющегося сотрудника при предъявлении последним письменного заявления;
  • ст. 140 ТК РФ настаивает на необходимости окончательного расчета с сотрудником в день его увольнения, в том числе и касательно принадлежащих ему документов, в том числе и трудовой книжки;
  • ст. 234 освещает ответственность работодателя в случае нарушения им права сотрудника на новое трудоустройство, невозможное без трудовой книжки, если она не была выдана увольняемому в срок, а ст. 237 говорит о возможности возмещения морального вреда за такое нарушение.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

  • каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
  • на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
  • должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
  • записи формулируются в установленной законом форме;
  • последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
  • если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

  • выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
  • отдана родственнику увольняемого;
  • переслана с помощью почты;
  • сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

  1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
    • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
    • вписывание формулировки об увольнении.
  2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

  • составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
  • направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

  • заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
  • в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

  • внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
  • убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
  • получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

  1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
  2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
  3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
  4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
  5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
  6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

  • Порядковый номер записи.
  • Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
  • Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
  • Реквизиты приказа без сокращений.
  • Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Важно! Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

  1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
  2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
  3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
  4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
  5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
  6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

ВАЖНО! При получении трудовой книжки по доверенности кадровик, выдавший документ, должен сделать отметку со ссылкой на доверенность в личной карточке и ведомости динамики трудовых книжек.

Не все работодатели соглашаются выдавать трудовую по доверенности, поскольку в законодательстве не указан такой способ применительно к данному виду документа. Можно сослаться на ст. 185 ГК РФ, где указаны общие положения о доверенности. Если не удается получить согласие руководителя, тогда можно согласиться получить трудовую книжку по почте.

Пример доверенности

ДОВЕРЕННОСТЬ
на получение трудовой книжки

г. Екатеринбург

одиннадцатое февраля две тысячи семнадцатого года

Я, Перестукина Антонина Ростиславовна, 14 октября 1978 года рождения, паспорт 20 11 № 452678, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Пушкино 14 июля 2000 года, проживающая по адресу: г. Екатеринбург, ул. Академика Постовского, 18, кв. 134, настоящей доверенностью

УПОЛНОМАЧИВАЮ

Железнякова Максима Анатольевича, 18 августа 1980 года рождения, паспорт 20 11 № 967389, выданный отделом УМФС России по Московской области в г. Коломна 29 января 2004 года, проживающего по адресу: г. Екатеринбург, ул. Баумана, 24, кв. 91:

  • получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью «Феличита» (г.Екатеринбург, ул. Василия Еремина, 12, офис 2) принадлежащую мне трудовую книжку;
  • убедиться в надлежащем оформлении и внесении записей, сформулированных в соответствии с законодательством;
  • выполнить другие необходимые действия, связанные с данным поручением.

Настоящая доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия.

Доверитель /Перестукина/ Перестукина Антонина Ростиславовна

Одиннадцатого февраля две тысячи семнадцатого года настоящая доверенность удостоверена мной, Добродеевым Антоном Степановичем, нотариусом г. Екатеринбурга. Настоящая доверенность подписана доверителем в моем присутствии. Личность гр. Перестукиной А.Р. установлена, дееспособность проверена.

Нотариус /Добродеев/ А.С.Добродеев

М.П.

Ответственность при задержке выдачи трудовой

Есть недобросовестные и не соблюдающие закон работодатели, которые шантажируют подчиненных, запугивают невыдачей трудовой книжки и удерживают важный документ у себя, не имея на то никаких прав. Эти действия приведут к тому, что увольняющийся гражданин потеряет документ, в котором выписан его стаж. Также у него могут возникнуть трудности при устройстве на новую работу.

Пострадавший от таких действий сотрудник имеет право подать заявление в суд на работодателя, куда может внести сам факт угроз с его стороны по поводу удержания документа без веских оснований. По рассмотрении жалобы, руководителя вынудят вернуть документ с соответствующими записями. Кроме того, могут признать, что увольнение было вне рамок закона, если работник не по своей воле уходил с должности. Тогда его восстановят на работе в той компании, где он и числился. Руководитель должен будет компенсировать сотруднику материальный и моральный вред, а также возместить все судебные расходы, если суд примет такое решение.

Внимание! Если работодатель надолго задержал выдачу трудовой, то в таком случае законодательством установлена административная ответственность.

Чем дольше руководитель задерживает выдачу документа, тем больше ему придется заплатить. Согласно ст. 5.27 КоАП штраф может быть установлен в таких размерах:

  • Должностным лицам — 1000-5000 руб.
  • Предпринимателям без образования юрлица — 1000-5000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
  • Юрлицам — 30000-50000 руб. или приостановление деятельности на 90 суток.
  1. Наниматель должен вернуть трудовую книжку в последний рабочий день.
  2. Можно выдать документ тремя способами: на руки, по почте (с согласия работника) и по доверенности (с согласия работодателя).
  3. Если сотрудник не забрал трудовую, то необходимо направить ему уведомление по почте с просьбой забрать документ.
  4. Любая беспричинная задержка выдачи трудовой, приносящая материальный или моральный вред бывшему сотруднику, может грозить штрафами.

«Зарплата», 2008, N 10

Как вернуть работнику трудовую книжку

В случае увольнения работника работодатель обязан вовремя выдать ему трудовую книжку. Однако не всегда удается вручить документ сразу. Что делать в таком случае? Какое наказание грозит работодателю, задержавшему выдачу трудовой книжки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Процедура расторжения трудовых отношений с работником общеизвестна. Прежде всего на основании документов, подтверждающих законность увольнения сотрудника (например, заявления), руководитель компании издает приказ (распоряжение) по форме N Т-8. Затем производятся соответствующие записи в личной карточке работника по форме N Т-2 или N Т-2ГС (МС), его лицевом счете по форме N Т-54 или N Т-54а, а также трудовой книжке. Расчет выплат увольняемому работнику отражается в записке-расчете по форме N Т-61 <1>. В завершение ему выдают на руки трудовую книжку, сделав соответствующую отметку в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69. Однако на этом этапе увольнения порой случаются непредвиденные ситуации. Поговорим о них.

<1> Унифицированные формы поименованных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». — Примеч. ред.

Успеть в день увольнения

Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в ч. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), и ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса.

Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.

Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:

— конфликт с работодателем;

— неверная запись в трудовой книжке;

— отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;

— смерть работника и т.д.

Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.

Вернуть любым способом

Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, — направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Отправляем ценные письма

Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на с. 74.

Образец уведомления

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │

│ │

│Исх. N 65 │

│от 15.10.2008 │

│ │

│ Листьеву Петру Сергеевичу│

│ г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54│

│ │

│ ООО «Ольха» уведомляет вас о том, что в соответствии со ст. 84.1│

│Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора│

│работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения│

│(последний день работы). │

│ В связи с тем что в день вашего увольнения трудовая книжка не была│

│выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в│

│отдел кадров ООО «Ольха» по адресу: г. Тула, ул. Первомайская, д. 12. │

│ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления│

│работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой│

│книжки. │

│ В случае если вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы│

│вышлем документ по почте при получении вашего письменного согласия. │

│ │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т.п.). Документ составляется произвольно (см. на с. 75).

Образец ответного письма работодателю

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальнику отдела кадров ООО «Ольха»│

│ Шишкиной Е.В.│

│ от Листьева П.С.│

│ │

│ Уважаемая Евгения Викторовна! Получил ваше уведомление и сообщаю│

│следующее. Устроившись на новое место работы, я по просьбе директора в│

│срочном порядке выехал в Воронежскую область на открытие объекта, поэтому│

│приехать за трудовой книжкой не смогу. │

│ Прошу выслать мне трудовую книжку ценным письмом по адресу: 396820,│

│Воронежская обл., Хохольский р-н, с. Рудкино, Листьеву Петру Сергеевичу│

│до востребования. │

│ │

│ 20 октября 2008 г. Листьев │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т.п., он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.

Передаем через представителя

Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.

В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае — на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия. Важно, чтобы доверенность не была просрочена. Как правило, документ заверяют у нотариуса, который поможет в составлении документа. Доверенность может быть такой, как показано на с. 76.

Образец доверенности

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Доверенность │

│ │

│ Город Тула, шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│ │

│ Я, Листьев Петр Сергеевич, 1980 года рождения, паспорт серии 45 02 N│

│356245, выданный Привокзальным ОВД г. Тулы 15.05.1994, проживающий по│

│адресу: г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54, доверяю Листьевой│

│Алевтине Осиповне, 1985 года рождения, паспорт серии 48 01 N 587542,│

│выданный ОВД Советского района г. Тулы 10.02.2006, проживающей по адресу:│

│г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54: │

│ 1) получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью│

│»Ольха» мою трудовую книжку; │

│ 2) выполнить иные действия, связанные с данным поручением. │

│ │

│ Доверенность выдана сроком на шесть месяцев. │

│ │

│ Листьев Петр Сергеевич │

│ Доверитель: ———————- │

│ от имени Российской Федерации: │

│ г. Тула │

│ Шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│ │

│ Настоящая доверенность удостоверена мной, Лесовским Романом│

│Игоревичем, нотариусом Советского района г. Тулы. │

│ Доверенность подписана гражданином Листьевым Петром Сергеевичем в│

│моем присутствии. │

│ Личность доверителя установлена, дееспособность проверена. │

│ │

│ Нотариус Лесовский Р.И. Лесовский│

│ │

│ М.П. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в п. 3 ст. 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:

— доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

— доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

— доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

— доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Если работника не стало

В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в п. 37 Правил ведения трудовых книжек.

Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.

Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см. на с. 78).

Образец расписки

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Расписка │

│ │

│ Я, Соловьева Валерия Николаевна, 1942 года рождения, паспорт серии 41│

│03 N 158796 выдан ОВД Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, проживающая│

│по адресу: г. Тула, ул. Токарева, д. 18, кв. 52, получила в отделе кадров│

│ООО «Ольха» трудовую книжку моего мужа Соловьева Владимира Дмитриевича,│

│умершего 15 октября 2008 г. │

│ Претензий к оформлению трудовой книжки не имею. │

│ │

│ Личность получателя документов удостоверена. │

│ В.Н. Соловьева предъявила паспорт серии 41 03 N 158796, выданный ОВД│

│Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, и свидетельство о смерти В.Д.│

│Соловьева от 15.10.2008 I-PE N 308914, выданное отделением ЗАГС│

│Зареченского района г. Тулы. │

│ │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО «Ольха» Шишкина Е.В. Шишкина│

│ │

│ 20 октября 2008 г.│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.

Мы отдаем — а он не берет

В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.

Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на с. 79).

Образец акта

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Общество с ограниченной ответственностью «Ольха» │

│ │

│ Акт N 3 │

│ об отказе работника получить трудовую книжку │

│ в день увольнения │

│ │

│15 октября 2008 г. г. Тула│

│ │

│ Настоящий акт составлен в том, что работник технического отдела ООО│

│»Ольха» главный геодезист П.С. Листьев отказался от получения трудовой│

│книжки в связи с увольнением, а также от ознакомления под роспись с│

│приказом о его увольнении. │

│ Содержание приказа об увольнении N 205-к от 15.10.2008 объявлено П.С.│

│Листьеву устно его непосредственным руководителем, начальником│

│технического отдела Р.С. Дубовым, в присутствии начальника отдела кадров│

│Е.В. Шишкиной, вахтера И.Т. Яблочкиной и старшего электрика О.Д. Корнева,│

│что подтверждается их подписями. │

│ Работник П.С. Листьев информирован о том, что уведомление о│

│необходимости явиться за трудовой книжкой отправлено ему по почте 15│

│октября 2008 г. │

│ │

│ Приложение: │

│ копия почтового уведомления от 15.10.2008 N 123546 │

│ │

│ Акт составил: │

│ начальник отдела кадров Шишкина Е.В. Шишкина│

│ │

│ Факт отказа работника П.С. Листьева от получения трудовой книжки и от│

│ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю: │

│ │

│ начальник технического отдела Дубов Р.С. Дубов│

│ │

│ вахтер Яблочкина И.Т. Яблочкина│

│ │

│ старший электрик Корнев О.Д. Корнев│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Судьба невостребованных документов

Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в п. 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Задерживать трудовую книжку себе дороже

Штраф

Если работодатель не выдаст трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае — от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Возмещение ущерба

Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.

В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в ст. 234 Трудового кодекса и ч. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме N Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 <2>.

<2> Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье «Новый порядок исчисления среднего заработка» // Зарплата, 2008, N 3. — Примеч. ред.

Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу

трудовой книжки

НДФЛ. В соответствии со ст. 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ.

Суммы среднего заработка за период вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки не включены в указанный перечень. Следовательно, они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Такие выводы содержатся в Письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/233.

ЕСН, ОПС. На суммы среднего заработка также нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы согласно ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом. Компенсационные выплаты в размере заработка за время вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки в данный перечень не включены. Подобный вывод сделан в Письме Минфина России от 24.01.2007 N 03-04-06-02/6.

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно, их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»).

Налог на прибыль. На основании п. 14 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся выплаты, произведенные за период вынужденного прогула, в случаях, предусмотренных законодательством. Таким образом, учитывая положения ст. 394 ТК РФ, расходы по выплате среднего заработка в подобной ситуации признаются такими расходами. Налогоплательщики, применяющие в налоговом учете метод начисления, могут отразить указанные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль организации в тот момент, когда средний заработок фактически был начислен (Письмо Минфина России от 27.10.2005 N 03-05-02-04/191).

Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета расходов.

Примечание. На заметку

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя). Такие нормы установлены в п. 35 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.

А.В.Сутягин

Налоговый консультант

Подписано в печать

Последствия

Это оборачивается для работодателя необходимостью:

  • компенсировать человеку заработок за все дни вынужденного пропуска работы (ст. 234 ТК РФ);
  • внести этот срок в стаж для получения ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть потребуется заново рассчитать и выплатить средства за неиспользованные дни отпуска (ч. 1 ст. 121 ТК);
  • компенсировать человеку моральный вред, если тот выдвигает такое требование (ст. 237 ТК);
  • при судебном разбирательстве дела компания по решению суда должна будет возместить издержки (ст. 94 ГПК РФ).

При этом требование о возмещении ущерба от гражданина может не последовать. Но предприятие обязано сделать это по закону. В противном случае его обязуют контрольные или надзорные органы: прокуратура и Трудовая инспекция.

Кроме того, на работодателей согласно ст. 5.27 КоАП РФ накладываются следующие санкции:

  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  • на ИП, работников отдела кадров, собственников – от 1000 до 5000 руб.
  • на должностных лиц – от 100 до 200 000 руб. (возможна одновременно дисквалификация на 1 год).

Компенсация рассчитывается исходя из среднегодовой заработной платы работника. Выплата не полагается лицам, уволенным на основании нарушения трудовой дисциплины.

Потребуется переоформить всю документацию, так как заполнение производилось на дату увольнения. Но при более поздней выдаче трудовой книжки меняется дата расчета с работником. Выпускается другой приказ об увольнении, в котором указывается новый срок расчета, вносятся обновленные записи в трудовую книжку.

По указанным причинам работодателю желательно заранее предусмотреть негативные последствия отказа и произвести некоторые важные действия. Начинать принимать превентивные меры необходимо незамедлительно.

Как уведомить работника

Направляется уведомление с просьбой прийти и получить трудовую книжку либо испрашивается разрешение отправить книжку по почте. Письменное уведомление отправляют:

  • в виде ценного письма с составлением описи прилагаемых документов, с указанием регистрационного номера;
  • через курьера, который обязан получить от человека согласие в письменной форме.

Внутрь конверта вкладываются готовые бланки документов, куда работник впишет почтовый адрес для получения книжки и собственную подпись.

С момента отправки уведомления предприятие свободно от ответственности за неполучение трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Сам гражданин становится виновным в неполучении собственного документа.

Но послать трудовую книжку по почте без разрешения человека запрещено. Книжка должна храниться в организации до получения официального согласия или до тех пор, пока человек сам ее не заберет.

Когда письменное согласие прислано, трудовую книжку посылают ценным письмом с вложением описи и уведомления о вручении. В опись вписывают номер книжки, название, паспортные данные человека, которому она принадлежит.

Как хранят документы

После отсылки трудовой книжки предприятие никаких действий больше не предпринимает. Позднее приходит уведомление о том, что трудовая вручена. Это означает, что все обязательные действия предприятием выполнены. Остается собрать и сохранить все документы, связанные с данной конкретной ситуацией. Их вкладывают в папку с личным делом уволенного. Они потребуются, если человек решит написать исковое заявление.

К таким документам относят:

  • копию врученного уведомления с предложением получить трудовую книжку или дать разрешение на получение ее по почте;
  • согласие человека на получение по почте (письменное) совместно с конвертом, в котором его прислали;
  • 2 описи вложений: первое – при направлении уведомления, второе — трудовой книжки;
  • 2 уведомления о вручении: о необходимости забрать трудовую и о вручении самой трудовой;
  • 2 почтовые квитанции: об отправлениях уведомления и трудовой книжки.

Трудовую книжку сохраняют в отделе кадров в течении 2 лет, затем направляют в архив на 50 лет.

Даже если работник по своей воле или умыслу не забрал трудовую книжку, ответственность за это возлагается на работодателя. Для защиты своих интересов желательно созвать комиссию из 4 и более человек, которые смогут засвидетельствовать, что предприятием предпринимались все шаги для своевременного вручения документов.

Видео ниже расскажет, что делать, если сотрудник не ознакомился с приказом, не дал объяснение, не забрал трудовую книжку:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *