Журнал по прочим операциям в бюджетном учете

Автор: | 03.05.2019

Содержание

Может ли казенное учреждение в рамках своей учетной политики оставить журнал операций по санкционированию и вести данные операции отдельно от журнала по прочим операциям? Какие документы необходимо подшивать к журналу по санкционированию?

8 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Так как никаких прямых запретов действующим законодательством не установлено, казенное учреждение вправе вести учет операций по санкционированию в отдельном Журнале по прочим операциям (ф. 0504071). Первичным документом по учету операций по санкционированию расходов, прилагаемым к Журналу по прочим операциям (ф. 0504071), должна быть Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Решение о необходимости подборки и подшивки иных первичных документов к рассматриваемому в вопросе регистру бухгалтерского учета казенное учреждение принимает самостоятельно в рамках формирования учетной политики, исходя из графика документооборота и утвержденной номенклатуры дел.

Обоснование вывода:
Порядок применения форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для учреждений государственного сектора устанавливается в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 28 федерального стандарта «Концептуальные основы…», утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н (далее — СГС «Концептуальные основы»), п. 11 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н)). Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). Аналогичная норма содержится и в СГС «Концептуальные основы», и в Инструкции N 157н.
Наряду с указанными выше нормативными актами, в отношении обязательных к применению форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждения государственного сектора должны руководствоваться Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Методические указания).
Согласно п.п. 314, 318 Инструкции N 157н учет операций по санкционированию расходов ведется в регистре бухгалтерского учета, а именно, в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании первичных документов (учетных документов) в соответствии с перечнем, установленным учреждением в рамках формирования учетной политики. В соответствии с положениями Методических указаний Журналы операций (ф. 0504071), в том числе и Журнал по прочим операциям (ф. 0504071), формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа. Нумерация таких регистров бухгалтерского учета устанавливается самим учреждением в рамках формирования учетной политики. При этом каких-либо запретов о формировании нескольких Журналов по прочим операциям (ф. 0504071) нормативными документами не установлено. Казенное учреждение вправе принять решение об учете операций по санкционированию расходов обособленно от остальных хозяйственных операций — в отдельном Журнале по прочим операциям (ф. 0504071).
Отметим, что перечень первичных учетных документов, прилагаемых к какому-либо из Журналов по прочим операциям (ф. 0504071), Методическими указаниями прямо не установлен. Более того, в п. 11 Инструкции N 157н и в нормах СГС «Концептуальные основы» дается подробное описание о систематизации и накоплении информации, которая должна содержаться в регистрах бухгалтерского учета. Однако рекомендованные формы первичных документов, которые должны прилагаться к Журналу по прочим операциям (ф. 0504071), также не поименованы.
По общему правилу, основанием для принятия бюджетных обязательств являются заключенные учреждением контракты, договоры, соглашения. Судебной практикой не выработано единого мнения по вопросу, является ли договор первичным учетным документом, или нет. До недавнего времени судебные инстанции указывали, что договоры не относятся к первичным учетным документам (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 28.05.2015 N Ф06-23899/2015 по делу N А57-13648/2014, постановлением Верховного Суда РФ от 25.09.2015 N 306-АД15-9349 оставлено без изменения). Такой позиции суды придерживались до 2017 года, пока Верховный Суд РФ не вынес два противоположных акта, установив при этом, что гражданско-правовые договоры не относятся к документам бухгалтерского учета (Определение ВС РФ от 13.04.2017 N 304-АД16-18025), а в Определении ВС РФ от 25.04.2017 N 306-АД16-17822, вошедшем в Обзор судебной практики ВС РФ N 3 (2017), утвержденный Президиумом ВС РФ 12.07.2017, — относятся. Поэтому, в связи с неоднозначностью ситуации в отношении отнесения контрактов (договоров, соглашений) к первичным учетным документам, унифицированной формой по учету операций по санкционированию расходов, прилагаемой к Журналу по прочим операциям (ф. 0504071), однозначно будет Бухгалтерская справка (ф. 0504833). Решение о необходимости подборки и подшивки иных первичных документов к рассматриваемому в вопросе регистру бухгалтерского учета казенное учреждение принимает самостоятельно в рамках формирования учетной политики, исходя из графика документооборота и утвержденной номенклатуры дел.
Обратим внимание на то, что согласно п. 22 СГС «Концептуальные основы», п. 6 Инструкции N 157н, в целях организации и ведения бухгалтерского учета правила документооборота утверждаются субъектом учета в рамках формирования его учетной политики. В обновленной редакции п. 6 Инструкции N 157н прямо указано, что в составе учетной политики обязательно должны быть утверждены правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе график документооборота.
Соответственно, каждое учреждение госсектора имеет возможность самостоятельно для себя определить порядок формирования журналов операций и документов, прилагаемых к ним, исходя из структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

5-3.04.00. Журнал расчётов по оплате труда: документы расчёта и выплат

Зарплата и Кадры → Журнал расчётов по оплате труда (Начисление зарплаты)

1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение 2 Групповые операции по расчёту и по оплате. 3 Операции по расчёту. Аванс 4 Операции по расчёту. Зарплата. Элементы интерфейса 5 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание 6 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание 7 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний» 8 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца» 9 Операции по выплате. Выплата аванса 10 Операции по выплате. Выплата зарплаты 11 Операции по выплате. Выплата по виду начисления 12 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости 13 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Данный сервис является дополнением (или альтернативой) к имеющемуся в программе функционалу «Ведомости по зарплате». Все действия, проводимые с его помощью, автоматически отражаются в существующих ранее документах и регистрах Системы. Верно и обратное, но, в некоторых случаях, согласование данных производится в полуавтоматическом режиме.
Сервис создан для повышения удобства работы пользователей Системы как существенно расширяющий возможности бухгалтера по ведению учёта на участке «Расчёты с персоналом по оплате труда».

1 Журнал расчётов по оплате труда. Назначение

Журнал позволяет рассчитывать аванс, зарплату, производить прочие начисления доходов и удержания, корректно выполнять обязанности налогового агента по исчислению НДФЛ, начислению обязательств по уплате социальных взносов, а также формировать документы на выплату доходов как персоналу, так вести расчёты с работниками по ГПД и с учредителями.

Все сформированные в Журнале бухгалтерские записи интегрируются в общую систему выплатных документов и включаются в общий список ведомостей, отражаясь в форме сервиса «Ведомость по зарплате», где в поле «Наименование» в этом случае будет запись «Из журнала расчётов».

Одновременно в Журнал (рис. 1) автоматически подгружаются все ведомости, созданные пользователем Системы в сервисе «Ведомость по зарплате» (правая секция).

Рис. 1

Перед первым входом в данный режим (один раз после установки) рекомендуется выполнить режим «Профилактика».

Если секции Журнала пусты (например, в начале года), то в интерфейсе формы автоматически появляется кнопка «Добавить следующий месяц». После клика этой кнопки или любой иной в секции «Месяцы, присутствующие в журнале» Система переходит в интерфейс Журнала (см. рис. 3-20 ниже), в котором можно создать любой вид ведомости по начислению и/или выплате доходов сотрудникам за любой выбранный период.

Описание интерфейса Журнала — см. далее.

2 Групповые операции по расчёту и по оплате. Элементы интерфейса

Список групповых операции и по расчёту, и по выплате доходов в Журнале отделяются секциями: «Операции по расчёту» и «Операции по выплате» (рис. 2).

В правом верхнем углу отображается период, за который предполагается провести расчёты с персоналом по оплате труда. Пиктограмма «замок» отражает статус периода: «Открыт для редактирования», либо «Для любых изменений закрыт».

Рис. 2

3 Операции по расчёту. Аванс

Расчёт аванса выполняется с использованием опций:

  • по кадровым данным;
  • фиксированная сумма;
  • процент;
  • повременный расчёт.

По сравнению к прежним возможностям Системы в этом сервисе дополнительно введён повременный расчёт: в стартовом меню выбирается какой-то диапазон месяца (например, с 01.02 по 10.02), а программа рассчитывает как-бы зарплату за это время, но без удержания НДФЛ.

Если по какой-либо причине расчёт аванса требуется скорректировать или отменить (разумеется, до того момента, как он был выплачен), необходимо выбрать опцию «по кадровым данным» и запустить новое стартовые меню (рис. 3):

Рис. 3

Выбором опций:

  • «Рассчитать взамен» прежние суммы будут удалены и вместо них будут рассчитаны новые.
  • «Рассчитать в дополнение» прежние суммы будут сохранены и новые будут к ним добавлены новыми строками — может в каком-то редком случае Вам понадобится аванс двумя строками.

Принципиальное отличие данного Журнала от ведомостей состоит в том, что расчёт сумм ещё не означает их выплату (включение в выплатные документы).

4 Операции по расчёту. Зарплата. Элементы интерфейса

В стартовом окне предусмотрена возможность управления диапазоном дат расчёта, т. е. предоставлена возможность произвести его не только за весь месяц полностью, но и за часть периода.

Кроме этого можно дополнительно включить в расчёт начисления или удержания (кнопка «Изменить порядок расчёта») — рис. 4.

Рис. 4

В левой части формы «Порядок расчёта зарплаты» (рис. 5) располагаются начисления, включаемые в расчёт, а в правой, соответственно, удержания. Начисление «Оплата труда» и удержания «Налог на доходы» и «Удержание аванса» включены по умолчанию, их нельзя исключить из списка или перенастроить. Все другие начисления и удержания можно добавить или затем удалить из списка.

Рис. 5

Тип расчёта может быть только одним из двух: «По справочнику» или «Процент» (опции появляются в нижней части формы при выборе конкретных добавлений).

Тип «По справочнику» подразумевает под собой применение методики, заложенной в справочнике начислений или удержаний. При этом следует учитывать некоторые особенности: например, нельзя добавить вид начисления «Аванс»; выбор начисления «Больничный лист» означает выплаты по временной нетрудоспособности как за счёт средств предприятия, так и за счёт средств ФСС; начисления и удержания с методом ввода «вручную» бессмысленно включать в список и т. п.

Тип расчёта «Процент» подразумевает начисление (удержание) всем работникам из списка указанного процента, такое наверно нужно не часто, но «раз в жизни» может понадобиться.

Итог расчёта в примере за июль 2018 г. по сотруднику Криворучко представлен на рис. 6:

Рис. 6

Аналогично авансовым выплатам рассчитанную, но не выплаченную зарплату можно будет впоследствии рассчитать заново («взамен» или «в дополнение»).

Включение цветовой подсветки строк управляется флаговым полем «расцветка». Цветов используется шесть — три для строк, включённых в выплатные документы и три для ещё не включённых:

  • Для строк, включённых в ведомости, применяются розовый (начислено), жёлтый (получено работником) и оранжевый (НДФЛ и прочие удержания).
  • Для строк, не включённых в ведомости — ярко синий (начислено), бледно голубой (рассчитанный НДФЛ) и оливковый (удержания).

Строки, включённые в ведомости, выделены отдельными цветами потому, что с ними уже невозможны никакие операции по изменению в данном журнале.

5 Операции по расчёту. Добавить начисление/удержание

После выбора, например, начисления «Месячная премия» («ПРМ») и использования функциональной кнопки «Проставить всем сумму» нужно осуществить сохранение информации по кнопке «Выход с формированием ведомости» — в результате произойдёт формирование ведомости (как уже было описано на примере аванса) с сохранением данных в Журнале.

6 Операции по расчёту. Изменить начисление/удержание

Групповая операция «Изменить начисление/удержание» аналогична вышеописанному добавлению с той разницей, что при добавлении на экране возникает список из всех сотрудников, а при изменении только из тех, у кого это начисление или удержание присутствует в журнале и оно не включено в выплатные документы. Причём, если в журнале у одного сотрудника присутствуют несколько строк с выбранным начислением (удержанием), то и в списке будет несколько строк.

7 Операции по расчёту. «Расчёт НДФЛ» и «Расчёт удержаний»

Применяется, если в процессе начислений и прочих расчётов удержания НДФЛ прочие не были по какой-то причине сделаны. Такие ситуации редки, однако и они автоматизированы в Системе.

8 Операции по выплате. «Проверка расчёта НДФЛ» и «Проверка сальдо на конец месяца»

Оба этих режима позволяют сформировать «рабочие» списки для специалиста по расчёту зарплаты, позволяющие некоторым образом контролировать процессы взаиморасчётов.

Проверка НДФЛ позволяет выявить расхождения сумм НДФЛ, отражённых в Журнале, с «правильными» значениями, которые получаются в результате их перерасчёта. При этом проверка проводится только для тех работников, которые имеют начисления, ещё не включённые в выплатные документы.

Пример вида формы «Контроль сальдо…» представлен на рис. 7.

Рис. 7

В отличие от проверки НДФЛ проверка сальдо на конец месяца выводит изначально на экран список всех сотрудников независимо есть ли у них «расхождения» по выплате заработной платы или нет.

9 Операции по выплате. Выплата аванса

Рассмотрим процедуру формирования выплатной ведомости на примере выплаты аванса по заработной плате (остальные типы выплат построены по одинаковому принципу).

Для формирования ведомости на выплату аванса и записи её данных в регистрах Системы в форме «Операции по Журналу расчётов» (рис. 2) выберем опцию «Операции по выплате» → «Выплата аванса». Результат представлен на рис. 8.

Рис. 8

На экране появляется список из всех сотрудников, которым начислен, но ещё не выплачен аванс за выбранный месяц. Самая левая графа — управляемый признак включения в ведомость. По колонкам «Таб. Номер» и «Ф. И. О.» двойным кликом возможна сортировка сотрудников; сумма к выплате — величина неизменная в этом списке, меняется в Журнале.

Итоговая сумма — величина расчётная, выводится на основании сумм из Журнала и галочек включения.

Клик кнопки «Выход без формирования ведомости» возвращает к предыдущему экрану, клик кнопки «Выход с формированием ведомости» приводит к экрану старта формирования ведомости на выплату аванса (рис. 9):

Рис. 9

В этой форме уже невозможно исключить сотрудников из списка, можно только отказаться от формирования ведомости в целом (кнопка «Отмена»).

В верхней части экрана все традиционно: можно изменить даты и т. п. Отличие от стандартного меню, ранее используемого в Системе, — в том, что появляется специальный вид ведомости: «Из журнала расчётов». Это специальный вид ведомостей, который автоматически добавился в справочник видов ведомостей.

По кнопке «ОК» переходим на следующий шаг:

Рис. 10

После сохранения информации Система переходит в традиционное меню, в котором представлены обычные опции просмотра или печати документа.

При этом в форме «Выплатные ведомости» (Заплата и Кадры → Ведомости по зарплате), в колонке «Наименование» появится запись «Из журнала расчётов».

10 Операции по выплате. Выплата зарплаты

Сразу после выбора периода и опции группового расчёта появляется экран формы «Выплата зарплаты» (рис. 11):

Рис. 11

В левой секции формы — список сотрудников, справа отражаются суммы начислений и удержаний сотрудника, выделенного курсором в левом списке. При этом представлены итоги как по начислениям и удержаниям в целом, так и сумма к выплате. Информация в целом по проекту ведомости также присутствует: она расположена в секции правой части экрана.

При формировании данного списка из Журнала берутся все имеющие место начисления и удержания, ещё не включённые в ведомости с возможностью управления содержанием информации: галочки присутствуют и используются не только в списке работников, но и для каждого начисления и удержания в отдельности. Снятие галки в списке приводит к аналогичному эффекту для всех начислений и удержаний.

Любые иные ручные изменения приводят к изменению итоговых сумм; те начисления и удержания, которые остались без галочек и, соответственно, в ведомость включены не были, остаются в журнале без номера ведомости с неизменившейся окраской.

Заключительная фаза работы с формой — определиться со способом выхода из неё: с— или без формирования зарплатной ведомости.

11 Операции по выплате. Выплата по виду начисления

Основной принцип выплаты уже описан на примере аванса. Для того, чтобы произвести выплату по какому-либо виду начисления, необходимо сначала его выбрать. После чего на экране появится список, в котором можно манипулировать только одной возможностью — включить работника в ведомость или нет, по окончании этих манипуляций можно сформировать ведомость из выбранных сотрудников.

12 Операции по выплате. Общая загрузка из ведомости

Режим предназначен для синхронизации всех расчётов всех сотрудников за выбранный месяц с содержанием ведомостей (налогового регистра). Работает сервис следующим образом: из Журнала удаляются все строки с номером ведомости, а вместо них «закачиваются» сведения за месяц из файла доходов.

Рис. 12

Поскольку в ведомостях и налоговом регистре никах действий не производилось, то собственно и разницы особой нет (ср. с рис. 12 с рис. 5) — только строки, включённые в ведомости «встали» вниз и «исчезли» даты начала и окончания периода (эти даты не заполняются в связи с их отсутствием в доходах работника — их присутствие относится только к журналу расчётов).

13 Операции по выплате. Окончание расчётов за месяц

Эта опция (меню рис. 2) относится исключительно к расчётам в описываемом Журнале, на работу с ведомостями и тем более налоговым регистром она не оказывает никакого влияния.

Первым обязательным условием закрытия расчётов является их закрытие за предыдущий месяц (если за предыдущий месяц Журнал заполнен). Второе обязательное условие — должны быть произведены расчёт и выплата зарплаты.

При закрытии производится сначала первая проверка: правильности исчисления НДФЛ; если обнаружатся ошибки, появится сообщение о продолжении работы — можно продолжить с их сохранением, а можно отказаться от закрытия для исправления ошибок.

Следующая проверка — сравнение наличия строк с начислениями и удержаниями, не включёнными в ведомости. При наличии последних выдаётся соответствующее сообщение; такие начисления и удержания можно либо перенести на следующий месяц, либо отказаться от закрытия для решения проблемы.

Если же никаких проблем при закрытии не выявлено, то на экран выдаётся повторный вопрос на закрытие.

Закрытие производится один раз и безвозвратно, отличительной чертой закрытия месяца является пиктограмма закрытого замочка рядом со словом «месяц», единственная операция доступная для закрытого месяца — загрузка информации из ведомостей.

Налогоплательщик ПРО, версия от 3 сентяюря 2018

Рекомендации по оформлению операций расчетов по оплате труда

Рекомендации по оформлению операций расчетов по оплате труда.
Статьей 129 Трудового Кодекса Российской Федерации определено, что заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
В соответствии с п. 3 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» учет операций по начислению и выплате заработной платы сотрудникам должен вестись в журнале операций № 6 «Расчеты по оплате труда» (форма по ОКУД 0504071).
Журнал операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071) составляется учреждением на основании свода расчетно-платежных ведомостей (расчетных ведомостей) с приложением первичных документов: табелей учета использования рабочего времени, приказов (выписок) о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников); документов, подтверждающих право на получение государственных пособий, пенсий, выплат, компенсаций. Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет различных источников финансового обеспечения.
В соответствии с п. 2 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и суммы, причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний применяется расчетно-платежная ведомость (форма по ОКУД 0504401).
Основанием для начисления заработной платы служат:
— приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и ставками (тарифами) заработной платы;
— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма по ОКУД 0504421) (табель учета рабочего времени (форма по ОКУД 0301008));
— записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма по ОКУД 0504425);
— другие учетные документы по учету труда и его оплаты.
Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) составляется по учреждению (структурным (обособленным) подразделениям, филиалам учреждения), подписывается исполнителем, ответственным за формирование (расчет) ведомости, и лицом, проверившим ее.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
К журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны прилагаться расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401) по начислению заработной платы сотрудникам, подписанные главным бухгалтером и утвержденные руководителем учреждения.
Статьей 9 Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. определено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» определено:
«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным, согласно законодательству Российской Федерации, правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти ….
Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа ….
В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) субъект учета формирует первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни ….
Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в следующих регистрах бухгалтерского учета: …Журнал операций расчетов по оплате труда ….
По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле)».
Первичные бухгалтерские документы по начислению и выплате заработной платы за соответствующий календарный месяц должны прилагаться к соответствующим журналам операций. Журналы операций № 6 «Расчеты по оплате труда» должны распечатываться ежемесячно, формироваться вместе с первичными бухгалтерскими документами по начислению заработной платы в тома и подшиваться помесячно. В соответствии с п. 3 приложения 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителем, составившим журнал операций.
Начисление заработной платы сотрудникам должно осуществляться в соответствии с утвержденным штатным расписанием, трудовыми договорами и дополнительными соглашениями к трудовым договорам, заключенными с сотрудниками, и применяться оклады, соответствующие занимаемой должности.
Статьей 91 Трудового Кодекса Российской Федерации определено, что рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности…. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы сотрудникам должен применяться табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421).
Табель (ф. 0504421) ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).
Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2 – 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.
Записи в табель (ф. 0504421) работников учреждения, их исключение из табеля (ф. 0504421) производятся на основании документов по учету труда и его оплаты (учету кадров, использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).
Заполненный табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которого возложено ведение табеля (ф. 0504421).
К журналам операций расчетов по оплате труда № 6 при начислении заработной платы в обязательном порядке для обоснованности расчетов должны прилагаться табеля учета использования рабочего времени, утвержденные руководителем учреждения (главным распорядителем бюджетных средств).
В соответствии со ст. 9 Федерального закона Российской Федерации «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г., ст. 91 Трудового Кодекса Российской Федерации, ст. 129 Трудового Кодекса Российской Федерации начисление и выплата заработной платы должна производиться с учетом фактически отработанного времени.
При предоставлении сотрудникам отпусков (очередные ежегодные, учебные) и начислении сумм отпускных к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны подшиваться копии приказов о предоставлении отпусков сотрудникам с приложением к ним записок-расчетов об исчислении среднего заработка при предоставлении отпусков, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425) применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.
Номер записки-расчета (ф. 0504425) должен соответствовать номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику. На основании приказа заполняются сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, а также период времени, в котором работнику предоставляется отпуск.
В таблице «Количество расчетных дней» следует указывать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.
Таблица «Заработная плата по месяцам» заполняется на основании карточки-справки (форма по ОКУД 0504417).
Статьями 173 Трудового Кодекса РФ и 17 Федерального закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» определено, что работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения, успешно обучающимся в этих учреждениях, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением средней заработной платы.
При предоставлении сотрудникам учебных отпусков и начислении сумм отпускных к копиям приказов о предоставлении отпусков и запискам-расчетам по исчислению среднего заработка и начислению сумм отпускных должны прилагаться справка-вызов и справка-подтверждение установленного образца, выданные сотруднику образовательным учреждением.
Статьей 17 Федерального закона от 22.08.1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» определено, что форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других гарантий, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которые имеют государственную аккредитацию, утверждается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.
При прекращении трудовых отношений (увольнении) работников также прилагаются копии приказов о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками с приложением к ним записок-расчетов при прекращении (расторжении) трудовых договоров с работниками (увольнении).
Записки-расчеты по исчислению среднего заработка при предоставлении отпусков, увольнении и других случаях не должны подшиваться вместе с приказами в отдельные тома.
При начислении и выплате сотрудникам премий и иных стимулирующих выплат в расчетном периоде к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда должны быть приложены соответствующие приказы (распоряжения) работодателя о выплате премиального вознаграждения либо иных стимулирующих выплат с приложением расчетов премиального вознаграждения либо стимулирующих выплат сотрудникам, оформленных соответствующим образом.
В случаях оказания и выплаты работнику материальной помощи к журналу операций № 6 расчетов по оплате труда также должны подшиваться приказы (распоряжения) работодателя о принятии решения о соответствующей выплате.
В соответствии со ст. 145 Трудового Кодекса Российской Федерации оплата труда руководителей организаций, их заместителей и главных бухгалтеров в организациях, финансируемых из федерального бюджета, производится в порядке и размерах, которые определяются Правительством Российской Федерации, в организациях, финансируемых из бюджета субъекта Российской федерации, — органами государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, — органами местного самоуправления. Размеры оплаты труда руководителей иных организаций, их заместителей и главных бухгалтеров определяются по соглашению сторон трудового договора.
Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику, о временном возложении обязанностей руководителя на период отпуска и приказы (распоряжения) о премировании в отношении руководителя учреждения должны издаваться работодателем, а не самим руководителем.
При установлении сотрудникам различного рода доплат (за замещение, совмещение и т.п.) к журналам операций № 6 расчетов по оплате труда прилагать соответствующие приказы (распоряжения) об установлении данных выплат, в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативно-правовыми актами учреждения.
При произведении расчетов по оплате труда безналичным путем (перечисление заработной платы, отпускных, премий и иных видов выплат в пользу сотрудников учреждения на банковские пластиковые карты) к платежным поручениям должны прилагаться ведомости на зачисление денежных средств на счета работников (списки сотрудников с указанием лицевых счетов и зачисляемых сумм) с подписями главных распорядителей бюджетных средств и отметками банка о принятии данных ведомостей на зачисление денежных средств на счета работников.
В соответствии с п. 2 приложения № 5 к приказу Минфина РФ от 15.12.2010 года № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению» для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения применяется карточка-справка (код формы 0504417), в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы (оплаты труда) по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
Карточка-справка (ф. 0504417) заполняется на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0301010).
Учреждение вправе использовать карточку-справку (ф. 0504417) для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу – исполнителю работ (услуг) по гражданско-правовым договорам, заключенным учреждением.
Лицевые счета и карточки-справки (ф. 0504417) на сотрудников учреждения вместе с расчетными листами сотрудников по окончании каждого календарного года должны распечатываться на бумажном носителе, формироваться и сшиваться в отдельные тома. В лицевых счетах и карточках-справках (ф. 0504417) должны быть указаны все имеющиеся сведения о сотруднике и заполнены соответствующие графы. В карточках-справках (лист 2 и 3) должны быть отражены все начисления по видам выплат, соответствующие расчетным листам сотрудников. Карточки-справки должны быть подписаны ответственным исполнителем. Расчетные листы на сотрудников учреждения должны подклеиваться к лицевым счетам и карточкам-справкам (ф. 0504417), а не прилагаться помесячно к журналам операций № 6 «Расчеты по оплате труда».
При предоставлении сотрудниками учреждений листов временной нетрудоспособности оформляются соответствующие записки-расчеты, которые вместе с листами нетрудоспособности формируются в течение года в хронологической последовательности в отдельную папку и сшиваются по окончании календарного года в отдельный том.

Регистры бюджетного учета. Главная книга

Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются специальные регистры, утвержденные и введенные в действие с 1 января 2006 года Инструкцией №25н и Приказом №123н.

Регистры бюджетного учета предназначены для накопления и систематизации информации, которая содержится в первичных документах, принятых к учету.

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Формы регистров бюджетного учета являются унифицированными формами документов. Формы регистров содержат наименования реквизитов и показателей и соответствующие им коды по общероссийским классификаторам и классификациям, которые необходимы при автоматизированной обработке информации. Удаление отдельных реквизитов из регистров бюджетного учета не допускается.

Унифицированные формы регистров бюджетного учета состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть форм регистров содержит следующие общие реквизиты:

— наименование формы документа;

— код документа по ОКУД;

— дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения;

— наименование учреждения и его код ОКПО;

— наименование структурного подразделения учреждения;

— наименование единицы измерения и ее код по ОКЕИ.

Регистры бюджетного учета в заголовочной части могут содержать и иные сведения (например: грифы секретности, коды прямых получателей бюджетных средств ППП, коды ОКОФ и тому подобное).

Незаполнение или неправильное заполнение бюджетным учреждением какого-либо реквизита заголовочной части формы может привести к тому, что органы, контролирующие исполнение бюджетов, показателей соответствующих регистров при проведении проверок и анализа финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, откажутся принять к учету данные формы.

Содержательная часть регистров бюджетного учета содержит показатели, характеризующие наличие и движение тех или иных объектов учета.

Оформляющая часть регистров предназначена для придания документу юридической силы.

Она включает подписи должностных лиц (с расшифровкой), ответственных за оформление регистра; даты подписания указанных документов; должность, подпись (с расшифровкой) и телефон непосредственного исполнителя.

Форматы регистров бюджетного учета, приведенные в Инструкции №25н и Приказе №123н, носят рекомендательный характер и, при необходимости, бюджетные учреждения могут самостоятельно вносить в них изменения.

Инструкция по ведению бюджетного учета устанавливает только перечень рекомендуемых регистров с указанием обязательных реквизитов и показателей. Конкретные формы указанных регистров и правила их ведения должны разрабатывать и утверждать органы, организующие исполнение бюджета бюджетной системы Российской Федерации, с учетом специфики исполнения соответствующих бюджетов. При этом можно руководствоваться положениями Приказом №123н.

К регистрам бюджетного учета относятся:

— инвентарные карточки,

— описи,

— инвентарные списки — оборотные ведомости,

— накопительные ведомости,

— книги учета,

— карточки накопительного и суммового учета,

— книги регистрации,

— реестры,

— книги аналитического учета,

— карточки учета средств и расчетов,

— ведомости учета,

— журналы учета,

— инвентаризационные описи,

— журналы операций,

— главная книга.

Основными регистрами бюджетного учета в учреждении являются журналы операций (форма 0504071), в которых в хронологическом порядке отражаются все осуществляемые финансово-хозяйственные операции. Журналы операций ведутся по единой форме по соответствующим направлениям деятельности учреждения отдельно. Инструкцией №25н и Приказом №123н установлены следующие формы журналов:

1) Журнал операций по счету «Касса»:

Этот журнал применяется для учета движения денежных средств в кассе бюджетного учреждения.

Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании кассового отчета по видам валют.

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по получению наличных денежных средств со счета по учету бюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств, которые отражаются в журнале операций по банковскому счету.

2) Журнал операций с безналичными денежными средствами:

Журнал операций с безналичными денежными средствами применяется для учета движения средств на счетах, открытых бюджетному учреждению в кредитных организациях; по движению денежных средств по аккредитивным счетам, а также для учета расчетов с органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета по средствам, поступающим в бюджет, и по платежам из бюджета.

Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центробанка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Записи в журнале производятся на основании ежедневных выписок по счету, открытому в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или в учреждении Центрального банка Российской Федерации, кредитном учреждении с приложенными к ним документами.

Журнал операций составляется по каждому счету, открытому в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, учреждении Центрального банка Российской Федерации, кредитном учреждении.

3) Журнал операций расчетов с подотчетными лицами:

Этот журнал операций применяется бюджетными учреждениями для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансовых отчетов, приходных и расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной валюте в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе «Наименование показателя» приводится запись: «в рублевом эквиваленте».

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету «Касса».

4) Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками:

Этот журнал предназначен для ведения аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и формируется по поставщикам и подрядчикам бюджетной организации. Журнал заполняется на основании платежных документов, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг.

В графе журнала «Наименование показателя» указываются наименования поставщиков и подрядчиков.

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по оплате, которые отражаются в соответствующих журналах операций.

5) Журнал операций расчетов по оплате труда:

В этом журнале отражаются расчеты по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Журнал расчетов по оплате труда составляется в бюджетных учреждениях и в централизованных бухгалтериях на основании свода расчетно-платежных ведомостей. К журналу обязательно прилагаются первичные документы:

— табель использования рабочего времени;

— приказы (выписки) о зачислении, увольнении, перемещении, об отпусках (для штатных сотрудников) работников;

— договоры и акты о выполненных работах (для внештатных сотрудников);

— документы, подтверждающие право на получение государственных пособий;

— другие документы.

Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

6) Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов:

Этот журнал применяется бюджетными организациями для учета выбывающих с баланса учреждения и перемещаемых объектов основных средств, нематериальных и непроизведенных активов.

В этом же журнале отражаются операции по ежемесячному начислению амортизации и материальные запасы.

Записи в журнале производятся на основании соответствующих документов:

— Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма 0306032),

— Требование-накладная (форма 0315006),

— Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210),

— Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма 0306003),

— Акт о списании автотранспортных средств (форма 0306004),

— Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0604143),

— Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (форма 0504144),

— Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма 0504202),

— Ведомость на выдачу кормов и фуража (форма 0504203),

— Путевой лист,

— Акт о списании материальных запасов (форма 0504230).

При списании нефинансовых активов учитываются и суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

В графе журнала «Наименование показателя» указываются фамилия, имя, отчество материально ответственного лица.

7) Журнал операций по расчетам с дебиторами по доходам;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета.

В графе журнала «Наименование показателя» указывается наименование дебитора:

· наименование учреждения (организации) — для юридического лица;

· фамилия, имя, отчество — для физического лица.

8) Журнал операций по прочим операциям:

Этот журнал применяется органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и органами, организующими исполнение бюджетов, для отражения операций с денежными документами, операций по движению средств на счетах аналитического учета счетов «Средства на счетах бюджетов» и «Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов», по прочим операциям, не отраженным в перечисленных выше журналах.

Данные из этого журнала записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Кроме перечисленных журналов операций, в целях организации учета и контроля за получением и использованием лимитов бюджетных обязательств в учреждении ведется Журнал регистрации бюджетных обязательств (форма 0504064). Журнал регистрации бюджетных обязательств применяется бюджетными учреждениями для учета бюджетных обязательств текущего финансового года. В журнале указывается основание для принятия обязательства (наименование, номер и дата документа), номер счета бюджетного учета и сумма (в рублях), дата постановки бюджетного обязательства на учет и дата снятия с бюджетного учета.

По окончании текущего финансового года в случае, если неисполненные бюджетные обязательства планируются к исполнению за счет лимитов бюджетных обязательств следующего финансового года, они должны быть приняты к учету (перерегистрированы) при открытии журнала в следующем финансовом году в объеме, запланированном к исполнению в следующем финансовом году.

Журналы операций формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.

Журналы операций открываются путем перенесения остатков на начало отчетного периода с детализацией по соответствующим аналитическим показателям (подотчетным лицам, поставщикам, дебиторам, нефинансовым активам и другим).

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

Инструкцией №25н установлен порядок исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета:

· ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;

· ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

· ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно» оформляются Справкой (форма 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

В настоящее время повсеместно происходит внедрение в практику бюджетного учета персональных компьютеров, поскольку в современных условиях осуществлять учет «в ручную» стало невозможно.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего органа, организующего исполнение бюджета.

Министерство финансов Российской Федерации Письмом от 1 февраля 2006 года №02-14-10а/187 устанавливает порядок хранения регистров бюджетного учета в условиях комплексной автоматизации и приводит перечень регистров бюджетного учета, которые необходимо формировать на бумажных носителях, с целью обеспечения хранения информации. В этом же письме установлена и периодичность, с которой эти регистры следует формировать на бумажных носителях.

Перечень регистров бюджетного учета, которые необходимо формировать на бумажных носителях:


п/п
Код формы
документа
Наименование регистра Периодичность
1 2 3 4
1 0504031 Инвентарная карточка учета основных средств ежегодно
2 0504032 Инвентарная карточка группового учета основных средств ежегодно
3 0504033 Опись инвентарных карточек по учету основных средств ежегодно
4 0504034 Инвентарный список нефинансовых активов ежегодно
5 0504035 Оборотная ведомость по нефинансовым активам ежемесячно
6 0504036 Оборотная ведомость ежемесячно
7 0504037 Накопительная ведомость по приходу продуктов питания ежемесячно
8 0504038 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания ежемесячно
9 0504039 Книга учета животных ежегодно
10 0504041 Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей ежегодно
11 0504042 Книга учета материальных ценностей по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
12 0504043 Карточка учета материальных ценностей ежегодно
13 0504044 Книга регистрации боя посуды по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
14 0504045 Книга учета бланков строгой отчетности по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
15 0504046 Книга учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
16 0504047 Реестр депонированных сумм ежемесячно
17 0504048 Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий ежемесячно
18 0504049 Авансовый отчет по мере необходимости формирования регистра
19 0504051 Карточка учета средств и расчетов ежегодно
20 0504052 Реестр карточек ежегодно
21 0504053 Реестр сдачи документов по мере необходимости формирования регистра
22 0504054 Многографная карточка ежегодно
23 0504055 Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке ежегодно
24 0504056 Реестр учета ценных бумаг ежегодно
25 0504057 Карточка учета выданных ссуд (кредитов) ежегодно
26 0504058 карточка учета государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям ежегодно
27 0504059 Карточка учета государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах ежегодно
28 0504061 Ведомость учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета ежегодно
29 0504062 Карточка учета лимитов бюджетных обязательств ежегодно
30 0504063 Карточка учета расчетных документов, ожидающих исполнения ежегодно
31 0504064 Журнал регистрации бюджетных обязательств ежегодно
32 0504071 Журналы операций ежемесячно
33 0504072 Главная книга ежегодно
34 0504081 Инвентаризационная опись ценных бумаг При инвентаризации
35 0504082 Инвентаризационная опись остатков
на счетах учета денежных средств
При инвентаризации
36 0504083 Инвентаризационная опись задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) При инвентаризации
37 0504084 Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах При инвентаризации
38 0504085 Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям При инвентаризации
39 0504086 Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов При инвентаризации
40 0504087 Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов При инвентаризации
41 0504088 Инвентаризационная опись наличных денежных средств При инвентаризации
42 0504089 Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами При инвентаризации
43 0504091 Инвентаризационная опись расчетов по доходам При инвентаризации
44 0504092 Ведомость расхождений по результатам инвентаризации При инвентаризации
45 0511015 Ведомость учета невыясненных поступлений ежегодно

По требованию проверяющих органов, регистры бюджетного учета формируются на бумажном носителе независимо от установленного срока.

Руководители органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений обязаны обеспечить сохранность в электронном виде учетной информации в первичных документах, в регистрах бюджетного учета, в бюджетной отчетности до сдачи их в архивное производство в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Главная книга

Одним из важнейших регистров бюджетного учета является Главная книга, форма 0504072.

В Главной книге обобщаются данные всех учетных регистров бюджетного учреждения.

В главной книге в хронологическом порядке отражаются записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.

Главная книга формируется на основании данных журналов операций в автоматическом режиме с применением соответствующих программных средств.

Для этого, Приложением №3 к Инструкции №25н утвержден «Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей». В этом перечне приведены все Журналы операций с подробным описанием состава реквизитов и показателей каждого из Журналов.

Всего таких журналов восемь:

— Журнал операций по счету «Касса»;

— Журнал операций с безналичными денежными средствами;

— Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

— Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

— Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

— Журнал операций расчетов по оплате труда;

— Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

— Журнал по прочим операциям.

Сама Главная книга содержит следующие показатели:

— номер счета бюджетного учета,

— остатки на начало года по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— остатки на начало периода по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— обороты за период по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— обороты с начала года по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— остатки на конец периода по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— номер журнала операций,

— итоговые данные за период и сначала года.

При открытии главной книги записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца или дня), которые берутся из заключительного баланса за истекший год.

Обороты по дебету и кредиту счетов за соответствующий период, как было уже отмечено, формируются на основании показателей Журналов операций.

В главной книге подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. По всем счетам выводятся дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего периода. При этом сумма оборотов за период, а также сумма остатков на начало следующего периода по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.

Бюджетные учреждения заполняют Главную книгу ежемесячно, а организации, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и органы, организующие исполнение бюджетов, — ежедневно.

Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (стр. 7 из 11)

При ограниченном объеме наименований материальных ценностей материально ответственные лица вправе вести учет наличия материальных ценностей и операций по их поступлению и выбытию в Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Книга регистрации боя посуды

(код формы 0504044)

Книга регистрации боя посуды (ф. 0504044) (далее – Книга (ф. 0504044) предназначена для обобщения учреждениями (материально ответственными лицами) сведений о разбитой посуде.

Записи в Книге (ф. 0504044) производятся материально ответственными лицами. Постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения осуществляет контроль за правильным ведением Книги (ф. 0504044).

Книга учета бланков строгой отчетности

(код формы 0504045)

В Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) ведется аналитический учет бланков строгой отчетности (квитанционных книжек, аттестатов, дипломов, бланков удостоверений, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и т.п.) по видам, сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица.

На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда

денежного довольствия и стипендий

(код формы 0504046)

Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046) (далее – Книга учета (ф. 0504046) применяется для обобщения сведений о выданных из кассы суммах наличных денег на оплату труда, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий через уполномоченных работников учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Книга учета (ф. 0504046) применяется в учреждениях, имеющих структурные (обособленные) подразделения, или в централизованных бухгалтериях.

Расчетно-платежные (платежные) ведомости, по которым раздатчиком денег произведены выплаты записываются в Кассовую книгу (ф.0504514) по мере их представления, но не позднее установленного 3-х дневного расчетного периода.

В конце Книги учета (ф. 0504046) приводится список лиц, назначенных приказом руководителя учреждения раздатчиками денег. Выдача наличных денежных средств иным лицам не разрешается.

Реестр депонированных сумм

(код формы 0504047)

Реестр депонированных сумм (ф. 0504047) предназначен для обобщения сведений о невыплаченных суммах по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям, пенсиям, пособиям и иным выплатам согласно Расчетно-платежным ведомостям (ф. 0504401), Платежным ведомостям (ф. 0504403; ф. 0301011).

Реестр депонированных сумм (ф. 0504047) заполняется кассиром на основании Платежных ведомостей (ф. 0504403; ф. 0301011), Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) в которой против фамилий лиц, не получивших заработную плату, стипендию или денежное довольствие, следует поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано».

Книга аналитического учета депонированной

оплаты труда, денежного довольствия и стипендий

(код формы 0504048)

Книга аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) (далее – Книга (ф. 0504048) предназначена для обобщения сведений о депонированных суммах раздельно по видам выплат: по оплате труда, денежному довольствию, стипендиям, пенсиям, пособиям, иным выплатам. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости, с указанием структурного подразделения учреждения. В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» должны быть указаны месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено (дебет)» — против фамилии депонента записывается номер Расходного кассового ордера (ф. 0310002) и выплаченная сумма за соответствующий месяц, в случае выдачи депонированных сумм несколькими выплатами, номера Расходных кассовых ордеров отражаются в графе 7 через «;».

В конце месяца в Книге (ф. 0504048) подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Авансовый отчет

(код формы 0504049)

Авансовый отчет (ф. 0504049) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне Авансового отчета (ф. 05040490 и заполняют графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету (ф. 0504049), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии учреждения Авансовый отчет (ф. 0504049) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные Авансовые отчеты (ф. 0504049) утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу Центрального банка Российской Федерации). Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в Авансовом отчете (ф. 0504049) в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения Авансового отчета (ф. 0504049) руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Карточка учета средств и расчетов

(код формы 0504051)

Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) (далее – Карточка (ф. 0504051) применяется для аналитического учета операций с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бухгалтерского учета, а при необходимости – в разрезе дебиторов и кредиторов: по движению денежных средств, находящихся на счетах учреждений; средств, размещенных на депозитных счетах; расчетов c юридическими и физическими лицами; расчетов с поставщиками по выданным авансам, за поставленные материальные ценности, оказанные услуги; расчетов с дебиторами; расчетов с подотчетными лицами; расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей; расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат, переплат пенсий и пособий, возникших вследствие неправильного применения действующего законодательства Российской Федерации о пенсиях и пособиях; расчетов по удержаниям из заработной платы и денежного довольствия, стипендий в ином аналитическом разрезе.

Карточка (ф. 0504051) открывается записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции.

В конце месяца в Карточке (ф. 0504051) подсчитываются итоги по остаткам.

Реестр карточек

(код формы 0504052)

Реестр карточек (ф. 0504052) применяется для регистрации открываемых карточек аналитического учета.

Карточки (кроме карточек учета основных средств, нематериальных и непроизведенных активов) регистрируются в Реестре карточек (ф. 0504052), который ведется для каждого счета отдельно. В централизованных бухгалтериях Реестр карточек (ф. 0504052) ведется отдельно по каждому обслуживаемому учреждению.

Реестр сдачи документов

(код формы 0504053)

Материально ответственные лица представляют в бухгалтерию в сроки, установленные графиком документооборота, Реестр сдачи документов (ф. 0504053) (далее – Реестр (ф. 0504053) с приложенными к нему документами по поступлению (выбытию) материальных ценностей. Реестр (ф. 0504053) составляется в двух экземплярах, отдельно по первичным учетным документам, отражающим приход (поступление) и расход (выбытие) материальных ценностей.

После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов второй экземпляр Реестра (ф. 0504053) с подписью работника бухгалтерии возвращается материально ответственному лицу.

По Реестру (ф. 0504053) может производиться также сдача учетных карточек в архив. В Реестре (ф. 0504053) при этом указываются номер карточки и название списанного инвентаря, а в централизованных бухгалтериях, кроме того, и наименование обслуживаемого учреждения.

В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами, последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства с Реестром (ф. 00504053), к которому прилагаются копии Квитанций (ф. 0504510).

Многографная карточка

(код формы 0504054)

Многографная карточка (ф. 0504054) может применяться для аналитического учета финансовых и нефинансовых активов, а также обязательств учреждениями, финансовыми органами и органами, осуществляющими кассовое обслуживание.

Многографная карточка (0504054) ведется в разрезе аналитических показателей, применяемых по соответствующим объектам учета в соответствии с порядком, установленным субъектом учета, в рамках формирования учетной политики.

Записи в Многографную карточку (ф. 0504054) производятся на основании первичных (сводных) учетных документов.

Книга учета материальных ценностей,

оплаченных в централизованном порядке

(код формы 0504055)

Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке (ф. 0504055) (далее – Книга учета (ф. 0504055) применяется для аналитического учета материальных ценностей, оплаченных учреждениями и направленных поставщиками в порядке централизованного снабжения грузополучателю. На основании полученных от поставщика оправдательных документов (счетов, накладных и др.) на отправленные ценности грузополучателю в Книге учета (ф. 0504055) производятся соответствующие записи и одновременно производится запись

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *